Dokumentacja kadrowa 2023. Zasady prowadzenia i przechowywania

Spis treści ebooka

3
Spis treści
Wykaz skrótów .................................................................................................................................... 8
Rozdział I. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej ......... 9
1. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji
pracowniczej ............................................................................................................................. 9
2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej ................................................... 9
2.1. Akta osobowe w zmienionym kształcie .............................................................. 10
2.2. Dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy ....................... 13
2.3. Przepisy przejściowe .................................................................................................. 17
3. Formy dokumentacji pracowniczej oraz ich zmiana ............................................... 17
4. Forma przechowywania dokumentacji pracowniczej ............................................ 21
4.1. Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej ................................. 21
4.2. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej ........................... 21
4.3. Przenoszenie dokumentacji między systemami
teleinformatycznymi ................................................................................................... 22
Rozdział II. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej ....................... 24
1. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej ........................................... 24
2. Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji ............... 27
3. Obowiązki pracodawców w zakresie ubezpieczeń społecznych ........................ 30
3.1. Raport informacyjny ................................................................................................... 30
3.2. Procedura składania raportu informacyjnego oraz jego skutki ............... 31
3.3. Konto ubezpieczonego i dokumenty przekazywane do ZUS ..................... 40
3.4. Konsekwencje niezłożenia ZUS RIA ..................................................................... 44
4. Postać a forma elektroniczna ............................................................................................ 44
5. Odpowiedzialność wykroczeniowa ................................................................................ 45
Rozdział III. Język polski w dokumentacji pracowniczej ............................................ 47
1. Język umowy o pracę ............................................................................................................ 47
2. Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy ....................................... 49
3. Nazwa stanowiska w języku obcym ............................................................................... 49
Rozdział IV. Ochrona danych osobowych .............................................................................. 50
1. Przetwarzanie danych osobowych pracowników .................................................... 50
2. Pozyskiwanie danych osobowych od osób ubiegających się
o zatrudnienie .......................................................................................................................... 55
3. Pozyskiwanie danych osobowych od pracowników ................................................ 57
Rozdział V. Przepisy wewnątrzzakładowe ........................................................................... 60
1. Regulamin pracy ..................................................................................................................... 62
1.1. Obowiązek tworzenia regulaminu pracy ........................................................... 62
1.2. Procedura wprowadzenia regulaminu pracy ................................................... 63
1.3. Treść regulaminu pracy ............................................................................................. 65
1.4. Wejście w życie regulaminu pracy ........................................................................ 76
2. Regulamin wynagradzania ................................................................................................. 98
2.1. Zakładowe źródło prawa pracy .............................................................................. 98
2.2. Regulamin wynagradzania a układ zbiorowy pracy ...................................... 100
2.3. Indywidualne warunki wynagradzania pracowników
a zapisy regulaminu wynagradzania .................................................................... 101
2.4. Procedura ustalania regulaminu wynagradzania ........................................... 102
2.5. Treść regulaminu wynagradzania ......................................................................... 102
4
Spis treści
2.6. Inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania
w regulaminie wynagradzania ................................................................................ 103
2.7. Zmiana regulaminu wynagradzania ..................................................................... 104
2.8. Rezygnacja z zfśs w regulaminie wynagradzania ........................................... 105
2.9. Wejście w życie regulaminu wynagradzania .................................................... 106
2.10. Uchylenie regulaminu wynagradzania ............................................................. 107
2.11. Zawieszenie regulaminu wynagradzania ........................................................ 108
2.12. Najczęstsze błędy w regulaminie wynagradzania ....................................... 108
3. Regulamin zfśs ......................................................................................................................... 116
3.1. Tworzenie regulaminu zfśs – na co zwrócić uwagę ....................................... 116
3.2. Procedura ustalania regulaminu zfśs ................................................................... 118
3.3. Ochrona danych osobowych w zfśs ...................................................................... 126
4. Układ zbiorowy pracy ........................................................................................................... 126
4.1. Tworzenie układu zbiorowego pracy – o czym warto pamiętać .............. 133
