На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

Майкл Вілкінсон

Секрети фасилітації:
SMART-посібник із результативної роботи в групі

Видавництво «Фабула»
2022

Оригінальна назва твору:
THE SECRETS OF FACILITATION
The SMART Guide to Getting Results with Groups

Цей переклад опублікований за ліцензією оригінального видавця John Wiley & Sons,Inc.

Copyright © 2012 by Michael Wilkinson. All rights reserved.

© Я. Машико, переклад з англ., 2021

© Видавництво «Фабула», 2022

© Видавництво «Ранок», 2022

ISBN 978-617-09-7482-2 (epub)

All rights reserved.
Усі права збережено.
Жодна частина цієї книжки не може бути відтворена в будь-якій формі без письмового дозволу власників авторських прав.

Електронна версія створена за виданням:

Вілкінсон Майкл

В44 Секрети фасилітації: SMART-посібник із результативної роботи в групі / пер. з англ. Я. Машико. — Харків : Вид-во «Ранок» : Фабула, 2021. — 512 с.

ISBN 978-617-09-7478-5

Оновлене видання «Секретів фасилітації» пропонує безліч цільових методів для фасилітаторів, які прагнуть до ефективних, послідовних та повторюваних результатів. Заснована на перевіреному підході Майкла Вілкінсона SMART (Structured Meeting And Related Techniques), книжка може допомогти досягти приголомшливих результатів під час управління, представлення, викладання, планування та продажу, а також інших професійних та особистих ситуацій.

Це розширене видання містить нові розділи щодо організації віртуальних зустрічей, міжкультурних команд, великих груп та конференцій. Також у ньому є стратегії для залучення команд, додаткова інформація про підвищення продуктивності зустрічей та подальші вказівки щодо запобігання деструктивній поведінці. Крім того, книжка містить безліч свіжих тематичних досліджень та допоміжний вебсайт з обов'язковими інструментами та методами як для початківців, так і для досвідчених фасилітаторів.

УДК 334:338.2:65.012.6

Шановний читачу!

Спасибі, що придбали цю книгу.

Нагадуємо, що вона є об’єктом Закону України «Про авторське і суміжні право», порушення якого карається за статтею 176 Кримінального кодексу України «Порушення авторського права і суміжних прав» штрафом від ста до чотирьохсот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або виправними роботами на строк до двох років, з конфіскацією та знищенням всіх примірників творів, матеріальних носіїв комп’ютерних програм, баз даних, виконань, фонограм, програм мовлення та обладнання і матеріалів, призначених для їх виготовлення і відтворення. Повторне порушення карається штрафом від тисячі до двох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або виправними роботами на строк до двох років, або позбавленням волі на той самий строк, з конфіскацією та знищенням всіх примірників, матеріальних носіїв комп’ютерних програм, баз даних, виконань, фонограм, програм мовлення, аудіо- і відеокасет, дискет, інших носіїв інформації, обладнання та матеріалів, призначених для їх виготовлення і відтворення. Кримінальне переслідування також відбувається згідно з відповідними законами країн, де зафіксовано незаконне відтворення (поширення) творів.

Книга містить криптографічний захист, що дозволяє визначити, хто є джерелом незаконного розповсюдження (відтворення) творів.

Щиро сподіваємося, що Ви з повагою поставитеся до інтелектуальної праці інших і ще раз Вам вдячні!

Моїй мамі, яка мене навчала, та моєму татові, який мене надихав.

Передмова до другого видання

Минуло вже вісім років відтоді, як вийшло друком перше видання книжки «Секрети фасилітації». Оскільки світ навколо нас змінився, то змінився і світ фасилітації. Це видання відображає деякі з цих змін.

Багато читачів «Секретів фасилітації» зазначили, що ця книжка пропонує основні дієві техніки проведення команди крізь процес фасилітації. Люди часто кажуть, що їм сподобалися численні досліджувані випадки та приклади діалогів, які допомогли в тій чи іншій ситуації. Я особливо вдячний тим читачам, котрі надіслали нам електронні листи, у яких розповідали про те, як вони реалізовують на практиці описані в книжці секрети. З нами також ділилися враженнями багато з тих, хто пройшов навчальний курс «Ефективний фасилітатор», який навчає принципів та технік, що про них розповідається в «Секретах». Наприкінці передмови до другого видання я поділюся двома з цих листів.

