Spore zainteresowanie wczorajszą promocją dnia, podsunęło nam pomysł na przesłużenie jej o kolejny dzień :) Tylko do północy kupon rabatowy B40

Spore zainteresowanie wczorajszą promocją dnia, podsunęło nam pomysł na przesłużenie jej o kolejny dzień :) Tylko do północy kupon rabatowy B40A53-F1DFAD-E obniży wartość książki "Lifehacker. Jak żyć i pracować z głową. Wydanie III" do 22.39 zł !!! To nie wszytko! Poniżej, prezentujemy niepublikowany do tej pory fragment książki. Poznajcie jedną z sztuczek prawdziwego Lifehackera.

"SPRAW, BY TWOJA LISTA SPRAW BYŁA WYKONALNA"

Poziom trudności: Łatwy Platforma: Wszystkie Koszt: Brak Żadne inne uczucie w pracy nie może się równać z odhaczeniem kolejnego trudnego zadania na liście. Gotowe! Udało się! Misja zakończona powodzeniem! W praktyce okazuje się jednak, że można spędzić cały dzień, ba — nawet tydzień, bez odhaczenia choćby jednego zadania z listy. Jak to się dzieje? No cóż. Lista spraw do załatwienia może być narzędziem, które krok po kroku prowadzi Cię przez kolejne zadania, lecz może też być gigantyczną stertą tykających bomb zegarowych, które wydają się naigrawać z Twojej nieporadności i braku efektywności. Wszystko zależy od tego, jak ją napiszesz. Potraktuj listę spraw do wykonania jak instrukcję, którą Ty jako swój szef dajesz sobie jako pracownikowi. Niczym w dobrym programie komputerowym: jeśli instrukcje będą konkretne i zrozumiałe, zadanie z pewnością zostanie poprawnie wykonane. W przeciwnym razie realizacja zadania wywoła niepożądane skutki — lęk, chęć odłożenia projektu na później, obwinianie się. Jeśli chciałbyś się zapoznać z niezawodnym sposobem na przygotowanie listy, która poprowadzi Cię za rękę w trakcie realizacji kolejnych zadań, czytaj dalej.

Jesteś swoim szefem

W dowolnym momencie w trakcie dnia pracy funkcjonujesz w jednym z dwóch trybów: trybie myślenia (to Ty w roli swojego szefa) oraz w trybie działania (to Ty w roli asystenta). Po otrzymaniu jakiegoś zadania zaczynasz stopniowo kreślić w głowie plan działania. Działasz wówczas w trybie myślenia, czyli jesteś w skórze swojego szefa — człowieka wydającego polecenia. Twoja lista zadań do wykonania to po prostu zestawienie takich poleceń, których realizacji podejmie się później asystent. Gdy jesteś w skórze swojego szefa, musisz zapisać wszystkie zadania dla asystenta w taki sposób, by mógł je wykonać bez nadmiernego myślenia lub stresu. Wyeliminowanie myślenia z działania to jeden z najlepszych sposobów na ułatwienie realizacji wszystkich zgromadzonych zadań.

Jak wydawać sobie polecenia?

Gdy przyjdzie pora na dodanie nowej pozycji do listy zadań do wykonania, przemyśl to według poniższych kategorii.

Umieść na liście wyłącznie te rzeczy, które rzeczywiście musisz zrobić

Czasami z pewnością myślisz o zadaniach, na których wykonanie nie przyszła jeszcze pora. Pomyśl: być może opanowanie nowego języka — choć jest wartościowym celem w długim terminie — raczej nie stanowi zadania na tę chwilę? A może aktualizacja strony internetowej powinna otrzymać relatywnie niewielki priorytet ze względu na bardzo istotne zmiany zachodzące w branży, które mogą sprawić, iż za sześć miesięcy wszelkie przeróbki dokonane teraz nabiorą zupełnie innej wymowy albo w ogóle przestaną być potrzebne? Zamiast pozwalać, by na Twojej liście zadań do wykonania pokutowały sprawy, za które nie dasz rady się teraz wziąć, aż nie będziesz mógł na nie patrzeć (że nie wspomnę o pogłębiającym się poczuciu nieogarniania nawarstwiających się zadań), przenieś je na osobną listę gromadzącą projekty należące do kategorii „być może/ któregoś dnia”. Przekazuj asystentowi tylko takie zadania, których realizacji będziesz absolutnie pewien. Dzięki temu na listę trafią same konkrety, w których wykonanie będziesz naprawdę zaangażowany.