5. Obwieszczenie o systemach czasu pracy ...................................................................... 133
6. Informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu ................................................ 134
7. Regulacje w zakresie kontroli trzeźwości pracowników ....................................... 135
7.1. Treść regulacji w zakresie kontroli trzeźwości ................................................ 136
7.2. Tryb wprowadzenia regulacji wewnątrzzakładowych
w zakresie kontroli trzeźwości ............................................................................... 136
8. Wewnątrzzakładowe regulacje w zakresie pracy zdalnej ..................................... 140
8.1. Porozumienie o pracy zdalnej z organizacją związkową ............................. 140
8.2. Regulamin pracy zdalnej ........................................................................................... 141
8.3. Treść regulaminu/porozumienia o pracy zdalnej .......................................... 141
Rozdział VI. Zatrudnienie pracownika .................................................................................. 146
1. Kwestionariusz osobowy .................................................................................................... 146
2. Badania lekarskie ................................................................................................................... 148
3. Szkolenie wstępne bhp ......................................................................................................... 152
4. Zakres obowiązków pracownika ..................................................................................... 154
5. Zapoznanie z regulaminami pracy i wynagradzania ............................................... 155
Rozdział VII. Przebieg zatrudnienia ........................................................................................ 156
1. Zawarcie umowy o pracę ..................................................................................................... 156
1.1. Treść umowy o pracę .................................................................................................. 156
1.2. Zmiana warunków umowy o pracę ....................................................................... 160
2. Informacja o warunkach zatrudnienia .......................................................................... 162
3. Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy .............................................. 169
4. Wspólna odpowiedzialność materialna ........................................................................ 170
5. Uprawnienia związane z rodzicielstwem ..................................................................... 172
5.1. Wniosek o urlop macierzyński ............................................................................... 172
5.2. Wniosek o urlop rodzicielski ................................................................................... 173
5.3. Wniosek o urlop ojcowski ......................................................................................... 175
5.4. Wniosek o urlop wychowawczy ............................................................................. 177
5.5. Wniosek o elastyczną organizację pracy ............................................................ 179
5.6. Urlop opiekuńczy .......................................................................................................... 181
5.7. Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej ................................. 183
5.8. Oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich ........... 185
6. Okresowe szkolenia bhp ...................................................................................................... 187
7. Dokumentacja płacowa ........................................................................................................ 189
8. Ewidencja czasu pracy ......................................................................................................... 190
9. Ruchomy czas pracy .............................................................................................................. 192
5
Spis treści
10. Wyjścia prywatne ................................................................................................................... 194
11. Potwierdzenie obecności w pracy ................................................................................... 195
12. Urlopy wypoczynkowe ......................................................................................................... 196
12.1. Plan urlopów ................................................................................................................ 196
12.2. Udzielanie urlopu ....................................................................................................... 197
12.3. Odwołanie z urlopu ................................................................................................... 198
13. Kary porządkowe .................................................................................................................... 198
14. Ewidencja odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony
indywidualnej .......................................................................................................................... 201
Rozdział VIII. Dokumenty dotyczące wypłaty zasiłków .............................................. 204
1. Obowiązki wobec ZUS pracodawcy niebędącego płatnikiem zasiłków .......... 204
2. Termin przekazania zaświadczenia Z-3 do ZUS ........................................................ 205
3. Wypełnianie zaświadczenia Z-3 ....................................................................................... 205
4. Kontynuacja wypłaty zasiłków przez ZUS ................................................................... 217
5. Zasiłek opiekuńczy ................................................................................................................. 221
6. Zasiłek macierzyński ............................................................................................................. 245
Rozdział IX. Dokumenty dotyczące składek ZUS ............................................................. 257
1. Wnioski o ulgi i umorzenia z ZUS ..................................................................................... 257
