Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 - cz. I Konsultacja: Katarzyna Wrońska-Zblewska

Spis treści książki

• Redakcja
• Wstęp
• Rozdział I Zatrudnianie pracowników
  • KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA KANDYDATA, KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA
    • Kandydat do pracy powie nam mniej niż zatrudniony
    • Forma przekazania danych oświadczenie
    • Miejsce zamieszkania czy zameldowania
    • Wymagane wykształcenie określi sam pracodawca albo pragmatyki
    • Konieczny podpis i wskazanie daty
    • Oświadczenia o niekaralności można wymagać tylko w szczególnych okolicznościach
    • Od kandydata nie można domagać się udostępnienia zdjęcia, ale od pracownika już tak
    • Jeden kwestionariusz do części A, a drugi do części B akt osobowych
  • INFORMACJA O WARUNKACH ZATRUDNIENIA
    • Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy
    • Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia
    • Wymiar urlopu wypoczynkowego
    • Okres wypowiedzenia umowy o pracę
    • Pora nocna, obecności w pracy, układ zbiorowy
    • Dopuszczalna informacja w formie uproszczonej
    • Nie wszystkie zmiany rodzą konieczność aktualizacji informacji
  • UMOWA O PRACĘ NA CZAS NIEOKREŚLONY
    • Rodzaj umowy o pracę
    • Określenie stron stosunku pracy
    • Określenie rodzaju pracy
    • Miejsce wykonywania pracy
    • Obowiązujący zatrudnionego wymiar etatu
    • Wynagrodzenie za pracę
    • Przechowywanie dokumentu
  • UMOWA O PRACĘ NA OKRES PRÓBNY
  • UMOWA O PRACĘ NA CZAS OKREŚLONY
    • Limity dla umów terminowych
  • UMOWA O PRACĘ NA CZAS ZASTĘPSTWA
    • Wskazuje się datę zawarcia umowy
    • Pracownik z tej samej firmy zastępcą
    • Nazwisko zastępowanego pracownika
    • Jest kilka sposobów na wskazanie rodzaju pracy zastępcy
    • Wymiar czasu pracy niekoniecznie taki jak zastępowanego
    • Zakończenie i wypowiedzenie umowy z zastępcą
    • Brak przedłużenia do dnia porodu
  • POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE WARUNKI UMOWY O PRACĘ
    • Można się posługiwać zwrotem aneks, ale uwaga na angaże
    • Określenie daty pozostawiono do decyzji stron
    • Bezwzględnie konieczna zgodna wola stron
    • Trzeba wyraźnie określić, od kiedy obowiązują nowe warunki
    • Za porozumieniem można zmieniać wszystkie istotne składniki umowy o pracę
    • Warto zaznaczyć, że pozostałe warunki umowy się nie zmieniają
    • Trzeba zadbać o podpisy stron na dokumencie
    • Powinna zostać zachowana forma pisemna
    • To rozwiązanie korzystne dla pracodawcy, ale trzeba uważać
    • Aneks wkładamy do akt osobowych pracownika
  • PISEMNY ZAKRES OBOWIĄZKÓW
    • Trzeba zapoznać podwładnego z zakresem zadań
    • Nie dołącza się dokumentu do umowy o pracę
    • Warto wskazać podwładnemu ogólne i szczegółowe zadania
    • Nieprzyjęcie zakresu zadań może skutkować wypowiedzeniem
    • Zmiana rodzaju pracy = modyfikacja zakresu obowiązków
    • Zakres obowiązków jest niezależny od opisu stanowiska
    • Przechowywanie w części B akt osobowych
• Rozdział II Rozwiązywanie umów o pracę
  • świadectwo pracy
    • Informacje na górze świadectwa pracy
    • Ustęp 1 świadectwa pracy oznaczenie pracodawcy i okresy zatrudnienia
    • Ustęp 3 świadectwa pracy rodzaj pracy, stanowiska i funkcje
    • Ustęp 4 świadectwa pracy tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy
    • Ustęp 5 świadectwa jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia
    • Ustęp 6 pkt 1 świadectwa urlop wypoczynkowy
    • Ustęp 6 pkt 2 świadectwa urlop bezpłatny
    • Ustęp 6 pkt 3 świadectwa informacja o urlopie ojcowskim
    • Ustęp 6 pkt 4 świadectwa informacja o urlopie rodzicielskim
    • Ustęp 6 pkt 5 świadectwa informacja o urlopie wychowawczym
    • Ustęp 6 pkt 6 świadectwa informacja o ochronie na podstawie art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy
    • Ustęp 6 pkt 7 świadectwa informacja o korzystaniu z wolnego z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat
    • Ustęp 6 pkt 8 świadectwa informacja o niezdolności do pracy oraz pobieraniu wynagrodzenia chorobowego
    • Ustęp 6 pkt 9 świadectwa informacja o niepłatnym pierwszym dniu zwolnienia lekarskiego, udzielonego na krócej niż 7 dni
    • Ustęp 6 pkt 10 świadectwa informacja o odbytej służbie wojskowej
    • Ustęp 6 pkt 11 świadectwa informacja o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze
    • Ustęp 6 pkt 12 świadectwa dodatkowy urlop lub dodatkowe uprawnienia
    • Ustęp 6 pkt 13 świadectwa okresy nieskładkowe
    • Ustęp 7 świadectwa należność egzekwowana przez komornika
    • Ustęp 8 świadectwa informacje uzupełniające
    • Jak wydawać świadectwa pracy po umowach terminowych?
  • ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ ZA POROZUMIENIEM
    • Uwaga na wady oświadczenia woli
    • Data rozwiązania umowy może być dowolna
    • Tryb pomocny, gdy nie można stosować wypowiedzenia
  • WYPOWIEDZENIE UMOWY O PRACĘ PRZEZ PRACODAWCĘ
    • Wypowiadając umowę bezterminową, trzeba wskazać przyczynę
    • Wskazanie fikcyjnej przyczyny to pewna przegrana w sądzie pracy
    • Konieczne jest pouczenie
    • Obowiązek konsultacji i zachowania formy pisemnej
    • Wypowiedzenie przechowuje się w aktach osobowych
  • ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ W TRYBIE DYSCYPLINARNYM
    • Okres na wręczenie dyscyplinarki
    • Termin rozwiązania umowy o pracę
    • Powody rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia
    • Pouczenie o odwołaniu do sądu pracy
    • Podpis pracodawcy i pracownika
    • Przechowywanie dokumentu
  • ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ BEZ WYPOWIEDZENIA BEZ WINY PRACOWNIKA
    • Pismo musi zawierać określone elementy
    • Okres ochrony przed rozwiązaniem umowy z chorującym pracownikiem
    • Lepiej nie wpisywać daty ustania stosunku pracy
    • Przechowywanie dokumentów w części C akt osobowych
• Rozdział III Dokumenty związane z czasem pracy
  • Wniosek pracownika o prywatne wyjście w czasie pracy i jego odpracowanie oraz zapis regulaminowy
    • Wniosek o zwolnienie od pracy ma być złożony na piśmie
    • Warto ustalić zasady w regulaminie
  • WNIOSEK PRACOWNIKA O OBJĘCIE RUCHOMYM CZASEM PRACY
    • Nie ma ryzyka nadgodzin
    • Dopuszczalny jest przedział czasowy rozpoczęcia pracy
    • Konieczny zapis w układzie, porozumienie albo wniosek
    • Przechowywanie dokumentu
  • MIESIĘCZNA KARTA EWIDENCJI CZASU PRACY
    • Nie mylić z listą obecności
    • ani z grafikiem
    • Nie ma znaczenia podstawa nawiązania stosunku pracy
    • Nie zawsze ewidencjonuje się godziny pracy
    • Najbardziej praktyczna będzie karta obejmująca okres rozliczeniowy
    • Najważniejsza informacja to liczba przepracowanych godzin
    • Trzeba podać dane niezbędne do prawidłowego naliczenia wypłaty
    • Sposób na oznaczenia w ewidencji
    • Na żądanie pracownika trzeba mu udostępnić ewidencję
    • Nieprowadzenie (wadliwe prowadzenie) ewidencji spotka się z sankcjami
    • W sporze o nadgodziny dowodem może być nie tylko ewidencja
    • Karty ewidencji można trzymać w segregatorze
• Rozdział IV Dokumenty związane z wynagrodzeniami
  • ZAŚWIADCZENIE O ZATRUDNIENIU I ZAROBKACH
    • W jakim terminie należy wydać zaświadczenie
    • Dopuszczalne gotowe formularze i wzory
    • O tym, jakie informacje zamieścić, decyduje cel wystawienia zaświadczenia
    • Dodatkowe elementy na prośbę pracownika
    • Z telefonicznym potwierdzaniem danych wiąże się duże ryzyko
    • Przechowywanie fakultatywnie w aktach osobowych
    • Pracodawcy grożą określone sankcje karne
    • Możliwa też odpowiedzialność odszkodowawcza
  • POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE WYNAGRODZENIE WYPOWIEDZENIE ZMIENIAJĄCE WYNAGRODZENIE
    • Tryb zmiany regulaminu płacowego i umów o pracę w kwestii obniżki pensji
    • Porozumienie zmieniające warunki płacowe
