Magdalena Chomuszko

Sage Kadry i Płace One Payroll

edycja 2018b Materiały do samodzielnej nauki

Projektant okładki Magdalena Chomuszko

Redaktor Magdalena Chomuszko

© Magdalena Chomuszko, 2017

© Magdalena Chomuszko, projekt okładki, 2017

Program firmy Sage wspierający zarządzanie kadrami i płacami ewaluował w ostatnim czasie, by obecnie móc zaproponować nowoczesny produkt, z pomocą którego działy HR mogą skutecznie wesprzeć swoją prace.

Książka przeznaczona jest dla osób korzystających w pracy z programu Sage Kadry i Płace, aby mogły podnieść swe umiejętności, a także dla tych, którzy pragną samodzielnie się go nauczyć. Materiały zawarte w publikacji z powodzeniem mogą także zostać wykorzystane na szkoleniach z obsługi programu.

ISBN 978-83-8126-345-0

Książka powstała w inteligentnym systemie wydawniczym Ridero

Spis treści

1. Sage Kadry i Płace One Payroll

2. Wprowadzenie

3. Instalacja programu Sage Kadry i Płace

4. Rozpoczęcie pracy z programem

1. Tworzenie nowej firmy

2. Założenie firmy demonstracyjnej

3. Archiwizacja danych

4. Poruszanie się po oknach programu

5. Czynności początkowe

1. Wprowadzenie nowego pracownika do systemu

2. Dane związane z pracownikiem

6. Naliczanie wynagrodzeń

1. Wynagrodzenia standardowe — podstawowe

2. Wynagrodzenia dodatkowe

7. Ćwiczenia do samodzielnego wykonania

8. Codzienna praca z programem

1. Zarządzanie okresami płacowymi

2. Ewidencja danych związanych z płacami

3. Umowy cywilno — prawne (UCP)

4. Wydruki standardowe i definiowane

5. Rozliczenia płacowe

9. Ćwiczenia do samodzielnego wykonania

10. Inne czynności

1. Rozwiązanie umowy o pracę

2. Pożyczka KZP

3. Zestawienia, zaświadczenia i przypomnienia

4. Księgowanie listy płac

11. Ćwiczenia do samodzielnego wykonania

12. Zagadnienia zaawansowane

1. Tworzenie własnych elementów płacowych

2. Tworzenie własnych wzorców płacowych

3. Modyfikowanie systemów wynagrodzeń

4. Zarządzanie użytkownikami w systemie

13. Ćwiczenia do samodzielnego wykonania

Wprowadzenie

Program firmy Sage wspierający zarządzanie kadrami i płacami ewaluował w ostatnim czasie, by obecnie móc zaproponować nowoczesny produkt, z pomocą którego działy HR będą mogły skutecznie wesprzeć swoją prace.

Zagadnienia kadrowo płacowe nie należą do najłatwiejszych, dlatego program Sage Kadry i Płace by sprostać wymaganiom Użytkowników wynikającym z tych zagadnień, proponuje wiele możliwości i dość rozbudowaną funkcjonalność. Jednak Sage, autor oprogramowania przygotował również łatwą ścieżkę obsługi programu, która jest intuicyjna i przyjazna, pozwalająca na szybkie poznanie podstawowej obsługi programu.

Książka prezentuje poziom średnio zaawansowany, wprowadzając do trudniejszych zagadnień poprzez łatwiejsze tematy. Prezentuje zarówno proste, jak i bardziej zaawansowane sposoby obsługi programu. Przykłady i ćwiczenia do samodzielnego wykonania są tym elementem, za pomocą którego można zrozumieć filozofię programu i sprawdzić swoje umiejętności. Czytelnik po przerobieniu przedstawionego w tej publikacji materiału, powinien już bez problemu móc korzystać programu Sage Kadry i Płace.

Instalacja programu Sage Kadry i Płace

Na stronie Sage[1], gdzie można pobrać wersje demo programów, a właściwie gdzie można pozostawić swoje dane (adres e-mail), na które zostanie wysłany link do programów Sage Symfonia 2.00, można zaopatrzyć się w wersję demo programów.

Link, jaki zostanie wysłany na podany na stronie Sage mail, pozwoli pobrać plik instalatora, z pomocą którego można zainstalować na swoim komputerze wszystkie moduły pakietu Sage Symfonia. Uruchamiając go, w pierwszym kroku zostanie on rozpakowany w katalogu tymczasowym (rys.1).

Rysunek 1. Rozpakowanie instalatora do katalogu tymczasowego

Po rozpakowaniu instalatora, zostanie wyświetlone okno, z wyborem czynności do wykonania (rys. 2). Korzystając z menu, można zainstalować następujące programy Sage Symfonia:

— Finanse Księgowość,

— Handel,

— Środki Trwałe,

— Pozostałe oprogramowanie, dokumentację czy Pervasive.

Natomiast instalatora dla programu Sage Kadry i Płace, można dopiero pobrać poprzez kliknięcie na drugiej pozycji: Pobierz Sage Kadry i Płace.

Rysunek 2. Zawartość instalatora Sage Symfonia

Rozpoczęcie pobierania instalatora do programu Kadry i Płace, będzie prezentowane różnie, w zależności od przeglądarki, jaka jest używana. Na prezentowanym rysunku 3, jest to przeglądarka Internet Explorer.

Rysunek 3. Pobieranie instalatora do programu Kadry i Płace

Po ściągnięciu pliku i zapisaniu go na dysku, można rozpocząć instalację programu Sage Kadry i Płace, klikając w menu instalatora w pozycji drugiej (rys. 4). Z tego miejsca można również skorzystać z pomocy (pod warunkiem włączonego Internetu) czy dokumentacji.

Wybierając Instaluj Sage Kadry i Płace rozpoczynamy instalację programu, która odbywa się automatycznie. Pierwsze okno, jakie zostanie wyświetlone, to informacja o brakujących komponentach, które powinny być zainstalowane, aby program mógł poprawnie pracować.

W zależności od wersji systemu operacyjnego Windows oraz już zainstalowanych innych programów, ta lista może być trochę inna niż na rysunku 5.

Rysunek 4. Menu instalatora Sage Kadry i Płace

Rysunek 5. Uruchomienie kreatora instalacji programu Sage Kadry i Płace

Korzystając z przycisku Instaluj, rozpoczynamy proces instalacji programu (rys. 6).

Rysunek 6. Uruchomienie kreatora instalacji programu Sage Kadry i Płace

Przyciskiem Dalej, przechodzimy do kolejnego okna (rys. 7).

Rysunek 7. Akceptacja umowy licencyjnej

Po zaakceptowaniu warunków umowy licencyjnej, wciskając przycisk Dalej, przechodzimy do kolejnego okna (rys. 8).

Rysunek 8. Definiowanie miejsca instalacji

W oknie przedstawionym na rys. 8, podany jest katalog docelowy instalacji programu. Zalecane jest nie zmieniać go, ale jeśli jest to konieczne, można wykonać tę czynność korzystając z przycisku Zmień. Po wskazaniu katalogu instalacji, przyciskiem Dalej, przechodzimy do kolejnego okna.

Rysunek 9. Okno podsumowujące przed instalacją programu

W oknie zaprezentowanym na rys. 9, widać informację o tym, że kreator jest gotowy do rozpoczęcia instalacji. Przyciskiem Instaluj, rozpoczynamy instalowanie programu Sage Kadry i Pałce na komputerze.

