Bezpieczne biuro rachunkowe.Odpowiedzialność prawna,ochrona danych i dokumentów

Spis treści ebooka

1. Wprowadzenie ................................................................................................................................. 7
1.1. Znaczenie bezpieczeństwa w biurze rachunkowym ........................................... 7
1.2. Bezpieczeństwo i poufność danych finansowych klientów ............................. 9
2. Zarządzanie ryzykiem i ubezpieczenia .................................................................................. 10
2.1. Analiza ryzyka dla biura rachunkowego .................................................................. 10
2.1.1. Czym jest ryzyko? ............................................................................................... 10
2.1.2. Identyfikacja i ocena ryzyk ............................................................................. 15
2.2. Sposoby ograniczenia ryzyka ........................................................................................ 16
2.2.1. Eliminacja lub redukcja ryzyka ..................................................................... 16
2.2.2. Przeniesienie ryzyka ......................................................................................... 17
2.2.3. Akceptacja i monitorowanie ryzyka ........................................................... 17
2.3. Oferty ubezpieczeniowe dostępne na rynku .......................................................... 18
3. Umowa o świadczenie usług księgowych i zakres odpowiedzialności .................... 20
3.1. Ryzyka prawne związane z wykonywaniem usług księgowych ..................... 20
3.1.1. Rodzaje ryzyk prawnych .................................................................................. 21
3.1.1.1. Ryzyko cywilnoprawne .................................................................. 21
3.1.1.2. Ryzyko publicznoprawne .............................................................. 23
3.1.1.3. Ryzyko karne ...................................................................................... 25
3.1.1.4. Ryzyko prawnopracownicze ....................................................... 27
3.2. Ustalenie zakresu i zasad współpracy ....................................................................... 30
3.2.1. Zasady tworzenia umowy świadczenia usług księgowych ............... 31
3.2.2. Zarządzanie odpowiedzialnością ................................................................. 32
3.3. Odpowiedzialność za obliczanie zaliczek na podatki i składek ZUS ............ 36
3.4. Konsekwencje karne i karnoskarbowe ..................................................................... 41
3.4.1. Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości .................... 42
3.4.2. Odpowiedzialność karnoskarbowa ............................................................. 43
3.4.3. Odpowiedzialność karnoskarbowa za nieprowadzenie ksiąg
podatkowych ........................................................................................................ 49
4. Bezpieczeństwo fizyczne i przechowywanie dokumentów .......................................... 51
4.1. Zasady bezpiecznego przechowywania dokumentów finansowych
klientów .................................................................................................................................. 51
4.2. Zabezpieczenie pomieszczeń i sprzętu przed kradzieżą, uszkodzeniami
i zagrożeniami zewnętrznymi ....................................................................................... 54
4.2.1. Odporność na włamanie .................................................................................. 54
4.3. Monitoring, systemy alarmowe i inne działania prewencyjne ....................... 56
4.3.1. Monitoring wizyjny ............................................................................................ 56
4.3.2. Systemy alarmowe ............................................................................................. 58
4.3.3. Kontrola dostępu ................................................................................................ 59
4.3.4. Zabezpieczenia prewencyjne ......................................................................... 60
4
Spis treści
4.3.5. Integracja systemów .......................................................................................... 61
4.3.6. Regularne przeglądy i aktualizacje ............................................................. 62
4.4. Sposoby przechowywania danych z zastosowaniem zabezpieczeń
fizycznych i elektronicznych .......................................................................................... 63
5. Zabezpieczenie systemów informatycznych i kontrola dostępu ................................ 64
5.1. Kompetencje IT ................................................................................................................... 64
5.1.1. Opcje zarządzania IT w biurze rachunkowym ....................................... 65
5.1.1.1. Właściciel jako osoba odpowiedzialna za IT ........................ 65
5.1.1.2. Wykwalifikowany pracownik biura rachunkowego .......... 66
5.1.1.3. Zewnętrzny specjalista IT „na wezwanie” ............................. 67
5.1.1.4. Firma oferująca kompleksowe usługi IT ................................ 68
5.1.2. Zalety i wady różnych opcji zarządzania IT ............................................. 69
5.1.2.1. Analiza kosztów ................................................................................ 69
5.1.2.2. Dostępność i czas reakcji ............................................................... 70
