Poradnik kancelaryjny

Zasiadający w kancelarii parafialnej kapłani i wspierający ich świeccy niejednokrotnie stają przed problemem, jak załatwić przedłożoną im sprawę w sposób zgodny z prawem i jednocześnie zgodnie z prośbą petenta. Tym bardziej, że w posługiwaniu w kancelarii parafialnej można odkryć szansę do budowania przestrzeni duchowej, w której człowiek odkrywa kościelne normy prawne i codzienne relacje międzyludzkie, jako istotny element zbawczego posługiwania w Kościele.
W Kościele od dawna wytworzyła się praktyka zapisywania pewnych ważnych faktów i prowadzenia ksiąg parafialnych. W prawie powszechnym Kościoła, dopiero na soborze Trydenckim, w dekrecie De reformatione matrimonii polecono spisywać w osobnej księdze nazwiska małżonków i świadków, oraz miejsce i dokładną datę zawarcia małżeństwa.
Dwa kodeksy prawa kanonicznego; Benedykta XV z 1917 roku i obowiązujący kodeks Jana Pawła II z 1983 roku wyraźnie nakazują prowadzenie kilku rodzajów ksiąg parafialnych, a Konferencje Episkopatów zostały upoważnione do ustalenia formularzy poszczególnych ksiąg.
Prowadzone ze starannością parafialne księgi metrykalne i pozametrykalne, które stanowią wiarygodne dokumenty publiczne odzwierciedlające wiarę parafian i będące łącznikami między pokoleniami wiernych, nabierają szczególnego znaczenia. Warto w tym miejsce wspomnieć obowiązującą zasadę, że akta w księgach parafialnych należy spisywać na aktualnie obowiązującym formularzu, wyraźnym pismem ręcznym, w sposób odpowiedzialny, z wykluczeniem niedbalstwa i niechlujstwa. Najczęściej księgi prowadzi i spisuje w nich akta proboszcz i współpracujący z nim wikariusze. W ograniczonym zakresie mogą to czynić także siostry zakonne i osoby świeckie.
Kancelaryjne posługiwanie duszpasterza nie może ograniczać się tylko do administracyjnego urzędowania. W zamyśle Kościoła Katolickiego posługiwanie kancelaryjno - pastoralne powinno obejmować wszystkie etapy eklezjalnej formacji chrześcijanina. Dlatego pracownicy kancelarii parafialnej, zarówno duchowni, jak i świeccy, winni posiadać właściwe uzdolnienia i umiejętności do kompetentnego rozwiązywania problemów wiernych zgłaszających się do kancelarii parafialnej. Bo od zasiadających w kancelarii parafialnej zależy, w jakim zakresie to posługiwanie będzie autentycznym obdarowywaniem wiernych duchowymi dobrami Kościoła. Podczas posługiwania w kancelarii parafialnej niejednokrotnie napotykamy sytuacje trudne, czasem rzadko spotykane, albo nowe. Wielu duszpasterzy próbuje szukać pomocy i radzić się bardziej doświadczonych. Poradnik Kancelaryjny jest próbą wyjścia naprzeciw potrzebom duszpasterzy i propozycją w rozwiązaniu problemów kancelaryjno pastoralnych. W poradniku tym znajdują się najczęściej spotykane problemy kancelaryjne, stąd nie rości on sobie pretensji do całościowego przedstawienia sytuacji mogących z???darzyć się w kancelarii.