Autor: Michał Culepa, Tomasz Wiśniewski Magdalena Z. Skalska

Redakcja: Anna Jagodzińska

Redakcja merytoryczna: Dariusz Dutkiewicz

Menedżer produktu: Marcin Karbowiak

Koordynator projektów wydawniczych: Anna Jagodzińska

Z-ca Dyrektora Head of B2B Market: Szymon Danowski

Koordynatorzy produkcji: Mariusz Jezierski

Okładka: Agnieszka Makowska

Zdjęcia i ilustracje: freepick

Korekta: Zespół

Skład i łamanie: Agnieszka Makowska

ISBN: 978-83-8409-175-3

Nr produktowy: 1BZ130

Copyright © by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2023

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,

tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10

Centrum Obsługi Klienta: czynne pon.–pt. w godzinach 8.00–16.00, poza godzinami pracy można pozostawić wiadomość na skrzynce głosowej, tel. 22 518 29 29 lub adres e-mail: cok@wip.pl. Poradnik „Wynagrodzenie urlopowe kierowców zawodowych” chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w nim – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejszy poradnik został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem w ysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w poradniku „Wynagrodzenie urlopowe kierowców zawodowych” wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z tym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku „Wynagrodzenie urlopowe kierowców zawodowych” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Łotewska 9a, w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

SPIS TREŚCI

- Słowo od redaktora

- Jak uwzględniać ryczałty i zaliczki w podstawie zasiłku i urlopu kierowcy

Wynagrodzenie urlopowe kierowców zawodowych

Copyright © by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2025

Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)

Słowo od redaktora

Drodzy Czytelnicy,

branża transportowa to nieustannie zmieniające się środowisko, w którym kluczowe znaczenie ma znajomość przepisów dotyczących wynagrodzeń i praw pracowniczych. Jednym z najważniejszych, a jednocześnie często problematycznych zagadnień jest wynagrodzenie urlopowe kierowców zawodowych. Właściwe jego obliczanie i wypłacanie zgodnie z obowiązującymi regulacjami to obowiązek każdego pracodawcy, ale także prawo każdego kierowcy.

Niniejszy e-book to praktyczny przewodnik, który w przystępny sposób wyjaśnia zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego, interpretację przepisów oraz najczęściej popełniane błędy. Zawiera konkretne przykłady i wskazówki, które pomogą zarówno pracodawcom, jak i pracownikom w prawidłowym rozliczaniu urlopów.

Mam nadzieję, że publikacja ta będzie dla Was cennym źródłem wiedzy i narzędziem ułatwiającym codzienną pracę w branży transportowej.

Życzę owocnej lektury!

Redakcja

Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)

Jak uwzględniać ryczałty i zaliczki w podstawie zasiłku i urlopu kierowcy

Proszę o informację, w jakiej kwocie (faktycznie wypłaconej czy po uzupełnieniu) przyjmować do podstawy zasiłku i urlopu wypoczynkowego poniższe składniki wynagrodzenia kierowcy krajowego i międzynarodowego: ryczałt za godziny nadliczbowe, ryczałt za pracę w porze nocnej, zaliczka na poczet dyżurów.

Ryczałty za godziny nadliczbowe i ryczałty za pracę w porze nocnej, podobnie jak zaliczki na poczet dyżurów są stałymi składnikami wynagrodzenia (szczegóły w uzasadnieniu).

Wynagrodzenie wraz z dodatkami za godziny nadliczbowe, jak również wynagrodzenie za pracę w porze nocnej należne pracownikom wykonującym stale pracę poza zakładem pracy, w tym kierowcom, mogą być zastąpione ryczałtem.

