KSeF Zasady wystawiania faktur praca zbiorowa

Dostępność produktu

Produkt nie został jeszcze oceniony pod kątem ułatwień dostępu lub nie podano żadnych informacji o ułatwieniach dostępu lub są one niewystarczające. Prawdopodobnie Wydawca/Dostawca jeszcze nie umożliwił dokonania walidacji produktu lub nie przekazał odpowiednich informacji na temat jego dostępności.

Spis treści książki

Spis treści
Wstęp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1. Wystawianie faktur w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.1. Obowiązek wystawiania faktur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.1.1. Faktura jako podstawowy dokument rozliczeniowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1.2. Faktura elektroniczna – znaczenie formy, nie systemu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1.2.1. Faktura elektroniczna w praktyce obrotu gospodarczego – stanowisko organów
podatkowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1.3. Faktura ustrukturyzowana – nowa kategoria w systemie VAT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.4. Obowiązek wystawiania faktury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
1.1.4.1. Obowiązek wystawienia faktury z urzędu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.1.4.2. Sprzedaż zwolniona z VAT a obowiązek fakturowania. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.4.3. Faktura na żądanie nabywcy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
1.2. Faktury objęte obowiązkiem fakturowania w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1.3. Struktura faktury ustrukturyzowanej FA(3). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.3.1. Obowiązkowe elementy faktury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.3.2. Pola fakultatywne w schemie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.3.3. Obowiązkowe elementy techniczne schematu XML faktury ustrukturyzowanej FA(3). . . . . . . . . 25
1.4. Data wystawienia a data sprzedaży w fakturze w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.5. Wystawianie faktur w KSeF krok po kroku. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.5.1. Wystawianie faktury sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1.5.2. Faktura sprzedaży w walucie obcej w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1.5.3. Wystawianie faktury zaliczkowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1.5.4. Wystawianie faktury korygującej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.5.4.1. Przyczyny wystawienia faktury korygującej. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.5.4.2. Korekty faktur wystawionych przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF. . . . . . . . . 29
1.5.4.3. Rozliczenie korekt w KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.5.4.4. Błędny NIP na fakturze pierwotnej a korekta w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.5.5. Wystawianie faktury VAT marża . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.5.6. Wystawianie faktur uproszczonych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.5.7. Wystawianie duplikatu faktury. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.6. Statusy faktur Krajowego Systemu e-Faktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.6.1. Dwa możliwe rezultaty wysyłki pliku XML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
1.6.2. Brak statusu „w trakcie przetwarzania”. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
1.7. Zgłaszanie „scamowych” faktur w Krajowym Systemie e-Faktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
1.8. Tryby wystawiania faktur w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
1.8.1. Tryb online – podstawowy sposób wystawiania faktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
1.8.2. Tryb awarii zwykłej w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
1.8.3. Tryb awarii całkowitej w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
1.8.4. Tryb niedostępności systemu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
1.8.5. Tryb offline24. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . 39
4 PODATKI NR 4
2. Oznaczanie faktur wystawianych lub doręczanych poza KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.1. Kiedy faktury mogą być doręczane poza KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.2. Oznaczanie faktur kodami QR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41
2.2.1. Faktury wystawiane w trybie offline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.2.2. Faktury wystawiane w trybie online. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.2.3. Używanie faktur doręczonych w KSeF poza systemem – obowiązki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
3. Odbiór i obsługa faktur w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.1. Odbieranie faktur od kontrahentów. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.2. Automatyczne pobieranie faktur do systemu księgowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.3. Weryfikacja poprawności danych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
3.3.1. Kontrola numeru NIP i danych kontrahenta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3.3.2. Spójność dat i kwot. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3.3.3. Walidacja podpisu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . 46
3.4. Archiwizacja i przechowywanie faktur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
3.4.1. Rola KSeF w archiwizacji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
3.4.2. Dodatkowe archiwizowanie faktur w systemach firmowych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
4. Rozliczanie faktur w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
4.1. Moment powstania obowiązku podatkowego a KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
4.1.1. Obowiązek podatkowy – wyjątki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
4.1.2. Obowiązek podatkowy a częściowa zapłata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
4.1.3. Obowiązek podatkowy a brak faktury/faktura z opóźnieniem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
4.1.4. Wpływ zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi a obowiązek
podatkowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
4.1.5. Obowiązek podatkowy w przypadku importu towarów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
4.2. Data otrzymania faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.2.1. Termin odliczenia podatku VAT a otrzymanie faktury w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.3. Przykłady rozpoznania powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy po wejściu w życie
obligatoryjnego KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4.4. Przykład rozpoznania prawa do odliczenia podatku VAT u nabywcy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61
