KSeF Jak przygotować się do wystawiania e-faktur

Spis treści książki

1. Kogo dotyczy obowiązek wystawiania faktur w KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.1. Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych
do 30 czerwca 2024 r. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.1.1. Zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych . . . . 8
1.1.2. Odrzucenie faktur przez KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1.3. Awaria KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.4. Faktury, które nie mogą być wystawiane za pomocą KSeF . . . . . . 9
1.2. Zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych
od 1 lipca 2024 r.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.2.1. Umożliwienie wystawiania faktur VAT RR w KSeF. . . . . . . . . . . . . . 11
1.2.2. Faktury, które nie będą mogły być wystawiane za pomocą KSeF. . . . 12
1.2.3. Przesyłanie faktur ustrukturyzowanych w zamówieniach
publicznych (PEF) do KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.2.4. Wystawianie faktur w trakcie awarii KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.3. Płatności za faktury wystawione w KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2. Faktury ustrukturyzowane wystawiane przez podatników
zwolnionych z VAT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.1. Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych podatnikom
zwolnionym z VAT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.2. Faktury dokumentujące czynności zwolnione z VAT, wystawiane
za pomocą KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.3. Pytania i odpowiedzi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3. Elementy „zwykłej” faktury w KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.1. Załączniki do faktur ustrukturyzowanych i zamieszczanie
dodatkowych informacji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.2. Dane sprzedawcy i nabywcy na fakturze wystawianej w KSeF. . . . . . . . . . 25
3.2.1. Dane sprzedawcy na fakturze ustrukturyzowanej. . . . . . . . . . . . . . 25
3.2.2. Dane nabywcy na fakturze ustrukturyzowanej. . . . . . . . . . . . . . . . . 26
3.2.3. Dane innego podmiotu niż nabywca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.2.4. PodmiotUpowazniony . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3.2.5. Pytania i odpowiedzi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.3. Data i miejsce wystawienia faktury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.4. Numer faktury i numer KSeF oraz jej rodzaj. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
3.4.1. Pytania i odpowiedzi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4
Spis treści
3.5. Data dostawy lub wykonania usługi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
3.6. Oznaczenie towaru albo usługi na fakturze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.7. Nieobowiązkowe elementy na fakturze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.8. Wartość sprzedaży i kwoty. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
3.9. Adnotacje i kody na fakturze ustrukturyzowanej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
3.10. Rozliczenia z kontrahentem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
4. Faktury korygujące w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
4.1. Elementy faktury korygującej ustrukturyzowanej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
4.1.1. Pytania i odpowiedzi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
4.2. Rozliczenie faktur korygujących ustrukturyzowanych przez
sprzedawcę. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.3. Rozliczenie faktur korygujących ustrukturyzowanych przez
nabywcę. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
5. Faktury wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
6. Korzyści z wystawiania faktur ustrukturyzowanych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
6.1. Rozliczanie przez sprzedawców faktur korygujących obniżających
VAT, wystawianych w postaci faktury ustrukturyzowanej . . . . . . . . . . . . 59
6.2. Zwrot VAT w terminie 40 dni. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
6.3. Zwolnienie z obowiązku dostarczania faktur ustrukturyzowanych
w formacie JPK. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
7. Jak korzystać z platformy KSeF i wystawiać faktury ustrukturyzowane
– odpowiedzi MF na pytania podatników. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
7.1. W jaki sposób nadawane jest pierwotne uprawnienie w KSeF
w przypadku podatnika, który jest osobą fizyczną?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
7.2. W jaki sposób nadawane jest pierwotne uprawnienie w KSeF
w przypadku podatnika, który nie jest osobą fizyczną?. . . . . . . . . . . . . . . 61
7.3. Jak technicznie nadać innej osobie uprawnienia do wystawienia
faktury w imieniu podatnika/firmy?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
7.4. Chciałbym poprzez API KSeF nadać osobie fizycznej uprawnienia
do wystawiania faktur w moim imieniu. Czy osoba uprawniona
może w związku z tym założyć konto w KSeF? Jak to powinna
zrobić?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . 62
7.5. Czy konta w KSeF są zakładane tylko na osoby fizyczne? Czy mogą
być również konta zakładane na firmy?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
7.6. Czy w KSeF przewidziana jest procedura samofakturowania? . . . . . . . . 63
7.7. Czy jeśli moje faktury sprzedażowe wystawia w moim imieniu
biuro rachunkowe, to czy będę musiał każdorazowo upoważnić
do wystawiania faktur poszczególnych pracowników biura