Окрім позитивних відгуків про «Секрети», ми також чули, що все більше й більше людей здійснюють фасилітацію «віртуальних зібрань», коли більшість учасників не перебувають разом в одній кімнаті. Ми також стикалися із крайніми випадками, коли сам фасилітатор не був присутній у кімнаті. Люди казали, що хочуть більше порад про те, як здійснювати фасилітацію під час роботи з великими групами, більше інформації про те, як зробити зібрання більш продуктивними, та розширені рекомендації щодо уникнення деструктивної поведінки.

Про потребу в цій інформації свідчить низка опитувань та наукових досліджень.

- • До прикладу, ґрунтовне дослідження зібрань, проведене MCI (Meetings in America: A Study of Trends, Costs and Attitudes Toward Business Travel and Teleconferencing, and Their Impact on Productivity, 1998), показало, що кваліфіковані фахівці відвідують понад шістдесят зібрань на місяць. Водночас майже всі опитані зізналися в певній деструктивній поведінці на зібраннях: 91 % зазначили, що думали про щось інше, понад 70  % сказали, що робили на зібраннях іншу роботу, а 39 з % заявили, що дрімали під час зустрічей.

- • У дослідженні, проведеному Інститутом управління корпоративними подорожами під час Carlson Wagonlit Travel (Meetings and Events: Where Savings Meet Success, 2010), понад 80 % опитаних указали, що в їхніх організаціях зростає частка віртуальних зібрань.

У моїй статті «Приклад майстерно проведених зібрань» (The Case for Masterful Meetings, 2006) я зазначив, що в команді з двадцяти осіб, які в середньому проводять на зібраннях 13 годин на тиждень, залучення до команди нового учасника еквівалентне лише 15 % зростання продуктивності.

Що ж нового в другому виданні?

Та багато чого! Оновлене видання книжки «Секрети фасилітації» пропонує розв’язання згаданих вище проблем та чимало іншого. Я зберіг те, що сподобалося людям раніше, а також додав до цього видання дещо новеньке:

• Чотири нові розділи, які охоплюють:

- віртуальні зібрання;

- фасилітацію великих груп та конференцій;

- фасилітацію міжкультурних груп;

- створення внутрішньокорпоративної мережі фасилітаторів.

• Десять стратегій залучення, яких ми навчаємо передових фасилітаторів:

- короткі бесіди;

- відбір і сортування;

- промова в ліфті;

- вимушена аналогія;

- лист у майбутнє;

- останній герой;

- більше/менше;

- старт/стоп/продовжити;

- жезл промовця;

- бліц-опитування.

• Десять нових секретів, що охоплюють теми:

- визначення продукту («3Н»);

- управління присутністю спонсора;

- зацікавлення людей на початку сесії;

- досягнення консенсусу у формулюванні;

- підготовка до віртуального зібрання;

- фасилітація великих груп;

- фасилітація конференцій;

- управління часом у роботі зі спікерами;

- фасилітація міжкультурних груп;

- формування команди власних фасилітаторів.

• П’ятнадцять додаткових досліджуваних випадків, зокрема:

- роль фасилітатора в групах, що здійснюють взаємодією з громадськістю;

- початкове запитання, яке залучить до дискусії віцепрезидента;

- підготовка до засідання щодо формування бачення;

- сила маркера, ELMO та паркувальні дошки;

- фасилітатор із тихим голосом;

- віртуальне зібрання з моніторингу стратегічного планування;

- фасилітація конференції на тему духовності;

- фасилітація стратегічного плану для уряду одного з Карибських островів;

- стратегія тяжіння в компанії Hydro One;

- програма розвитку фасилітаторів у Saudi Aramco.

• Розширену інформацію щодо врегулювання порушень поведінки, зокрема те, як запобігти деструктивним проявам поведінки, що робити, коли ви з ними стикнулися, та що робити після.

• Розширений список деструктивної поведінки, до якого додано:

- розмови по телефону;

- розмови на сторонні теми;

- перебивання інших;

- низький рівень енергії в групі;

- нестача часу в групи.

