Magdalena Chomuszko

Nowoczesny Księgowy

Jednolity Plik Kontrolny a System Informacyjny Rachunkowości

Projektant okładki Magdalena Chomuszko

Redaktor Magdalena Chomuszko

© Magdalena Chomuszko, 2017

© Magdalena Chomuszko, projekt okładki, 2017

Książka jest efektem wielu dyskusji oraz wymiany wiedzy z ekspertami, podczas prowadzonych przez autorkę szkoleń i konsultacji na temat Jednolitego Pliku Kontrolnego. Publikacja zawiera całą dostępną obecnie (lipiec 2017) wiedzę o JPK, jak również praktyczne wskazówki, z pomocą których łatwiej jest zrozumieć istotę e-kontroli, a także wdrożyć JPK w swojej firmie. Ponadto temat Jednolitego Pliku Kontrolnego wyjaśniany jest przy pomocy Excela, co można potraktować jako wartość dodaną książki.

ISBN 978-83-8126-044-2

Książka powstała w inteligentnym systemie wydawniczym Ridero

Spis treści

1. Nowoczesny Księgowy

2. O czym jest ta książka?

3. 1. System Informacyjny (SI) w organizacji

1. 1.1. Istota i definicje systemu informacyjnego (SI)

2. 1.2. Podejście procesowe a system informacyjny

3. 1.3. Zarządzanie wiedzą w organizacji poprzez system informacyjny

4. 1.4. Rola Systemu Informacyjnego w organizacji

5. 1.5. System informacyjny a system informatyczny

6. 1.6. Bezpieczeństwo informacji

4. 2. Rachunkowość jako system informacyjny

1. 2.1. Wyodrębnienie rachunkowości w Systemie Informacyjnym

2. 2.2. Opracowanie systemu informacyjnego dla rachunkowości

3. 2.3. Systemy informatyczne wspierające księgowość

5. 3. Sytuacja przedsiębiorców w świetle obecnych przepisów prawa podatkowego

1. 3.1. Założenia wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego

2. 3.2. SAF-T źródłem dla JPK

3. 3.3. Przepisy wprowadzające e-kontrole w Polsce

4. 3.4. Siedem struktur JPK

5. 3.5. Sankcje związane z JPK

6. 4. Organizacja systemu informacyjnego w nowej rzeczywistości

1. 4.1. Wyzwania dla działów księgowych przedsiębiorstw

2. 4.2. Projektowanie SI rachunkowości w kontekście JPK

3. 4.3. Poprawne dane w strukturach JPK

4. 4.4. Polityka rachunkowości a Jednolity Plik Kontrolny

5. 4.5. Rola i zadania biur rachunkowych w kontekście JPK

6. 4.6. Bezpieczeństwo danych a JPK

7. Bibliografia

O czym jest ta książka?

Dynamika zmian w technologiach informacyjnych sprawia, że we wszystkich dziedzinach życia następują znaczące zmiany, które z kolei implikują konieczność nabywania umiejętności swobodnego poruszania się wśród najnowszych osiągnięć technologicznych. I trzeba przyznać, że dzięki tym najnowszym rozwiązaniom, wiele czynności można wykonać sprawniej, szybciej, bez ryzyka popełnienia błędów, uzyskując dużo lepsze efekty. Nie dziwi więc, że nowoczesne technologie są chętnie wdrażane w wielu obszarach dzisiejszej rzeczywistości na coraz bardziej zaawansowanych poziomach. Do niedawna decyzja o korzystaniu z technologii IT, była indywidualną sprawą danej jednostki, która decydowała sama o tym, czy w ramach jakiegoś obszaru swojej aktywności chce zastosować system IT. Jednak dla przedsiębiorców od lipca 2016 roku sytuacja zmieniła się za sprawą Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). W ten sposób, poprzez zmianę przepisów, obowiązek korzystania z rozwiązań informatycznych stał się dla nich faktem. W ślad za wdrożeniem JPK, zaczęły być zmieniane inne ustawy, a wszystko to w imię uszczelniania systemu podatkowego w Polsce. Wobec tego, przedsiębiorcom nie pozostaje nic innego, jak zmierzyć się z tym wyzwaniem i przygotować swoje firmy tak, aby spełniały wymagania przepisów oraz oczekiwań ustawodawcy, jakie są kierowane do nich.

W konsekwencji tych zmian, najpóźniej do 1 lipca 2018 roku, podmioty gospodarcze będą musiały być gotowe do przekazywania organom skarbowym swoich danych z ksiąg podatkowych w postaci elektronicznej. Pomimo, że nowość ta budzi obecnie wiele emocji, to warto na sprawę spojrzeć szerzej. Z jednej strony, ta zmiana będzie niewątpliwie dla przedsiębiorców kosztem, który będą musieli ponieść, ale z drugiej strony spowoduje usprawnienie ewidencji procesów gospodarczych oraz kontaktów z urzędami. Ponadto zestandaryzowane dane w formie elektronicznej, będą mogły być wczytywane do innych systemów analizujących dane, umożliwiając przedsiębiorcom wykorzystanie controllingu w swoim biznesie.

Faktem również jest to, że rząd borykając się z potężnym deficytem budżetowym, na pewno nie wycofa się ze zmian jakie zaczął wprowadzać, a wręcz przeciwnie będzie je poszerzał obejmując nimi coraz większy obszar raportowania podatków. Ten fakt wyznacza przedsiębiorcom jedyną możliwą ścieżkę: podnieść swoje kompetencje i zorganizować swój biznes tak, aby sprostać wymaganiom fiskusa. Dla uczciwych podatników w długim horyzoncie czasowym powinna to być konkretna korzyść.

W pierwszych dwóch rozdziałach została zamieszczona sama esencja wiedzy o tym, czym jest system informacyjny. W erze społeczeństwa informacyjnego, każdy zarządzający powinien tę wiedzę posiąść, aby umieć zidentyfikować ten najcenniejszy zasób organizacji. W rozdziałach tych jest również krótki opis podejścia procesowego w zarządzaniu oraz bezpieczeństwa informacji.

Kolejny, trzeci rozdział prezentuje wszystko to, co do tej pory pojawiło się w temacie Jednolitego Pliku Kontrolnego, zebrane w jednym miejscu. Po przeczytaniu tego rozdziału Czytelnik będzie mógł już swobodnie poruszać się wśród zagadnień wiążących się z JPK.

Czwarty rozdział, który obejmuje połowę książki, to dobre praktyki, uwagi, sugestie na temat tego, jak przygotować firmę do e-kontroli, jak zorganizować zbierane w niej dane, by poprawnie były eksportowane do struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego. Można tutaj również znaleźć wskazówki dla biur rachunkowych, jak poukładać swój biznes, aby sprostać wyzwaniom, jakie obecnie stawia przed podatnikami Ministerstwo Finansów.

1. System Informacyjny (SI) w organizacji

1.1. Istota i definicje systemu informacyjnego (SI)

Aby zrozumieć wszystkie powiązania pomiędzy omawianymi w niniejszej publikacji zagadnieniami, należy przede wszystkim przedstawić definicje systemu informacyjnego. System informacyjny organizacji jest punktem wyjścia do dalszych rozważań.

Definicje podawane w literaturze oraz w przestrzeni wirtualnej są bardzo różnorodne. Jedna z nich brzmi: System informacyjny można określić jako posiadającą wiele poziomów strukturę pozwalającą użytkownikowi na przetwarzanie za pomocą procedur i modeli informacji wejściowych na wyjściowe (Kisielnicki, Sroka, 2005, str. 8). Inna definicja to: Podstawowe wartości lub fakty zorganizowane w bazie danych[1]. Kolejna definicja: System informacyjny do zbiór zintegrowanych elementów, służących do kolekcjonowania, przechowywania i przetwarzania danych na informacje, wiedzę i produkty cyfrowe[2]. Kolejna definicja: Zbiór powiązanych procesów informacyjnych, to znaczy generowanie informacji, zbieranie, przechowywanie, przetwarzanie itd. (Oleński, 2001). I jeszcze jedna: Treść wiadomości o stanach, zdarzeniach i procesach gospodarczych (Wierzbicki, 1981). Na koniec definicja trochę dłuższa: System informacyjny to system przepływu wiadomości obejmujący ich źródła, kanały przesyłania, punkty gromadzenia, procesy przekształcania oraz punkty efektywnego przeznaczenia łącznie ze środowiskiem (społecznym i technicznym), w którym jest osadzony (Klonowski, 2004, s.180).

Trudno jest wybrać z tak różnorodnych definicji tę, która może najlepiej opisywać system informacyjny organizacji. Powód, dla którego mamy do czynienia z tak różnorodnymi definicjami, to perspektywa ujęcia, która może być statyczna lub dynamiczna. Gdy system informacyjny jest postrzegany poprzez kolekcję, strukturę, wówczas jest on ujmowany jako obiekt statyczny. W ostatniej definicji jest mowa o przepływach informacji oraz procesach przekształcania. W kontekście tych określeń możemy mówić o dynamicznym ujęciu SI.

W dużym uproszczeniu można przyjąć, że system informacyjny, to zestaw danych wejściowych, które po przekształceniu i uporządkowaniu staną się określonymi informacjami, a po umieszczeniu w kontekście — wiedzą. Celowo w tej definicji zostało użyte sformułowanie „określone informacje”, ponieważ od systemów informacyjnych wymaga się właśnie dostarczania określonych, a nie dowolnych, czy przypadkowych informacji.

Ponadto, warto tutaj zwrócić uwagę na fakt, że przy opisywaniu SI wykorzystywane są pojęcia: dane, informacja, wiedza. Trzeba podkreślić, że te pojęcia nie funkcjonują zamiennie, a wzajemnie się uzupełniają. Innymi słowy, nie wymieniają się, co w kontekście definiowania systemu informacyjnego ma znaczenie.

W definicji systemu informacyjnego najbardziej słusznym określeniem, jakie powinno być użyte to „informacja”. W celu uzasadnienia takiego twierdzenia w tab.1 przedstawiono wyjaśnienie:

Tabela 1 Semiotyczna eksplikacja pojęć: dane, informacja i wiedza[3]

Bazując na zidentyfikowanych elementach definicji oraz ich relacjach, można określić zasoby SI, do których zaliczamy:

— dane do przekształcenia na informację i wiedzę

— człowieka

— procedury przekształcające

— otoczenie

Należy również zwrócić uwagę na fakt, że system informacyjny powstaje razem z organizacją gospodarczą, a co za tym idzie SI nie wymaga projektowania, budowania, a porządkowania i udoskonalania. Takie właśnie zadanie powinna sobie stawiać organizacja, zwłaszcza w dobie obecnych przemian.

Ponadto, tak jak to zostało wcześniej napisane, system informacyjny może być postrzegany jako statyczny lub dynamiczny, więc podczas jego porządkowania, należy brać pod uwagę zarówno jego perspektywę statyczną jak i dynamiczną.

W literaturze przedmiotu jest wymienianych wiele cech SI, które organizacja powinna brać pod uwagę przygotowując użyteczny dla niej system informacyjny. W Krótkim kursie zarządzania można przeczytać: „System informacyjny powinien być tak zorganizowany, żeby dostarczał informacji wspomagających sprawne zarządzanie […]. Powinien być użyteczny, niezbyt skomplikowany i na tyle sprawny, by na czas dostarczał niezbędnych wiadomości” (Bittel, 1994, s. 232). W tym cytacie zawarta jest cała kwintesencja tego, jaki powinien być system informacyjny i do czego należy dążyć projektując go na użytek organizacji gospodarczej.

Tak jak organizacja gospodarcza wciąż się rozwija, tak funkcjonujący w niej system informacyjny podlega ciągłym zmianom. Czego należy unikać, aby SI stawał się coraz lepszy? Można tutaj wymienić kilka elementów:

— zbyt skomplikowane procesy i procedury,

— niewiarygodne źródła informacji,

— przerost formy nad treścią SI,

— szumy informacyjne,

— wysokie koszty eksploatacji.

Graficznie system informacyjny organizacji można przedstawić tak, jak na rys. 1. Biorąc pod uwagę wymienione powyżej elementy, które mogą sprawić, że SI będzie mało użyteczny, dobrze jest grupować przetwarzane informacje według różnych kryteriów, aby system spełniał swoją rolę skutecznie i sprawnie. Celowym będzie podzielenie SI ze względu na zasięg decyzji, jakie mają być podejmowane w oparciu o informacje sytemu. Mowa tutaj o decyzjach:

— strategicznych (dotyczące całej organizacji),

— taktycznych (dotyczące poziomu kierowniczego organizacji),

— operacyjnych (dotyczące poziomu szczegółowego działalności organizacji).

Rysunek 1. Schemat systemu informacyjnego

Ponadto, system informacyjny można dzielić według obszarów, jakich dotyczy:

— systemy informacyjne wspomagające produkcję,

— systemy informacyjne wsparcia logistyki i dystrybucji,

— systemy informacyjne księgowości i finansów,

— systemy informacyjne wspierający zarządzanie organizacją.

Takie podejście porządkuje SI oraz ułatwia korzystanie z niego. Oczywiście wszystkie wymienione tutaj systemy informacyjne wspierające konkretne strefy przedsiębiorstwa, są podsystemami dla systemu informacyjnego organizacji gospodarczej. Podsystemy są zawsze systemami otwartymi, ponieważ wymienią dane pomiędzy sobą. SI może być również systemem zamkniętym (gdy nie pobiera i nie przekazuje danych), ale w przypadku systemów informacyjnych jednostek gospodarczych nie mamy do czynienia z tego rodzaju systemami.

Aby rzetelniej przedstawić podział SI na obszary merytoryczne, należałoby uwzględnić relację system — podsystem (rys. 2). Wszystkie te podsystemy wymieniają między sobą informacje i dane.

Rysunek 2. System informacyjny organizacji z podsystemami

Tak jak to zostało wspomniane wcześniej, system informacyjny może być ujmowany statycznie, lub dynamicznie. Nie jest dobre, gdy podczas projektowania SI wybiera się tylko jedną perspektywę. Najlepszy będzie taki system, który będzie łączył oba te ujęcia, co jest możliwe przy podejściu procesowym w organizacji gospodarczej.

