Wojciech Budzyński

Negocjowanie i zawieranie umów handlowych

Uwarunkowania, ryzyka, pułapki, zabezpieczenia

Recenzja
prof. dr hab. Zbigniew Dworzecki

Projekt okładki
studio KARANDASZ

Redakcja
Ewdokia Cydejko

Skład komputerowy
Wladzimier Michnievič

Grafika komputerowa
Paula Mitkowska

© Copyright 2010 by Poltext sp. z o.o.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci zabronione. Wykonywanie kopii metodą elektroniczną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym, optycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Niniejsza publikacja została elektronicznie zabezpieczona przed nieautoryzowanym kopiowaniem, dystrybucją i użytkowaniem. Usuwanie, omijanie lub zmiana zabezpieczeń stanowi naruszenie prawa.

Warszawa 2014

Poltext sp. z o.o.
01-694 Warszawa, ul. Oksywska 32
tel.: (22) 832-07-07; (22) 632-64-20
e-mail: wydawnictwo@poltext.pl
internet: www.poltext.pl

ISBN 978-83-7561-303-2 (format e-pub); 978-83-7561-307-0 (format mobi)

Skład wersji ePub oraz mobi
Adam Łakomy a.lakomy@prasosfera.pl

Spis treści

Wprowadzenie

Rozdział 1

1.1. Istota i formy umów

1.2. Sposoby zawierania umów

1.3. Znaczenie Prawa cywilnego i konwencji CISG

1.4.Uwarunkowania zwyczajowe umów w zakresie bazy dostawy

1.5. Uwarunkowania prawno-zwyczajowe umów w zakresie sposobu płatności

1.6. Uwarunkowania umów sprzedaży w zakresie pozostałych elementów

Rozdział 2

2.1. Zarządzanie ryzykiem umowy przez kupującego

2.2. Zarządzanie ryzykiem umowy przez sprzedającego

2.3. Ustalanie preferencji w umowie przez kupującego

2.4. Ustalanie preferencji w umowie przez sprzedającego

2.5. Preferencje w zakresie ogólnej koncepcji umowy

Rozdział 3

3.1. Analiza podmiotowa rynku podejmowana w celu znalezienia partnera handlowego

3.2. Zarządzanie wewnętrznym bankiem danych o partnerach handlowych

3.3 Wykorzystanie brokerów informacji w Internecie i platform przetargowych

3.4. Największe bazy informacji handlowej o partnerach

3.5. Zasady oceny i sprawdzania wiarygodności partnerów handlowych

3.6. Analiza własna sytuacji i standingu partnera

3.7. Wykorzystanie wywiadowni handlowych

Rozdział 4

4.1. Formułowanie zapytania ofertowego

4.2. Przykłady zapytań ofertowych i pułapki z nimi związane

4.3. Formułowanie oferty

4.4. Problem wiązania oferty

4.5. Elementy oferty i jej przykładowe sformułowania

4.6. Kalkulacja ceny ofertowej

4.7. Problemy i pułapki związane z milczącą akceptacją oferty

4.8. Zasady odpowiedzi na ofertę i formułowania kontroferty oraz zamówienia

Rozdział 5

5.1. Zwyczaje Incoterms i ich aktualne wersje

5.2. Proponowane zmiany w terminach Incoterms w kolejnej ich wersji

5.3. Zasady stosowania zwyczajów Incoterms

5.4. Postanowienia terminów grupy E z Incoterms i ich interpretacja

5.5. Postanowienia terminów grupy F z Incoterms i ich interpretacja

5.6. Postanowienia terminów grupy C z Incoterms i ich interpretacja

5.7. Postanowienia terminów grupy D z Incoterms i ich interpretacja

5.8. Inne zbiory zwyczajów spotykane w handlu zagranicznym

5.9. Przejście z różnych terminów handlowych na Incoterms

5.10. Zasady negocjowania baz dostawy według Incoterms

5.11. Pułapki i niebezpieczeństwa pojawiające się przy ustalaniu bazy dostawy

Rozdział 6

6.1. Analiza sposobu płatności z punktu widzenia sprzedającego

6.2. Analiza sposobu płatności z punktu widzenia kupującego

6.3. Uwarunkowane i nieuwarunkowane sposoby płatności

6.4. Akredytywa dokumentowa

6.5. Ryzyka związane z akredytywą i zasady jej negocjowania