Rysunek 10. Zakończenie instalacji

W oknie, w którym zostanie wyświetlona informacja o zakończeniu instalacji programu, przechodzimy do dalszej instalacji, a mianowicie silnika bazy danych SQL Express. Checkbox może zostać wyłączony, jeśli na komputerze już jest zainstalowany SQL.

Rysunek 11. Akceptacja umowy licencyjnej dla instalacji SQL Express

Po zaakceptowaniu warunków umowy licencyjnej instalacji SQL Express, przyciskiem Dalej, przechodzimy do kolejnego okna.

Rysunek 12. Konfiguracja konta administratora SQL Express

Zalecane jest skorzystanie z domyślnej konfiguracji. Konto dla administratora serwera SQL tworzone jest automatycznie dla użytkownika zalogowanego do systemu Windows. Przy domyślnej konfiguracji, czynności związane z wykonywaniem kopii bezpieczeństwa, czy jej odtwarzanie, nie będą wymagały podawania hasła.

Można również w tym miejscu ewentualnie dodać własne hasło dla użytkownika saSage, ale wówczas archiwizacja, odtwarzanie danych, czy tworzenie nowej firmy będą wymagały podania hasła.

Rysunek 13. Instalacja SQL Express

Po wciśnięciu przycisku Dalej, możemy obserwować postęp instalacji i konfiguracji.

Rysunek 14. Konfiguracja SQL Express

W oknie przedstawionym na rysunku 15, wciskając przycisk Install uruchamiamy konfigurację i instalację SQL Server.

Rysunek 15. Instalacja i konfiguracja SQL Expres

Rysunek 16. Instalacja SQL Serwer

Rysunek 17. Okno informujące o pomyślnym zakończeniu instalacji

Przyciskiem Zakończ, zamykamy okno.

Rysunek 18. Ikony skrótów na pulpicie

Po zakończonej instalacji na pulpicie zostaną utworzone skróty do programu Sage Kadry i Płace oraz Sage Symfonia Repozytorium Dokumentów (rys. 18).

[1] http://www.sage.com.pl/pobierz-demo/sage-symfonia/pobierz-demo-sage-symfonia

Rozpoczęcie pracy z programem

Program uruchamiamy ze skrótu [Sage Kadry i Płace], który podczas instalacji, z reguły jest umieszczany na pulpicie. Na końcu poprzedniego rozdziału został on zaprezentowany.

W pierwszym okienku, jakie zostanie otworzone (rys. 19), Użytkownik może wykonać kilka czynności:

— Otworzyć (uruchomić) firmę,

— Dodać nową firmę,

— Odłączyć istniejącą firmę.

Jeśli program jest wykorzystywany tylko dla jednej firmy, wówczas można wyłączyć opcję otwierania pierwszego okna Lista firm. Wykonamy to, zaznaczając pole w lewym dolnym rogu, jak to zostało zaprezentowane na rys. 19.

Rysunek 19. Lista Firm — okno powitalne programu Sage Kadry i Płace

Jednak jeśli z programu korzysta np. biuro rachunkowe, wówczas pierwsze okno Lista Firm jest niezbędne i nie należy go wyłączać.

Na rys. 19 widać dwie firmy: First S.A. oraz SKS. Pierwsza z nich w polu status ma oznaczenie zielonego znaczka [1], które informuje o tym, że dane firmy są zgodne z wersją programu. Natomiast druga firma (SKS), posiada oznaczenie statusu jako wykrzyknik w pomarańczowym kółku [2] i oznacza to, że dane firmy nie są zgodne z wersją programu i należy je skonwertować. Konwersja jest automatyczna i wystarczy uruchomić firmę, by reszta czynności została wykonana przez program, bez udziału Użytkownika. Po wykonaniu konwersji danych, Użytkownik zostanie poproszony o ponowne uruchomienie firmy. Uruchomienie można wykonać poprzez dwukrotne kliknięcie na nazwie firmy, lub zaznaczając wybraną firmę i korzystając z przycisku Uruchom. Okienko, jakie Użytkownik wówczas zobaczy, prezentuje rysunek 20.

Rysunek 20. Okno logowania do firmy

Rys. 20 przedstawia okno logowania do firmy. W zależności od sposobu zainstalowania programu, Użytkownik może się zalogować poprzez tzw. logowanie zintegrowane (jako użytkownik Windows), lub poprzez logowanie standardowe. Różnica między jednym a drugim logowaniem polega na tym, że w pierwszym przypadku Użytkownik nie musi wprowadzać parametrów logowania, tylko wchodzi do programu poprzez przycisk [Zaloguj], przy zaznaczonym checkboxie [Zaloguj jako użytkownik Windows]. Natomiast przy logowaniu standardowym podczas logowania do firmy, trzeba wprowadzić parametry: Użytkownik oraz jego Hasło.

Powracając jeszcze do okienka na rys. 19, trzeba tutaj napisać, że oprócz omówionych dwóch statusów [1] i [2] dla danych firm, może wystąpić jeszcze jeden: — brak połączenia z bazą. Jest to czerwony znaczek z krzyżykiem w środku.

Ponadto wygląd tego okienka (rys. 19), Użytkownik może modyfikować. Domyślnie kolumny są ustawione w kolejności: 1. Status, 2. Firma. Jeśli przeciągniemy myszką nagłówek kolumny Status w miejsce nagłówka Firma, wówczas kolejność zostanie zmieniona. Użytkownik może również dodawać kolumny. W tym celu, trzeba stojąc na nagłówku tabeli, prawym przyciskiem myszy otworzyć menu kontekstowe i wybrać: Pokaż wybór kolumn, tak, jak to zostało przedstawione na rys. 21.

Rysunek 21. Dodawanie kolumn w tabelce Lista Firm

Okienko, jakie zostanie wyświetlone zawiera propozycje trzech kolumn: Baza, Serwer, Wersja (rys.22). Metodą [przeciągnij i upuść], można poukładać widok tabelki z rys. 19, zgodnie z własnymi potrzebami i upodobaniami (rys. 23).

Rysunek 22. Dodatkowe kolumny dla okna powitalnego

Na rysunku 23, zamieniono kolejność kolumn (firma na pierwszym miejscu) oraz dodano kolumnę z informacją o wersji bazy danych.

W pierwszym oknie pod przyciskiem Dodaj firmę, jest ukrytych kilka funkcjonalności, jakie zostały zaprezentowane na rys. 24.

Rysunek 23. Zmodyfikowana tabela w okienku powitalnym

W oknie kreatora dodawania firmy, można również dołączyć już istniejącą firmę, odtworzyć z archiwum dane firmy lub założyć firmę demonstracyjną. Ta ostatnia jest bazą wypełnioną danymi, oferując dobre środowisko do nauki.

Rysunek 24. Kreator dodawania nowej firmy

Tworzenie nowej firmy

Wybierając pierwszą opcję rozpoczynamy zakładanie firmy, w której będzie realizowana praca w programie Sage Kadry i Płace. Po zaznaczeniu opcji Tworzenie nowej firmy, korzystając z przycisku Dalej, przechodzimy do kolejnego okna (rys. 25).

Rysunek 25. Dodawanie nowej firmy — okno 1

W oknie Serwer, powinna się pojawić automatycznie nazwa serwera. W wyjątkowych sytuacjach nazw może być więcej niż jedna, ale wówczas z reguły w zakładaniu firmy towarzyszy konsultant. W polu Baza danych, wprowadzamy nazwę, jaką określimy tworzoną firmę (to nie jest jeszcze jej nazwa formalna). Korzystając z przycisku Dalej, przechodzimy do kolejnego okna (rys. 26). Jeśli na komputerze nie ma zainstalowanego wcześniej serwera SQL, wówczas dodanie nowej bazy odbędzie się w oparciu o domyślne parametry logowania do serwera SQL, jakie zostały zdefiniowane podczas jego instalacji i przejście do kolejnego okienka (rys. 26) odbędzie się bez dodatkowych komunikatów.