1.2. Podejście procesowe a system informacyjny

W opracowaniu systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie wsparciem jest podejście procesowe. Promowane od kilkudziesięciu lat na świecie, jeszcze wciąż zbyt mało wykorzystywane w Polsce. To właśnie podejście procesowe jest podstawą coraz bardziej popularnych systemów WorkFlow[4], które skutecznie wspierają przedsiębiorstwa w uporządkowanym obiegu dokumentów, a także posiadają pożyteczną funkcjonalność łączenia perspektyw statycznej i dynamicznej SI.

Aby móc zrozumieć istotę traktowania przedsiębiorstwa poprzez pryzmat procesów w niej zachodzących, konieczne jest przywołanie definicji procesu. W literaturze można znaleźć wiele definicji, wśród nich taką:

Proces to zbiór czynności wymagający na wejściu wkładu i dający na wyjściu rezultat, mający pewną wartość dla klienta[5]. Inna definicja: Przebieg następujących po sobie działań, mających początek i koniec oraz jasno zdefiniowany wkład i rezultat.[6]

I może jeszcze jedna definicja: Proces może być zdefiniowany jako zbiór zasobów i czynności koniecznych i wystarczających do przetworzenia pewnej formy wejściowej na pewną formę wyjściową[7]. Można zauważyć pewną analogię pomiędzy definicjami systemu informacyjnego a definicjami procesu. Nie tylko dlatego, że w obu przypadkach jest mowa o formie na wejściu przekształconej w formę na wyjściu, ale również dlatego, że definicja procesu informacji łączy wprost proces z informacją: „proces informacyjny, to uporządkowana sekwencja operacji związanych z budową i utrzymaniem zasobów i strumieni informacyjnych” (Oleński, 2003, s.41).

Ta spójność definicji wskazuje właśnie na fakt, że podejście procesowe w przedsiębiorstwie, jest najwłaściwszą drogą do budowania i definiowania systemu informacyjnego organizacji. Udokumentowane procesy, które są realizowane w przedsiębiorstwie, a których odzwierciedlenie można znaleźć w codziennych czynnościach pracowników, a także w raportach i sprawozdaniach, można również nazwać systemem informacyjnym firmy[8].

Ważną rzeczą jest również fakt tego, że w podejściu procesowym punktem najistotniejszym jest to, że przedsiębiorstwo zarządzane poprzez procesy, skupia się przede wszystkim na realizacji celu, a ten, powinien być odpowiedzią na oczekiwania klienta. Bez takiej polityki zarządzania, działania organizacji mogą być jałowe i na dłuższą metę mogą spowodować wyeliminowanie jej przez konkurencję z rynku.

Pełne zrozumienie podejścia procesowego wymaga jeszcze wyjaśnienia kilku pojęć, m.in. pojęcia „procedura”. Procedura, to jest sposób realizacji procesu. Jeden proces może być realizowany za pomocą jednej lub kilku procedur. Przykładem może być proces sprzedaży, realizowany za pomocą szeregu procedur takich jak:

— procedura wysłania oferty,

— procedura weryfikacji klienta,

— procedura pertraktacji cen,

— procedura określenia warunków sprzedaży,

— procedura wysyłki towaru,

— procedura wystawienia i przekazania faktury.

Procedury mogą być szczegółowe, opracowane w postaci opisowej (kroki, etapy), lub graficznej (mapy). Mogą też być ogólne. Obok pojęcia procedura, z procesem powiązane są też takie pojęcia jak zasób oraz cel procesu. W ekonomii zasób definiuje się jako źródło, które jest gromadzone do wykorzystania w przyszłości dla realizacji celów. Więc zasób powstaje, gdy organizacja ma cel działania.

Kolejne pojęcia, jakie są istotne z punktu widzenia zarządzania procesami, to elementy mierzenia i oceny ich, którymi są:

— jakość,

— koszt,

— czas.

W kontekście tych wartości budowany jest tak zwany trójkąt ograniczeń (rys. 3), stosowany do optymalizacji realizacji projektów, jednak nadaje się również do prezentacji ograniczeń podczas realizacji procesów. Przecież projekt, to cykl procesów.

Rysunek 3. Trójkąt ograniczeń

Interpretacja trójkąta ograniczeń, powinna być znana każdemu zarządzającemu, ponieważ mówi ona o tym, że jeśli zmienia się jeden z elementów trójkąta, to ma to zawsze wpływ na pozostałe elementy. Innymi słowy, ograniczanie czasu realizacji procesu, być może będzie miało odzwierciedlenie w jego podwyższonych kosztach i na pewno w obniżeniu jakości. Podobnie z kosztami: jeśli zmniejszymy koszty zaangażowane w realizację procesu, obniży się jakość procesu, a czas jego wykonania prawdopodobnie się wydłuży. Mając tę wiedzę, trzeba dążyć do optymalnych wartości, gdzie wysoka jakość powinna być na pierwszym planie.

Podsumowując, wszystkie dotychczasowe rozważania na temat procesu, można go przedstawić graficznie jak na rys. 4.

Rysunek 4. Definicyjny schemat procesu

Prezentując interpretacje schematu definicyjnego procesu (rys. 4), można posłużyć się przykładem, którym będzie omówienie procesu sprzedaży. Jak to wcześniej zostało napisane na realizację procesu sprzedaży mogą składać się następujące procedury:

1. wysłania oferty,

2. weryfikacji klienta,

3. pertraktacji cen,

4. określenia warunków dostawy i sprzedaży,

5. wysyłki towaru,

6. wystawienia i przekazania faktury.

1. Procedura wysłania oferty — kroki:

— przygotowanie listy klientów do zaofertowania,

— przygotowanie ogólnej treści oferty

—weryfikacja ogólnej treści oferty o indywidualne zapytania klienta

— mailing ofert

2. Procedura weryfikacji klienta — kroki:

— sprawdzenie historii klienta,

— sprawdzenie opinii o kliencie w Internecie

— sprawdzenie klienta w KRD

3. Procedura pertraktacja cen — kroki:

— Wywiad cen na rynku

— Ustalenie osoby właściwej do pertraktacji

— Przedstawienie oferty cenowej

— Stosowanie upustów tylko w kontekście innych korzyści

4. Określenie warunków dostawy i sprzedaży — kroki:

— ustalenie warunków dostarczenia towaru (transport własny, obcy)

— ustalenie terminu realizacji wysyłki

— ustalenie formy przekazania faktury

— ustalenie terminu zapłaty

— omówienie dodatkowych warunków

5. Procedura wysyłki towaru — kroki:

— przygotowanie transportu na określony dzień

— przygotowanie załadunku

— przygotowanie właściwych dokumentów

6. Procedura wystawienia i przekazania faktury — kroki:

— Przekazanie danych do wystawienia faktury,

— Wprowadzenie danych do systemu

— Fakturowanie

— Przekazanie faktury odbiorcy towaru (wersja elektroniczna)

Zasobami dla tego procesu będą:

— Bazy danych o ofertach

— Historyczne dane o sprzedaży

— Bazy danych klientów

— Sprzedażowe programy komputerowe

— Systemy CRM

— Ludzie: pracownicy, współpracownicy

— Sprzęt (komputery, faksy, sieć)

Wartością dodaną dla procesu sprzedaży, jest oczywiście zrealizowana sprzedaż, zadowolony klient, powiększone doświadczenie zawodowe pracowników, a w długim zasięgu czasu: przewaga konkurencyjna.

Opisany w przykładzie proces sprzedaży, został przedstawiony na rys. 5:

Rysunek 5. Schemat procesu sprzedaży wraz z 6 procedurami realizującymi proces

Przedstawiony proces sprzedaży, po zidentyfikowaniu go, opracowaniu dokumentacji, przyporządkowaniu go osobom odpowiedzialnym, powinien być również wciąż monitorowany za pomocą pomiarów czasu oraz kosztu w kontekście jakości. Sensem zarządzania organizacją poprzez procesy jest ciągłe doskonalenie ich i dążenie do osiągania coraz lepszej jakości wartości dodanej uzyskiwanej w efekcie realizacji danego procesu.

W opracowaniach podejścia procesowego w przedsiębiorstwach, wiele miejsca poświęca się również tzw. dojrzałości procesowej organizacji, ponieważ ta dojrzałość ma bezpośredni wpływ na jakość systemu informacyjnego, funkcjonującego w danej firmie. Mówiąc o dojrzałości procesowej mamy przede wszystkim na myśli pięć poziomów zaawansowania w stosowaniu podejścia procesowego[9]:

Poziom 1 (początkowy), który niewiele ma wspólnego z zarządzaniem procesami, bardziej jest tzw. „gaszeniem pożarów”, czyli reagowaniem na powstające żywiołowo sytuacje. Na tym etapie tylko profesjonalny zespół może przyczynić się do rozwoju firmy, ale już z trudem może utrzymać swą pozycję,

Poziom 2 (zarządzany), wprowadza tzw. procesy zinstytucjonizowane[10]. Procesy są wykonywane według wcześniej przygotowanego planu, który obejmuje tylko te najważniejsze,

Poziom 3 (standardowy), w którym definicje procesów są wprowadzone na poziomie organizacji i nie mogą być dowolnie zmieniane. Ważna jest spójność procedur realizujących procesy,

Poziom 4 (przewidywalny), działania organizacji oparte są o mierzalne mierniki i cele, co oznacza, że plany i realizacje procesów są oceniane wymiernymi efektami. Ponadto organizacja zmierza do konkretnych celów, wyrażonych określonymi wartościami,

Poziom 5 (optymalizowany), organizacja realizując swoje procesy, jednocześnie pracuje nad ich ciągłą poprawą. Poprawa ta wynika z monitorowania wskaźników oraz oceny osiągania celów oraz ich jakości.

Osiąganie kolejnych stopni dojrzałości procesowej organizacji bez wątpienia sprawia, że działania stają się coraz bardziej uporządkowane oraz sformalizowane, co bezpośrednio wpływa nie tylko na jakość produktów czy usług, ale też na jakość systemu informacyjnego w tej organizacji.

Porządkowanie i doskonalenie SI poprzez podejście procesowe, będzie polegało na identyfikowaniu procesów, wyodrębnianiu z nich procedur oraz definiowaniu kroków tych procedur. Następnie dla zidentyfikowanych procesów, należy określić zasoby oraz właścicieli procesów i wykonawców procedur. Tak przygotowana dokumentacja sprawi, że proces będzie uporządkowany, będą określone osoby odpowiedzialne, a także wszystkie działania będą sformalizowane.

Takie podejście jest niezmiernie istotne z dwóch powodów:

1. Opracowanie SI w organizacji sprzyja kompetentnemu zarządzaniu organizacji, nic nie dzieje się na zasadzie działań spontanicznych, organizacja może planować, doskonalić swoje procesy oraz dynamicznie się rozwijać utrzymując swoją pozycję na rynku.

2. Zarządzanie poprzez procesy sprawia, że organizacja skupia się na spełnieniu oczekiwań klienta, oferując produkt na który czeka klient.

1.3. Zarządzanie wiedzą w organizacji poprzez system informacyjny

Nie ma wątpliwości, że informacja, a zwłaszcza wiedza, to cenny zasób organizacji. W niemalże każdej definicji systemu informacyjnego pojawia się pojęcie informacja, a czasami wiedza. W tabeli 1, wskazane zostały relacje pomiędzy informacją a wiedzą. Czym dla organizacji są te dwa ważne elementy? Aby odpowiedzieć na to pytanie, należałoby przede wszystkim spróbować zdefiniować te pojęcia.

Jak jest definiowana informacja? Przeglądając literaturę przedmiotu, trudno jest znaleźć uniwersalną definicję informacji. Podawanych jest wiele jej określeń w zależności od kontekstu w jakiej występuje. Ogólną definicję podaje Roman W: „Informacja to wszelka wiadomość otrzymana w procesie przekazywania — nie ważne kto informuje, ani kto jest informowany; bez względu na jej treść, formę przekazania, wagę czy znaczenie” (Roman, 2012, s.17). I jeszcze jedna istotna definicja podana przez Roman W.: „Utrwalona postać informacji to dokumentacja” (Roman, 2012, s.18). Kolejny termin, który należy zdefiniować na potrzeby niniejszego rozdziału, to wiedza.

Powracając do tabeli 1, na gruncie przedstawionej tam treści pojęcia dla wiedzy, można ją określić jako „zorganizowany zbiór informacji wraz z regułami ich interpretacji” (Jemielniak, 2012, s. 24). Inna definicja wiedzy: „wiedza, to informacje, którym została nadana struktura, przez co mogą być one wykorzystane w pewnym obszarze działalności” (Probst, Raub, Romhardt, 2002, s.27).

I tak, jak wiedza jako zasób, ze swej natury jest powszechna, to należy tutaj mocno podkreślić, że przeważająca część wiedzy, która należy do organizacji gospodarczej ma status tzw. wiedzy know-how. Według definicji zawartej w Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 772/2004 z dnia 7 kwietnia 2004 w sprawie stosowania art. 81 ust. 3 Traktatu, do kategorii porozumień o transferze technologii, wiedza know-how to pakiet nieopatentowanych informacji praktycznych wynikających z doświadczenia i badań, które są:

1. niejawne, czyli nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne,

2. istotne, czyli ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową oraz

3. zidentyfikowane, czyli opisane w wystarczająco zrozumiały sposób, aby można było sprawdzić, czy spełniają kryteria niejawności i istotności. [Dz. U. L 123 z 27.4.2004, str. 11—17].

Podobnie definiowana jest wiedza know-how w literaturze. Widza typu know-how „jest domeną jednej firmy lub zespołu badawczego” (Drelichowski, 2004, s. 15). Dostęp do wiedzy know-how jest unormowany prawnie. W przywołanym wcześniej Rozporządzeniu Komisji (WE) podane są uregulowania dotyczące porozumienia o transferze technologii, porozumienia wzajemnego, czy porozumienia jednokierunkowego. Wszystkie dotyczą korzystania z patentów, licencji i wiedzy know-how. Takie zakwalifikowanie wiedzy know-how jednoznacznie stawia ją po stronie wartości chronionych prawem, a tym samym trudno dostępnych. „Know-how jest rodzajem wiedzy, do której publiczny dostęp jest najbardziej ograniczony, a jej przesyłanie najbardziej złożone” (Drelichowski 2004, s.15).

