Brian Tracy

Zarządzanie czasem

Przekład: Michał Lipa

Tytuł oryginału: TIME MANAGEMENT

Przekład: Michał Lipa

Redakcja: Anna Żółcińska

Projekt okładki: Agnieszka Wiśniewska

Skład: Camélia Dizajn

Copyright © 2013 Brian Tracy

All rights reserved.

Copyright © 2014 for the Polish edition by MT Biznes Ltd.

This edition published in arrangement with AMACOM, a division of American Management Association, New York.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci zabronione. Wykonywanie kopii metodą elektroniczną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym, optycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Niniejsza publikacja została elektronicznie zabezpieczona przed nieautoryzowanym kopiowaniem, dystrybucją i użytkowaniem. Usuwanie, omijanie lub zmiana zabezpieczeń stanowi naruszenie prawa.

Warszawa 2015

MT Biznes sp. z o.o.

ul. Jutrzenki 118, 02-230 Warszawa

tel. 22 632 64 20

www.mtbiznes.pl

e-mail: sekretariat@mtbiznes.pl

ISBN 978-83-7746-903-3 (format e-pub)

ISBN 978-83-7746-904-0 (format mobi)

Opracowanie wersji elektronicznej:

Karolina Kaiser

Spis treści

1. Okładka

2. Strona tytułowa

3. Strona redakcyjna

4. Wprowadzenie

5. 1. Psychologia zarządzania czasem

6. 2. Określ swoje wartości

7. 3. Pomyśl o wizji i misji

8. 4. Myśl o przyszłości, spoglądaj w przeszłość

9. 5. Formułuj plany na piśmie

10. 6. Twórz diagramy projektów

11. 7. Sporządzaj listy codziennych zadań do wykonania

12. 8. Ustalaj priorytety

13. 9. Trzymaj się wytyczonego kursu

14. 10. Określ najważniejsze dziedziny wyników

15. 11. Deleguj zadania

16. 12. Koncentruj się na jednej rzeczy

17. 13. Przestań zwlekać

18. 14. Twórz bloki czasu

19. 15. Nie przerywaj pracy

20. 16. Łącz zadania w pakiety

21. 17. Zarządzaj telefonem

22. 18. Prowadź spotkania w sposób efektywny

23. 19. Czytaj szybciej, zapamiętuj więcej

24. 20. Zainwestuj w rozwój osobisty

25. 21. Zorganizuj swoje miejsce pracy

26. Zakończenie

27. O autorze

Wprowadzenie

Zdolność zarządzania czasem, podobnie jak każda inna umiejętność potrzebna w karierze menedżera, decyduje o sukcesie zawodowym lub o porażce. Czas jest jedynym niezbędnym i niezastąpionym zasobem potrzebnym do osiągnięcia powodzenia. Nie można go zaoszczędzić na przyszłość ani odzyskać, gdy się go utraci. Wszystko, co robisz, wymaga czasu, a im lepiej go wykorzystujesz, tym więcej osiągniesz i tym większe będą twoje korzyści.

Zarządzanie czasem jest ważne dla zdrowia i osobistej efektywności. Intensywność poczucia panowania nad swoim czasem i życiem jest głównym wyznacznikiem poziomu wewnętrznego spokoju, harmonii i dobrostanu psychicznego. Wrażenie braku kontroli nad czasem jest największym źródłem stresu, lęku i depresji. Im lepiej potrafisz organizować i kontrolować najważniejsze wydarzenia swojego życia, tym lepiej będziesz się czuł w każdej chwili życia, tym więcej energii będziesz miał, tym lepiej będziesz sypiał i tym więcej zrobisz.

Wprowadzając w życie koncepcje i pomysły opisane w tej książce, możesz odzyskać dwie godziny na produktywną pracę każdego dnia albo nawet podwoić swoją wydajność i efektywność. Okazały się one skuteczne w przypadku tysięcy menedżerów z różnych branż i tak samo będzie w twoim przypadku, jeżeli cechuje cię coś, co ja nazywam czterema czynnikami sukcesu.