5.1.2.3. Poziom kompetencji i doświadczenie ...................................... 71
5.1.3. Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług IT ............................. 72
5.1.3.1. Wybór odpowiedniego dostawcy .............................................. 72
5.1.3.2. Umowy i regulacje prawne ........................................................... 73
5.1.3.3. Zarządzanie ryzykiem i ochrona danych klienta ................ 74
5.1.4. Reagowanie na incydenty związane z IT .................................................. 75
5.1.4.1. Planowanie odpowiedzi na incydenty ..................................... 75
5.1.4.2. Analiza przyczyn i lekcje wyniesione z incydentów .......... 75
5.1.4.3. Komunikacja z klientami i partnerami w przypadku
incydentu ............................................................................................. 75
5.2. Narzędzia i metody zabezpieczenia systemów informatycznych,
które powinno stosować biuro rachunkowe .......................................................... 76
5.2.1. Wybór odpowiedniego oprogramowania zabezpieczającego ......... 76
5.2.1.1. Analiza dostępnych opcji .............................................................. 76
5.2.1.2. Znaczenie aktualizacji oprogramowania ............................... 77
5.2.2. Zapobieganie atakom phishingowym ........................................................ 77
5.2.2.1. Edukacja pracowników na temat zagrożeń .......................... 77
5.2.2.2. Przykłady typowych ataków i jak się przed nimi bronić ........ 78
5.2.2.3. Stosowanie oprogramowania do filtrowania
wiadomości e-mail ........................................................................... 78
5.2.3. Aktualizacje i utrzymanie systemów .......................................................... 79
5.2.3.1. Regularne aktualizacje systemu operacyjnego
i oprogramowania ............................................................................ 79
5.2.3.2. Skanowanie w poszukiwaniu luk bezpieczeństwa ............ 79
5.2.4. Zabezpieczenie sieci biurowej ...................................................................... 79
5.2.4.1. Stosowanie firewalla ....................................................................... 79
5.2.4.2. Zabezpieczenie Wi-Fi ...................................................................... 80
5.2.5. Ochrona przed atakami typu ransomware .............................................. 80
5.2.5.1. Zapobieganie infekcji ...................................................................... 80
5.2.5.2. Tworzenie kopii zapasowych danych ...................................... 80
5
Spis treści
5.2.5.3. Jak postępować w przypadku ataku ......................................... 80
5.2.6. Ochrona urządzeń przenośnych ................................................................... 81
5.2.6.1. Zabezpieczanie telefonów i tabletów ...................................... 81
5.2.6.2. Szyfrowanie danych na urządzeniach przenośnych .......... 81
5.3. Dobra kopia zapasowa ..................................................................................................... 81
5.3.1. Czym są kopie zapasowe i dlaczego są ważne ........................................ 82
5.3.2. Jakie wymagania musi spełniać kopia zapasowa .................................. 82
5.3.3. Regularne testowanie kopii zapasowych ................................................. 82
5.4. Autoryzacja dostępu, silne hasła i menedżery haseł .......................................... 83
5.4.1. Autoryzacja dostępu .......................................................................................... 83
5.4.1.1. Uwierzytelnianie jednoskładnikowe ....................................... 84
5.4.1.2. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe .......................................... 84
5.4.1.3. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe ....................................... 84
5.4.2. Silne hasła .............................................................................................................. 84
5.4.2.1. Wskazówki dotyczące tworzenia silnych haseł ................... 84
5.4.2.2. Regularne aktualizowanie haseł i unikanie ich
wielokrotnego stosowania ........................................................... 85
5.4.3. Stosowanie menedżerów haseł .................................................................... 85
5.4.3.1. Czym są menedżery haseł i dlaczego są ważne.................... 85
5.4.3.2. Bezpieczne przechowywanie i zarządzanie hasłami
za pomocą menedżerów ................................................................ 86
5.4.3.3. Synchronizacja haseł pomiędzy różnymi urządzeniami ....... 86
5.5. Praca zdalna i dodatkowe środki bezpieczeństwa ............................................... 86
5.5.1. Wprowadzenie do pracy zdalnej w biurze rachunkowym ................ 86
5.5.1.1. Dlaczego praca zdalna stała się popularna ........................... 86
5.5.1.2. Wykorzystanie pracy zdalnej w biurach
rachunkowych ................................................................................... 86
5.5.2. Wyzwania związane z pracą zdalną ............................................................ 87
5.5.2.1. Problemy związane z bezpieczeństwem danych ................ 87
5.5.2.2. Zarządzanie zespołem pracującym zdalnie .......................... 87
5.5.2.3. Komunikacja z klientami na odległość .................................... 87
5.5.3. Środki bezpieczeństwa dla pracy zdalnej ................................................ 88