Ilka Tuomi, badacz Centrum Prognoz Technologicznych Komisji Europejskiej w Sewilii wyodrębnił trzy perspektywy podejścia do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie [Tuomi I., 1999, 294]:

— wiedza jako produkt (ang. product) — który jest innowacją, wynikiem działalności firmy, jest tworzony a później sprzedawany,

— wiedza jako zasób (ang. resource) — gromadzony, rozpowszechniany i chroniony przez organizację jako element pamięci organizacyjnej,

— wiedza jako ograniczenie (ang. constraint) — wpływające na działanie organizacji, stąd skłaniające do uczenia się i dostosowywania do narzuconych warunków.

Rysunek 6. Trzy perspektywy zarządzania wiedzą; źródło: Tuomi, 1999

(PRODUKT) Tworzenie wiedzy:

— produkty oparte na wiedzy,

— gospodarka oparta na wiedzy,

— zarządzanie innowacjami,

(ZASÓB) Gromadzenie i dzielenie wiedzy:

— pamięć organizacyjna,

— kapitał intelektualny,

(OGRANICZENIE) Budowa uczącej się organizacji:

— błędy decyzyjne,

— myślenie systemowe.

Patrzenie na wiedzę z tych trzech perspektyw powala na uporządkowane ujęcie jej w organizacji. Wiedza może być i zasobem i produktem, może też uczestniczyć w budowaniu organizacji uczącej się[11]. Wszystkie te aspekty są bardzo istotne z punktu widzenia zarządzania wiedzą, a także informacją, która jest nierozerwalnie związana z nią. Projektowanie systemu informacyjnego musi więc uwzględniać również zarządzanie wiedzą. W tej kwestii należy jeszcze wspomnieć o bardzo ważnej rzeczy, jaką jest podział wiedzy na:

— wiedzę jawną (sformalizowaną) oraz

— wiedzę ukrytą, będącą „własnością” pracowników, której czasami nawet sobie nie uświadamiają.

Można zaryzykować stwierdzenie, że wydobycie wiedzy ukrytej w organizacji, jest jednym z ważniejszych celów zarządzania wiedzą. Jeszcze do niedawna, źródłem bogactwa społeczeństw były takie zasoby jak maszyny, surowce, czy ludzie. Obecnie należałoby tutaj zdecydowanie dodać również wiedzę. Każda wiedza jawna, była kiedyś niejawna. Wynika to z procesu powstawania wiedzy, który polega na angażowaniu wiedzy do rozwiązywania problemów, w efekcie czego powstaje nowa wiedza, będąca początkowo wiedzą ukrytą. Jeśli wiedza zostanie przekazana, udokumentowana, wówczas stanie się wiedzą jawną. Gdy przedstawimy wiedzę w ujęciu strukturalnym, to „należy ją rozumieć jako związane z ludzkim działaniem zasoby niematerialne, których stosowanie może być podstawą przewagi konkurencyjnej organizacji” (Piotrowska, 2012, s. 82).

Ale by wiedza mogła być podstawą przewagi konkurencyjnej, należy nią poprawnie zarządzać. Wyobraźmy sobie sytuację, gdy zarządzający przedsiębiorstwem nie dołożył starań, aby wiedzę jawną uporządkować, a niejawną sformalizować. Efekt takiego działania da o sobie znać, gdy z przedsiębiorstwa odejdą kompetentne osoby, a nowo przyjęte nie będą miały żadnej dokumentacji by wdrożyć się szybko do swoich obowiązków.

Oczywiście nie wszystką wiedzę ukrytą można sformalizować, niemniej jednak projektując system informacyjny organizacji, trzeba ją brać pod uwagę i postarać się, stworzyć takie procedury, które pozwolą na bieżąco formalizować jak najwięcej wiedzy niejawnej.

Zarządzając wiedzą w kontekście porządkowania i projektowania systemu informacyjnego, należy przede wszystkim skupić się na:

— jakości informacji, z których składa się wiedza, poprzez to tworząc i kompletując wiedzę o wysokiej jakości,

— zapewnieniu rozwoju wiedzy pracowników, poprzez szkolenia, materiały oraz dzielenie się widzą,

— postawieniu jasnych celów dla systemu informacyjnego przedsiębiorstwa, do realizacji których powinni być motywowani pracownicy,

— kontrolowaniu funkcjonowania systemu informacyjnego, aktualizowaniu wiedzy, dokumentacji,

— stworzeniu sieci przepływu informacji w przedsiębiorstwie oraz nadzorowaniu jej,

— zabezpieczeniu przed zniszczeniem SI,

— zaangażowaniu informatyki w projektowanie i eksploatację systemów informacyjnych,

— dbanie o integrację i spójność wszystkich podsystemów informacyjnych w przedsiębiorstwie,

— zapobieganiu nadmiarowi informacji.

1.4. Rola Systemu Informacyjnego w organizacji

Samo podsumowanie dotychczasowych rozważań z poprzednich rozdziałów, już daje podstawy do przedstawienia roli SI w przedsiębiorstwie. Jak to zostało wspomniane na początku, system informacyjny powstaje razem z organizacją gospodarczą. Zadaniem zarządu oraz wyznaczonych pracowników, jest takie zorganizowanie SI, aby był on skutecznym wsparciem w podejmowaniu decyzji, w wymianie informacji wewnątrz oraz na zewnątrz organizacji oraz w prawidłowym zarządzaniu organizacją.

Ciekawostką jest to, że już wiele lat temu przedsiębiorstwa zaczęły wdrażać u siebie takie zorganizowane i uporządkowane systemy informacyjne, znane jako ISO. Jest on wiązany z zarządzaniem jakością, ale jeśli się dobrze przyjrzeć dokumentacji, to jest to jak najbardziej system informacyjny organizacji. Przy porządkowaniu i projektowaniu SI w przedsiębiorstwie skorzystanie z dokumentacji ISO, może efektywnie wesprzeć tę pracę. Niestety często jest tak, że całe przedsięwzięcie wdrożenia ISO jest odrzucane przez pracowników i traktowane jako zło konieczne. Trafnie to ujął M. Liszko (audytor normy ISO): „Takie systemy zarządzania jakością są też często odrzucane przez pracowników firmy jak ciało obce, posługujące się specyficznym językiem i wymagające wytwarzania dużej ilości dokumentacji mało przydatnej w praktyce. Istotnym celem procedur systemu zarządzania jakością, staje się wytwarzanie dowodów dla audytorów zewnętrznych na potrzeby certyfikacji. Również kierownictwo firmy nie akceptuje w pełni narzuconego im systemu zarządzania, który nie posługuje się językiem biznesowym i wytwarza dane i informacje często zbędne do zarządzania całością organizacji.” (Liszko, 2012, s. 22).

Szkoda, że w Polsce tak jest traktowany system ISO, ponieważ w innych krajach stał się on źródłem wiedzy o przedsiębiorstwie. Przyczynę takiego stanu rzeczy wyjaśnia M. Liszko: „Zła opinia o ISO wynika głównie z niewłaściwej interpretacji i wdrożenia wymagań normy w organizacji. Dla poszczególnych wymagań normy ISO 9001 ustaliły się i rozpowszechniły bardzo szybko szczegółowe rozwiązania, które zaczęły być wdrażane niezależnie od zakresu działalności i wielkości organizacji. Uznano, że zapewniają one pozytywne przejście audytu certyfikującego strony trzeciej, nie zwracając uwagi na ich rzeczywistą przydatność w firmie” (Liszko, 2012, s.20).

Zachęcam Czytelników do wsparcia się literaturą fachową podczas projektowania systemów informacyjnych swoich przedsiębiorstw, a dokumentacja ISO 9001 jest jedną z nich. Na pewno przyczyni się to do podniesienia jakości wykonanych prac oraz osiągniętego efektu, jakim będzie dobry system informacyjny firmy.

Mówiąc o roli systemu informacyjnego w organizacji, należy na tę kwestię patrzeć poprzez pryzmat otoczenia zarówno dalszego, jak i bliższego, z którym SI porządkuje relacje oraz przepływy informacji w obu przestrzeniach. Do otoczenia bliższego można zaliczyć:

— samo przedsiębiorstwo,

— jednostki grupy kapitałowej,

— dostawców, odbiorców

— pośredników i firmy współpracujące,

— banki,

— jednostki do których została przekazana realizacja niektórych procesów (outsorucing),

— organy administracji państwowej i administracji lokalnej.

Otoczenie dalsze, to ochrona środowiska, opieka społeczna, czy polityka, prawo, nauka, relacje międzynarodowe.

Rola systemów informacyjnych w dzisiejszej rzeczywistości jest bardzo istotna, ponieważ globalizacja i informatyzacja sprawiły, że przepływ danych oraz informacji przyjął postać zalewu i obecnie cenną umiejętnością jest nie tyle wyszukiwanie informacji, co odnajdywanie w morzu danych tych, które są przydatne. Odpowiednio zaprojektowany system informacyjny powinien być skutecznym narzędziem wspomagającym w kolekcjonowaniu odpowiednich informacji, które będą wspierały zarząd w podejmowaniu decyzji.

Cechy, które charakteryzują dobry system informacyjny organizacji to:

1. aktualny — wszystkie dane zasilające SI są na bieżąco aktualizowane. Brak aktualizacji przepisów, może skutkować m.in. karami nałożonymi przez urzędy,

2. rzetelny — SI obejmuje tylko sprawdzone, prawdziwe informacje,

3. elastyczny — możliwy i łatwy do modyfikacji,

4. wydajny — możliwość uzyskania potrzebnej informacji jak najszybciej to możliwe,

5. bezpieczny — wszystkie przechowywane dane są bezpieczne. Ryzyko utraty SI, czy dostania się informacji w niepowołane ręce zminimalizowane do zera,

6. niezawodny i stabilny — niska awaryjność, możliwe odtworzenie stanu sprzed awarii,

7. intuicyjny — łatwy w obsłudze,

8. dostępny — możliwość korzystania z systemu zawsze, gdy jest to konieczne.

1.5. System informacyjny a system informatyczny

Oczywiście system informacyjny nie jest systemem informatycznym. Zależność między jednym i drugim prezentuje rys. 7[12].

Rysunek 7. Zależność pomiędzy systemem informacyjnym, a systemem informatycznym

Organizacja procesów firmy wraz z systemem informacyjnym wspomagane rozwiązaniami informatycznymi, tworzą dopiero system informatyczny. Przekształcenie systemu informacyjnego w system informatyczny odbywa się przy wsparciu technologii informatycznej. W dzisiejszych czasach systemy informatyczne są już powszechnie używane przez przedsiębiorstwa do ewidencji danych, analizowaniu ich, oraz dostarczaniu informacji wspierających podejmowanie decyzji zarządczych. Dzięki komputeryzacji systemów informacyjnych, firmy w coraz bardziej sprawny sposób organizują swoje działania. Systemy informatyczne pozwalają formalizować procesy w przedsiębiorstwie, automatyzują realizowanie procedur, minimalizując ryzyko pomyłek i błędów. System informatyczny zarządzania, to system służący do wspomagania procesu zarządzania organizacją gospodarczą, realizowany za pomocą środków komputerowych (informatycznych) (Lech, 2003, s. 7).

Na przestrzeni ostatnich lat, obserwowany jest dynamiczny rozwój technologii IT, a oferta systemów informatycznych dla przedsiębiorstw lawinowo rośnie, co z kolei implikuje coraz trudniejszy wybór najodpowiedniejszego systemu dla konkretnej firmy. Zakup i wdrożenie programu komputerowego wspierającego prowadzenie działalności gospodarczej, to jest bardzo spora inwestycja, więc decyzja dotycząca jego wyboru jest niezmiernie ważna. Nietrafiony zakup, to duże ryzyko upadku tego projektu oraz strat nie tylko czasu, ale też środków pieniężnych zaangażowanych w projekt. Oczywiście przedsięwzięcie wdrożenia systemu wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem dotyczy tylko tych większych systemów klasy ERP[13]. Przedsiębiorstwa decydujące się na wdrożenie systemu ERP, mają do wyboru system powielarny lub system dedykowany. Wdrożenie tego pierwszego jest łatwiejsze i tańsze, ponieważ system powielarny to system klasy COTS (Commercial on the Shelf)., który definiowany jest jako gotowe oprogramowanie, zainstalowane u wielu użytkowników, bez udostępniania kodów źródłowych, których rozwój jest kontrolowany przez producenta (Bazil, Boehm, 2001, s. 91—95). Natomiast system dedykowany jest projektowany dla konkretnego użytkownika, według wyspecyfikowanych przez niego potrzeb (Chomuszko, 2016, s. 11).

Przedsiębiorca powinien wiedzieć, jaki system (powielarny czy dedykowany) jest odpowiedni dla jego organizacji. Niestety w praktyce wygląda to tak, że przedsiębiorcy mają nikłą wiedzę na temat systemów ERP, rzadko wspierają się opinią ekspertów i pragnąc oszczędzać na kosztach tego przedsięwzięcia samodzielnie dokonują wyborów. Praktyka pokazuje, że ten sposób postępowania jest najczęstszą przyczyną niepowodzeń wdrożenia systemu ERP, czyli przedsiębiorca zamiast zaoszczędzić, traci spore nakłady.