5. Techniczne aspekty wdrożenia KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.1. Wprowadzenie – od decyzji do działania. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.1.1. Kiedy warto rozpocząć techniczne przygotowania do KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.1.2. Mapowanie i analiza procesów fakturowania w firmie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.1.3. Kluczowe pytania przed rozpoczęciem wdrożenia KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.2. Wybór ścieżki technologicznej obsługi faktur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
5.2.1. API KSeF 2.0 – szybkie wyjaśnienie funkcjonalności. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
5.2.2. Integracja systemów z KSeF – co oznacza w praktyce zintegrowany system + EOD. . . . . . . . . . . 69
5.2.3. System handlowy i księgowy jako niezależne aplikacje – scenariusze przepływu dokumentów
z wykorzystaniem KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
5.2.4. Aplikacje webowe i mobilne Ministerstwa Finansów – możliwości i ograniczenia. . . . . . . . . . . . 72
5.2.4.1. Aplikacja Podatnika KSeF – co potrafi (i czego nie zastąpi). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
5.2.4.2. E-mikrofirma – webowe narzędzie „dla JDG” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
5.2.4.3. Aplikacja mobilna KSeF (Android i iOS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
5.2.4.4. Kiedy webowe aplikacje MF są dobrym wyborem, a kiedy nie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
SPIS TREŚCI
WWW.INFOR.PL 5
SPIS TREŚCI
5.2.5. Rozwiązania zewnętrzne (operatorzy) – kiedy warto rozważyć. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
5.2.6. Macierz decyzyjna – która ścieżka dla jakiej firmy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
5.3. Zarządzanie certyfikatami, uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF 2.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
5.3.1. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
5.3.2. Uwierzytelnienie i autoryzacja – co jest czym (prosto i praktycznie). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
5.3.3. Certyfikat KSeF – do czego służy i co trzeba o nim wiedzieć . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  77
5.3.4. Token autoryzacyjny – kiedy i jak go używać. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
5.3.5. Pieczęć kwalifikowana – korzyści dla spółek i jednostek innych niż JDG. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
5.3.6. Jednostki wewnętrzne – organizacja uprawnień dla firm wielooddziałowych. . . . . . . . . . . . . . . 80
5.3.7. Jak przełożyć IDWew na systemy informatyczne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
5.3.8. Polityka dostępów i bezpieczeństwo danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
5.3.9. Uprawnienia szczegółowe w systemach ERP – dwa poziomy kontroli. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
5.4. Przygotowanie danych i systemów informatycznych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
5.4.1. Audyt jakości danych kontrahentów (NIP, adresy). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.4.2. Sprawdzanie kodów GTU, MPP, procedur VAT w istniejących fakturach. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
5.4.3. Przygotowanie słowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.4.4. Testowanie obecnych szablonów faktur pod kątem wymogów KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.4.5. Aktualizacje systemu i gotowość środowisk IT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
5.4.6. Szkolenie i procedury utrzymaniowe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
5.5. Proces integracji krok po kroku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
5.5.1. Etap 1 – środowisko testowe i przygotowanie testów. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
5.5.1.1. Proces testowania – trzy krótkie testowe scenariusze. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
5.5.2. Etap 2 – certyfikaty, tokeny i autoryzacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.5.3. Etap 3 – pierwsze faktury w środowisku przedprodukcyjnym. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.5.4. Harmonogram przykładowego, typowego wdrożenia w firmie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.5.5. Trzy scenariusze wdrożeniowe w zależności od roli organizacji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
5.6. Praktyczne aspekty codziennej pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
5.7. Integracje z innymi systemami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
5.7.1. Łączenie KSeF z systemem magazynowym. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
5.7.2. Łączenie KSeF z systemem finansowo-księgowym. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
5.7.3. Integracja z platformami e-commerce. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
5.7.4. OCR i automatyzacja księgowania faktur zakupowych z KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
5.7.5. Minimalna checklista integracyjna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
5.8. Przypadki szczególne i wyzwania w KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
5.8.1. Faktury eksportowe i wewnątrzwspólnotowe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
5.8.2. Faktury zagraniczne – co z nimi w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94
5.8.3. Handel detaliczny i faktury uproszczone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
5.8.4. Faktury zaliczkowe i rozliczenia długoterminowe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
5.8.5. Faktury wystawiane przez małe firmy bez systemów IT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
5.8.6. Faktura walutowa w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
5.8.7. Faktura końcowa zerowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
5.8.8. Faktura rozliczeniowa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . 95
5.8.9. Faktura VAT marża. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . 95
6 PODATKI NR 4
SPIS TREŚCI
5.8.10. Faktura korygująca zbiorcza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
5.8.11. Przekazanie wielu rachunków bankowych dla faktury walutowej. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
5.8.12. Faktura sprzedaży z faktoringiem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.8.13. Faktura z kodem oddziału IDWew – Podmiot3 w strukturach FA(3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.8.14. Załączniki w e-fakturach w KSeF. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.9. Monitorowanie i optymalizacja podczas wdrożenia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
5.10. Studium przypadku z praktyki ATISOFT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
5.11. Podsumowanie – praktyczna checklista wdrożeniowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

pokaż cały spis treści

ukryj recenzje