Natomiast w przypadku, gdy serwer SQL już był na komputerze (np. w przypadku gdy z jego wykorzystaniem pracują inne programy), wówczas po przyciśnięciu przycisku Dalej, Użytkownik zostanie poproszony o parametry logowania zdefiniowane podczas wcześniejszej instalacji serwera SQL. W kroku drugim można również zrezygnować z domyślnych ustawień dla logowania i korzystając z opcji Ustawienia dodatkowe (rys. 25), zmienić je według własnego uznania.

Rysunek 26. Dodawanie nowej firmy — okno 2

W oknie tym wypełniamy dane firmy, czyli jej nazwę pełną, skróconą (zgłoszoną na ZPA do ZUS) oraz numer NIP. Domyślnie podczas zakładania nowej firmy są tworzone dla niej parametry logowania w postaci użytkownika admin bez hasła.

Można też w tym miejscu założyć swoje parametry logowania, zaznaczając pole Chcę teraz zmienić login i hasło użytkownika administracyjnego.

Rysunek 27. Dodawanie nowej firmy — okno 3

W kolejnym trzecim oknie, jakie zostanie wyświetlone pojawia się informacja o tym, że firma nie jest zarejestrowana. Oznacza to, że w trakcie zakładania firmy w oparciu o jej numer NIP jest przeprowadzana weryfikacja jej istnienia w bazie Sage.

W przypadku, gdyby wprowadzony numer NIP został już zarejestrowany, wówczas firma automatycznie jest aktywowana i nie posiada już żadnych ograniczeń czasowych. Można również w tym miejscu zarejestrować firmę poprzez zaznaczenie pola Chce zarejestrować firmę. Można także nie rejestrować firmy i na fikcyjnych danych wypróbować wszystkie funkcjonalności programu przez 30 dni.

Korzystając z przycisku Załóż firmę, rozpoczynamy proces tworzenia nowej firmy (rys. 28).

Rysunek 28. Tworzenie nowej firmy

Ostatnie okno, jakie zostanie wyświetlone podczas zakładania firmy (rys. 29) to okno, w którym są wyświetlone informacje podsumowujące.

Rysunek 29. Tworzenie nowej firmy, podsumowanie

Od tego momentu w programie pojawi się nowa firma, w której Użytkownik może już wprowadzać dane i na niej pracować.

Rysunek 30. Logowanie do nowej firmy

Podczas pierwszego uruchomienia firmy, system wymusza na Użytkowniku wprowadzenie hasła do logowania.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt tego, że dane zbierane w programach kadrowo płacowych powinny być bezwzględnie zabezpieczone hasłem z uwagi na ochronę danych osobowych.

W oknie, które zostanie otworzone (rys. 31), wyświetlona jest informacja o wymogach względem definiowanych haseł, są to:

— hasło musi zawierać nie mniej niż 8 znaków i nie więcej niż 40 znaków,

— hasło musi być zmieniane co 30 dni,

— hasło musi zawierać litery,

— hasło musi zawierać cyfry,

— hasło musi być różne od 3 ostatnich haseł.

Rysunek 31. Wymagania dla hasła zgodnie z domyślną polityką haseł

Po zatwierdzeniu komunikatu przyciskiem OK, zostanie wyświetlone okno, w którym Użytkownik będzie mógł wprowadzić swoje hasło i po zatwierdzeniu jego, wyświetlony zostanie komunikat o zmianie hasła (rys. 33).

Jeśli podczas zakładania firmy postępowaliśmy zgodnie z domyślnymi procedurami, wówczas w polu Stare hasło, nic nie wpisujemy (domyślnie nie zostało ono ustawione), natomiast w polach Nowe hasło i Powtórz nowe hasło, wprowadzamy swoje aktualne hasło.

Rysunek 33. Potwierdzenie zmiany hasła.

Po zatwierdzeniu okienka Zmiana hasła (rys. 33), zostanie otworzone okno, w którym realizowane są raporty, z których korzysta program. Jest to jednorazowa operacja, wykonywana tylko podczas pierwszego uruchomienia firmy.

Rysunek 34. Przygotowanie programu do pracy — generowanie raportów

Po wygenerowaniu raportów i automatycznych modyfikacji w bazie, potrzebnych do prawidłowej pracy z programem, zostanie wyświetlony komunikat (rys. 35), który po zaakceptowaniu przyciskiem OK, spowoduje zamkniecie i ponowne uruchomienie firmy.

Rysunek 35. Komunikat po automatycznych modyfikacjach bazy

Po ponownym uruchomieniu firmy, Użytkownik wpisuje swoje hasło, za pomocą którego może zalogować się do nowoutworzonej firmy (rys. 36).

Rysunek 36. Logowanie do firmy po ponownym uruchomieniu

Założenie firmy demonstracyjnej

Korzystając z przycisku Dodaj firmę, w oknie Lista Firm (rys. 19), można również założyć w programie firmę demonstracyjną. Jak to zostało wcześniej wspomniane, firma demo jest dobrym środowiskiem do nauki obsługi programu.

Aby ją założyć, należy zaznaczyć ostatnią pozycję w oknie kreatora dodawania firmy (rys. 37) i przyciskiem Dalej, przejść do kolejnego okna.

Rysunek 37. Zakładanie firmy demo

W kolejnym oknie (rys. 38), będzie już wypełnione pole Serwer, także można od razu przejść do następnego okna za pomocą przycisku Dalej. Warunkiem, by można było dalej przejść bez wprowadzania żadnych dodatkowych informacji, jest instalacja serwera SQL według ustawień domyślnych z instalatora KiP. W przeciwnym wypadku, podobnie jak to zostało już opisane wcześniej, trzeba podać parametry logowania do serwera SQL.

Rysunek 38. Definiowanie serwera dla firmy demo

W następnym oknie (rys. 39), również będzie wypełnione pole Baza danych, więc wystarczy przyciskiem Załóż firmę, uruchomić proces tworzenia firmy demo. Będzie on trochę dłużej trwał niż podczas zakładania nowej firmy, ale nie powinien zabrać więcej czasu jak 5—10 minut. Podczas zakładania firmy demo, jest ona również napełniana danymi, dlatego proces jej tworzenia jest dłuższy.

Rysunek 39. Tworzenie bazy danych dla firmy demo

Ostatnie okno (rys. 40), to podsumowanie wszystkich informacji o firmie demo.

Rysunek 40. Informacja podsumowująca

Po wykonaniu tych czynności, firma demo pojawi się na liście firm (rys. 41). Status firmy wskazuje na niezgodność wersji danych z wersją programu, więc baza firmy demo wymaga konwersji. Jak to zostało wcześniej napisane, konwersja bazy zostanie przeprowadzona automatycznie podczas pierwszego uruchomienia firmy.

Rysunek 41. Firma demo na liście firm

Archiwizacja danych

Bardzo ważnym zagadnieniem w pracy z programami wspierającymi zarządzanie przedsiębiorstwem, jest zabezpieczenie ich danych. Programy tego typu gromadzą wiele informacji będących podstawą do rozliczeń z urzędami. Ponadto są źródłem innych ważnych sprawozdań, raportów czy zestawień. Zgodnie z przepisami dane te muszą być przechowywane 5 lat, a dla danych związanych z wynagrodzeniami pracowników i ich pracą, jest to okres aż 50 lat.