W dobie komputeryzacji wynikającej z wysokiego poziomu rozwoju technologii IT oraz coraz większego zaangażowania informatyki do przekazywania danych i informacji między podmiotami nie tylko biznesu krajowego i międzynarodowego, ale też organów państwowych, można się spodziewać, że każda firma wcześniej czy później stanie przed konicznością zakupu oprogramowania wspierającego zarządzanie. Co warto wziąć pod uwagę podejmując decyzję o informatyzacji przedsiębiorstwa? Oto lista najważniejszych kryteriów dla poszukiwanego oprogramowania (Auksztol, Balwierz, Chomuszko, 2011, 10):

— zgodność z przepisami prawa,

— koszty wdrożenia systemu,

— usprawnienie prac w przedsiębiorstwie,

— szybki dostęp do informacji,

— oczekiwane zyski,

— bezpieczeństwo danych,

— dostępność serwisu powdrożeniowego,

— możliwość wymiany danych z otoczeniem.

A w kontekście obowiązujących obecnie przepisów, trzeba wziąć pod uwagę jeszcze jedno kryterium: posiadanie funkcjonalności generowania plików JPK.

Warto wiedzieć, że jeśli przedsiębiorstwo ma profesjonalnie opracowany system informacyjny swojej organizacji, wówczas o wiele łatwiej będzie wybrać system informatyczny. Analizując dokumentację SI, w konfrontacji z ofertą systemów informatycznych, można dowiedzieć się, czy przedsiębiorstwo może skorzystać z systemu powielarnego, czy powinno raczej wziąć pod uwagę wdrożenie systemu dedykowanego. Dzisiaj systemy dedykowane, to często zmodyfikowane systemy powielarne z interfejsami[14] do systemów branżowych.

Niemniej jednak przedsiębiorca zanim dokona zakupu systemu informatycznego, powinien wesprzeć się wiedzą ekspertów. Oszczędzanie przy tak skomplikowanym projekcie jak wdrożenie systemu wspierającego zarządzanie organizacją zemści się wcześniej czy później. Można się tutaj odwołać do trójkąta ograniczeń.

Oczywiście mniejsi przedsiębiorcy, realizujący typowe procesy biznesowe, mogą korzystać z systemów powielarnych, bez konieczności uruchamiania projektu wdrożenia. Jednak i tutaj zalecana jest czujność, ponieważ samodzielna parametryzacja programu może również nieść za sobą ryzyko przeoczenia jakiejś funkcjonalności, czy może skutecznie utrudnić korzystanie z systemu, lub wręcz zakłócić poprawność działania.

W podsumowaniu tego rozdziału, warto jeszcze wskazać, że projekt zakupu i implementacji systemu ERP, obejmuje wiele obszarów przedsiębiorstwa, z których każdy wymaga profesjonalnego ujęcia. Należą do nich obszary (Chomuszko, 2016, s. 14):

— kompetencji (wiedza i doświadczenie zaangażowanych zespołów);

— społeczny (umiejętność współpracy):

— — negocjacje (interakcje w zespole),

— — mechanizmy motywowania, zaangażowanie zarządu,

— — zarządzanie doświadczeniem klienta;

— techniczny (system ERP, sprzęt);

— formalno — prawny (umowa, budżet, harmonogram);

— metodyczny (zastosowana metodyka w realizacji projektu).

Zdanie sobie sprawy z tego, jak ważne jest profesjonalne podejście do inwestycji, jaką jest informatyzacja przedsiębiorstwa, na pewno zmniejszy ryzyko upadku tego typu przedsięwzięć.

1.6. Bezpieczeństwo informacji

Zabezpieczenie danych w organizacji gospodarczej, to zagadnienie wielowymiarowe. Począwszy od troski o dane związane z działalnością firmy, poprzez chronienie gromadzonej wiedzy zarówno tej jawnej, jak i ukrytej, a skończywszy na spełnianiu wymogów ustawowych wynikających z przepisów. Jak widać przedsiębiorstwo powinno poważnie podejść do tego zagadnienia, a praktyka niestety pokazuje, że wiele jest do zrobienia w tych kwestiach. Identyfikacja samych zagrożeń dla utraty SI, czy przejścia informacji w niepowołane ręce już uzmysławia, że pozostawanie tutaj bezczynnym, rodzi duże zagrożenie dla przedsiębiorstwa. Jednak należy podkreślić, że nawet najlepsze zabezpieczenia nie dają 100% gwarancji bezpieczeństwa dla SI firmy. Najsłabszym ogniwem zawsze będzie człowiek. Z racji tego, że w przeważającej większości firm systemy informacyjne są obsługiwane przez systemy informatyczne, wachlarz zagrożeń się zwiększa. Ogólnie zagrożenia można podzielić na losowe i celowe. Do tych pierwszych zaliczymy niszczące działania natury typu pożar, powódź, czy przypadkowe (niezamierzone) uszkodzenie, zniszczenie, czy awarie. W drugiej grupie, zagrożeń celowych można umieścić sabotaż, kradzież, czy fałszowanie. Dla systemów informatycznych zagrożenia są klasyfikowane trochę inaczej (Auksztol, Balwierz, Chomuszko, 2011, s. 31:

— zagrożenia fizyczne,

— zagrożenia logiczne.

Do grupy zagrożeń logicznych zaliczamy wszelkiego rodzaju błędy w oprogramowaniu, które skutkują częściową lub całkowitą utartą danych, błędy wynikające z niewłaściwego sposobu obsługiwania aplikacji, błędy administracyjne oraz świadome działania na poziomie aplikacyjnym mające na celu zniszczenie danych. Do grupy zagrożeń fizycznych zaliczamy wszelkiego rodzaju awarie sprzętowe oraz awarie systemu operacyjnego.

Wśród wyżej wymienionych zagrożeń najczęściej spotykane to:

1. niewłaściwa obsługa oprogramowania,

2. manipulacja danymi z pominięciem logiki serwera aplikacyjnego,

3. awaria sprzętu,

4. błąd administratora,

5. atak,

6. wirusy,

7. zdarzenia losowe.

Jak widać zagrożeń jest sporo, więc zapewnienia bezpieczeństwa informacji w przedsiębiorstwie stanowi ważne zadanie. Sposobów na to, aby dane i informacje przechowywane w przedsiębiorstwie były bezpieczne jest wiele i to, z jakich skorzysta firma jest kwestią wyboru. Jednak należy pamiętać, że wybrany sposób musi być skuteczny. Podstawowe mechanizmy zabezpieczania danych, to systematyczne wykonywanie kopii zapasowych, czy konfigurowanie i przestrzeganie uprawnień dostępu do systemów informacyjnych i informatycznych.

Ważne jest również to, że bezpieczeństwo informacji w organizacji nie jest obecnie tylko kwestią wyboru, ale również obowiązkiem wynikającym z przepisów.

W ostatnich latach powstały uregulowania prawne, które nakładają na firmy obowiązek dbania o bezpieczeństwo danych oraz informacji. Są to przede wszystkim:

1. Jednolite rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych,

2. Przyjęta przez PE Dyrektywa NIS.

Nie dziwią te kroki w świetle wydarzeń światowych, takich jak m.in. atak złośliwego oprogramowania WannaCry, które zaatakowało ponad 200 tys. Komputerów w 150 krajach, powodując olbrzymie straty. Wśród ofiar znalazły się między innymi brytyjskie szpitale, rosyjskie ministerstwa, firmy telekomunikacyjne, producenci samochodów (Nissan, Renault), znani przewoźnicy. Często były to bardzo duże przedsiębiorstwa, które wydawały się mieć doskonałe zabezpieczenia IT. WannaCry nie spowodowałby tak dużych strat, gdyby użytkownicy aktualizowali swoje oprogramowanie. Ten malware[15] rozprzestrzeniał się dzięki błędowi w protokole SMB. Ta luka była już znana na miesiąc przed atakiem, a Microsoft już wtedy przygotował łatkę MS17—010. Kto zlekceważył tę aktualizację, mógł stać się ofiarą WannaCry na własne życzenie. Warto dodać, że skala zagrożenia była tak duża, iż Microsoft przygotował nawet w drodze wyjątku łatkę dla Windows XP (system nie wspierane już od kwietnia 2014 roku)[16].

Przywołane wcześniej doktryny unijne dotyczą dwóch spraw związanych z bezpieczeństwem. Pierwsza z przywołanych regulacji, to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE wejdzie w życie 25 maja 2018 r.

Rozporządzenie ma obowiązywać we wszystkich państwach członkowskich UE i dzięki temu ujednolici przepisy dotyczące bezpieczeństwa danych osobowych. Dotychczas obowiązujące procedury, mają być zastąpione tzw. domyślną ochroną danych (data protection by design). Podmioty przetwarzające dane osobowe, będą miały obowiązek analizowania skutków prowadzenia tych procedur, a osoby fizyczne zostaną wyposażone w większe prawa, takie jak prawo do bycia zapomnianym czy prawo do przenoszenia danych.

Warto dokładnie zapoznać się z nowymi przepisami, ponieważ kary za łamanie ich, są bardzo wysokie, do 20 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstwa nawet do 4 proc. całkowitego rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

Druga ważna zmiana to przyjęta przez Parlament Europejski Dyrektywa NIS (dyrektywa dotycząca sposobów mających na celu zapewnienie wspólnego wysokiego poziomu bezpieczeństwa sieci i informacji w obrębie Unii). Celem tej dyrektywy jest poszerzenie współpracy państw członkowskich UE w kwestii cyberbezpieczeństwa.

Sektory kluczowe, które będą musiały przede wszystkim wdrożyć Dyrektywę NIS, to:

— energetyka,

— transport,

— służba zdrowia,

— finanse,

— dostawcy usług cyfrowych.

Dyrektywa ta została przyjęta przez Parlament Europejski 6 lipca 2016 roku, a weszła w życie w sierpniu 2016 roku.

Cele dyrektywy mają zostać osiągnięte poprzez[17]:

— ustanowienie obowiązków dla państw członkowskich dotyczących przyjęcia krajowej strategii cyberbezpieczeństwa;

— utworzenie sieci Zespołów Reagowania na Incydenty Bezpieczeństwa Komputerowego (tzw. CSIRT);

— stworzenie grupy współpracy zapewniającej strategiczną współpracę oraz wymianę informacji;

— ustanowienie wymogów dotyczących bezpieczeństwa sieci i informacji oraz zgłaszania incydentów;

— ustanowienie obowiązków dotyczących wyznaczania przez państwa członkowskie organów krajowych, punktów kontaktowych oraz CSIRT, którym powierzone zostaną zadania związane z cyberbezpieczeństwem.

Szczególną rolę we wdrażaniu dyrektywy będzie odgrywać Europejska Agencja Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA), której zadaniem jest koordynowanie współpracy pomiędzy państwami członkowskimi w zakresie cyberbezpieczeństwa.

Podsumowując rozdział o bezpieczeństwie systemów informacyjnych, trzeba powiedzieć, że wprowadzanie technologii IT do organizacji, rodzi nowe obowiązki i nowe wyzwania. Z dotychczasowych obserwacji, nader często można było dostrzec przedsiębiorstwa, które wręcz w rażący sposób lekceważyły bezpieczeństwo informacji w swoich organizacjach. Teraz już nie będą miały wyjścia, jak tylko stworzyć politykę bezpieczeństwa i jej przestrzegać.

[1] http://study.com/academy/lesson/what-are-information-systems-definition-types-quiz.html [2]

[2] https://www.britannica.com/topic/information-system

[3] http://www.inzynieriawiedzy.pl/wiedza/wiedza-informacje-dane

[4] Programy komputerowe służące do definiowania uporządkowanego przepływu informacji

[5] Chomuszko M., Controlling procesów, Wydawnictwo PWN, 2015

[6] tamże

[7] tamże

[8] Auksztol J., Balwierz P., Chomuszko M., SAP. Zrozumieć system ERP, Wydawnictwo Naukowe PWN, 2011.

[9] Borówka M., Dojrzałość procesowa organizacji w: Modelowanie organizacji procesowej pod red. Auksztol J., Chomuszko M., Wydawnictwo Naukowe PWN, 2012.

[10] proces zinstytucjonalizowany to taki, którego istnienie jest nie tylko dostrzeżone, ale również opisane i realnie wdrożone w całej organizacji w taki sposób, że ich wykonanie nie zależy od konkretnych osób [Borówka M.].

[11] Pojęcie, które zaproponował Peter Senge (Piąta Dyscyplina). Organizacja, adoptująca się do zmieniających się warunków, „uczącą” się poprzez doskonalenie się i rozwój pracowników.

[12] Auksztol J., Balwierz P., Chomuszko M., SAP. Zrozumieć system ERP, Wydawnictwo Naukowe PWN, 2011.

[13] system ERP to zbiór powiązanych ze sobą rozwiązań informatycznych wspierających całe przedsiębiorstwo

[14] Tutaj: funkcjonalność wymiany danych

[15] Złośliwe oprogramowanie

[16] http://www.sage.com.pl/strefa-dla-biznesu/zarzadzanie/czy-oprogramowanie-do-zarzadzania-firmami-jest-bezpieczne

[17] http://biznesalert.pl/ocipinska-implementacja-dyrektywy-nis-poprawi-cyberbezpieczenstwo-ue/

2. Rachunkowość jako system informacyjny

2.1. Wyodrębnienie rachunkowości w Systemie Informacyjnym

Amerykańskie Stowarzyszenie Księgowych określa rachunkowość, jako proces identyfikacji, pomiaru, przetwarzania oraz przekazywania informacji ekonomicznych umożliwiających formułowanie opinii i decyzji przez użytkowników tych informacji.