rachunkowego?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5
Spis treści
7.8. Czy mogę wskazywać jako osoby uprawnione do wystawiania
faktur w moim imieniu osoby spoza mojej firmy, np. bezpośrednio
pracowników biura rachunkowego, czy muszę wskazywać to biuro?. . . . 63
7.9. Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i jednocześnie
jestem członkiem rady nadzorczej. Mój PESEL jest widoczny
w ogólnodostępnych rejestrach (np. KRS). Czy w związku z tym
nie będę narażony na nieautoryzowane próby uwierzytelnienia się
w systemie KSeF w moim imieniu przez inne podmioty?. . . . . . . . . . . . . 63
7.10. Czy w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi
jest możliwość zgłoszenia więcej niż jednej osoby fizycznej
o najszerszym zakresie uprawnień umożliwiających nadawanie
dalszych uprawnień kolejnym osobom za pośrednictwem ZAW-FA?. . . . 64
7.11. Jakich przypadków dotyczy zgłaszanie tzw. odcisku palca podpisu
kwalifikowanego? W jaki sposób jest to zgłaszane?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
7.12. W jakich sytuacjach należy ponownie zgłaszać uprawnienia
nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu?. . . . . . . . . . . . . . . 65
7.13. Czy trzeba dokonywać aktualizacji zgłaszanych uprawnień
w przypadku, gdy dana osoba uprawniona przedłuża ważność
podpisu lub uzyskuje inny podpis kwalifikowany, ale podpis cały
czas zawiera jeden z atrybutów NIP lub PESEL?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
7.14. Czy przewidziana jest jakaś forma aktualizacji danych zgłoszonych
w ZAW-FA w przypadku ich późniejszej zmiany?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
7.15. Od jakiego momentu nadane osobie uprawnienia umożliwiają
jej uwierzytelnienie w systemie? Co w przypadku nadawania
zawiadomienia ZAW-FA drogą pocztową?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
7.16. Czy system będzie przyjmował faktury bez elementów
nieobowiązkowych (innych niż z ustawy o VAT), ale wynikających
ze struktury?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
7.17. Co się stanie, jeśli wystawca prześle fakturę z błędami
rachunkowymi – czyli niebilansującą się?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
7.18. W jaki sposób przekazać nabywcy fakturę w przypadku, o którym
mowa w art. 106g ust. 3 ustawy o VAT, gdy sprzedawca z uwagi
na brak akceptacji nabywcy przekazuje poza KSeF fakturę, którą
wprowadził do systemu?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
7.19. Co się dzieje w przypadku, gdy faktura wysłana do KSeF jest
odrzucona? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
7.20. Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia?
Nie ma możliwości wysłania np. następnego dnia?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
7.21. Czy może być wskazanych więcej odbiorców faktury, np. faktor? . . . . . 67
7.22. Jak ma się data i czas wytworzenia dokumentu e-Faktury do pola
P_1(data wystawienia)?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
6
Spis treści
7.23. Czy numer faktury nadany przez KSeF powinien być zwrotnie
przechowywany w systemie księgowym? Czy istnieją jakieś
obowiązki związane z raportowaniem numeru KSeF?. . . . . . . . . . . . . . . . 68
7.24. Struktura logiczna e-Faktury zawiera szereg nowych pól, których
nie było do tej pory w strukturach JPK_FA. Czy to oznacza, że
rozszerzono zakres danych wymaganych dla faktur?. . . . . . . . . . . . . . . . . 68
7.25. Czy KSeF pozwoli na odrzucenie faktury w przypadku błędnego jej
wystawienia przez podatnika, np. na niewłaściwego nabywcę?. . . . . . . 68
7.26. Czy będzie możliwość masowego pobierania faktur w postaci
plików XML oraz PDF poprzez API?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
7.27. Faktura została przesłana do KSeF i został jej nadany numer
identyfikujący w systemie. Sprzedawca chciałby dodatkowo
przesłać nabywcy wydruk tej faktury. Czy na wydruku należy
zawrzeć numer KSeF?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
7.28. Ile faktur korygujących można wystawić w KSeF do jednej faktury
sprzedaży?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
7.29. Czy faktury pro forma mogą być wystawiane w KSeF?. . . . . . . . . . . . . . . . 69
7.30. Jakich sytuacji dotyczą pola KursUmowny, WalutaUmowna? . . . . . . . . . 69
7.31. Czy w fakturze przesyłanej do KSeF należy wypełnić pole P_1
(data wystawienia), skoro fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za
wystawioną w dniu jej przesłania?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
7.32. Jak i czy przesłać korektę błędnego NIP nabywcy? Jak rozumieć
opis dla pola Podmiot2K – „Korekcie nie podlegają błędne numery
identyfikujące nabywcę oraz dodatkowego nabywcę”?. . . . . . . . . . . . . . . 70
7.33. Czy będzie możliwe automatyczne pobieranie nowych faktur
otrzymanych z systemu KSeF?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
7.34. Czy po wystawieniu faktury w KSeF muszę wysłać do odbiorcy
numer KSeF danej faktury? Czy dana faktura automatycznie
pojawi się na koncie danego odbiorcy?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
7.35. Czy odbiorca dostanie informację z KSeF, że jakiś podmiot
wystawił dla niego fakturę? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
7.36. Co dokładnie jest sprawdzane przez system przed nadaniem
numeru KSeF? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
7.37. Czy od kontrahenta, któremu wystawiam fakturę, muszę
otrzymać zgodę na przesłanie faktury przez KSeF? Czy zgoda jest
domniemana?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

pokaż cały spis treści

ukryj recenzje