Jak ustalić wysokość ryczałtów w firmie transportowej

Wysokość ryczałtów pracodawca powinien ustalić na podstawie przewidywanego czasu pracy w nadgodzinach (biorąc pod uwagę dodatki odpowiednio w wymiarze 50% lub 100%) oraz przewidywanego czasu pracy w godzinach nocnych. Omawiane ryczałty są stałymi składnikami wynagrodzenia, a tym samym przysługują kierowcy nawet wtedy, gdy wypracuje mniej nadgodzin lub godzin nocnych, bądź nie realizuje ich wcale. Jeśli jednak ich liczba będzie wyższa niż, to wynika z wypłaconego ryczałtu, wówczas za godziny nadliczbowe i/lub nocne, które nie zostały objęte ryczałtem, zatrudnionemu przysługuje odpowiednio wynagrodzenie wraz z dodatkami za nadgodziny i dodatki za pracę w godzinach nocnych. Natomiast zaliczki na poczet dyżurów są stałymi składnikami wynagrodzenia, jeżeli w każdym miesiącu są wypłacane w takiej samej wysokości.

Zasiłki chorobowe w firmie transportowej

Stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (również wynagrodzenia chorobowego) nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu. Przepis ten oznacza w praktyce, że w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się jedynie te elementy płacy, które są pomniejszane za okresy ich pobierania, przy czym składniki wynagrodzenia pomniejszane:

• proporcjonalnie – przyjmuje się do podstawy po uzupełnieniu,

• w sposób inny niż proporcjonalny – w kwocie faktycznie wypłaconej bez dopełniania.

Jak pomniejszać ryczałty

Jak zaleca Główny Inspektorat Pracy (stanowisko z 29 maja 2009 r. ; GPP-110-4560-14/09/PE/RP), ryczałty ustalone w stawce miesięcznej podlegają proporcjonalnemu obniżeniu w przypadku, gdy pracownik nie przepracuje pełnego miesiąca. Stosowne postanowienia w tej sprawie trzeba umieścić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania, a u mniejszych przedsiębiorców zwolnionych z wprowadzania regulaminu – w umowach o pracę. Wówczas kwoty należnych ryczałtów pomniejsza się o 1/30 za każdy dzień niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Warto dodać, że przy pomniejszaniu bierze się pod uwagę wszystkie dni absencji zdrowotnej wskazane w zwolnieniu lekarskim, a więc łącznie z uwzględnieniem dni wolnych od pracy, niedziel i świąt.

W rezultacie, ryczałty za nadgodziny i godziny nocne powinny być proporcjonalne pomniejszane za okresy zwolnień chorobowych, a co za tym idzie, uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego/zasiłku po uprzednim uzupełnieniu.

Wynagrodzenie kierowcy za nadgodziny, gdy liczba nadgodzin przekroczyła kwotę ryczałtu

Z kolei wynagrodzenie za nadgodziny wraz z dodatkami dobowymi i średniotygodniowymi wypłacone kierowcy w sytuacji, w której liczba nadgodzin przekroczyła kwotę ryczałtu, a także wynagrodzenie za godziny nocne przekraczające ryczałt, z zasady uwzględnia się w podstawie wymiaru świadczeń w kwocie faktycznie wypłaconej, bez dopełniania.

Natomiast nie powinno się pomniejszać za czas choroby zaliczek na poczet dyżurów. Wynika to z faktu, że ryczałty przysługują kierowcy nawet w przypadku, gdy nie realizował w danym miesiącu godzin nadliczbowych lub nocnych, natomiast zaliczki na poczet dyżurów rozlicza się „w obie strony” tzn. potrąca lub uzupełnia.

W efekcie kierowca, któremu wypłacono je w kwocie wyższej lub niższej, niż należna musi otrzymać odpowiednio wyrównanie albo pracodawca potrąci nadpłatę. W konsekwencji, zaliczki na poczet dyżurów włącza się do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych w kwocie faktycznie wypłaconej bez dopełniania. Nie uzupełnia się także wyrównania zaliczki należnej kierowcy, gdy liczba godzin dyżurów okaże się wyższa od uwzględnionej w kwocie wypłaconej zaliczki.