Cztery czynniki sukcesu niezbędne do efektywnego działania

Pierwszym czynnikiem sukcesu jest pragnienie. Musisz odczuwać intensywne, palące pragnienie uzyskania kontroli nad czasem i osiągnięcia maksymalnej efektywności.

Drugim czynnikiem sukcesu jest zdecydowanie. Musisz jednoznacznie zdecydować, że chcesz ćwiczyć techniki skutecznego zarządzania czasem, dopóki nie wejdą ci w krew.

Trzecim czynnikiem sukcesu jest determinacja. Musisz chcieć podążać wybraną drogą mimo wszystkich pokus, dopóki nie nauczysz się skutecznie zarządzać czasem. Pragnienie powinno wzmacniać determinację.

Czwartym i najważniejszym czynnikiem sukcesu jest dyscyplina. Musisz być zdyscyplinowany, aby zarządzanie czasem stało się twoim życiowym nawykiem. Skuteczna dyscyplina oznacza gotowość zmuszenia się do poniesienia kosztów i do robienia tego, co należy, nawet jeśli tego nie lubisz. Dyscyplina jest kluczowym czynnikiem warunkującym osiągnięcia.

Nagroda za opanowanie umiejętności doskonałego zarządzania czasem jest bezcenna. To pozornie łatwa do zidentyfikowania różnica między człowiekiem osiągającym wybitne wyniki a przeciętniakiem. Wszyscy życiowi zwycięzcy dobrze wykorzystują swój czas. Przeciętniakom przecieka on przez palce. Jedną z najważniejszych zasad sukcesu jest kształtowanie w sobie dobrych nawyków i sprawienie, by one nami władały. Z tej książki dowiesz się, jak kształtować dobre nawyki i pozwalać, by one kształtowały nas.

Niniejsza książka zawiera 21 najważniejszych technik zarządzania czasem znanych najbardziej produktywnym ludziom i stosowanych przez nich każdego dnia.

Pamiętaj, że zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie życiem. Umiejętne zarządzanie czasem i osobistą produktywnością zaczyna się od doceniania własnego życia w każdej jego minucie.

Rób to, co możesz, za pomocą tego, co masz, w miejscu, w którym się znajdujesz

Powinieneś powiedzieć sobie: „Moje życie jest cenne i ważne, a ja doceniam każdą jego minutę i godzinę. Zamierzam wykorzystywać te minuty i godziny we właściwy sposób, aby osiągnąć jak najwięcej w czasie, który mam do dyspozycji”.

Mam dla ciebie dobrą wiadomość. Zarządzanie czasem jest umiejętnością biznesową, a wszystkich umiejętności biznesowych można się nauczyć. Pod tym względem zarządzanie czasem przypomina jeżdżenie na rowerze, pisanie na klawiaturze czy uprawianie sportu. Składa się z szeregu metod, strategii i technik. To zbiór umiejętności, które można opanować, wyćwiczyć i doprowadzić do perfekcji dzięki determinacji i powtarzaniu.

1
Psychologia zarządzania czasem

Sposób myślenia o sobie i odczuwania siebie w dużym stopniu decyduje o jakości życia, a emocjonalnym jądrem osobowości jest poczucie własnej wartości, czyli to, jak bardzo lubisz siebie.

Poczucie własnej wartości zależy w dużej mierze od sposobu korzystania z życia i czasu w drodze do osiągnięcia pełnego potencjału osobistego. Twoje poczucie własnej wartości wzrasta, kiedy pracujesz efektywnie, i spada, kiedy tego nie robisz.

Drugą stroną medalu poczucia własnej wartości jest poczucie własnej skuteczności definiowane jako stopień poczucia własnych kompetencji, zdolności i produktywności, umiejętności rozwiązywania problemów, wykonywania pracy i osiągania celów.

Im bardziej kompetentny, zdolny i produktywny się czujesz, tym wyższe masz poczucie własnej wartości. Im wyżej siebie cenisz, tym bardziej jesteś produktywny i tym większe stają się twoje umiejętności. Te dwa elementy odczuwania siebie wzmacniają się nawzajem.