6.6. Rodzaje akredytyw i zasady zabezpieczania nimi umów

6.7. UCP600 i inne zwyczaje dotyczące realizowania płatności akredytywą

6.8. Inkaso dokumentowe

6.9. Rachunek zastrzeżony

6.10. Gwarancje bankowe

6.11. Weksel i zasady jego użycia

6.12. Faktoring i jego rodzaje

6.13. Przewłaszczenie na zabezpieczenie, blokada rachunku i hipoteka jako formy zabezpieczeń

6.14. Akt notarialny, zastaw rejestrowy, polecenie zapłaty i ubezpieczenie kredytu

6.15. Zasady negocjowania zabezpieczeń płatności z punktu widzenia sprzedającego i kupującego

6.16. Niebezpieczeństwa wynikające z Ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych

Rozdział 7

7.1. Elementy umowy i zasady ich negocjowania

7.2. Dane formalnoporządkowe

7.3. Preambuła i definicje w umowie

7.4. Klauzule zasadnicze związane z przedmiotem umowy

7.5. Cena jako istotny element umowy

7.6. Klauzule rewizji i waloryzacji ceny oraz warunki ich użycia

7.7. Baza dostawy

7.8. Klauzule warunków płatności

7.9. Termin dostawy

7.10. Ubezpieczenie

Rozdział 8

8.1. Klauzule zawieszające wyłączające oraz interpretujące

8.2. Klauzule umożliwiające weryfikację zgodności dostawy z umową i ew. dochodzenie roszczeń z tego tytułu oraz zwalniające z odpowiedzialności w tym zakresie

8.3. Klauzule umożliwiające dochodzenie roszczeń na drodze sądowej

8.4. Klauzule precyzujące terminy istotne umowy i zasady jej rozwiązania

8.5. Klauzule praw autorskich

Rozdział 9

9.1. Rodzaje reklamacji i ich uzasadnienie prawno-zwyczajowe

9.2. Reklamacje wobec przewoźników i wykorzystanie postanowień konwencji przewozowych

9.3. Uzasadnienie reklamacji wobec innych niż przewoźnicy usługodawców

9.4. Reklamacje dochodzone pomiędzy firmami z tytułu wad towaru lub usługi

9.5. Odpowiedzialność z tytułu rękojmi

9.6. Odpowiedzialność umowna z tytułu gwarancji jakości

9.7. Dochodzenie reklamacji na podstawie postanowień konwencji CISG

9.8. Dochodzenie roszczeń przed sądem państwowym i arbitrażem

9.9. Porozumienia o uznawaniu orzeczeń arbitrażowych

9.10. Postępowanie arbitrażowe

Rozdział 10

10.1. Etapy negocjacji

10.2. Przygotowanie procesu negocjacyjnego

10.3. Zasady prowadzenia negocjacji wstępnych

10.4. Negocjacje właściwe przy wspólnym stole rozmów

10.5. Prowadzenie negocjacji w sposób dystrybucyjny i integracyjny

10.6. Wybrane taktyki negocjacyjne – zasady stosowania i obrony przed nimi

10.7. Uwarunkowania kulturowe negocjacji z partnerami zagranicznymi

10.8. Techniki przełamywania impasu i finalizowania negocjacji

Wprowadzenie

Umowy towarzyszą całemu naszemu życiu, i to bez względu na to, czy występujemy jako osoba fizyczna, czy reprezentujemy osobę prawną, która jest naszym pracodawcą. Znaczna część tych umów to umowy handlowe. Niejednokrotnie zawieramy umowy, nawet nie wiedząc, że ta czynność ma miejsce. Jako konsumenci zawieramy umowy, nabywając towar w sklepie. Jako handlowcy – akceptując propozycję naszego partnera, nawet złożoną telefonicznie czy w rozmowie w cztery oczy. Umowy tego typu można opisać z dwóch punktów widzenia. Jeden z nich to podejście handlowe, drugi – prawne. Wbrew pozorom, wcale nie są to podejścia sprzeczne, aczkolwiek handlowcowi może wydać się dziwne, że w naszym systemie prawnym nie występuje termin „zamówienie”, którym to terminem oznacza na co dzień dokumenty wysyłane swojemu partnerowi handlowemu. Z kolei jako kupujący, nie-często odważy się wysłać ofertę, uważając ją jedynie za propozycję sprzedaży, co nie znajduje potwierdzenia w uregulowaniach prawa cywilnego.