Rozdzielaj na części

Najszybsza recepta na to, by uniknąć realizacji postawionego przed sobą zadania, jest prosta: nadaj mu monstrualne rozmiary. Jeśli umieścisz na liście zadanie w rodzaju „uporządkuj biuro”, to założę się, że będzie to ostatnia rzecz, do jakiej chciałbyś się zabrać. Powiem więcej: „uporządkuj biuro” to nie tyle zadanie, ile projekt. David Allen, autor książki Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, zdecydowanie oddziela te dwa pojęcia: projekt to pewien zbiór zadań. To ważna różnica. Warto o niej pamiętać, gdyż lista zadań do wykonania w żadnym przypadku nie powinna się stać zbiorem projektów. Nie dodawaj do niej skomplikowanych, wieloetapowych zadań, takich jak „uporządkuj biuro”. Podziel je na mniejsze, łatwiejsze do wykonania czynności, takie jak „przejrzyj szafkę z dokumentami”, „wrzuć nieaktualne papiery do niszczarki”, „zapakuj zbędne książki, żeby wywieźć je do antykwariatu”. Jeśli na pytanie Twojego wewnętrznego asystenta: „Co chcesz, abym zrobił?”, Twoje szefujące ego odpowie: „Uporządkuj biuro”, z pewnością do niczego nie dojdziesz. Im mniejsze, lepiej wyodrębnione będą poszczególne zadania, tym łatwiej będzie je wykonać. Pewna pisarka, kryjąca się pod pseudonimem SARK, dzieli swoje zadania na 5-minutowe etapy i nazywa je „mikroczkami”. Pisze: „Mikroczki to mikro-kroczki, malutkie kroki prowadzące do realizacji różnych życiowych zadań. Od niepamiętnych czasów odkładałam wszystko na później, mam bardzo kiepską koncentrację uwagi, więc wymyśliłam sobie mikroczki jako sposób na ukończenie krótkich etapów dowolnego projektu, których wykonanie zajmuje mi najwyżej 5 minut. Od tej pory mam wrażenie, że w ciągu 5 minut da się zrobić niemal wszystko!”3. Opracowanie takich drobnych zadań będzie wymagało ich przemyślenia, zanim jeszcze trafią na listę. Oto garść przykładów ilustrujących różnice między ogólnikowo zarysowanymi projektami (takimi, które mogą okupować Twoją listę zadań przez długi czas) a prostymi, wykonalnymi zadaniami.  
Bariery Wykonalne zadania
Znajdź nowego dentystę. Wyślij e-mail do Pawła z pytaniem, do jakiego dentysty chodzi.
Wymień stłuczony szklany blat stołu. Zmierz blat. Zadzwoń do firmy „Szyba & Synowie” (2212332112) i zapytaj o możliwość przycięcia blatu o takich wymiarach.
Naucz się włoskiego. Sprawdź, czy w ofercie szkoły „Bądź na językach” jest włoski.
Zaktualizuj stronę internetową. Sporządź listę pięciu zmian, które należy wprowadzić na stronie internetowej w pierwszej kolejności.
Jak widać, podzielenie większych zadań na mniejsze czynności sprawia, że nawet te sprawy, które pozornie wydawały się prostymi zadaniami, okazują się raczej niewielkimi projektami. Na przykład wymiana stłuczonego szklanego blatu wymaga sprawdzenia wymiarów, wykonania telefonu do szklarza, złożenia zamówienia i zapewne odebrania gotowego blatu, co wiąże się z następną poradą…

Skoncentruj się na kolejnym zadaniu

Jeśli zamierzasz wykonać zadanie wymagające podjęcia kilku kolejnych działań, czyli projekt taki jak wymiana szklanego blatu, umieść na liście spraw do załatwienia tylko jedno z nich, to następne. Gdy wykonasz tę operację, odwołaj się do osobnej listy (dotyczącej wyłącznie tego projektu) i umieść na bieżącej liście kolejny etap większego zadania. I o to chodzi: każde większe przedsięwzięcie trzeba podzielić na strawne kąski. Wyobraź sobie, że siedzisz przy biurku, masz wolne 10 minut przed spotkaniem i wyciągasz listę niewykonalnych zadań, taką jak w poprzedniej tabeli. Czy w ciągu tych minut znajdziesz nowego dentystę albo nauczysz się włoskiego? Nie. Ale w tym samym czasie mógłbyś z powodzeniem wykonać jeden z punktów wykonalnej listy zadań. Mógłbyś wysłać e-mail do przyjaciela z pytaniem o jego dentystę bądź sprawdzić oferty jesiennych kursów językowych.