Jednym z takich programów jest na pewno też program wspierający zarządzanie kadrami i płacami. Mechanizm archiwizujący dane powinien być standardową funkcjonalnością oprogramowania kadrowo płacowego, łatwo uruchamiany przez Użytkownika. Tak właśnie jest w programie Sage Kadry i Płace. Archiwizację można wykonać na kilka sposobów:

Pierwszy sposób:

Podczas kończenia pracy z programu i zamykania go, standardowo pojawia się zapytanie o to, czy ma być wykonana kopia bezpieczeństwa firmy (rys. 42).

Jeśli Użytkownik wybierze przycisk Tak, wówczas archiwizacja zostanie przeprowadzona automatycznie (rys. 43).

Rysunek 42. Okienko inicjujące archiwizację podczas opuszczania programu

W oknie przestawionym na rys. 43, wskazany jest również katalog archiwizacji: D:\SQL\SQL2014\Backup. Katalog ten może być inny gdy korzystaliśmy z domyślnych parametrów instalacji.

Jednak należy tutaj wspomnieć o bardzo ważnej kwestii: archiwizacja nie powinna być robiona na dysku komputera, na którym zbierane są dane podczas pracy z programem.

W wypadku utraty danych w programie (uszkodzenie dysku, utrata komputera), tracone są wówczas także pliki archiwum. Dlatego ważną rzeczą jest również prawidłowe zdefiniowanie miejsca przechowywania archiwum.

Nie będzie również błędem wykonanie kopii na dysku komputera, na którym są również dane programu, a następnie skopiowanie jej na dysk zewnętrzny i zabezpieczenie go przed utratą.

Rysunek 43. Informacja o archiwizacji danych programu Sage Kadry i Płace

W oknie Kopia bezpieczeństwa, można zmienić zarówno nazwę pliku archiwum [Nazwa kopii], jak i katalog jego przechowywania [Katalog] (rys. 43). Nazwa kopii standardowo jest połączeniem nazwy firmy z dokładną datą utworzenia kopii. Katalog, w którym będzie zapisana kopia można również zmienić, zaznaczając checkbox: Kopia bezpieczeństwa w innym katalogu, ale nie jest to zalecane.

Za pomocą przycisku Wykonaj, rozpoczynamy tworzenie kopii danych.

Ostatnie okno, jakie zostanie w procesie archiwizacji otworzone, to okno podsumowania (rys. 44).

Z tego okna można bezpośrednio przejść do katalogu, w którym został zapisany plik archiwum, klikając na linku [3].

Rysunek 44. Okno podsumowania procesu archiwizacji

Częstotliwość przypomnień o wykonaniu archiwum podczas kończenia pracy z programem, domyślnie jest ustawiona na 2 dni. Użytkownik może to zmienić, poprzez zdefiniowanie innej częstotliwości, lub w ogóle przypomnienia wyłączyć. Operację tę można wykonać w Ustawieniach programu (rys. 45).

Rysunek 45.

Rysunek 46. Menu — polecenie wykonania kopii bezpieczeństwa

Drugi sposób:

Drugi sposób polega, na manualnym wywołaniu procesu tworzenia kopii danych poprzez wywołanie procedury archiwizacji korzystając z polecenia umieszczonego w górnym menu głównego okna programu: Firma -> Kopa bezpieczeństwa (rys. 46).

Trzeci sposób:

Trzeci sposób, jest przeznaczony już dla informatyków. Można bezpośrednio w SQL Server Management Studio zdefiniować tzw. „job”, który będzie wykonywał kopię danych automatycznie według określonego harmonogramu.

Poruszanie się po oknach programu

W głównym oknie programu u góry znajduje się menu, a poniżej przyciski paska narzędziowego (rys. 47).

Rysunek 47. Górna część głównego okna programu

Po rozwinięciu menu spod polecenia Firma, można wykonać takie czynności jak zmiana użytkownika, pobranie IdFk dla pracowników z modułu finansowo księgowego, wyeksportować dane — m.in. o pracownikach, zaimportować dane płacowe, kadrowe, a także zaimportować e-zwolnienia. Program posiada funkcjonalność importowania elektronicznych zaświadczeń lekarskich, pobranych z PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych), w formacie csv. W tym miejscu można również — jak to zostało wcześniej napisane — wykonać kopię bezpieczeństwa, a także ją odtworzyć.

Rysunek 48. Menu górne: Firma

Kolejne polecenie z górnego menu, to Funkcje (rys. 49). Z tego miejsca można otworzyć okna: Pracowników, Wzorców kadrowo-płacowych, Firmy, List płac, Okresów, czy Zdarzeń. Można również tutaj wejść do Kartotek oraz Ustawień.

Rysunek 49. Menu górne: Funkcje

Następne polecenie górnego menu, to Administracja (rys. 50). Z tego miejsca można zarządzać użytkownikami oraz ich uprawnieniami, a także licencjami. Tutaj również jest zdefiniowana polityka haseł.

Rysunek 50. Menu górne: Administracja

Za Administracją, znajduje się polecenie Okno. Można tutaj określić położenie paska narzędziowego oraz porządkować okna (rys. 51).

Rysunek 51. Menu górne: Okno

Ostatnie polecenie w menu górnym okna głównego, to Pomoc (rys. 52). Z tego miejsca Użytkownik ma dostęp do wielu informacji o programie takich jak: pomoc online, czy umowy licencyjne, bądź dokumentacja.

Rysunek 52. Menu górne: Pomoc

Na pasku narzędziowym, znajdującym się poniżej menu, są przyciski, które również służą do poruszania się po programie. Pasek narzędziowy, Użytkownik może umieścić na górze okna, po prawej lub po lewej jego stronie, tak aby było mu wygodnie pracować. Można to wykonać za pomocą polecenia menu zaprezentowanego na rys. 51.

Pierwszy z przycisków znajdujących się na pasku narzędziowym, to przycisk otwierający okno Pracownicy (rys. 53). Jest to okno, w którym jest realizowana niemalże cała podstawowa praca z programem. Okno to, składa się z lewego i prawego panelu. W prawym panelu wprowadzani są pracownicy oraz informacje związane z ich pracą. Lewy panel natomiast służy do porządkowania danych, czyli grupowania, wyszukiwania itp.

Rysunek 53. Okno Pracownicy

Kolejny przycisk otwiera okno Wzorców (rys. 54). Wzorce, to zestawy elementów, które mogą być wykorzystane jako całość podczas budowania systemu wynagrodzeń pracownika. Zarządzanie płacami poprzez wzorce bardzo ułatwia pracę w programie. Najczęściej wykorzystywanym wzorcem w programie jest wzorzec Pracownik etatowy. Wzorzec ten jest zbudowany m.in. z takich elementów jak: kwota brutto, składka na ubezpieczenie emerytalne finansowane przez ubezpieczonego, składka na ubezpieczenie rentowe finansowane przez ubezpieczonego, zaliczka na podatek dochodowy odprowadzony do US, czy składka na ubezpieczenie zdrowotne. Są to elementy wykorzystywane w każdym podstawowym wynagrodzeniu pracy na etacie. W lewym górnym rogu prawego panelu, podana jest liczba standardowych wzorców dostarczonych w programie (114), jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby Użytkownik tworzył własne wzorce na potrzeby wynagrodzeń w jego firmie.