Celem niniejszej pozycji jest połączenie tych dwóch punktów widzenia, pokazanie jak skomplikowanym procesem jest zawarcie dobrej umowy, jak unikać niebezpieczeństw i pułapek, jak negocjować poszczególne elementy takiej umowy, aby zabezpieczyć w niej swoje interesy. Wyjaśniając te kwestie, posłużyłem się możliwie zrozumiałym dla handlowca językiem, pozbawiając go zawiłości prawnych. Opisuję tutaj umowy sprzedaży i dostawy, analizując je z punktu widzenia zarówno sprzedającego, jak i kupującego, oraz umowy zawierane z partnerem krajowym i zagranicznym.

Ze względu na różny charakter współpracy pomiędzy partnerami handlowymi, pozycji niniejszej nie należy traktować jako poradnika, będącego wykładnią postanowień prawa lub zwyczajów, czy zaleceniem co do zastosowania określonych sposobów postępowania lub sformułowań. Pomimo próby zachowania należytej staranności, zaleca się posługiwać oryginalnym tekstem aktów prawnych oraz zwyczajów, weryfikować ich aktualność ze względu na częste zmiany w tym zakresie, a właściwe klauzule umowne kształtować zgodnie z bieżącym interesem firmy. Więcej informacji na temat uregulowań można znaleźć na platformie e-learningowej www.profo.pl lub mojej stronie internetowej www.wojciechbudzynski.pl, zawierającej dane na temat zawierania umów handlowych i informacje o aktualnych zmianach.

Rozdział 1

Uwarunkowania prawno-zwyczajowe
umów handlowych

1.1.
Istota i formy umów

Umowa jest to zgodne oświadczenie woli dwóch lub więcej stron. Jeżeli mamy do czynienia z umową dwustronną, to oczywiście takie oświadczenie woli składa dwóch partnerów.

Umowa może być zawarta w różnej formie:

- pisemnej,

- ustnej,

- elektronicznej,

- innej (np. gestem).

Najczęściej zawieramy umowę w formie pisemnej. Zgodnie z Prawem cywilnym, forma taka jest wymagana pod rygorem nieważności jedynie w niewielkiej grupie przypadków, przykładowo: działając pod rygorem Prawa zamówień publicznych, zawierając niektóre z umów o roboty budowlane itd. Oznacza to, że w zdecydowanej większości sytuacji handlowych forma ustna jest w pełni wystarczająca do zawarcia umowy.

Do naszego prawa cywilnego wprowadzono niedawno pojęcie umowy zawieranej w formie elektronicznej, a na giełdach towarowych do zawarcia umowy pomiędzy maklerami może również dojść w formie gestu. Ciekawa jest sytuacja, w której osoba, do której została skierowana oferta, milczy, czyli nie udziela żadnej odpowiedzi na złożoną propozycję. W pewnych przypadkach może to oznaczać akceptację warunków partnera i doprowadzenie do zawarcia umowy. Milczenie stało się więc faktem doniosłym prawnie, czyli wyrażeniem woli.

Zgodnie z art. 60 k.c. (Kodeksu cywilnego), z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie jej w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

1.2.
Sposoby zawierania umów

Z prawnego punktu widzenia umowa może być zawarta poprzez:

- złożenie i akceptację oferty (przy czym ofertę może złożyć też kupujący),

- negocjacje,

- wygranie aukcji lub przetargu.

Z handlowego punktu widzenia mówi się często o umowie:

- wielodokumentowej,

- jednodokumentowej.

