KSeF w jednostkach sektora finansówublicznych z licznymi przykładami

Copyright © Warszawa 2026 by Wiedza i Praktyka sp. z o.o

Autor: Marta Banach

Redakcja: Katarzyna Brzozowska

Korekta: Zespół

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Koordynator projektów wydawniczych: Anna Jagodzińska

Zastępca dyrektora: Head of B2B Market: Szymon Danowski

Projekt graficzny okładki: Agnieszka Makowska

Zdjęcie na okładce: Adobe Stock

Skład i łamanie: Agnieszka Makowska

Wydanie I

Stan prawny: Grudzień 2025 r.

ISBN: 978-83-8409-408-2

Kod produktu: UOJ 163

Wydawca:

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

www.wip.pl

Druk i oprawa: KRM Druk sp. z o.o

Publikacja uwzględnia stan prawny obowiązujący na dzień 22 Grudnia 2025 r.

Niniejsza publikacja oraz wszystkie zawarte w niej teksty, grafiki i materiały są chronione prawem autorskim. Żadna część tej książki nie może być reprodukowana, przechowywana w systemach wyszukiwania lub transmitowana w jakiejkolwiek formie i jakimikolwiek środkami – elektronicznymi, mechanicznymi, kopiowania, nagrywania lub innymi – bez uprzedniej pisemnej zgody Redakcji.

Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Treści zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Niemniej jednak zawiera ona ogólne wskazówki i nie powinna być traktowana jako indywidualna porada prawna, finansowa, medyczna ani żadna inna forma profesjonalnej konsultacji.

Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie informacji zawartych w tej publikacji. W przypadku potrzeby uzyskania specjalistycznej porady zaleca się konsultację z odpowiednim ekspertem lub specjalistą w danej dziedzinie.

SPIS TREŚCI

- Charakterystyka KSeF

KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych z licznymi przykładami

Copyright © by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2026

Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)

Charakterystyka KSeF

1 lutego 2026 r. to dzień, kiedy wchodzi w życie obowiązkowe korzystanie z systemu elektronicznego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur ( dalej KSeF). Od tego dnia wszystkie podmioty, w tym jednostki budżetowe, będą musiały korzystać z KSeF w zakresie odbioru faktur zakupowych. Podmioty, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, dodatkowo będą musiały obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF.

WAŻNE!

Głównym celem wprowadzenia KSeF jest ułatwienie i przyspieszenie procesu fakturowania oraz zwiększanie transparentności w obrocie gospodarczym.

Krajowy System e-Faktur zakłada pełną cyfryzację obiegu faktur – nie tylko w zakresie wystawiania dokumentów, ale także ich odbioru, przechowywania i raportowania. KSeF służy m.in. do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,

• powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z systemu o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu,

• uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z systemu,

• wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,

• dostępu do faktur ustrukturyzowanych,

• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF (tzw. KSeF ID),

• przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych,

• weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF,

• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

WAŻNE!

KSeF jest systemem teleinformatycznym wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów, który służy m.in. do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

KSeF stanie się dużą bazą danych, którą będą dysponować organy administracji skarbowej, co oznacza, że w sposób zautomatyzowany będą mogły kontrolować rozliczenia podatkowe, np. weryfikować faktury z danymi w JPK_V7. W efekcie może to skutkować zmniejszeniem liczby kontroli podatkowych.

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów – wdrożenie KSeF przyspieszy digitalizację sektora publicznego oraz polskich przedsiębiorstw i znacząco ułatwi prowadzenie biznesu. Pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych systemów fakturowych. Jednolity standard e-faktury uprości proces dokumentowania transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności.

Aby móc skorzystać z KSeF, konieczne jest połączenie się z tym systemem za pomocą m.in.:

• własnego oprogramowania odpowiednio dostosowanego do tzw. API KSeF (tj. interfejsu służącego do programowania aplikacji, tak aby zapewniała połączenie z KSeF),

• oprogramowania zewnętrznego (które dostawcy dostosują do łączenia się z KSeF),

• aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, np. Aplikacji Podatnika KSeF.

Odpowiedzialność za wybór modelu KSeF spoczywa na jednostce (samorządzie). Dopiero na tej podstawie dostawca oprogramowania może skutecznie wdrożyć rozwiązanie i przygotować jednostkę (gminę lub powiat) do pracy w KSeF.

Wdrożenie systemu KSeF wymaga m.in.:

• szkoleń pracowników w urzędach i jednostkach podległych,

• integracji KSeF z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi,

• opracowania procedur wewnętrznych i zarządzania uprawnieniami,

• zapewnienia bezpieczeństwa danych i autoryzacji dostępu.

Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)

Table of Contents

SPIS TREŚCI

KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych z licznymi przykładami

Charakterystyka KSeF