System Informacyjny rachunkowości jako podsystem informacyjny przedsiębiorstwa

W świetle rozważań z poprzedniego rozdziału, nie ulega wątpliwości że rachunkowość w przedsiębiorstwie jest systemem informacyjnym, a właściwie podsystemem SI przedsiębiorstwa. Należy podkreślić, że stanowi ona obszar, bez którego żadne przedsiębiorstwo na pewno sobie nie poradzi, a nawet można zaryzykować stwierdzenie, że żadne przedsiębiorstwo bez księgowości nie może istnieć. Dzisiaj wiele podmiotów zleca prowadzenie księgowości biurom księgowym w formie tzw. outsourcingu procesów pomocniczych. Procesy pomocnicze są wydzielane podczas opracowywania podejścia procesowego organizacji i tworzenia tzw. map procesów. W artykule Business Processes Outsourcing — Origin and Development, autorzy (Auksztol, Chomuszko, 2013) twierdzą, że modele procesowe, dzieląc procesy na podstawowe i pomocnicze pozwoliły na wyodrębnienie tych procesów, których wykonanie nie jest strategiczne dla realizacji celów firmy. Jednym z modeli przywoływanych w publikacjach na temat procesowego ujęcia organizacji jest model PCF Process Clasification Framework, znany w Polsce pod nazwą Model APQC[1]. Twórca modelu projektując go zaproponował wprowadzenie 12 ogólnych obszarów, nazwanych kategoriami. Zostały one podzielone na operacyjne, traktowane jako kluczowe dla organizacji i wspomagające, stanowiące wsparcie dla procesów podstawowych.(…) Do kategorii procesów wspomagających zakwalifikowane te, które przenikają wszystkie obszary procesów podstawowych i jednocześnie kandydują do wydzielenia ich poza przedsiębiorstwo w postaci outsourcingu. Należą do nich (Auksztol J., Chomuszko M., 2012, s.74):

1. Organizacja i zarządzanie kapitałem ludzkim (6.0APQC)

2. Zarządzanie technologią informacyjną (7.0APQC)

3. Zarządzanie zasobami finansowymi (8.0APQC)

4. Nabywanie, budowa i zarządzanie mieniem (9.0 APQC)

5. Zarządzanie ochroną środowiska i BHP (10.0 APQC)

6. Zarządzanie relacjami zewnętrznymi (11.0 APQC)

7. Zarządzanie wiedzą, doskonalenie i zmianą (12.0 APQC)

Najczęściej przekazywane do obsługi zewnętrznej to pierwsze trzy z wymienionych powyżej i realizowane poprzez:

— Biura obsługi przedsiębiorstw niepowiązanych, tzw. Centra BPO (Business Process Outsourcing), które są niezależnymi podmiotami, obsługującymi przedsiębiorstwa zewnętrzne.

— Centra usług wspólnych w grupach kapitałowych, tzw Centra SSC (Shared Services Centers), świadczące wewnętrzne usługi na rzecz rozproszonej jednostki (korporacji, grupy kapitałowej) (Auksztol, Chomuszko, 2013).

To, czy przedsiębiorstwo podejmie decyzję o utworzeniu wewnątrz organizacji działu księgowości, czy przekaże prowadzenie jej do biura rachunkowego, pozostaje do dyskusji. Wady i zalety powierzania księgowości na zewnątrz, do firm zajmujących się prowadzeniem tego typu usług przedstawiono w tab. 2 (Auksztol, Chomuszko, 2013):

Tabela 2. Wady i zalety powierzenia obsługi procesów pomocniczych centrom BPO

Na bazie przetwarzanych informacji w dziale księgowości (lub w biurze rachunkowym), tworzone są sprawozdania, deklaracje, raporty zarówno te obligatoryjne, jak i fakultatywne. O poprawności wymienionych raportów decyduje opracowany system informacyjny rachunkowości, którego podstawowym dokumentem jest Polityka Rachunkowości. W art. 4 pkt. 1 Ustawy o Rachunkowości jest napisane: „Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy”. W punkcie 3 tegoż 4 artykułu, można przeczytać:

„Rachunkowość jednostki obejmuje:

1. przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;

2. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

4. wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

5. sporządzanie sprawozdań finansowych;

6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;

7. poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.”

I ten zapis w ustawie przedstawia jaka powinna być zawartość systemu informacyjnego rachunkowości. Zadaniem osób opracowujących SI rachunkowości, będzie sformalizowanie (udokumentowanie) krok po kroku powyższych punktów.

Pierwszy punkt, to wcześniej wspomniana polityka rachunkowości. Co powinno zostać ujęte w tym dokumencie? Tab. 3 zawiera skrótową prezentację zawartości polityki rachunkowości.

Tabela 3. Zawartość polityki rachunkowości

Wymienione w tab. 3 elementy polityki rachunkowości, to są wymogi prawne dla udokumentowania najistotniejszych kwestii dotyczących prowadzenia ewidencji danych księgowych oraz ich zabezpieczenia. W oparciu o wcześniejsze rozważania, można powiedzieć, że jest to statyczna perspektywa systemu informacyjnego rachunkowości. Kolejne punkty, jakie zostały wymienione w art. 4 ustawy, jako treść rachunkowości, to już jest ujęcie dynamiczne, ponieważ przedstawia procesy, jakie są wykonywane w dziale księgowości.

Aby opracować SI rachunkowości dobrze jest przygotować dokument, który będzie formalną prezentacją czynności realizowanych podczas ewidencji dokumentów oraz późniejszej prezentacji informacji sprawozdawczych generowanych w oparciu o tę ewidencję. Najlepiej taką prezentację przedstawić w formie kroków do wykonania, w odpowiedniej kolejności.

I tak:

Pierwszy krok, to identyfikacja procesów gospodarczych i wyodrębnienie z nich operacji, wyrażonych wartościowo, zbieranie dokumentacji źródłowej, która jest podstawą ewidencji księgowej.

Drugi krok, stanowi tzw. etap przetwarzania operacji gospodarczych. Podczas tego kroku, zidentyfikowane w poprzednim kroku operacje gospodarcze, są sortowane chronologicznie według dat ich powstania, a następnie sprawdzane i opisywane pod kontem rachunkowym, formalnym i merytorycznym.

Trzeci krok, to klasyfikacja i ewidencja operacji za pomocą zapisów na kontach księgowych w księgach rachunkowych. Wszystkie konta księgowe wykorzystywane podczas zapisów znajdują się w zakładowym planie kont.

Czwarty krok, jest etapem sprawdzającym ewidencję księgową. Polega na generowaniu podstawowych sprawozdań ksiąg rachunkowych, jakimi są: zestawienie obrotów i sald, zapisy na kontach oraz dziennik księgowań, a następnie uzgadnianiu ich i przygotowywaniu rozliczeń z urzędami. Tę czynność wykonuje się po zakończeniu każdego okresu sprawozdawczego.

Piąty krok, to etap sprawozdawczy, w którym przygotowywane są sprawozdania. Podstawowe sprawozdania to bilans oraz rachunek zysków i strat wraz z informacją uzupełniającą. Większe podmioty przygotowują również sprawozdania: przepływy pieniężne oraz zmiany w kapitale. W tym kroku również przeprowadzana jest inwentaryzacja stanów majątku oraz źródeł ich pochodzenia. W wyniku inwentaryzacji porównywane są stany rzeczywiste ze stanami wynikającymi z ksiąg rachunkowych.

Cały opis rachunkowości, jaki został zaprezentowany w tym rozdziale dotyczy rachunkowości finansowej, czyli tej obligatoryjnej. W systemie informacyjnym rachunkowości jest jeszcze jedna rachunkowość, a mianowicie rachunkowość zarządcza. Jak rozpoznawać rachunkowość finansową i rachunkowość zarządczą, prezentuje tab. 4.

Tabela 4. Rachunkowość finansowa a rachunkowość zarządcza

Do niedawna działy księgowości zajmowały się głównie rachunkowością finansową z racji tego, że sprawozdawczość związana z rachunkowością finansową jest obowiązkowa. Od czasu, gdy w przedsiębiorstwach zaczęły pojawiać się komputery, gdy coraz popularniejsze stawały się systemy związane z przygotowywaniem informacji wspierającej zarządzanie, rachunkowość zarządcza stała się czymś powszechnym. Aby opis systemu informacyjnego rachunkowości był pełny, należy w nim uwzględnić również rachunkowość zarządczą.

I tak jak w rachunkowości finansowej, podstawą opracowania SI jest polityka rachunkowości, tak dla SI rachunkowości zarządczej, powinny to być potrzeby raportowe zarządu. Przygotowanie dokumentu z listą informacji, jakie są istotne dla podejmowania decyzji zarządczych, jest najlepszym punktem wyjścia do opracowywania SI rachunkowości zarządczej. Na podstawie listy potrzebnych raportów, można przygotować źródła, z których mogą być zasilane te raporty. Nie ma tutaj standardów i trudno jest wskazać jakiś wspólny dla wszystkich przedsiębiorstw obszar raportowania. Każda firma ma własne wizje raportowe i przedstawianie tutaj gotowych procedur, jak zaprojektować SI dla rachunkowości zarządczej jest praktycznie niemożliwe. Trzeba również wiedzieć, że rachunkowość zarządcza nie zajmuje się tylko przygotowywaniem raportów, które prezentują kondycję przedsiębiorstwa, czy dynamikę jego rozwoju. Przy pomocy analiz rachunkowości zarządczej, przedsiębiorstwo często poszukuje odpowiedzi na konkretną sytuację, wspierając w ten sposób podjęcie decyzji. Przykłady takich sytuacji przedstawia tab. 5.

Tabela 5. Przykładowa mapa decyzji źródło: Mendlara, Szeliga, 2012, s. 37

W sytuacjach przedstawionych w tab. 5 podane są różne rozwiązania. Zarząd oczekuje konkretnych liczb i danych, które wskażą, jakie rozwiązanie jest dobre, lub czy w ogóle realizować jakąś strategię. Jak widać, różnorodność sytuacji jest duża i konkretne podejście może być tylko zaprojektowane na bazie określonych założeń.

2.2. Opracowanie systemu informacyjnego dla rachunkowości

Formy prezentowania systemów informacyjnych mogą być różnorodne: opisowe, graficzne, tabelaryczne. Z uwagi na fakt, że opracowanie systemu informacyjnego zawiera dużo informacji, z reguły korzysta się ze wszystkich wymienionych form. Tutaj będzie przedstawiony przykład opracowania SI w formach tabelarycznych, które dość dobrze podnoszą czytelność dokumentu. Do tabel dołączone są opisy uzupełniające. Tabela, to zbór obiektów (uniwersum) oraz zbiór atrybutów, które opisują te obiekty. Wspierając się określeniem rachunkowości, zawartym w Ustawie o Rachunkowości (art. 4, pkt. 3), można utworzyć przykładowe tabele przedstawiające system informacyjny dla punktu pierwszego ustawowego określenia rachunkowości, czyli dla Polityki rachunkowości. Tab. 3 przedstawia uniwersum, czyli zbiór obiektów, którego (według definicji) elementami są:

1. Rok obrotowy

2. Wycena aktywów i pasywów (przykładowe)

— środki trwałe i WNiP

— należności

— zobowiązania

— środki pieniężne

— rezerwy

— udziały

— kapitały

3. Ustalenie wyniku finansowego

4. Księgi rachunkowe

— plan kont

— wykaz ksiąg rachunkowych

— — dziennik

— — konta księgi głównej (konta syntetyczne)

— — konta ksiąg pomocniczych (konta analityczne)

— — ZOiS dla syntetyk i dla analityk

— wykaz składników aktywów i pasywów

— sposób przetwarzania danych

— — księgowanie zakupu

— — księgowanie sprzedaży

— — księgowanie zapłat gotówkowych

— — księgowanie zapłat bezgotówkowych

— — księgowanie listy płac

— — amortyzacji

5. Zabezpieczenie danych.

Przykładowe tabele opisujące system informacyjny rachunkowości

Atrybuty dla elementu rok obrotowy — tab. 6

A1.1: długość roku obrotowego

A1.2: moment zamknięcia ksiąg

A1.3: okresy sprawozdawcze

Tabela 6. Rok obrotowy

Atrybuty dla elementu wycena aktywów i pasywów (ŚT i WNiP) — tab. 7

A2.1: wartość początkowa

A2.2: moment wyceny

A2.3: sposób wyceny

A2.4: umorzenie/amortyzacja

Tabela 7. Wycena aktywów i pasywów (środki trwałe i WNiP)

Atrybuty dla elementu wycena aktywów i pasywów (należności) — tab. 8

A3.1: wartość

A3.2: waluta

A3.3: kurs należności

A3.4: kurs wyceny

A3.5: moment wyceny

Tabela 8. Wycena należności

Atrybuty dla elementu wycena aktywów i pasywów (zobowiązania) — tab. 9

A4.1: wartość

A4.2: waluta

A4.3: kurs zobowiązania

A4.4: kurs wyceny

A4.5: moment wyceny

Tabela 9. Wycena zobowiązań

Atrybuty dla elementu wycena aktywów i pasywów (środki pieniężne na rachunkach i w kasie) — tab. 10

A5.1: wartość

A5.2: kurs waluty

A5.3: moment wyceny

Tabela 10. Wycena środków pieniężnych

Atrybuty dla elementu wycena aktywów i pasywów (rezerwy, udziały własne, kapitały) — tab. 11

A6.1: wartość wyceny

A6.2: cel

A6.3: moment wyceny

Tabela 11. Wycena rezerwy, udziały, kapitały własne

Atrybuty dla elementu ustalenie wyniku finansowego — tab. 12

A7.1: wariant rachunku

A7.2: przychody

A7.3: koszty

A7.4: wycena różnic kursowych

Tabela 12. Ustalenie wyniku finansowego

Atrybuty dla elementu plan kont — tab. 13

A8.1: rodzaj konta

A8.2: analityki do konta

A8.3: realizowane zapisy

A8.4: pozycja w sprawozdaniu

Tabela 13. Plan kont

Atrybuty dla elementu wykaz ksiąg rachunkowych — tab. 14

A9.1: zbiory danych

A9.2: miejsce przechowywania

Tabela 14. Wykaz baz danych zawierających księgi rachunkowe

Atrybuty dla elementu sposób przetwarzania danych — tab. 15

A10.1: rodzaj dokumentu

A10.2: powiązane kartoteki

A10.3: daty związane z operacją

A10.4: kwoty

A10.5: rejestr VAT

A10.6: osoba odpowiedzialna za zapis

Tabela 15. Sposoby przetwarzania danych

Atrybuty dla elementu zabezpieczenie danych — tab. 16

A11.1: kopia automatyczna

A11.2: częstotliwość wykonywania kopii

A11.3: miejsce przechowywania kopii

Tabela 16. Zabezpieczenie danych

Przedstawiony w tym rozdziale opis systemu informacyjnego jednostki gospodarczej jest propozycją. W zależności od potrzeb i zakresu opracowania można go wzbogacić o dodatkowe komentarze, lub udokumentować w zupełnie inny sposób. Ważne jest to, aby SI spełniał wymagania dobrego systemu informacyjnego, które zostały przedstawione w rozdziale 1.4.