• Нові матеріали з численних тем, зокрема:

- застосування секретів під час проведення звичайного зібрання;

- застосування секретів для першої зустрічі проєктної групи;

- чи повинен спонсор бути присутнім на зібранні?

- коли слід прибути на зібрання?

- як змусити керівників передати вам свою владу?

- як фасилітатори зловживають маркером?

- процес прийняття рішень поінформованою більшістю;

- енергія та природність;

- переправа через річку (моя улюблена вправа з тімбілдингу);

- визначення тем для спілкування на зібранні;

- техніка поліпшення міжкультурної обізнаності шляхом ідентифікації культурних упереджень;

- руйнування впливу інституційної влади шляхом фасилітації;

- нейтралітет фасилітатора: правда чи вигадка?

- сертифікація фасилітатора.

• Нова функція, яка відповідає на запитання «Навіщо це робити?», щоби підкреслити, чому певний підхід або стратегія настільки критично важливі?

• Рекомендовані вправи наприкінці кожного розділу, які пропонують варіанти для практики однієї або кількох ключових концепцій, описаних у розділі.

Тож підсумую, у цьому другому виданні ви знайдете багато нової інформації, поданої у функціональній структурі, завдяки якій перше видання й досягнуло такого великого успіху. Я вкрай захоплююся цим новим виданням і тим, що в ньому представлено. Девіз нашої компанії — «Ділитися силою фасилітації зі світом». Ми впевнені, що фасилітація — це потужний інструмент, який допомагає людям досягати кращих рішень, зазвичай швидше і з вищим рівнем залучення та зосередженості.

- • Кращі рішення завдяки відкритому обміну та розгляду різноманітних поглядів.

- • Часто швидші рішення завдяки процесам, що забезпечують продуктивну та ефективну комунікацію.

- • Вищий рівень залучення та зосередженості завдяки тому, що люди, на яких впливатиме те чи інше рішення, беруть участь у його прийнятті.

Я сподіваюся, що це друге видання сповнить вас силами та надихне ділитися ними з групами, яким ви допомагаєте.

Майкл Вілкінсон,
директор компанії Leadership Strategies «Shared the Power of Facilitation with the World»ТМ

Досліджуваний випадок:
Секрети в дії — як двоє практиків запровадили секрети у свою роботу

Енді Вівіл,
фриланс-консультант із менеджменту та навчання,
Велика Британія

«Секрети фасилітації» допомогли мені досягти успіху на нещодавній серії конференцій. Я працював над проєктом великої громадської організації, яка переживала період величезних змін. Вони звернулися до мене, щоб я допоміг їм улаштувати серію із трьох конференцій для великих груп (260, 200 та 150 людей), аби залучити їхніх працівників до обговорення цих змін, поділитися інформацією та розповісти про здобуті успіхи.

У той день моя основна задача полягала у відкритті конференції, залученні делегатів до обговорення майбутнього та організації виступів різних спікерів протягом дня. Після цього я мав організувати сесію «запитання-відповідь» та моніторинг загального плину конференції. Украй важливим для досягнення успіху в той день було належне відкриття конференції.

Перші дві конференції увінчалися успіхом, однак я знав, що попри достатній рівень залучення учасників, усе могло бути ще краще, якби звучало більше запитань від більшої кількості людей із залу. Крім того, я відчував, що через непевність стосовно змін, я не зміг створити в залі такої атмосфери тепла та взаєморозуміння, якої прагнув. Навіть під кінець дня від атмосфери ще трохи віяло холодком!

До початку третьої конференції я замовив та отримав примірник «Секретів фасилітації». Книжку я отримав у понеділок, за два дні до останньої конференції. Я читав її в понеділок увечері та у вівторок, водночас готуючись до третьої конференції в середу. Мені було цікаво дізнатися, чи знайду я для себе якісь секрети, що завдяки ним зможу поліпшити свою вступну промову, залучити більше людей до обговорення та стимулювати їх ставити більше запитань? Я дочитав книжку у вівторок по обіді. Мою увагу привернули Розділи 2 та 4 — «Секрети формулювання запитань» та «Секрети відкриття сесії», і певною мірою Розділ 3 — «Секрети підготовки». Також мені запам’яталися секрет 19 (використання моделі PeDeQs для вказівок) та секрет 30 (секрет сесій «запитання-відповідь»). У вівторок увечері я склав новий план і переписав свою вступну промову, щоби краще зосередити її навколо моделі IEEI та налаштувати учасників на сесію «запитання-відповідь» відповідно до кроків, описаних у секреті 30.