Kierowcy międzynarodowi a podstawa wymiaru składek

Warto pamiętać, że – w odniesieniu do kierowców międzynarodowych – ustalona dla nich podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne odpowiada kwocie wynagrodzenia brutto tylko wtedy, gdy wynagrodzenie to jest niższe od przeciętnego (w 2025 roku – od kwoty 8673 zł). Wówczas bowiem nie odlicza się od niego równowartości diet, a jako podstawę wymiaru składek przyjmuje się faktyczną kwotę wynagrodzenia. Jeśli natomiast miesięczne wynagrodzenie kierowcy przekracza wskazaną kwotę, a tym samym zostało pomniejszone o równowartość diet, to podstawa wymiaru składek społecznych nie jest tożsama z wysokością tego wynagrodzenia. Z kolei podstawa wymiaru świadczenia chorobowego nie może być wyższa od podstawy oskładkowania pomniejszonej o 13,71% składek ZUS.

Jak ustalić wynagrodzenie urlopowe kierowcy

Przechodząc do ustalania wynagrodzenia urlopowego kierowcy, oblicza się je analogicznie jak dla pozostałych zatrudnionych. Zawsze zatem trzeba mieć na względzie podstawową zasadę wynikającą z art. 172 Kodeksu pracy, w myśl której za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Szczegółowe zasady wyliczania tego wynagrodzenia określa rozporządzenie urlopowe. Stosownie więc do regulacji zawartych w powołanym rozporządzeniu, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. W praktyce oznacza to, że ze stałych elementów płacy nie wyodrębnienia się wynagrodzenia za czas przepracowany oraz za urlop. Z kolei tzw. średnią urlopową ustala się ze zmiennych składników wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc. Uwzględnia się je przy kalkulowaniu tej średniej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadku znacznego wahania ich wysokości z okresu dłuższego, nieprzekraczającego jednak 12 miesięcy. Składników wynagrodzenia za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. kwartalnych, półrocznych, czy rocznych) nie włącza się do średniej urlopowej, tylko wypłaca w terminach ich wypłat przyjętych u danego pracodawcy.

W celu wyliczenia średniej urlopowej należy:

• podstawę wymiaru ustaloną ze zmiennych miesięcznych składników wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin, w których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego podstawa ta jest ustalana, a następnie,

• tak obliczone wynagrodzenie za 1 godzinę pracy pomnożyć przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „liczba godzin, w których pracownik wykonywał pracę” oznacza wszystkie faktycznie przepracowane godziny w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy. Godziny nieprzepracowane z powodu np. absencji zdrowotnej, urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, bezpłatnych itd. należy zatem odjąć od nominalnego wymiaru czasu pracy dla danego okresu, natomiast godziny nadpracowane, np. nadliczbowe – trzeba dodać.

Ryczałty nie powinny być pomniejszane o okresy korzystania przez kierowcę z urlopu wypoczynkowego. W innym przypadku nastąpiłoby naruszenie powołanego powyżej przepisu art. 172 Kodeksu pracy, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. W rezultacie stałe składniki wynagrodzenia, do których zaliczają się również ryczałty, powinny za czas urlopu zostać wypłacone w kwocie należnej kierowcy w miesiącu korzystania z urlopu. Nie powinno się także pomniejszać zaliczek na poczet dyżurów.

Natomiast wyrównanie ryczałtów za godziny nadliczbowe i godziny nocne, a także wyrównanie zaliczek na poczet dyżurów kwalifikuje się jako zmienne elementy płacy. Wylicza się z nich zatem średnią urlopową w sposób wskazany powyżej.

Podstawa prawna:

• Art. 4 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r., poz. 220)

• Art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r., poz. 277 ze zm.)

• Art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r., poz. 501)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacaniawynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2 poz. 14 ze zm.)

Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)

Table of Contents

SPIS TREŚCI

Wynagrodzenie urlopowe kierowców zawodowych

Słowo od redaktora

Jak uwzględniać ryczałty i zaliczki w podstawie zasiłku i urlopu kierowcy

Jak ustalić wysokość ryczałtów w firmie transportowej

Zasiłki chorobowe w firmie transportowej

Jak pomniejszać ryczałty

Wynagrodzenie kierowcy za nadgodziny, gdy liczba nadgodzin przekroczyła kwotę ryczałtu

Kierowcy międzynarodowi a podstawa wymiaru składek

Jak ustalić wynagrodzenie urlopowe kierowcy