2.3. Systemy informatyczne wspierające księgowość

Obecnie na rynku oprogramowania znajduje się bogata oferta systemów wpierających prowadzenie księgowości. Z powodu bardzo dużej konkurencji, programy te są na dobrym poziomie, posiadają wiele funkcjonalności, przyjazne interfejsy[2], zadawalające wsparcie producentów oprogramowania. Jednak kupując program księgowy, należy mu się dobrze przyjrzeć pod kątem tego, czy spełniają wymogi Ustawy o Rachunkowości. Poniżej przedstawiono wszystkie artykuły ustawy, które określają jaki powinien być program komputerowy wykorzystywany do prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie.

Artykuły Ustawy o Rachunkowości regulujące wymagania wobec rozwiązań IT

Art. 10. 1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera — wykazu zbiorów danych tworzących księgi

W odpowiedzi na wymóg art. 10.. b) należy wskazać w jaki sposób obsługiwane są dane wprowadzane do programu, np. że jest to baza danych w Ms SQL Server o nazwie (tutaj należy podać nazwę bazy), a następnie przy wsparciu producenta oprogramowania wymienić tabele i widoki, w których przechowywane są dane będące źródłem zasilania ksiąg rachunkowych.

Art. 10. 1. 3)

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera — opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;

Przede wszystkim należy wskazać nazwę i producenta programu, z którego korzysta przedsiębiorstwo. Następnie, wymienić i opisać procedury oprogramowania, które są jego funkcjonalnościami. Każdy szanujący się producent oprogramowania dla księgowości, powinien dostarczyć dokument z opisem procedur działających w programie, jeśli nie ma takiego dokumentu, wówczas trzeba samodzielnie je opisać.

Przykładowa lista procedur ewidencji i zabezpieczenia danych:

— ewidencja i kontrola rozrachunków,

— generowanie bilansu i rachunku zysków i strat

— różnice kursowe — wyliczanie i wycena

— ewidencja dokumentów

— zarządzanie planem kont

— hasła dostępu do programu, definiowanie uprawnień

Art. 13. 1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

Program komputerowy wykorzystywany w przedsiębiorstwie powinien mieć wydzielone miejsca, w których użytkownik może generować raporty i zestawienia wymienione art. 13 punkcie 1. Istotne jest również to, aby wskazane elementy ksiąg rachunkowych były w programie komputerowym zabezpieczane przed zmianami, poprzez zamknięcie okresów sprawozdawczych.

Art. 13. 4. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:

1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;

2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;

3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Odnośnie tego wymogu ustawy, należy opisać sposób oznaczania wydruków czy prezentowanych na ekranie komputera dokumentów, który pozwala jednoznacznie identyfikować rodzaj raportu, czas, którego dotyczy (data, rok sprawozdawczy), czy jednostkę, której dotyczy dany raport.

Art. 13. 5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

6. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Program komputerowy powinien mieć funkcjonalność kontroli ciągłości zapisów i należy opisać, w jaki sposób jest to realizowane w programie wykorzystywanym przez daną jednostkę. Kolejną istotną kwestią, jest sposób zabezpieczania danych i możliwości dojścia do nich w okresie, jaki jest wymagany dla kontroli (obecnie 5 lat).

Art. 14. 1. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

Odnośnie art. 14, punkt 4, należy wskazać, w jaki sposób wykorzystywany program komputerowy nadaje kolejne numery w dzienniku oraz jak zapisy są wiązane z użytkownikiem, który dany zapis wprowadził do ksiąg rachunkowych. Niemalże wszystkie programy, wykorzystywane w przedsiębiorstwach, mają mechanizm trwałego oznaczania osoby odpowiedzialnej za wpis, poprzez identyfikowanie użytkownika zalogowanego. Oczywiście pozostaje kwestia precyzyjnego wskazania procedur stosowanych w przedsiębiorstwie, które zabezpieczają przed korzystaniem z cudzych parametrów logowania, na przykład polityka haseł.

Art. 16. 1. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Wykorzystywany w firmie program komputerowy, powinien mieć mechanizmy, które nie pozwalają na zapisy na kontach syntetycznych, gdy te konta posiadają konta analityczne, lub kontach analitycznych, gdy konta są rozbudowane o niższe poziomy analityczne. Powinien również blokować możliwość usuwania kont z planu kont, gdy na kontach tych były wprowadzone zapisy. Ważne również są raporty, które można wygenerować w celu sprawdzenia zgodności zapisów na kontach pomocniczych z odpowiadającymi im kontami księgo głównej.

Art. 20. 1. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Ewidencja danych w komputerze, musi posiadać taką funkcjonalność, która pozwoli jednoznacznie powiązać zapis w programie z dokumentem źródłowym na podstawie którego powstał. Należy wskazać, jakie procedury są wykorzystywane w programie dla zapewnienia wymogu art. 20 pkt. 5

Art. 23. 1. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

W kontekście wymogu art. 23 pkt 1, należy wskazać, w jaki sposób dane wprowadzone do programu są zabezpieczone przed zmianami.

Art. 24. 1. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

4. 3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;

Program komputerowy powinien mieć wbudowane mechanizmy walidowania danych wprowadzanych tak, aby niemożliwe było wprowadzenie dokumentu błędnego lub niekompletnego. Oczywiście w przypadku błędów merytorycznych (np. księgowanie na błędne konto), program powinien pozwalać w jednoznaczny sposób wskazać osobę odpowiedzialną za wpis.

Art. 25. 1. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:

2. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w ust. 1 pkt 2: przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Program komputerowy powinien mieć możliwość poprawiania błędów tylko za pomocą dokumentów korygujących (tzw. storno czarne lub czerwone). Użytkownik nie powinien mieć możliwości poprawiania zapisów bez pozostawienia śladu tych poprawek.

Art. 71. 2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Użytkownik, powinien mieć możliwość archiwizowanie danych w programie komputerowym. Dobrze jest, jeśli program komputerowy posiada funkcjonalność regularnego tworzenia kopii zapasowej automatycznie, a jeśli nie ma takiej możliwości, to aby można było skonfigurować mechanizm przypominający o wykonaniu kopii bezpieczeństwa manualnie przez użytkownika.

Podsumowując prezentację wymogów, jakie stawiane są programom komputerowym wykorzystywanym w księgowości, należy szczególnie uczulić osoby, które podejmują decyzję w kwestii zakupu oprogramowania, aby zwracały uwagę na to, czy dany program spełnia wymogi Ustawy o Rachunkowości. Tak jak to zostało wcześniej wspomniane, każdy szanujący się producent oprogramowania dla biznesu, a zwłaszcza do zarządzania księgowością, zna wymogi ustawy i ma zazwyczaj załączony do programu dokument, który prezentuje zgodność jego oprogramowania z ustawą. W każdym innym przypadku (mniej znany dostawca oprogramowania, a zwłaszcza zagraniczny), należy uważnie przyjrzeć się zgodności programu z Ustawą o Rachunkowości.

Oprócz Ustawy o Rachunkowości, są jeszcze inne ustawy takie jak: Ordynacja Podatkowa, czy Ustawa o Podatku od Towarów i Usług. Ta pierwsza, wprowadziła m.in. obowiązek posiadania przez programy komputerowe wykorzystywane w przedsiębiorstwach, funkcjonalności generowania struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego (art. 193a), a ta druga (art. 109 punkt 3), precyzuje, jakie informacje powinny być zawarte w rejestrach VAT. Także kupując program komputerowy, który ma być wykorzystany w przedsiębiorstwie należy dokładnie zbadać, czy spełnia on wszystkie wymogi ustawowe.

Lekkomyślny zakup oprogramowania nie tylko narazi przedsiębiorstwo na koszty związane ze zmianą oprogramowania, lub rozbudową posiadanego, ale również narazi je na sankcje karne, wynikające z niezastosowania się do przepisów.

Podsumowując ten rozdział, warto zwrócić jeszcze uwagę na jedną bardzo ważną kwestię. W świetle wymogu przekazywania danych do organów podatkowych za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego, na rynku pojawiło się wiele tanich ofert arkuszy kalkulacyjnych do prowadzenia księgowości i generowania struktur JPK. Trzeba stanowczo stwierdzić, że tego typu rozwiązania nie spełniają wymogów Ustawy o Rachunkowości, a w przypadku księgowości nie podlegających tej ustawie, niosą spore ryzyko braku spójności ewidencjonowanych danych, co będzie również weryfikowane przez fiskusa w strukturach JPK.

[1] Polska nazwa powiązała model z jego twórcą, amerykańską organizacją APQC (American Productivity & Quality Center)

[2] Okna służące do wprowadzania i prezentowania danych

3. Sytuacja przedsiębiorców w świetle obecnych przepisów prawa podatkowego

3.1. Założenia wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego

Tak jak to zostało już wspomniane na początku tej książki, dzisiejsza rzeczywistość zupełnie zmieniła otoczenie działań przedsiębiorcy. Do niedawna wiele podmiotów gospodarczych mogło realizować swoją działalność bez angażowania technologii IT do ewidencji księgowej, czy bez korzystania z profesjonalnych usług w tym zakresie, samodzielnie rozliczając się z urzędami w ramach swoich ewidencji księgowych. Te urzędy, które wymagały już wcześniej formy elektronicznej w kontaktach z przedsiębiorcami, udostępniły w Internecie portale, na których można było przygotować deklaracje, raporty, sprawozdania w formie elektronicznej i wysłać je do danego urzędu. Nie było dotąd istotne, w jaki sposób przedsiębiorca przygotował informacje, które przekazał do urzędu. Można je było sporządzić na kartce ręcznie i później przepisać do elektronicznej deklaracji na stronie internetowej konkretnego urzędu. Ważne było to, aby przekazywane dane były poprawne, czyli ustalone i wyliczone zgodnie z przepisami.

Jeśli uświadomimy sobie fakt tego, że w ten sposób, na wysyłanych formularzach przedsiębiorca przekazywał urzędom tylko ogólne, „gotowe” kwoty, to zdamy sobie wówczas sprawę z tego, że poprawność wysłanych do urzędów wartości, mogła być zweryfikowana jedynie podczas kontroli. Do tej pory kontrole te przeprowadzali urzędnicy, czyli szansa na skontrolowanie wszystkich podatników, czy poprawnie wyliczają swoje podatki była praktycznie zerowa.

Istotą obecnego rozwiązania, jest swoista rewolucja formy kontroli podatników. Tak jak wcześniej zostało to powiedziane, do tej pory, sposób jaki wybrał przedsiębiorca, by przygotować dane do raportowania fiskusowi, był dowolny, a poprawność wysłanych danych mogła być zweryfikowana dopiero podczas kontroli. Za sprawą JPK dowolność w tej kwestii już się skończyła. Wymóg raportowania organom skarbowym w formie JPK polega na tym, że dane są pobierane bezpośrednio z programów finansowo księgowych (sprzedażowych, magazynowych), następnie zapisywane w odpowiednio zdefiniowane formaty plików, bez możliwości ingerencji w nie. Oznacza to, że nie będzie możliwe ręczne przygotowywanie struktur JPK oraz to, że dane w programach muszą być ewidencjonowane prawidłowo, starannie, kompetentnie i co najważniejsze: zgodnie z przepisami.

Czym kierował się ustawodawca wprowadzając takie rozwiązanie? Przede wszystkim uszczelnieniem systemu podatkowego. Przy tej okazji resort finansów ma nadzieję wesprzeć uczciwych przedsiębiorców, stworzyć im lepsze warunki prowadzenia działalności gospodarczej, a ponadto zabezpieczyć budżet na potrzeby społeczne. Inne korzyści jakie wynikają z wdrożenia e-kontroli to:

— redukcja kosztów prowadzenia kontroli,

— skrócenie czasu kontrolowania podatnika,

— możliwość dokładnego skontrolowania podatników,

— wykluczenie pomyłek interpretacyjnych (dane są sprawdzane przez algorytmy),

— zwiększenie zakresu kontrolowanych danych,

— możliwość kontroli danych we wszystkich płaszczyznach (VAT, CIT, PIT),

— szybka weryfikacja zgodności deklaracji z danymi,

— możliwość porównania danych różnych podatników (np. koszty w tej samej branży),

— odejście od formy papierowej dokumentacji,

— globalne wsparcie audytów.

Od samego początku działania tego rozwiązania, jest obserwowany wzrost wpływów do budżetu, dlatego można się spodziewać, że rząd będzie rozwijał i obejmował coraz większym zasięgiem obszar raportowania za pomocą e-kontroli.

Podatnik musi mieć świadomość tego, że będzie musiał podnosić swoje kompetencje tak, aby mógł zapewnić poprawną ewidencję swoich danych. I tak jak do tej pory, dokumentacja związana z księgowością (np. polityka rachunkowości) była sporządzana na różne sposoby, często tylko po to, aby spełnić formalny, ustawowy wymóg, to teraz warto opracować ją w taki sposób, aby była ona realną pomocą podczas przygotowywania plików JPK. I nie tylko rzetelnie przygotowana polityka rachunkowości może być tutaj wsparciem, ale również zaprojektowany i opisany system informacyjny rachunkowości tak, jak to zostało zaproponowane w rozdziale 2.1.

Tego typu rozwiązanie nie zostało wymyślone w Polsce. Raportowanie danych do organów podatkowych za pomocą plików w formacie xml, o określonej strukturze opracowało OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development) już w 2005 roku i jest cały czas rozwijane.

3.2. SAF-T źródłem dla JPK[1]

Pierwszy dokument na temat elektronicznej wymiany danych pomiędzy przedsiębiorcami a organami podatkowymi został opracowany w 2005 roku i zatytułowano go Guidance for the Standard Audit File — Tax. W dokumencie tym została podana definicja pliku SAF-T, która brzmi[2]: SAF-T jest plikiem zawierającym wiarygodne dane księgowe, wyeksportowane z oryginalnego systemu rachunkowości, za określony czas. Plik ten jest czytelny z racji jego układu oraz formatu, z możliwością poszerzenia jego zakresu.