Używaj konkretnych, motywujących określeń

Gdy nakazujesz sobie wykonanie jakiegoś zadania, niech to będzie rozkaz z prawdziwego zdarzenia. Zadanie takie jak „sprawdź stan finansów” nie niesie ze sobą konkretów. Operacje powinny być możliwie precyzyjne, na przykład: „Zadzwoń do Roberta i zapytaj o całkowitą wartość sprzedaży w drugim kwartale”. Zauważ, że nie użyłem czasownika „skontaktuj się”, lecz „zadzwoń”. Kontaktowanie się może oznaczać użycie telefonu, e-maila lub komunikatora, ale pamiętaj: Twoje zadanie polega na zminimalizowaniu konieczności myślenia i pozostawieniu czystego, wyekstrahowanego działania. Postaraj się więc, by polecenia były tak precyzyjne jak to tylko możliwe. Dosłownie wyobraź sobie instruowanie osobistego asystenta w trakcie pierwszego dnia pracy, z uwzględnieniem precyzyjnych instrukcji i zaleceń co do wykonywanych czynności.

Zawrzyj w poleceniu jak najwięcej informacji

Gdy będziesz formułował kolejne zadanie do wykonania, na Twoim wewnętrznym szefie spoczywa obowiązek ujęcia go w takie słowa, by ułatwić asystentowi pracę. Jeśli na przykład masz do kogoś zadzwonić, zawrzyj w zadaniu numer telefonu i nazwisko osoby. Zamiast pisać: „Przekaż niepotrzebne meble na dary”, zapisz: „Zadzwoń na 442223334 i zorganizuj transport mebli dla fundacji »Pomoc najuboższym«”. Jeżeli będziesz tkwił w poczekalni u lekarza przez 20 minut, mając przy sobie tylko telefon komórkowy, z pewnością nie będziesz mógł fizycznie zająć się przekazaniem mebli, ale możesz wykonać telefon — jeśli tylko będziesz miał odpowiedni numer, oczywiście. Bądź dla siebie dobrym szefem. Przekaż asystentowi wszystkie dane niezbędne do wykonania zadania.

Lista powinna być krótka

Podobnie jak nikt nie ma ochoty przeglądać skrzynki odbiorczej zawierającej 2386 nieprzeczytanych wiadomości, tak nikt nie będzie chciał nawet spojrzeć na niekończącą się listę zadań. Takie listy są przytłaczające i nastrajają depresyjnie, choćby z tego względu, że nie widać światełka w tunelu. Postaraj się, aby lista nie zawierała więcej niż dwadzieścia pozycji. (Tego ranka moja lista liczy sobie siedemnaście zadań, a uważam się za zajętego człowieka). Masz wrażenie, iż taka lista jest zbyt krótka? Pamiętaj, że lista zadań do wykonania nie powinna być polem do dalekosiężnych rozważań i projektów w rodzaju: „Któregoś dnia chciałbym…”. Mają się na niej znaleźć tylko te zadania, co do których jesteś przekonany, że powinieneś je ukończyć w najbliższej przyszłości, na przykład w trakcie nadchodzących dwóch tygodni. Obszerniejsze projekty i marzenia z gatunku „może kiedyś” zapisuj w innym miejscu. Lista zadań powinna być krótka i treściwa, a znajdujące się na niej punkty nie mogą wymagać od Ciebie dodatkowych rozważań i podejmowania decyzji, czy aby na pewno należy je wykonać.

Twórz priorytety

Choć lista zadań do wykonania może zawierać przykładowo dwadzieścia pozycji, to w rzeczywistości w ciągu jednego dnia da się ich zrealizować zaledwie kilka (oczywiście przy założeniu, że nie zapisujesz takich czynności, jak „wstać, wziąć prysznic, zrobić kawę, wyjść do pracy…”, czego raczej nie powinieneś robić). Zadbaj zatem o to, by najważniejsze zadania znalazły się na samym początku listy. Sposób tworzenia hierarchii zależy od narzędzia lub programu, którego używasz do tworzenia list i śledzenia zadań. Postaraj się jednak zaaranżować listę tak, abyś nie musiał się zastanawiać, co zrobić w następnej kolejności.