5.5.3.1. Bezpieczne połączenia VPN i szyfrowanie danych ............ 88
5.5.3.2. Korzystanie z autoryzacji wieloskładnikowej ...................... 88
5.5.3.3. Ograniczanie dostępu do poufnych danych tylko dla
uprawnionych pracowników ....................................................... 88
5.5.4. Sprzęt i oprogramowanie do pracy zdalnej ............................................. 88
5.5.4.1. Praca na własnym sprzęcie .......................................................... 88
5.5.4.2. Wybór odpowiednich urządzeń i oprogramowania .......... 89
5.5.4.3. Ochrona sprzętu przed zagrożeniami fizycznymi .............. 89
5.6. Sposoby kontroli dostępu do poufnych danych finansowych klientów ...... 90
5.6.1. Dlaczego kontrola dostępu jest ważna ...................................................... 90
5.6.2. Rola autoryzacji w kontroli dostępu ........................................................... 90
5.6.3. Stosowanie zasad minimalnych uprawnień i segregacji
obowiązków .......................................................................................................... 91
6
Spis treści
5.6.3.1. Implementacja zasady najmniejszych uprawnień
w praktyce ........................................................................................... 91
5.6.4. Systemy do zarządzania tożsamościami i dostępem ........................... 91
5.6.4.1. Praktyka w biurach rachunkowych .......................................... 91
5.6.5. Monitorowanie i audyt dostępu ................................................................... 92
5.6.5.1. Reagowanie na nieautoryzowany dostęp .............................. 92
6. Sposoby przechowywania danych z zastosowaniem zabezpieczeń fizycznych
i elektronicznych ............................................................................................................................. 92
6.1. Małe biuro ............................................................................................................................. 93
6.1.1. Zabezpieczenie fizyczne w małym biurze ................................................ 93
6.1.2. Zabezpieczenia elektroniczne w małym biurze .................................... 94
6.2. Średnie biuro ........................................................................................................................ 94
6.2.1. Zabezpieczenie fizyczne w średnim biurze ............................................. 95
6.2.2. Zabezpieczenia elektroniczne w średnim biurze .................................. 95
6.3. Duże biuro ............................................................................................................................. 96
6.3.1. Zabezpieczenie fizyczne w dużym biurze ................................................ 96
6.3.2. Zabezpieczenia elektroniczne w dużym biurze ..................................... 97
6.4. Antyprzykład – nieprawidłowe zabezpieczenia biura ....................................... 97
6.4.1. Zabezpieczenie fizyczne – antyprzykład i propozycje
usprawnień ............................................................................................................ 97
6.4.2. Zabezpieczenia elektroniczne – antyprzykład i propozycje
usprawnień ............................................................................................................ 98
7. Organizacja i procedury bezpieczeństwa ............................................................................. 98
7.1. Procedury bezpieczeństwa, które powinno stosować biuro rachunkowe
(RODO) .................................................................................................................................... 99
7.1.1. Przykłady procedur bezpieczeństwa w biurze rachunkowym ....... 108
7.2. Procedury zwiększające poziom bezpieczeństwa ............................................... 119
7.2.1. Procedury dotyczące fizycznego dostępu ................................................ 120
7.2.2. Procedury IT dotyczące pracowników ...................................................... 122
7.2.3. Procedury IT dotyczące obsługi technicznej .......................................... 123
7.3. Szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych i procedur
bezpieczeństwa ................................................................................................................... 124
7.4. Bezpieczeństwo danych powierzonych podmiotom zewnętrznym ............. 126
8. Audyty bezpieczeństwa i ciągłe doskonalenie ................................................................... 128
8.1. Korzyści z audytów ............................................................................................................ 128
8.2. Przykładowe działania przeprowadzane podczas audytu
bezpieczeństwa ................................................................................................................... 129
8.2.1. Ocena zabezpieczeń fizycznych .................................................................... 129
8.2.2. Kontrola zabezpieczeń elektronicznych ................................................... 129
8.2.3. Kontrola dostępu do danych .......................................................................... 129
8.2.4. Analiza procedur reagowania na incydenty ............................................ 130
8.2.5. Ocena szkoleń pracowników ......................................................................... 130
Podsumowanie ....................................................................................................................................... 131

pokaż cały spis treści

ukryj recenzje