Opracowanie formy raportowania w formacie SAF-T zostało w pełni oparte o rozwiązania IT. Twórcy dokumentacji z 2005 roku, wskazując na użyteczność plików SAF-T dla audytów czy kontroli zarówno podatków pośrednich, jak i bezpośrednich, wskazują jednak na fakt tego, że w tej formie raportowania, może zabraknąć pewnych informacji istotnych z punktu widzenia wyliczeń podatkowych, które będzie trzeba uzupełnić w inny sposób.

Opracowanie z 2005 roku wypracowało wersję SAF-T w wersji 1.00 i dane, jakie są w nim raportowane prezentuje rys. 8:

Rysunek 8. Dane w pliku SAF-T wersja 1.00 (źródło: opracowanie OECD z 2005 roku)

— General Ledger, Chart of Accounts — Księga Główna, Plan kont,

— General Ledger — Journals — Księga Główna, Dzienniki,

— Accounts Receivable, Journals — Należności, Dzienniki,

— — Customer Master Files — Dane podstawowe klientów,

— — Faktury,

— — Płatności

— Accounts Payable, Journals — Zobowiązania, Dzienniki

— — Supplier Master Files — Dane podstawowe dostawców,

— — Faktury,

— — Płatności

— Journals to other sub-systems — Dzienniki innych podsystemów,

— — Fixed Assets — Środki trwałe,

— — Payroll — Płace

— — Others — Inne.

Jak widać zawartość danych w pliku SAF-T w wersji 1.00, to ogólne zapisy księgi głównej, wraz z danymi podstawowymi dostawców i odbiorców oraz szczegóły faktur, zleceń, płatności.

Polskie rozwiązanie Jednolitego Pliku Kontrolnego zostało oparte o opracowanie OECD z 2010 roku, w której została przygotowana wersja SAF-T 2.00. Wersja ta została poszerzona o zapasy (magazyn) oraz środki trwałe. W polskim rozwiązaniu nie zawarto jeszcze obowiązku raportowania danych o środkach trwałych.

W dokumencie OECD zostały sprecyzowane przypadki użycia SAF-T dla potrzeb kontroli skarbowych[3]:

1. Celem kontroli podatkowej jest ustalenie, czy podmiot gospodarczy zapłacił prawidłową kwotę podatku, w odpowiednim czasie, zgodnie z krajowym ustawodawstwem. Wobec czego, dane przesyłane w formie SAF-T powinny dostarczyć informacji, na podstawie których audyt będzie mógł wydać opinię o zgodności danych źródłowych z deklaracją,

2. Procedury kontroli powinny zapewnić w obszarze standardu możliwość skontrolowania prawidłowości zapisów księgowych,

3. Obecnie, gdy podmioty gospodarcze coraz częściej prowadzą swoją ewidencję procesów biznesowych za pomocą programów komputerowych, kontrole w oparciu o analizę dokumentów papierowych są coraz mniej uzasadnione,

4. Przeprowadzanie audytu za pomocą techniki komputerowej zapewnia lepszą efektywność. Dzięki SAF-T przedsiębiorstwo może nie tylko przekazywać dane do kontroli na zewnątrz, ale może również poddawać je kontrolom wewnętrznym. Taka forma audytu eliminuje konieczność przekazywania danych do kontroli w postaci wielu raportów i analiz,

5. Należy jednak brać pod uwagę to, że w pewnych sytuacjach do kontroli mogą być wymagane dodatkowe dane oprócz tych, które zostały przekazane za pomocą SAF-T.

Jednak dokument OECD wskazuje również wiele innych korzyści, jakie mogą być udziałem podmiotów stosujących rozwiązanie SAF-T[4]:

1. Dzięki funkcjonalności generowania plików SAF-T, przedsiębiorstwa mogą obniżyć koszty monitoringu poprawności swoich danych poprzez korzystanie z specjalnych aplikacji (np. eAudytor), które są dużo tańsze, niż kontrole ekspertów (audytorów),

2. Rozwój SAF-T może sprzyjać międzynarodowej wyminie danych,

3. SAF-T umożliwi wszystkim przedsiębiorstwom wymianę danych pomiędzy różnymi programami, a także stronami (księgowi, zarząd, inne przedsiębiorstwa, urzędy),

4. SAF-T może być wykorzystywany jako archiwizacja danych,

5. SAF-T, jako jego główna rola, czyli wymiana danych z organami podatkowymi,

6. Standaryzacja podstawowych struktur umożliwi twórcom oprogramowania tworzenie interfejsów wymiany danych,

7. Łatwy dostęp do wymaganych danych niewątpliwie zmniejszy koszty kontroli administracji podatkowej.

Zawartość SAF-T w wersji 2.0 jest następująca:

— General Ledger (Księga Główna),

— — Dzienniki,

— Accounts Receivable (Należności),

— — Customer Master Files (Dane podstawowe klientów),

— — Invoices (Faktury),

— — Payments (Płatności),

— Accounts Payable (Zobowiązania),

— — Supplier Master Files (Dane podstawowe dostawców),

— — Invoices (Faktury),

— — Payments (Płatności),

— Fixed Assets (Środki Trwałe),

— — Asset Master Files (Dane podstawowe środków trwałych),

— — Depreciation& Revaluation (Amortyzacja i aktualizacja wartości),

— Inventory (Zapasy),

— — Product Master Files (Dane podstawowe produktów),

— — Movements (Ruchy magazynowe).

Opracowany format dla plików SAF-T to format XML. Ten format pozwala na automatyzację procesów audytu przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów wdrożeń tego rozwiązania. Ponadto, format XML pozwoli w przyszłości przejść na otwarte standardy biznesowe, jakimi jest XBRL[5], a zwłaszcza XBRL-GL.

Na koniec, w opracowaniu dokumentacji OECD są podane zalecenia dla organów podatkowych, które będą wdrażały w swoich państwach e-kontrole za pomocą SAF-T:

1. Zachęca się państwa, do wdrożenia formy audytu podatkowego za pomocą SAF-T,

2. Śledzenia rozwoju XBRL, ponieważ jest to standard pozwalający na całościowe podejście do zagadnienia,

3. Współpracy z twórcami oprogramowania w celu pełnego zrozumienia jak wdrożyć SAF-T,

4. Zabiegania o zgodność wdrożenia SAF-T w swoim kraju z dokumentacją OECD,

5. Udostępnienie aplikacji eksportu danych SAF-T dla ułatwienia testów i analiz.

Do tej pory rozwiązanie oparte o elektroniczną wymianę danych z urzędami w celu kontroli podatkowych wdrożyły u siebie następujące państwa:

Portugalia,

Czechy,

Luksemburg,

Austria,

Niemcy,

Wielka Brytania

Francja,

Litwa,

Norwegia,

Polska.

Wszystkie państwa notują zwiększenie wpływów do budżetu po wdrożeniu SAFT, często nawet jeszcze przed pierwszymi kontrolami, wskazując tym samym jego prewencyjny charakter.

3.3. Przepisy wprowadzające e-kontrole w Polsce

Po koniec 2015 roku po raz pierwszy pojawiła się wzmianka w przepisach na temat obowiązku przekazywania organom podatkowym danych do kontroli w formacie zestandaryzowanego pliku. Zmiany te prawdopodobnie spowodują, że wcześniej czy później, każda firma będzie zobowiązana skomputeryzować swoją działalność. Za sprawą początkowo bardzo lakonicznych zapisów, a później już coraz bardziej doprecyzowanych, polski przedsiębiorca staje twarzą w twarz z dużym wyzwaniem. O jakie przepisy chodzi? Początkowo, Ustawa z dnia 10 września 2015 o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz innych ustaw, podaje w art. 193a:

§1. W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w §2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

§2. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

§3. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi, części tych ksiąg oraz dowody księgowe mogą być zapisane i przekazywane, uwzględniając potrzebę zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach oraz potrzebę ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

W zapisach tych już można odnaleźć zapowiedzi późniejszego kompleksowego rozwiązania. Ustawodawca nakłada obowiązek na podatników prowadzących księgi podatkowe przy pomocy komputerów, przekazywania do kontroli zestandaryzowanych danych w postaci elektronicznej.

Ta postać elektroniczna, o której jest mowa w §1 artykułu, to siedem struktur tzw. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Natomiast w §2 ustawy wskazuje, że zawartość danych w postaci elektronicznej ma posiadać ściśle określony format. Ustawodawca opublikował na stronie Ministerstwa Finansów dokumentację dotyczącą zawartości, formatu oraz sposobu przesyłania danych do kontroli poprzez struktury JPK. Ta dokumentacja stała się wytycznymi dla producentów oprogramowania, których zadaniem było zaimplementowanie funkcjonalności generowania i wysyłania danych z ich programów na bramkę MF, zgodnie z wskazaniami ustawodawcy.

Opis zawartości struktur JPK, został umieszczony na stronie Ministerstwa Finansów 9 marca 2016 roku. Od tego momentu producenci oprogramowania zaczęli intensywną pracę nad poszerzeniem funkcjonalności ich programów o możliwość pobierania danych z programu i zapisywania ich w formie podanej przez MF. Początkowo nie było żadnej informacji o tym, czy obowiązek raportowania JPK będzie obowiązywał wszystkich, czy wybrane podmioty. Jedyny warunek, jaki był podany to „prowadzenie ksiąg podatkowych przy użyciu komputera”. Kolejna ustawa jaka została opublikowana, to Ustawa z dnia 13 maja 2016 roku o zmianie ustawy — Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw. Art. 1 pkt 5 tej ustawy wprowadził zapis: art. 82 po §1a dodaje się §1b w brzmieniu:

„Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, są obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a §2, na zasadach dotyczących przesyłania ksiąg podatkowych lub ich części określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 193a §3, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy”.

W artykule 3 pkt 2 ustawa podaje dalsze doprecyzowania związane z wdrożeniem JPK:

w art. 109: a) ust. 3 otrzymuje brzmienie:

3. Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, b) dodaje się ust. 8a w brzmieniu: 8a. Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

I kolejny artykuły z przywołanej ustawy:

Art. 4. W ustawie z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy — Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1649, 2183 i 2184) art. 29 otrzymuje brzmienie:

Art. 29. Mikroprzedsiębiorcy, mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy zmienianej w art. 12 w okresie od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 30 czerwca 2018 r. mogą przekazywać dane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a §2 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, na żądanie skierowane na podstawie art. 193a, art. 274c §1 pkt 2 i art. 287 §1 pkt 3 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, oraz art. 287 §1 pkt 3 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, w związku z art. 31 ust. 1 ustawy zmienianej w art. 4, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, a także art. 13b ust. 1 pkt 2 ustawy, o której mowa w art. 4, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.

Art. 6. 1. Informację, o której mowa w art. 82 §1b ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, składa się za miesiące, które przypadają od dnia 1 lipca 2016 r.

2. Do przekazywania informacji, o której mowa w art. 82 §1b ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą:

1) za miesiące, które przypadają od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r., nie są obowiązani mali i średni przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584, z późn. zm.3)).

2) za miesiące, które przypadają od dnia 1 lipca 2016 r. do dnia 31 grudnia 2017 r., nie są obowiązani mikroprzedsiębiorcy w rozumieniu ustawy, o której mowa w pkt 1.

Ustawy te, wprowadziły sporo wątpliwości i zamieszania, które można prześledzić w pytaniach do Ministerstwa Finansów publikowanych na stronie Ministerstwa.

Podsumowując przytoczone powyżej przepisy, można w sposób uporządkowany przedstawić następujące informacje:

— Obowiązkiem wskazanym w ustawach, są objęte wszystkie jednostki, które prowadzą swoje księgi podatkowe przy pomocy komputera. Jeśli jednostki same nie prowadzą księgowości, a przekazały ją do biur rachunkowych wówczas, również są zobligowane do przekazywania organom podatkowym danych w formie struktur JPK.

— Obecnie, jedna ze struktur JPK_VAT, jest strukturą, którą należy wysyłać miesięcznie, bez wezwania. W zależności od wielkości podmiotu, obowiązek ten powstał 1 lipca 2016 (duże przedsiębiorstwa), 1 stycznia 2017 (przedsiębiorstwa z sektora MŚP[6]) oraz powstanie on dla mikroprzedsiębiorców od 1 stycznia 2018 roku.

— Na potrzeby struktury JPK_VAT, podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję, której zawartość została wymieniona w art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

— Pozostałe struktury (obecnie jest ich 6), mają być wysyłane na żądanie. Duże przedsiębiorstwa zostały objęte tym obowiązkiem od 1 lipca 2016, a wszystkie pozostałe od 1 lipca 2018 roku.

— Rejestry VAT powinny zawierać następujące informacje:

— — dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

— — wysokości kwoty podatku należnego,

— — korekt podatku należnego,

— — kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego,

— — korekt podatku naliczonego,

— — kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

— — dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Temat jest bardzo dynamiczny, ponieważ w momencie przygotowywania tej książki (maj — lipiec 2017), Ministerstwo Finansów przygotowało projekt nowelizacji ustawy Ordynacja podatkowa, który został wysłany do uzgodnień międzyresortowych. Projekt ten zobowiązuje przedsiębiorstwa do przesyłania Krajowej Administracji Skarbowej dobowych wyciągów bankowych:

— każdy przedsiębiorca (oprócz mikroprzedsiębiorców art. 104 UoSDG) będzie miał obowiązek przesyłania do Krajowej Administracji Skarbowej — bez wezwania organu — wyciągów z rachunków bankowych (art. 82 par. 1c ordynacji podatkowej);

— wyciągi bankowe mają być przekazywane za okresy dobowe, najpóźniej do końca następnego dnia (art. 82 par. 1f OP);[7]

— równocześnie nowelizacja nakłada na banki (i SKOK-i) obowiązek wystawiania i przesyłania takich dobowych wyciągów przez KIR.