Umowę wielodokumentową można powiązać ze złożeniem i akceptacją oferty. Na tym etapie występuje wiele dokumentów, takie jak zapytanie ofertowe, oferta, kontroferta, kolejna oferta (i to czasami nie jedna), zamówienie, potwierdzenie zamówienia. Przez pojęcie umowy jednodokumentowej rozumiemy najczęściej sytuację, w której negocjacje prowadzone są przy wspólnym stole rokowań i gdzie podpisywany jest dokument z określoną liczbą klauzul zabezpieczających interesy stron. W rzeczywistości trudno jest jednak dokumenty te dokładnie rozgraniczyć, bo oferta jest też negocjowana, a z kolei umowa jednodokumentowa może być zawierana pomiędzy nieobecnymi, poprzez wzajemną korespondencję.

Umowy, w tym handlowe, dzielimy na umowy nazwane i nienazwane. Te pierwsze zostały szczegółowo opisane w Prawie cywilnym, drugie – nie. Należy również pamiętać o tzw. zasadzie swobody umów, która zgodnie z art. 353¹ k.c. oznacza, że: „strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”. Stąd możemy zawierać wiele umów nienazwanych, dostosowując je do specyfiki naszej współpracy z partnerem handlowym.

Umowa, jako czynność prawna, wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, lecz również te, które wynikają z ustawy, zasad współżycia społecznego i ustalonych zwyczajów. Zasada ta została ujęta w art. 56 k.c., dotyczącym skutków czynności prawnej; eksponuje się w nim szczególną rolę zwyczajów handlowych. Część tych zwyczajów została skodyfikowana; nazywa się je uzansami. W skali międzynarodowej kodyfikuje je instytucja o charakterze ponadnarodowym, jaką jest Międzynarodowa Izba Handlowa w Paryżu (w języku angielskim ICC – International Chamber of Commerce). Istnieją ponadto zwyczaje powszechnie stosowane, które nie zostały ujęte w jakimś oficjalnym wydawnictwie.

O ile przepisy prawne w miarę łatwo można śledzić na różnych portalach prawnych, o tyle ze zwyczajami mamy na ogół kłopoty. Wynikają one z faktu, że nie opublikowano ich w żadnym akcie urzędowym, takim jak dziennik ustaw czy monitor. Mają natomiast istotne znaczenie przy ustalaniu praw i obowiązków stron w umowie.

1.3.
Znaczenie Prawa cywilnego i konwencji CISG

W celu uporządkowania przepisów i zwyczajów, wpływających na zawierane umowy handlowe, posłużymy się tzw. ogólną koncepcją umowy. Wpływają na nią dwie kwestie:

1) baza dostawy (szczególnie przy umowach na dostawy towarowe),

2) sposób płatności.

Kwestie te decydują o kształcie wielu klauzul i oczywiście o tak istotnym elemencie umowy, jakim jest cena.

Obecnie nie ma już tak dużych różnic w uregulowaniach pomiędzy umowami zawieranymi z partnerem krajowym i partnerem zagranicznym. Pewna specyfika wprawdzie w dalszym ciągu tu istnieje, ale w tej chwili najczęściej te same uregulowania mają zastosowanie do obu sfer. Co do umów zagranicznych w określonych okolicznościach mogą jednak zajść przesłanki wyboru prawa obcego.

Umowy handlowe podlegają Prawu cywilnemu, które zostało ujęte w ustawie Kodeks cywilny. Dotyczy to każdej umowy krajowej i tych umów zagranicznych, w których prawem właściwym będzie prawo polskie.

W przypadku, gdy umowa jest zawierana z partnerem zagranicznym, bezwzględne pierwszeństwo mają ratyfikowane umowy międzynarodowe, w tym różnego typu konwencje. Wynika to z art. 91 Konstytucji RP. Wśród tych konwencji najistotniejsza jest Konwencja Narodów Zjednoczonych o Umowach Międzynarodowej Sprzedaży Towarów, zwana też przez handlowców konwencją wiedeńską lub konwencją CISG (od pierwszych liter skrótu anglojęzycznego). Taka umowa może ponadto podlegać polskiemu prawu cywilnemu, obcemu prawu cywilnemu lub prawu modelowemu (PECL, PICC). Szczegółowo zostanie to wyjaśnione w kolejnych akapitach.