Rysunek 54. Okno Wzorce

Następny, trzeci przycisk otwiera okno, w którym Użytkownik zarządza danymi globalnymi, czyli danymi Firmy (rys. 55).

Rysunek 55. Okno Firma — Dane firmy

Okno Firmy jest trochę inaczej zorganizowane, ponieważ dane szczegółowe wprowadzane są poprzez zakładki umieszczone na dole okna. Na pierwszej zakładce Dane Firmy, podane są dane podstawowe takie jak nazwa, NIP, adres. Druga zakładka Dane Kadrowe (rys. 56), to miejsce w którym zbierane są dane globalne takie jak parametry ZUS, parametry podatkowe ustawowe, czy parametry i ustawienia. Tutaj także wprowadza się pozostałe dane firmy takie jak numery rachunków bankowych, REGON, organ rejestrowy czy inne dane firmowe.

Rysunek 56. Okno Firma — Dane Kadrowe

Trzecia zakładka Kalendarz, zbiera dane firmy własnie poprzez jej kalendarz (rys. 57). Tutaj definiuje się globalne dni pracy i dni wolne. Domyślnie wprowadzony jest kalendarz z pięcioma dniami pracy, od poniedziałku do piątku oraz wprowadzonymi na dany rok dniami wolnymi, jakimi są soboty, niedziele oraz święta. Jeśli firma ma inny tryb pracy, wówczas tutaj musi go zdefiniować, poprzez dedykowany kalendarz.

Rysunek 57. Okno Firma — kalendarz

Na czwartej zakładce System (rys. 58), prezentowany jest system wynagrodzeń firmy w danym okresie. W tym miejscu można również budować domyślny system wynagrodzeń, który jest automatycznie przenoszony podczas zakładania nowych okresów płacowych. Jest to omówione w dalszej części książki. Okno System składa się z dwóch paneli: lewego i prawego. W lewym panelu przedstawiony jest system wynagrodzeń firmy, a w prawym panelu znajdują się wszystkie dostępne w programie elementy, z których można budować wynagrodzenia. Prawy panel w dolnej części posiada dwie zakładki: Katalogi i Kategorie. W obu zakładkach jest prezentowana ta sama zawartość, ale jest ona inaczej pogrupowana.

Rysunek 58. Okno Firma — System

Na zakładce Katalogi, elementy kadrowo-płacowe są pogrupowane merytorycznie tak, jak to przedstawia rysunek 59. Natomiast na zakładce Kategorie, elementy są pogrupowane funkcjonalnie (rys. 60), gdzie m.in.:

— składniki, to elementy, które tworzą podstawę systemu, takie jak: wynagrodzenie zasadnicze, premia, wynagrodzenie za godziny nocne, itp.

— parametry, to elementy służące do przeliczeń wynagrodzeń, takie jak: procent dodatku stażowego, miesięczna ulga podatkowa, czy miesięczne koszty uzyskania.

— obciążenia, to te elementy, które pojawiają się w systemie wynagrodzeń za kwotą netto.

— naliczenia, to elementy, które są wynikiem przeliczeń pomiędzy składnikami a parametrami. Przykładami są: składka na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, zaliczka do US, itp.

Rysunek 59. Elementy kadrowo-płacowe pogrupowane merytorycznie

Rysunek 60. Elementy kadrowo-płacowe pogrupowane funkcjonalnie

W oknie Firma, dolnej zakładki System, znajdują się także zakładki u góry okna:

— Składniki wynagrodzeń,

— Wartości domyślne,

— Statystyki,

— Miesiące-lata.

Składniki wynagrodzeń zostały pokrótce już omówione powyżej. Kolejna górna zakładka to Wartości domyślne. Prezentowane w tym oknie wartości domyślne dotyczą konkretnych okresów płacowych (rys. 61), które są widoczne w górnej części okna, w polu Okres.

Rysunek 61. Okno Firma — zakładka dolna: System — zakładka górna: Wartości domyślne

Okno na następnej zakładce Statystyki, to prezentacja wartości globalnych w całym roku. Dla informacji ze statystyk można korzystać z różnych zestawów, wybierając je w lewym górnym rogu okna. W przykładzie na rys. 62, wybrany jest zestaw Statystyka Podstawowa. W dalszej części książki prezentowane są sposoby modyfikowania zestawów oraz tworzenia własnych.

Rysunek 62. Okno Firma — zakładka dolna: System — zakładka górna: Statystyki

Ostatnia zakładka Miesiące -lata (rys. 63), prezentuje wartości roczne dla PIT-ów 11 i 8.

Rysunek 63. Okno Firma — zakładka dolna: System — zakładka górna: Miesiące-lata

Ostatnia, dolna zakładka okna Firma, to Księgowanie i analizy. Na tej zakładce można przeglądać wartości systemów wynagrodzeń wraz z przypisanymi im schematami księgowań, pod warunkiem, że zostały one w programie zdefiniowane. W rozdziale Księgowanie listy płac, temat ten jest omówiony.

Następne okno na pasku narzędziowym, w jakim Użytkownik może pracować, to okno Listy płac (rys. 64). Jest to miejsce, w którym są dokumentowane listy płac z możliwością ich przeglądania. Okno to, składa się z dwóch paneli, gdzie w lewym panelu listy mogą być pogrupowane według miesiąca listy, lub miesiąca wypłaty (pole w lewym górny rogu) oraz wyświetlone zgodnie z podanymi latami. Na rysunku widać lata 2016 do 2017.

Rysunek 64. Okno Listy płac

W prawym panelu, Użytkownik tworzy, poprawia, zamyka i drukuje listy płac. Warto wiedzieć, że nie jest to jedyne miejsce drukowania list płac. W dalszej części książki Czytelnik pozna sposoby przygotowywania i drukowania list.

Okno Okresy, które znajduje się na pasku narzędziowym zaraz za przyciskiem otwierającym okno Listy płac, to okno w którym Użytkownik co miesiąc rozpoczyna pracę przy naliczaniu wynagrodzeń. Tutaj również znajduje się wiele zakładek (rys. 65), za pomocą których można doprecyzowywać informacje o tworzonym okresie płacowym. Warto jeszcze wspomnieć, że w programie Sage Kadry i Płace, określenie okres, nie jest wiązane z czasem od — do, a z rodzajem wynagrodzenia. I jak to widać na przykładzie w jednym miesiącu mogą być trzy okresy: podstawowy, umowy cywilnoprawne oraz zasiłki macierzyńskie.

Rysunek 65. Okno Okresy, zakładka Podział na lata

Na pierwszej dolnej zakładce, Podział na lata, Użytkownik może dodać, modyfikować, usunąć, zamknąć czy naliczyć okres płacowy, na zakładce drugiej Kolejność wypłat, definiowana jest właśnie kolejność wypłat (rys. 66).

Rysunek 66. Okno Okresy, zakładka Kolejność wypłat

Ostatnia zakładka Miesiąc-lata, to miejsce, w którym można obejrzeć okresy płacowe pogrupowane

Rysunek 67. Okno Okresy — zakładka Miesiące lata

Następny przycisk na pasku narzędziowym, to przycisk Zdarzenia (rys. 68). Program Sage Kadry i Płace, posiada mechanizm automatyzujący prace, którym jest zarządzanie wynagrodzeniami oraz danymi kadrowymi poprzez zdarzenia. W oknie, zaprezentowanym na rysunku 68, Użytkownik może przeglądać i zarządzać zdarzeniami, chociaż korzystanie ze zdarzeń odbywa się głównie w kalendarzach pracowników.