Ludzie potrafiący dobrze zarządzać czasem myślą pozytywnie, czują się pewni siebie i mają poczucie kontroli nad własnym życiem.

Prawo kontroli

Psychologia zarządzania czasem opiera się na prostej zasadzie zwanej prawem kontroli. Mówi ono, że czujesz się dobrze z samym sobą tylko w takim stopniu, w jakim masz poczucie kontroli nad własnym życiem. Głosi też, że czujesz się źle z samym sobą w stopniu, w jakim masz wrażenie braku kontroli nad swoim życiem lub swoją pracą.

Psycholodzy rozróżniają wewnętrzne źródło kontroli, przy którym czujesz, że jesteś panem własnego przeznaczenia, oraz zewnętrzne źródło kontroli, przy którym masz wrażenie, że o twoim życiu decydują czynniki zewnętrzne.

Kiedy kontrola pochodzi ze źródła zewnętrznego, wydaje ci się, że o twoim życiu decydują szef i rachunki oraz ciężar pracy i obowiązków. Czujesz, że masz zbyt dużo do zrobienia w zbyt krótkim czasie oraz że nie decydujesz sam o swoim czasie i życiu. Większość tego, co robisz godzina po godzinie, polega na reagowaniu na zdarzenia zewnętrzne.

Jest duża różnica między działaniem, o którym decydujesz sam i które jest zorientowane na cel, a reagowaniem, które polega na doraźnym uleganiu zewnętrznej presji. To różnica między nastawieniem pozytywnym i poczuciem kontroli a nastawieniem negatywnym, stresem i poczuciem bycia pod presją. Aby działać na najwyższym poziomie, musisz mieć silne poczucie kontroli nad najważniejszymi aspektami swojego życia zawodowego i osobistego.

Twoje myśli i uczucia

W kategoriach psychologicznych każdy człowiek ma pomysł na siebie, wewnętrzny program regulujący jego zachowanie we wszystkich ważnych aspektach życia. Ludzie mający skrystalizowaną koncepcję zarządzania czasem uważają siebie za dobrze zorganizowanych i produktywnych. Zdecydowanie kontrolują swoje życie i swoją pracę.

Twój pomysł na siebie składa się ze wszystkich idei, obrazów, wyobrażeń i przekonań dotyczących samego siebie, a zwłaszcza sposobu zarządzania czasem. Niektórzy ludzie wierzą, że są niezwykle dobrze zorganizowani i skuteczni. Inni przez cały czas czują się przytłoczeni żądaniami innych ludzi oraz ciężarem okoliczności.

Przekonania stają się rzeczywistością

Jakie są twoje przekonania dotyczące samego siebie oraz twojej zdolności zarządzania czasem? Czy uważasz się za człowieka potrafiącego działać efektywnie i skutecznie zarządzać czasem i tak właśnie o sobie myślisz? Czy wierzysz, że jesteś bardzo produktywny i w pełni kontrolujesz własne życie i pracę? Bez względu na przekonania, jeżeli uważasz, że potrafisz świetnie zarządzać czasem, będziesz w naturalny sposób robił to wszystko, co jest zgodne z tymi przekonaniami.

Ponieważ twój pomysł na siebie powoduje, że nieustannie dążysz do osiągnięcia spójności między tym, jak sam siebie postrzegasz, a swoim obrazem zewnętrznym, jeżeli wierzysz, że potrafisz dobrze zarządzać czasem, to to przekonanie się urzeczywistni.

Możesz ukończyć wszystkie dostępne kursy zarządzania czasem, przeczytać wszystkie książki na ten temat i wypróbować różne systemy, ale jeżeli będziesz przekonany, że nie potrafisz zarządzać czasem, nic ci nie pomoże. Jeżeli masz nawyk spóźniania się na zebrania i spotkania albo uważasz się za człowieka niezorganizowanego, te nawyki staną się twoimi zachowaniami automatycznymi. Jeśli nie zmienisz własnych przekonań dotyczących osobistego poziomu efektywności i skuteczności, twoja zdolność zarządzania czasem także nie ulegnie zmianie.