    • Wypowiedzenie zmieniające warunki płacowe
    • Konsultacja ze związkami zawodowymi
    • Przechowywanie dokumentów
• Rozdział V Obowiązki pracodawcy
  • AKTA OSOBOWE CZĘŚCI A, B, C, D I E
    • 8 zasad prowadzenia teczek osobowych, czyli co trzeba zapamiętać
    • Po otrzymaniu nowego dokumentu należy wykonać 4 kroki
    • Skrócony okres przechowywania dokumentacji
    • Za prowadzenie akt osobowych odpowiada pracodawca
    • Za nieprowadzenie akt osobowych grozi grzywna
    • Czy ochrona danych pozwala przechowywać dokumenty niewymienione w rozporządzeniu (a jeśli tak to na jakiej podstawie)?
  • UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
    • Wydając dokument na piśmie, zakład chroni swoje interesy
    • W treści upoważnienia wskazuje się adresata i kilka dat
    • Uprawnionym do nadania upoważnienia będzie administrator danych
    • Trzeba zdążyć przed dopuszczeniem pracownika do przetwarzania danych
    • Adresatem jest każdy, kto ma dostęp do chronionych danych
    • Trzeba skonkretyzować zakres upoważnienia
    • Możliwe upoważnienie na czas określony bądź nieokreślony
    • Wytypowane osoby muszą zachować tajemnicę, a sankcją może być nawet więzienie
    • Za brak upoważnienia możliwe sankcje
    • Przechowywanie dokumentu w części B akt osobowych
  • POTWIERDZENIE ZAPOZNANIA SIĘ PRACOWNIKA Z REGULAMINEM PRACY
    • Kiedy pracodawca zapoznaje z informacją o warunkach pracy?
    • Obowiązek istnieje tylko w stosunku do pracowników
    • Termin wyraźnie określają przepisy kodeksowe
    • Konieczne jest zachowanie formy pisemnej
    • Za niewypełnienie obowiązku pracodawcy grożą sankcje
    • Dokument przechowuje się w aktach osobowych
    • Trzeba zapoznać też z innymi procedurami i warto mieć dowód na piśmie
• Rozdział VI Przydatne regulaminy i procedury firmowe
  • STRATEGIA PRZECIWDZIAŁANIA DYSKRYMINACJI
    • Postanowienia ogólne strategii antydyskryminacyjnej
    • Sformułowanie i wprowadzenie strategii
    • Pracodawca przed sądem, czyli co grozi za dyskryminację
  • Regulamin bezpieczeństwa informacji Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem
    • Opracowanie dodatkowych dokumentów może przynieść wymierne korzyści
    • Zapisujemy, kto i czego robić nie powinien
    • Niekiedy wystarczy zapis w umowie o pracę
    • Możliwa kara porządkowa, a nawet dyscyplinarka
  • INFORMACJA O STOSOWANIU MONITORINGU
  • REGULAMIN RACJONALIZACJI
    • W treści regulaminu potrzebne precyzyjne regulacje
    • Jest kilka możliwości zapoznania pracowników z regulaminem
    • Przechowywanie dokumentu poza aktami osobowymi
  • FRAGMENT REGULAMINU PRACY zasady KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KOMPUTERÓW
    • Nie ma pełnej dowolności
    • Trzeba ustalić jasne reguły korzystania ze sprzętu
    • Najpierw trzeba powiadomić pracowników
    • Działanie pracodawcy wymaga uzasadnienia
    • Gdy utrudniona jest kontrola, pomoże system czasu pracy
    • Trzeba uważać na dane wrażliwe
    • Gdy pracownik nie przestrzega zasad, możliwe są sankcje
    • Gdy pracodawca łamie prawo, poniesie odpowiedzialność
    • Przechowywanie regulaminu i oświadczenia pracownika

pokaż cały spis treści

ukryj recenzje