1.1. Odroczenie terminu płatności składek lub rozłożenie na raty ................. 257
2. Rozłożenie na raty należności z tytułu składek ......................................................... 261
3. Zgłaszanie umów o dzieło w ZUS ..................................................................................... 267
3.1. Podmioty zobowiązane do zgłoszenia umowy o dzieło .............................. 267
3.2. Podmioty wyłączone z obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło ............... 269
4. Rozliczenie składek za przedsiębiorców ...................................................................... 272
4.1. Formularze ZUS DRA i ZUS RCA ............................................................................. 272
4.2. Zasady ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie
zdrowotne i ich wykazywanie w ZUS DRA i ZUS RCA .................................. 272
4.2.1. Opodatkowanie według skali podatkowej ......................................... 272
4.2.2. Opodatkowanie liniowe ............................................................................. 273
4.2.3. Karta podatkowa ........................................................................................... 273
4.2.4. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ................................... 273
4.2.5. Inne formy opodatkowania ....................................................................... 274
Rozdział X. Wnioski i oświadczenia do celów podatkowych ..................................... 282
1. Podatnicy uprawnieni do złożenia PIT-2 ...................................................................... 283
2. Warunki składania oświadczenia o kwocie zmniejszającej podatek ............... 285
3. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi o zamiarze preferencyjnego
opodatkowania dochodów (z małżonkiem/jako osoba samotnie
wychowująca dziecko) ......................................................................................................... 286
4. Oświadczenie podatnika składane zakładowi pracy w sprawie korzystania
z podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów ................. 286
5. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi w sprawie
zwolnień podatkowych ........................................................................................................ 287
6. Wniosek podatnika składany płatnikowi o niestosowanie ulgi
dla młodych podatników lub pracowniczych kosztów uzyskania
przychodów .............................................................................................................................. 287
7. Wniosek podatnika składany płatnikowi o rezygnację ze stosowania
50% kosztów uzyskania przychodów ........................................................................... 288
8. Wniosek podatnika składany płatnikowi w sprawie niepobierania zaliczek
w roku podatkowym ............................................................................................................. 288
6
Rozdział XI. Zakończenie zatrudnienia ................................................................................. 292
1. Wypowiedzenie umowy o pracę ...................................................................................... 292
2. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia ................................................................... 293
3. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron ......................................................... 294
4. Wygaśnięcie stosunku pracy .............................................................................................. 294
5. Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy .......................................................... 295
6. Świadectwo pracy .................................................................................................................. 296
Wypełnienie świadectwa pracy – instrukcja „krok po kroku” ................................. 299
Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowej ....... 313
Wykaz wzorów
Wzór 1. Informacja o zmianie formy prowadzenia dokumentacji
pracowniczej ...................................................................................................................... 19
Wzór 2. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej ........ 27
Wzór 3. Wniosek o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej .................... 28
Wzór 4. Oświadczenie ZUS OSW ................................................................................................ 32
Wzór 5. Raport ZUS RIA ................................................................................................................. 34
Wzór 6. Raport ZUS RPA ................................................................................................................ 42
Wzór 7. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych ..................................... 50
Wzór 8. Umowa powierzenia przetwarzania danych podmiotowi
zewnętrznemu .................................................................................................................. 52
Wzór 9. Regulamin pracy .............................................................................................................. 77
Wzór 10. Regulamin wynagradzania .......................................................................................... 110
Wzór 11. Regulamin tworzenia i gospodarowania zfśs ...................................................... 122
Wzór 12. Układ zbiorowy pracy .................................................................................................... 129
Wzór 13. Obwieszczenie w sprawie systemów i rozkładów czasu pracy
oraz okresów rozliczeniowych .................................................................................. 134
Wzór 14. Potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z informacją
o równym traktowaniu w zatrudnieniu ................................................................. 135
Wzór 15. Przykładowy fragment regulaminu pracy określający zasady
badania trzeźwości pracowników ............................................................................ 138
Wzór 16. Regulamin pracy zdalnej .............................................................................................. 142
Wzór 17. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę ......................... 146