Podejmij decyzję

W jaki sposób możesz rozwinąć nowe, pozytywne przekonania na temat samego siebie i twojego poziomu osobistej produktywności? Na szczęście to nie jest trudne. Po prostu musisz wykazać się pragnieniem, zdecydowaniem, determinacją i dyscypliną. Najważniejsze jest podjęcie decyzji o wykształceniu w sobie konkretnego nawyku zarządzania czasem, takiego jak punktualne przychodzenie na wszystkie spotkania. Każda zmiana w życiu zachodzi wtedy, gdy podejmujemy jednoznaczną decyzję o tym, by robić coś inaczej niż zwykle. Decyzja o dążeniu do wypracowania sobie umiejętności skutecznego zarządzania czasem to bardzo ważny pierwszy krok do sukcesu.

Zaprogramuj umysł

Kiedy już podejmiesz decyzję o tym, że chcesz się stać bardzo produktywny, powinieneś zacząć ćwiczyć szereg technik osobistego programowania.

Pierwszą z nich jest zmiana wewnętrznego dialogu. Aż 95 procent twoich emocji i działań jest pochodną twojego sposobu myślenia o sobie przez większość czasu. Jak najczęściej mów sobie, że jesteś dobrze zorganizowany i bardzo produktywny. Kiedy czujesz się przytłoczony zbyt dużą ilością pracy, zrób sobie chwilę przerwy i powiedz: „Jestem dobrze zorganizowany i bardzo produktywny”.

Jak najczęściej powtarzaj sobie, że dobrze zarządzasz czasem. Kiedy ktoś cię zapyta, jak wykorzystujesz swój czas, mów, że świetnie nim zarządzasz.

Za każdym razem, gdy mówisz, że jesteś dobrze zorganizowany, twoja podświadomość przyjmuje te słowa jako polecenie i zaczyna motywować cię i skłaniać do podjęcia kroków mających na celu lepsze zorganizowanie twoich działań.

Wyobraź sobie siebie takiego, jakim chcesz być

Drugim sposobem zmieniania własnych zachowań jest wyobrażanie sobie siebie jako człowieka doskonale zarządzającego czasem. Postrzegaj siebie jako świetnie zorganizowanego, skutecznego i kontrolującego swoje życie. Pamiętaj, że osoba, którą widzisz „wewnątrz”, jest tą samą, którą widać „na zewnątrz”.

Jeżeli już jesteś dobrze zorganizowany i bardzo produktywny, jak możesz zmienić swoje zachowanie na jeszcze lepsze? Co powinieneś robić inaczej niż teraz? Stwórz wizerunek siebie jako człowieka spokojnego, pewnego siebie, bardzo efektywnego, zrelaksowanego i zdolnego do wykonywania dużej ilości pracy w krótkim czasie.

Wyobraź sobie, jak powinna wyglądać bardzo produktywna osoba. Czy jej biurko byłoby czyste i uporządkowane? Czy sprawiałaby wrażenie robiącej wszystko bez pośpiechu i na luzie? Stwórz w myślach jasny obraz siebie jako człowieka kontrolującego swój czas i swoje życie.

Zachowuj się tak, jakbyś…

Trzeci sposób programowania własnych zachowań polega na działaniu w taki sposób, jakbyś już umiał dobrze zarządzać czasem. Myśl o sobie jak o kimś, kto świetnie organizuje wszystko, co robi. Jak byś się zachowywał, gdybyś już osiągnął biegłość w zarządzaniu czasem? Co robiłbyś inaczej niż teraz? Czym twoje podejście do czasu i osobistej efektywności różniłoby się od dzisiejszego podejścia?

Co ciekawe, nawet jeśli uważasz, że jeszcze nie potrafisz dobrze zarządzać czasem, ale udajesz, że umiesz to robić, twoje postępowanie staje się źródłem poczucia osobistej efektywności. Możesz naprawdę zmienić swoje działania, nawyki i zachowania, symulując je, dopóki ich nie opanujesz.

Koniec wersji demonstracyjnej.