Oznacza to, że struktura JPK_WB została wykluczona ze struktur wysyłanych na żądanie i ma być wysyłana w sposób ciągły. Ponadto można się spodziewać, że w najbliższym czasie zostanie opublikowana nowa wersja tej struktury, ponieważ projekt zakłada, że wśród informacji przekazywanych strukturą JPK_WB mają się również znaleźć dane kontrahenta (numer konta bankowego), który przesyła na konto podatnika środki pieniężne, lub na rzecz którego podatnik dokonuje przelewu. Obecna struktura nie posiada pola, do którego te dane mogłyby być wprowadzone.

Technicznie ma to być rozwiązane w ten sposób, że to banki będą wysyłały codziennie strukturę JPK_WB. Problem może się tylko pojawić w sytuacji, gdy podmiot posiada rachunek bankowy za granicą. Wówczas prawdopodobnie będzie musiał strukturę wysyłać sam. Dodatkowo w takiej sytuacji może wystąpić problem z poprawnością struktury. Obecnie jest ona przygotowana do raportowania tylko z rachunków o formacie IBAN.

Moment wejścia tego uregulowania proponowany jest na 1 września 2017 roku. Nowe rozwiązanie prawne, ma przede wszystkim zadziałać prewencyjnie, a dodatkowo ma wesprzeć organy podatkowe w walce z nieuczciwymi podatnikami. Obserwując dynamikę, z jaką rozwija się temat e-kontroli można się spodziewać, że przedsiębiorstwa będą musiały być czujne, aby natychmiast reagować na coraz to nowe wymagania. Trzeba tutaj podkreślić także to, że wszystko co jest związane z Jednolitym Plikiem Kontrolnym oparte jest na nowoczesnych technologiach i firmy w świetle tych wymogów, muszą również intensywnie podnosić swoje kompetencje.

3.4. Siedem struktur JPK[8]

Jednolity Plik Kontrolny, to siedem struktur w formacie XML, które reprezentują różne obszary raportowania podatkowego przedsiębiorstwa. Ustawodawca zapowiada dodanie kolejnej, ósmej struktury dotyczącej paragonów fiskalnych, ale obecnie struktur jest siedem i są one następujące:

1. JPK_VAT — rejestry VAT (zgodność z deklaracją VAT) raportowana miesięcznie,

2. JPK_KR — księgi rachunkowe, raportowana na żądanie,

3. JPK_WB — wyciągi bankowe, w momencie pisania książki ustawodawca przymierza się do wymogu raportowania tej struktury dobowo, obecnie na żądanie,

4. JPK_FA — faktury sprzedaży, raportowana na żądanie,

5. JPK_MAG — magazyn, dla przedsiębiorstw posiadających magazyny, raportowana na żądanie,

6. JPK_PKPIR — podatkowa księga przychodów i rozchodów, raportowana na żądanie,

7. JPK_EWD — ewidencja przychodów (ryczałt), raportowana na żądanie.

W tej książce nie będą omówione struktury JPK_KPIR oraz JPK_EWD, ponieważ opracowanie dotyczy rachunkowości, czyli księgowości podlegających pod uregulowania Ustawy o Rachunkowości.

Na wstępie krótkie wyjaśnienie, czym jest plik xml. XML (Extensible Marcup Language), to format tworzenia danych, który pozwala na zapisywanie informacji w ustrukturyzowany sposób. Do takiego sposobu zapisywania, język ten wykorzystuje tzw. znaczniki.

Przykład:

(1) Dane zapisane bez struktury: Jan, Kowalski, Opieka nad niemowlakiem, 1,310, 1000, 2015.

(2) Dane zapisane w strukturze XML:

Jan

Kowalski

Opieka na niemowlakiem

310

1

2015

1000

Jak widać, dane zapisane bez struktury (1), są trudne do zinterpretowania. W przypadku (2), nie dość, że każdy element danych jest oznaczony, to dane mogą być poukładane w określonej kolejności. Dzięki znacznikom interpretacja informacji jest oczywista.

Format XML pozwala tak oznaczone dane przenosić pomiędzy różnymi tabelami baz danych. Baza danych, to w uproszczeniu, zestaw tabel. Każda tabela w bazie, jest zbudowana z kolumn, gdzie w wierszach wprowadzane są tzw. rekordy danych. Dodatkowo w bazie danych, są jeszcze zdefiniowane odpowiednie powiązania, ale z punktu widzenia niniejszej publikacji jest to mniej istotne.

Ważne jest to, że jeśli różnorodne źródła danych, np. różne programy komputerowe podatników, zostaną wyposażone w funkcjonalność generowania plików XML, do których będą wprowadzane dane o określonej strukturze, wówczas te pliki bez problemu zostaną zaimportowane i odczytane w miejscu docelowym (docelowa baza danych).

I w ten właśnie sposób, organy podatkowe będą zbierały dane bezpośrednio z programów komputerowych podatników, do własnej bazy danych, a programy komputerowe wyposażone w algorytmy kontrolujące, będą mogły przeprowadzać wielowymiarowe analizy tych danych w poszukiwaniu nieprawidłowości.

Na stronie Ministerstwa Finansów, a dokładnie Krajowej Administracji Skarbowej,

http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny

została umieszczona dokumentacja, dotycząca Jednolitego Pliku Kontrolnego. Z powodu tego, że zagadnienie jest obszerne, dynamiczne i dochodzą wciąż nowe tematy, na stronie wyodrębniono specjalny katalog tylko dla JPK. W tym katalogu, znajdują się następujące podkatalogi:

Podstawowe informacje. Tutaj można zapoznać się z ogólnym opisem rozwiązania jakim jest JPK i e-kontrole. Tam również jest podany adres e-mail, na który podatnicy mogą wysyłać pytania związane z wdrożeniem JPK.

Struktury JPK. W tym katalogu umieszczono dokumentację opisującą zawartość poszczególnych struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego. Są tam pliki w formacie pdf oraz xsd. Te pierwsze (pdf), skierowane do wszystkich zainteresowanych, czyli księgowych, informatyków, konsultantów finansowych, wykładowców, trenerów zajmujących się zagadnieniami księgowymi. Natomiast pliki o rozszerzeniu xsd, to pliki zawierające schematy danych.

JPK a podmioty nie będące przedsiębiorcami — interpretacja ogólna. W okresie przejściowym pomiędzy 1 lipca 2016 a 1 lipca 2018, przedsiębiorstwa zostały podzielone na duże, MŚP oraz mikroprzedsiębirostwa według kryteriów zamieszczonych w art. 104 — 106 Ustawy o Swobodzie Działalności Gospodarczej. Powstało więc pytanie, jak traktować podmioty, które prowadzą inną, niż gospodarcza, działalność (tutaj: statutową). Stąd Ministerstwo Finansów zamieściło interpretację dla takich podmiotów.

Często zadawane pytania. Katalog intensywnie odwiedzany przez podatników zwłaszcza w okresie początkowym. Obecnie, oprócz trzech plików z pytaniami i odpowiedziami znajduje się tam komentarz Ministerstwa Finansów wyjaśniający jak ustalić status przedsiębiorcy ( w kontekście ustalenia daty obowiązywania stosowania przepisów związanych z raportowaniem JPK) oraz broszura opisująca nową wersję struktury JPK_VAT(2) w wersji polskiej i angielskiej.

Nowa aplikacja kliencka do wysyłania plików JPK. W katalogu tym zamieszczona jest dokumentacja, w której znajdują się opisy instalacji aplikacji do wysyłania plików JPK w systemie Windows i Linux. Ponadto można stąd pobrać również instalatory aplikacji klienckiej oraz certyfikat Ministerstwa Finansów z kluczem publicznym. Jeśli podatnik nie ma możliwości zaopatrzenia się w program wysyłający struktury JPK, to może skorzystać z bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez MF.

Specyfikacja interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego. Zawartość tego katalogu jest przeznaczona dla informatyków oraz producentów oprogramowania dla biznesu. Znajdują się tutaj m.in. certyfikat ssl, klucz publiczny do szyfrowania, dokumentacja dotycząca sposobu szyfrowania, pakowania i przesyłki plików JPK, schemat xsd dokumentu xml, stanowiącego treść żądania oraz przykładowe pliki wysyłki.

Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla plików JPK. W tym miejscu umieszczono opis dokumentu UPO oraz możliwość sprawdzenia statusu wysłanego pliku (rys. 9).

Jednolity Plik Kontrolny — konsultacje dot. struktur. Najstarszy katalog, w którym umieszczone są wstępne wersje struktur JPK przedstawione do konsultacji.

Rysunek 9. Sprawdzenie statusu pliku JPK

Poniżej katalogu Jednolity Plik Kontrolny, znajduje się katalog Komunikaty, w którym są publikowane ważne informacje związane z wysyłkami struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego (rys. 10). Warto do niego na bieżąco zaglądać, zwłaszcza wówczas, gdy podczas wysyłek pojawiają się problemy, lub wówczas gdy podatnik korzysta z aplikacji do wysyłki udostępnionej bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów.

To właśnie tam są umieszczane wszelkie informacje na temat ewentualnych zmian i problemów z wysyłaniem JPK.

Rysunek 10. Katalog Komunikaty dotyczący spraw związanych z wysyłkami JPK

Oprócz wymienionych tutaj katalogów, Ministerstwo Finansów publikuje również komunikaty na stronie:

http://www.mf.gov.pl/ministerstwo-finansow/wiadomosci/komunikaty/

Ostatni komunikat z dnia 22 maja 2017 dotyczył oceny zrealizowanych wysyłek JPK_VAT. W komunikacie można przeczytać:

„Ministerstwo Finansów informuje, że weryfikacja Jednolitych Plików Kontrolnych JPK_VAT przy wykorzystaniu kompleksowego elektronicznego narzędzia ANALIZATOR_JPK, wykazała następujące niezgodności w plikach przesłanych Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej:

rozbieżności w przekazanych plikach JPK_VAT i deklaracjach złożonych za tożsamy okres,

rozbieżności co do kwot transakcji wykazanych przez kontrahentów w plikach JPK_VAT,

przypadki uwzględniania w plikach JPK zakupu faktur VAT wystawionych przez podmioty, które nie posiadają statusu czynnego podatnika w podatku od towarów i usług.”

W komunikacie tym, jest również informacja o tym, że podatnicy u których zostały zidentyfikowane nieprawidłowości otrzymają stosowne komunikaty i sms’y.

STRUKTURY JPK — części wspólne

Wszystkie struktury składają się z trzech sekcji:

— Sekcja nagłówkowa,

— Sekcja merytoryczna,

— Sekcja kontrolna.

Sekcja nagłówkowa jest wspólna dla wszystkich struktur, oznacza to, że każda struktura ma tak samo zbudowany nagłówek. W sekcji nagłówkowej są dwa obszary:

Nagłówek

Podmiot1

Nagłówek (rys. 11) zawiera 8 pól i wypełnienie wszystkich jest obowiązkowe. Tab. 17 prezentuje opisy pól tej części sekcji nagłówkowej.

[1] Rozdział opracowany na podstawie dokumentacji OECD

[2] Guidance for the Standard Audit File — Tax, Prepared by Forum on Tax Administration Compliance Sub-Group, Approved by Commitee on Fiscal Affairs, May 2005

[3] Guidance for the Standard Audit File — Tax Version 2.0, Organisation for Economic Co-operation and Development, April 2010.

[4] tamże

[5] eXtensible Business Reporting Language — rozszerzalny język sprawozdawczości finansowej

[6] MŚP — małe i średnie przedsiębiorstwa

[7] W trakcie konsultacji nad tym rozwiązaniem, wystąpiły przesłanki do wycofania się MF z tego wymogu.

[8] Wszystkie przykłady plików JPK w niniejszej publikacji pochodzą z systemu Sage Symfonia, z firmy DEMO.

[9] Uwaga: w czasie pisania książki (czerwiec 2017) pliki były w wersjach tak, jak to zostało tutaj podane, ale zawsze trzeba pobierać pliki w najnowszych wersjach.

[10] Ministerstwo Finansów: http://www.mf.gov.pl/ministerstwo-finansow/wiadomosci/komunikaty

[11] Raport o stanie sektora MSP w Polsce za 2016 rok

[12] http://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/wiadomosci/aktualnosci

[13] Program informatyczny stworzony w ramach KAS, który będzie gromadził dane dotyczące kont firmowych.

[1] Minimalne wynagrodzenie za pracę w 2017

[1] http://www.finanse.mf.gov.pl/web/bip/ministerstwo-finansow/wiadomosci/komunikaty/-/asset_publisher/6Wwm/content/id/5646038

[2] http://poradnik.ngo.pl/

[3] http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:kSu3lH8QUEYJ:poradnik.ngo.pl/view/files.FileSearchResult%3Fres_id%3D835825+&cd=3&hl=pl&ct=clnk&gl=pl

[4] http://www.komitetpodatkowy.pl/

[5] tamże

[6] Smith M.L., Erwin J., Role & Responsibility Charting (RACI), https://pmicie.starchapter.com/images/downloads/raci_r_web3_1.pdf (2015.11.11)

[7] W macierzach oznacza dostęp do danych o realizacji procesu

[8] Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11.03.2004

[9] EDI (Electronic Data Interchange) to elektroniczny transfer danych pomiędzy systemami informatycznymi według ustalonych formatów.

[10] http://www.sejm.gov.pl/Sejm8.nsf/InterpelacjaTresc.xsp?key=09FD2CC4

[11] Due diligence, to (w skrócie) szczegółowa ocena aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa

[12] Terminy podane dla podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym

[13] Opis utworzenia tabeli przestawnej jest umieszczony na początku tego rozdziału (4.3)

[14] Chomuszko M., Outsourcing of finance — accounting in view of the requirements arising from the implementation of the Standard Audit File for TAX, http://www.im-conference.net/Program_ICIM2017.pdf

[15] Dane z firmy Demo programu Symfonia Kadry Płace

Koniec darmowego fragmentu książki.

Zachęcamy do zakupu pełnej wersji.