Rysunek 68. Okno Zdarzenia

Okno to (Zdarzenia), posiada również dolne zakładki, za pomocą których można przeglądać szczegółowe informacje dotyczące zdarzeń.

Przedostatni przycisk na pasku narzędziowym, to Kartoteki. Pod tym przyciskiem ukryte jest menu, korzystając z którego, można przejść do różnych kartotek wykorzystywanych w programie. Są tutaj:

— Raporty,

— Słowniki,

— Elementy,

— Formuły,

— Zestawy elementów,

— Obiekty kalendarzowe,

— Zdarzenia i akcje,

— Schematy księgowo-analityczne,

— Schematy przelewów,

— Schematy numerowania,

— Definicje szablonów list płac,

— Urzędy skarbowe,

— Archiwum definicji,

— Deklaracje ZUS,

— e-Deklaracje,

— e-Przelewy

— Osoby.

Większość z tych kartotek, jest wykorzystywana podczas realizacji czynności zaawansowanych.

Ostatni przycisk paska narzędziowego otwiera okno Ustawień (rys. 69), w którym Użytkownik może skonfigurować parametry pracy programu.

Rysunek 69. Okno Ustawienia

Wszystkie funkcjonalności, które są realizowane w poszczególnych prezentowanych tutaj okien, są omówione w dalszej części książki.

Czynności początkowe

Po zainstalowaniu programu, praktycznie od razu można rozpocząć pracę w programie. Oczywiście, aby móc generować z programu prawidłowe raporty do urzędów, należy pouzupełniać pewne informacje, ale można to wykonać w każdym momencie. I jako, że program do zarządzania kadrami i płacami służy do obsługi danych związanych z pracownikami, wobec czego pierwszą czynnością, jaka zostanie przedstawiona w książce będzie omówienie czynności związanych z wprowadzeniem do programu pracownika.

Wprowadzenie nowego pracownika do systemu

Tak jak to zostało przedstawione w poprzednim rozdziale, danymi pracowników Użytkownik zarządza w oknie Pracownicy. Korzystając z przycisku Dodaj (rys. 70), w prawej górnej części okna, otwieramy okno, w którym wprowadzamy dane konkretnego pracownika. Przykłady danych osobowych, które są wykorzystane w niniejszej książce pochodzą częściowo z firmy demo programu Sage Kadry i Płace a częściowo są wymyślone specjalnie na użytek niniejszej publikacji i wszelka zbieżność z danymi prawdziwych osób jest przypadkowa.

Rysunek 70. Dodawanie nowego pracownika

W oknie, jakie zostanie otworzone wprowadzamy dane pracownika (rys. 71).

Rysunek 71. Wprowadzenie danych pracownika

Po wprowadzeniu pierwszych danych widocznych w oknie na rys. 71, należy je zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Po wykonaniu tej czynności, w oknie pracownika ukażą się na dole dodatkowe przyciski oraz zakładki (rys. 72).

Rysunek 72. Okno Pracownik — zakładka Pracownik

Dane związane z pracownikami są gromadzone w programie z przypisaniem ich do konkretnych okresów, tworząc w ten sposób historię zatrudnienia, stąd miejsce w którym są one przechowywane jest tak rozbudowane.

Pierwsza zakładka okna Pracownik (rys. 72), jest stosunkowo prosta. Posiada tylko wpisane podstawowe dane, ewentualnie w tym miejscu może być także umieszczone zdjęcie pracownika. Kolejna zakładka Dane Kadrowe (rys. 73), jest już dużo bardziej rozbudowana.

Rysunek 73. Okno Pracownik — zakładka Dane Kadrowe

Z powodu tego, że w zakładce Dane Kadrowe gromadzone są wszystkie informacje kadrowe takie jak, okresy zatrudnienia u innych pracodawców, dane o umowach u bieżącego pracodawcy, adres, rodzina, itd.. dlatego, dane są tutaj pogrupowane według zestawów.

Po wybraniu odpowiedniego zestawu, pola w oknie są wypełniane konkretnymi danymi. Na rysunku 73, jest wyświetlona zawartość Zestawu Pracownik z katalogu Dane osobowe pracownika i można w tym miejscu uzupełnić odpowiednie dane. Pozostałe zestawy, to:

— Urlopy, zasiłki,

— Dane osobowe pracownika,

— Umowy,

— Wynagrodzenia,

— Podatki,

— ZUS

Kolejna zakładka w oknie Pracownik to Kalendarz (rys. 74). Program posiada funkcje ułatwiające jego obsługę i jedną z nich, jest zarządzanie wynagrodzeniami poprzez zdarzenia. Zdarzenia umieszczane są w kalendarzu, pod odpowiednia datą i po uruchomieniu ich realizacji, następuje automatyczny proces wprowadzenia, modyfikacji czy innej zmiany wynagrodzenia lub danej kadrowej.

Zadaniem Użytkownika jest tylko uzupełnianie wyświetlanych podczas realizacji zdarzenia formularzy.

Rysunek 74. Okno Pracownik — zakładka Kalendarz

Kolejna zakładka, to zakładka Wzorce (rys. 75 i 76).

Rysunek 75. Okno Pracownik — zakładka Wzorce, Katalogi

Wzorce są uporządkowane według katalogów (rys. 75) oraz zaprezentowane na alfabetycznie ułożonej liście. Użytkownik sam decyduje, która perspektywa jest dla niego wygodniejsza do użycia.

Jak to wcześniej zostało już wyjaśnione, a teraz tylko dla przypomnienia należy podać, czym są wzorce w programie Sage Kadry i Płace. Są to zestawy elementów kadrowych i płacowych zgrupowanych według ich zastosowania w systemie wynagrodzeń.

Przykład: Na rysunku 76 widoczny jest zaznaczony wzorzec wynagrodzenie zasadnicze. Każdy, kto się zajmuje wynagrodzeniami doskonale wie, że z wynagrodzeniem zasadniczym, związanych jest wiele elementów, takich jak: składki społeczne, podatek, ubezpieczenie zdrowotne. Więc wzorzec wynagrodzenie zasadnicze, jest właśnie takim zbiorem elementów składających się na wynagrodzenie pracownika.

Rysunek 76. Okno Pracownik — zakładka Wzorce, Katalogi

Kolejna zakładka, to zakładka Płace (rys. 77). Ta zakładka posiada również zakładki górne:

— Wynagrodzenia,

— Lista płac,

— Karta wynagrodzeń,

— Miesiące — lata,

— Składniki wynagrodzeń,

— Rozliczanie wzorców.

Rysunek 77. Okno Pracownik — zakładka Płace, Wynagrodzenie

W oknie (rys. 77), pierwszej zakładki górnej Wynagrodzenia, prezentowane są kwoty naliczonego wynagrodzenia w danym okresie, który jest widoczny w górnej lewej części okna. Na rys. 77 jest to okres: styczeń 2017, podstawowy. Wszystkie elementy, jakie są widoczne w tym oknie, to elementy skonfigurowanego na różnych etapach pracy z programem wynagrodzenia pracownika. Widoczność elementów, można zmienić (ukrywać, lub dodawać) na zakładce Składniki wynagrodzeń. Zagadnienie to jest opisane w części zaawansowanej tej książki.