Wzór 18. Kwestionariusz osobowy dla pracownika ............................................................ 148
Wzór 19. Skierowanie na badania profilaktyczne ................................................................. 149
Wzór 20. Karta szkolenia wstępnego bhp ................................................................................ 153
Wzór 21. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminami
pracy i wynagradzania .................................................................................................. 155
Wzór 22. Umowa o pracę ................................................................................................................. 158
Wzór 23. Zawiadomienie o zawarciu umowy na okres przekraczający
33 miesiące ......................................................................................................................... 160
Wzór 24. Porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy ............................................. 160
Wzór 25. Informacja o warunkach zatrudnienia – art. 29 § 3 Kodeksu pracy,
u pracodawcy, który posiada regulamin pracy ................................................... 163
Wzór 26. Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy ............... 169
Wzór 27. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej ......................................... 171
Wzór 28. Wniosek o kontynuację urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka .......... 173
Wzór 29. Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego albo jego części .................... 174
Wzór 30. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu ojcowskiego .................................. 176
Spis treści
7
Spis treści
Wzór 31. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wychowawczego ........................ 178
Wzór 32. Wniosek o elastyczną organizację pracy ............................................................... 180
Wzór 33. Wniosek o urlop opiekuńczy ...................................................................................... 182
Wzór 34. Wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej ............. 184
Wzór 35. Oświadczenie pracownika o zakresie korzystania z uprawnień
rodzicielskich .................................................................................................................... 186
Wzór 36. Zaświadczenie o ukończeniu okresowego szkolenia bhp .............................. 187
Wzór 37. Porozumienie o wprowadzeniu ruchomego rozkładu
czasu pracy (art. 1401 § 1 k.p.) .................................................................................. 193
Wzór 38. Porozumienie o wprowadzeniu ruchomego rozkładu
czasu pracy (art. 1401 § 2 k.p.) .................................................................................. 193
Wzór 39. Wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego ruchomego
rozkładu czasu pracy ..................................................................................................... 194
Wzór 40. Wniosek o wyjście prywatne ...................................................................................... 195
Wzór 41. Indywidualna ewidencja czasu pracy zastępująca listę obecności ............ 196
Wzór 42. Przykładowy plan urlopów na 2023 r. ................................................................... 197
Wzór 43. Wniosek urlopowy .......................................................................................................... 198
Wzór 44. Pismo o wymierzeniu pracownikowi kary porządkowej ............................... 199
Wzór 45. Pismo o wniesieniu sprzeciwu od kary porządkowej ...................................... 200
Wzór 46. Pismo o odrzuceniu sprzeciwu od kary porządkowej ..................................... 201
Wzór 47. Karta ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz środków
ochrony indywidualnej ................................................................................................. 202
Wzór 48. Informacja o zasadach przydziału odzieży i obuwia roboczego ................. 202
Wzór 49. Zaświadczenie płatnika składek ............................................................................... 209
Wzór 50. Zaświadczenie płatnika składek dotyczące ustalenia prawa
do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego za dalszy okres ......................... 218
Wzór 51. Wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki
nad dzieckiem ................................................................................................................... 226
Wzór 52. Wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki
nad chorym członkiem rodziny ................................................................................. 235
Wzór 53. Wniosek o zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego ............. 248
Wzór 54. Wniosek o zasiłek macierzyński ............................................................................... 252
Wzór 55. Wniosek o odroczenie terminu płatności składek ............................................ 258
Wzór 56. Wniosek o rozłożenie na raty należności z tytułu składek ............................ 263
Wzór 57. Zgłoszenie umowy o dzieło ......................................................................................... 270
Wzór 58. Deklaracja rozliczeniowa ............................................................................................. 275
Wzór 59. Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych
świadczeniach ................................................................................................................... 279
Wzór 60. Oświadczenia/Wnioski podatnika dla celów obliczania
miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych ............. 289
Wzór 61. Wypowiedzenie umowy o pracę ............................................................................... 292
Wzór 62. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy ............................ 295
Wzór 63. Przykład wskazania okresu zatrudnienia i wymiaru czasu pracy
w ust. 1 świadectwa pracy ........................................................................................... 300
Wzór 64. Świadectwo pracy ........................................................................................................... 309

pokaż cały spis treści

ukryj recenzje