Dbaj o rotację zadań

Choć moja lista zadań do wykonania zawiera najwyżej dwadzieścia pozycji, to owe dwadzieścia pozycji codziennie ulega pewnym zmianom. Każdego dnia odhaczam od dwóch do pięciu zadań i dodaję od dwóch do pięciu nowych. Lista zadań jest dokumentem roboczym, a nie jakimś pokazowym papierkiem, który ma świadczyć o Twoim uporządkowaniu, gdy w rzeczywistości jesteś zajęty wykonywaniem zupełnie innych prac niż te zapisane.

Porządkuj i aktualizuj listę co tydzień

Wiesz już, że zadania zgromadzone na liście powinny być porządkowane według priorytetów. Kolejnym kryterium hierarchii jest czas utworzenia. Które pozycje na liście są najstarsze? Istnieje spora szansa, że sprawy, które tkwią na liście „od zawsze”, zdążyły już wytworzyć w Tobie blokadę na sam ich widok. Spróbuj podzielić je na mniejsze części lub sformułować w nieco inny sposób. A może wcale nie trzeba ich w tej chwili wykonywać? (Tak! Usunięcie zbędnej pozycji z listy zadań do wykonania jest nawet lepsze od realizacji zadania, gdyż pozwala zaoszczędzić czas i energię, którą musiałbyś poświęcić na jego bezcelowe wykonanie). Podobnie jak menedżer, który raz w tygodniu spotyka się z całym zespołem, zaplanuj sobie 20-minutowe spotkanie z szefem we własnej osobie, na przykład w każdy piątek lub każdy poniedziałek. Wykorzystaj ten czas na przejrzenie listy zadań, listy projektów i listy spraw „może kiedyś”. Przeanalizuj i przepisz pozycje wymagające podzielenia na mniejsze czynności, usuń zbędne zadania i przesuń kolejne etapy realizacji większych projektów z list szczegółowych na listę główną. Ten krótki cotygodniowy rytuał pozwoli Ci poczuć pełną kontrolę nad sytuacją. Dzięki niemu skoncentrujesz swoje wysiłki i pozbędziesz się zbędnych spraw, które nagromadziły się w ciągu całego tygodnia.

Rejestruj ukończone zadania

Jak każdy dobry asystent zapewne chciałbyś pochwalić się szefowi swoją efektywnością. Koniecznie zapisuj informacje o zakończonych projektach, by potem móc czerpać satysfakcję z własnej produktywności i w razie potrzeby móc odwołać się do zakończonych, zamkniętych zadań. Zestawienie zadań zwieńczonych sukcesem jest zarazem doskonałym potwierdzeniem tego, czy Twoje listy są skuteczne. Jeśli po dwóch dniach nie będziesz miał żadnego nowego zadania do odhaczenia, to znaczy, że nadeszła pora na przemyślenie struktury listy zadań i przypomnienie sobie o najskuteczniejszych metodach jej konstruowania.

Trening czyni mistrza

Może się wydawać, że powyższy zestaw porad jest dość skomplikowany jak na coś z pozoru tak prostego, jak lista zadań do wykonania. Okazuje się jednak, że 90% czasu poświęcanego na obsługę zadań poświęcamy na planowanie — ta proporcja jest prawdziwa zwłaszcza w odniesieniu do najbardziej trywialnych spraw do załatwienia. Podobnie jak w przypadku wielu innych dobrych nawyków trening czyni mistrza. Im częściej będziesz ćwiczył sztukę tworzenia skutecznych list zadań, z tym większą łatwością będzie Ci przychodziło ich konstruowanie i tym częściej będziesz odhaczał kolejne zrealizowane punkty, wychodząc z biura z fantastycznym uczuciem spełnienia.
Uwaga
Wiele koncepcji opisanych w tej sztuczce (zwłaszcza dotyczących ustalania kolejnych zadań, różnic między zadaniami a projektami oraz list spraw pozostających w sferze „może/któregoś dnia”) zaczerpnąłem z książki Davida Allena Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. W trakcie opracowywania sztuczki inspirowałem się też dwuczęściowym artykułem Merlina Manna poświęconym inteligentnym listom zadań do wykonania4 oraz kontynuacją tej publikacji w czasopiśmie „Macworld”5.

  *Artykuł stanowi fragment książki Lifehacker. Jak żyć i pracować z głową. Wydanie III. eBook (Helion 2012)