Kolejna zakładka, to Lista płac (rys. 78). Na tej zakładce prezentowane są składniki wynagrodzeń w takim układzie, w jakim są widoczne na liście płac. Program posiada predefiniowane listy płac z różnymi zestawami składników:

— Lista podstawowa,

— Lista podstawowa + umowy

— Lista płac potrącenia od netto

— Lista płac rozbudowana,

— Lista płac rozbudowana + umowy,

— Lista płac skrócona,

— Lista płac skrócona + umowy,

— Lista płac standardowa,

— Lista płac standardowa + umowy,

— Lista wypłat z umów cywilnoprawnych

— Zestawienie do księgowania wynagrodzeń,

— Zestawienie łączne składek ZUS,

— Zestawienie podatkowe.

Rysunek 78. Okno Pracownik — zakładka Płace, Listy płac

Użytkownik może skorzystać z dowolnego zestawu listy płac, który będzie odpowiadał jego potrzebom, lub może zaprojektować własny.

Kolejna górna zakładka (rys. 79), to prezentacja kart wynagrodzeń.

Rysunek 79. Okno Pracownik — zakładka Płace, Karty wynagrodzeń

Podobnie jak przy listach płac, na potrzeby kart wynagrodzeń, również utworzone są w programie zestawy składników. Tutaj również Użytkownik może tworzyć własne zestawy składników do kart wynagrodzeń, zgodnie z potrzebami firmy.

Zarówno tę tabelę, jak tabele z poprzednich okienek można wydrukować, jak również przenieść do Excela. Aby to wykonać, należy skorzystać z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) i wybrać Drukuj, lub Skopiuj arkusz do schowka. Po skopiowaniu arkusza do schowka, należy uruchomić arkusz kalkulacyjny Excel, a następnie wkleić zawartość schowka.

Czwarta górna zakładka, to zakładka miesiące — lata. W oknie tej zakładki, prezentowane są naliczenia wynagrodzeń zamkniętych okresów.

Ostanie dwie zakładki górne (rys. 80 i 81) prezentują, jakie składniki i jakie wzorce, zostały użyte w danym okresie płacowym, które jest widoczne w górnej części okna.

Rysunek 80. Okno Pracownik — zakładka Płace, Składniki wynagrodzeń

Rysunek 81. Okno Pracownik — zakładka Płace, Karty wynagrodzeń

I ostatnia, dolna zakładka: Księgowania i analizy (rys. 82). W tym oknie, Użytkownik może skonfigurować automatyczne księgowanie listy płac. Czynności z tym związane są opisane w części zagadnień zaawansowanych książki.

Rysunek 82. Okno Pracownik — zakładka Księgowania i analizy

Zapoczątkowane na początku tego rozdziału dodanie pracownika, spowodowało na razie tylko pojawienie się nowej pozycji na liście pracowników, oraz założenie okna do wprowadzania danych pracownika. Kolejną czynnością, jaką Użytkownik musi wykonać, aby pracownik w pełni zaistniał w bazie danych, to otworzenie okna z jego danymi pracownika (dwukrotne kliknięcie na pozycji na liście z nazwiskiem pracownika) i przejście na zakładkę Kalendarz (rys. 74). Pracownika do programu, można wprowadzać w dwóch sytuacjach:

— Gdy dodajemy nowo przyjętego pracownika,

— Gdy po zakupie programu Sage KiP, wprowadzamy do programu wszystkich pracowników do systemu.

Obie te sytuacje zostaną teraz omówione podczas prezentacji procedury wprowadzania pracownika do programu.

Widok okna kalendarza, może być skonfigurowany dowolnie (rys. 83). W górnej części okna, można ustawić widok dzienny, tygodniowy, miesięczny bądź pełny.

Aby użytkownik mógł sprawnie poruszać się po oknie, dodano wiele pól, z których może on korzystać. Na przykład, poniżej wyświetlonej daty (na rys. 83, jest to data 6 września 2017), są przyciski, które pozwalają szybko przenieść się do poprzedniego roku (2016), zmieniać miesiące w bieżącym roku, lub ustawić dowolną datę przyszłą.

Rysunek 83. Kalendarz: inicjowanie pracownika w systemie

Zainicjowanie pracownika w systemie, polega na wybraniu z kalendarza daty, gdy pracownik rozpoczął w firmie pracę i dodanie zdarzenia Przyjęcie do pracy. Jeśli wprowadzany do programu pracownik, jest właśnie zatrudniony, wówczas wybierzemy datę bieżącą, natomiast jeśli wprowadzamy naszych pracowników do nowo zakupionego programu, wówczas trzeba wyszukać dzień w kalendarzu, od którego dany pracownik w naszej firmie pracuje. Gdy data ta, wybiega bardzo w przeszłość, wówczas można skorzystać z pola w lewym górnym rogu okna Data. W tym polu wpisujemy datę z przeszłości, a następnie klikamy gdziekolwiek w obszarze kalendarza. Można również korzystać z przycisków czarnych strzałek po lewej i prawej stronie pola Data. Pracownik, którego wprowadzamy, Michał Antkowiak, rozpoczął pracę w firmie 1 stycznia 2016 roku. Przechodzimy do tej daty w kalendarzu, a następnie dodajemy zdarzenie Przyjęcie do pracy (rys. 84). Na rysunku, zdarzenie to, zostało dodane za pomocą dolnego przycisku Stosunek pracy. Zdarzenia do kalendarza można dodawać jeszcze w inny sposób. Na przykład korzystając z przycisku w prawym górnym rogu (rys. 83), lub stojąc kursorem na wybranym dniu, klikając prawym przyciskiem i wybierając z podręcznego menu: Dodaj zdarzenie.

Rysunek 84. Dodawanie zdarzenia w kalendarzu pracownika

Wprowadzając do kalendarza zdarzenie Przejęcie do Pracy, określamy od razu, jakiego rodzaju będzie wynagrodzenie pracownika. W prezentowanym przykładzie jest to Wynagrodzenie zasadnicze. Inne jakie może być tutaj wybrane, to dniówki, lub stawka godzinowa.

W kolejnym oknie, jakie zostanie otworzone (rys. 85), należy zweryfikować zdarzenie i zatwierdzić je przyciskiem Zatwierdź. Za pomocą tego przycisku, Użytkownik zapisuje wprowadzone do kalendarza zdarzenie oraz uruchamia jego realizację. Podczas realizacji zdarzenia system otwiera automatycznie okna, w których Użytkownik powinien wypełnić pola związane z informacjami o przyjmowanym pracowniku.

Rysunek 85. Uzupełnienie danych o zdarzeniu

Zdarzenie, dopóki nie będzie zrealizowane, będzie miało status: Zdarzenie oczekujące (rys. 85). W pierwszym oknie, jakie zostanie otworzone w trakcie realizacji zdarzenia (rys. 86), należy uzupełnić pola: stosunek pracy oraz kwota wynagrodzenia. Pozostałe pola będą uzupełnione automatycznie (daty, wymiar czasu pracy) i trzeba je zweryfikować. Pozostałe pola zaś będą mogły być wypełnione później. Oczywiście można starannie wypełniać wszystkie pola od razu podczas wprowadzania danych pracownika. Jeśli dodajemy do programu nowo przyjętego pracownika, jest to wskazane, natomiast gdy wprowadzamy wszystkich pracowników do nowo zakupionego programu, można takie pola jak stanowisko, czy miejsce pracy uzupełnić później. Trzeba wiedzieć, że w sytuacji, gdy wprowadzamy pracowników do nowo zakupionego programu, konieczne będzie uzupełnienie ich danych historycznych związanych z pracą w naszym zakładzie pracy. W ten sposób, będzie możliwe np. generowane świadectw pracy z programu. Jeśli pominiemy ten krok, wówczas program nie będzie miał wystarczających danych do automatycznego wygenerowania świadectwa pracy i trzeba je będzie przygotować ręcznie. Oczywiście, dane historyczne pracowników, można uzupełnić później, w dogodnym czasie. Bez tych danych bieżąca praca z programem jak najbardziej jest możliwa, z wyjątkiem poprawnego wyliczenia wynagrodzenia chorobowego (brak rocznej podstawy).

Rysunek 86. Pierwsze okno realizowanego zdarzenia Przyjęcie do Pracy

Po uzupełnieniu pól w okienku na rys. 86, dane zapisujemy przyciskiem Zapisz (prawy górny róg okna). Zanim Użytkownik zobaczy kolejne okno procedury wprowadzania pracownika, zostanie wyświetlony komunikat z informacją o miejscu zapisywania raportów tworzonych w programie. Mowa tutaj o deklaracjach ZUS, deklaracjach PIT, czy wydruków w formacie pdf. Komunikat ten, jest wyświetlany tylko raz w nowo zainstalowanym programie. Jeśli wskazane w komunikacie miejsca zapisu danych z programu Sage KiP nam odpowiadają, wówczas zamykamy go przyciskiem Zapisz. W innym przypadku, zmieniamy ścieżki do miejsca zapisu danych z programu i również zapisujemy.

Rysunek 87. Komunikat o miejscu zapisywania danych tworzonych w programie Sage KiP

W oknie, jakie się ukaże jako drugie, Użytkownik będzie mógł wprowadzić pewne parametry do kwestionariusza osobowego, jaki zostanie wydrukowany z programu.

Rysunek 88. Parametry kwestionariusza osobowego

Przed wydrukiem kwestionariusza, Użytkownik może zaznaczyć pole Wypełnić danymi, wówczas wszystkie dane, jakie zostały wcześniej wprowadzone (imię, nazwisko, PESEL), zostaną wprowadzone do kwestionariusza. Można również wybrać wersję rozszerzoną kwestionariusza, lub wygenerować go w programie MS Word, pakietu MS Office (pod warunkiem, że jest on zainstalowany na komputerze. Okno na rysunku 88, zamykamy przyciskiem Wykonaj, nawet wówczas gdy nie potrzebujemy kwestionariusza, ponieważ wprowadzamy naszych pracowników do nowo zakupionego programu.

Ważne jest, aby procedura zainicjowania przyjęcia pracownika do bazy programu, została przeprowadzona kompletnie. Nie jest wskazane używanie przycisku Anuluj, podczas wprowadzania pracowników do programu. W tym miejscu jeszcze jedna uwaga. Jeśli podczas wprowadzania pracowników do programu, pomylimy się podczas realizacji zdarzeń, wówczas lepiej jest usunąć dane i wprowadzić je od nowa już poprawnie, niż próbować je poprawiać. Program Sage Kadry i Płace, posiada dużo procedur automatycznych i aby one generowały prawidłowe dane, wymagane jest poprawne wprowadzenie i zainicjowanie danych pracowników w programie. Korzystanie ze zdarzeń w dużym stopniu to ułatwia.

Rysunek 89, prezentuje druk Kwestionariusza osobowego, który przekazujemy nowo przyjmowanemu pracownikowi, aby go wypełnił, by możliwe było dalsze procedowanie przyjęcia pracownika do pracy.

Rysunek 89. Wydruk Kwestionariusza osobowego.

Okno Kwestionariusza zamykamy tak, jak okna w systemie Windows: krzyżykiem w prawym górnym rogu. Po wykonaniu pierwszych czynności związanych z wprowadzeniem do systemu informacji o przyjęciu pracownika, w Kalendarzu, zostaną automatycznie dodane kolejne zdarzenia, które Użytkownik powinien zrealizować. Są to zdarzenia (rys. 90):

— Umowa o pracę,

— Wstępne szkolenie BHP,

— Skierowanie na badanie lekarskie,

— Uaktywnienie bilansów okresowych.

Rysunek 90. Automatycznie wstawione zdarzenia podczas realizacji procedury przyjęcia pracownika do pracy

Wszystkie te zdarzenia mają status niezrealizowane. Pierwsze ze zdarzeń, jakie należy zrealizować, to Umowa o pracę. Realizację można przeprowadzić kilkoma sposobami.

— Ustawiając się na zdarzeniu w Kalendarzu i po otworzeniu podręcznego menu, prawym przyciskiem myszy, wybierając Realizuj zdarzenie.

— Dwukrotnie klikając na zdarzeniu i po otworzeniu okna zdarzenia, przyciskiem Zatwierdź (u góry okna), uruchomić jego realizację.

— Lub, korzystając z przycisku Zdarzenia (rys. 91), wybierając kalendarz pracowników (lewy panel okna) i zaznaczając zdarzenie, jakie chcemy zrealizować. Po zaznaczeniu zdarzenia, z menu podręcznego wybieramy polecenie Realizuj.

Rysunek 91. Okno Zdarzenia, Kalendarz Pracowników

Realizacja tego zdarzenia, to osiem kolejno otwieranych okien, w których Użytkownik musi uzupełnić dane pracownika.

Pierwsze okno realizowanego zdarzenia Umowa o Pracę (rys. 92):

Rysunek 92. Pierwsze okno realizowanego zdarzenia Umowa o Pracę

W oknie tym (rys. 92), trzeba uzupełnić takie dane jak: Adres, Urząd Skarbowy pracownika, konto bankowe. Wprowadzone dane zatwierdzamy przyciskiem Zapisz, w prawym górnym prawym rogu.

Kolejne, drugie okno (rys. 93), dotyczy danych związanych z okresami zatrudnienia u poprzednich pracodawców. Dane te, mają wpływ na ustalenie uprawnień do urlopu.

Rysunek 93. Drugie okno, realizowanego zdarzenia Umowa o pracę

Aby wprowadzić dane, należy ustawić się na odpowiedniej linii (na rys. 93 jest to Okresy zatrudnienia….), następnie z podręcznego menu wywoływanego prawym przyciskiem myszy, wybrać Dodaj daną. Ten sam efekt można uzyskać, korzystając z przycisku plusa w zielonym kółku (u góry). W ten sposób dodawany jest wiersz, w którym można wpisać odpowiednie informacje (rys. 94).

Rysunek 94. Uzupełnienie informacji o zatrudnieniu

Podczas wprowadzania dat związanych z okresem zatrudnienia u poszczególnych pracodawców, program automatycznie przelicza jego długość. Na rysunku jest to 2 lata, 6 miesięcy i 15 dni (2 6 15). W tym miejscu można również wprowadzić okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych, przebywania na urlopie wychowawczym, czy bezpłatnym. Aby dodać kolejnego pracodawcę, można stojąc na wypełnionym wierszu, wybrać z menu podręcznego: Dodaj wartość. Wprowadzone dane zapisujemy znów przyciskiem Zapisz (prawy górny róg okna).

Następne, trzecie okno jakie zostanie otworzone, to okno związane z danymi dotyczącymi wykształcenia (rys. 95). Te dane, również są potrzebne do ustalenia wymiaru urlopu. Bez względu na to, czy wprowadzany jest nowo przyjęty pracownik, czy uzupełniane są dane już dawno zatrudnionych pracowników, warto te dane wprowadzić w momencie ewidencji danych pracownika.

Koniec darmowego fragmentu książki.

Zachęcamy do zakupu pełnej wersji.