Я застосував ці секрети вранці в середу на третій конференції та звернув увагу на реакцію учасників. Вступна частина пройшла набагато краще й мені вдалося досягти вищого рівня взаєморозуміння. Також я зміг отримати вищий рівень залучення та участі у процесі формулювання запитань і подальших етапах. Під час сесії «запитання-відповідь» було поставлено більше запитань, ніж на двох інших конференціях — і так було впродовж усього дня. Модель PeDeQs для надання вказівок також допомогла поліпшити розуміння та виконання різних активностей протягом дня.

Можливо моя думка здасться дещо упередженою, але під кінець дня я відчув, що настрій делегатів не такий холодний, як був на двох інших конференціях, а подальший аналіз конференції показав, що ми досягнули кращих результатів порівняно з двома попередніми конференціями. Клієнт також зазначив, що це була найкраща з трьох конференцій. Звичайно, я міг би пояснити таке поліпшення тим, що вже призвичаївся до процесу конференції (усе ж таки, це була вже третя) — але я так не вважаю. Я вніс суттєві зміни (спираючись на те, що відкрив для себе в «Секретах фасилітації») у підхід до своєї фасилітації на третій конференції, бо знав, що ці зміни — у процесі, у словах та/або акценті — принесуть відмінні результати.

Тепер, обміркувавши всі три конференції, можу зазначити: якби ми з клієнтом справді слідували п’ятьом основам підготовки, то створення програми було б набагато легшим; і якби ми приділили більшу увагу можливим проблемам, то я впевнений, що наша конференція пройшла б зовсім по-іншому.

Тож зрештою скажу, що мені випала чудова нагода навчитися та отримати досвід, і значну роль у цьому відіграла книжка «Секрети фасилітації» — вона дійсно робить те, що обіцяє!

Джейсон Кін — координатор проєкту одного з найбільших вебсайтів із продажу вживаних автомобілів у США, який пропонує понад два мільйони вживаних автомобілів від приватних осіб, дилерів та виробників. Джейсон пройшов навчання на курсі «Ефективний фасилітатор», який охоплює зміст книжки «Секрети фасилітації»

Дозвольте мені почати з того, що я вкрай ціную навчальну програму курсу «Ефективний фасилітатор». Я застосовую принципи, яких навчився під час цього курсу, у всіх аспектах життя — як особистих, так і професійних. Єдина сфера мого життя, яка не зазнала впливу цього курсу, це стосунки з моїм собакою (він просто ніяк цього не докумекає!).

Виконавши роль фасилітатора на кількох зібраннях із керівництвом та колегами, нині я навчився більш продуктивно проводити зустрічі й досягати конкретних цілей. Я зрозумів, що зібрання проходять набагато ефективніше, якщо мету чітко визначено й вона використовується для утримування належної концентрації уваги учасників групи.

Окрім цього, я навчився ставити прямі запитання, на які отримую більш розгорнуті відповіді. Також я помітив, що почав краще розумітися на «невербальних підказках» аудиторії і тепер володію інструментарієм, повним стратегій, які можу застосувати, щоби залучити учасників до взаємодії в обговореннях. Це дозволяє мені проводити дуже ефективні зібрання та досягати хороших результатів недільними ранками, коли я навчаю учнів старших класів місцевої школи, які ще навіть очі не роззули!

Та не тільки я сам відчув особисті зміни після проходження цього курсу, інші теж їх побачили. Мій начальник помітив зміни в тому, як я проводжу сесії. Мої зібрання стали більш успішними, бо я знаю як реагувати та одразу ж вирішувати конфлікти, я можу ідентифікувати деструктивну поведінку та спрямувати її в правильне русло, перш ніж вона вийде з-під контролю, і я чітко знаю увесь свій процес, тож можу легко повернутися до початкової ідеї та закінчити свої зібрання вчасно.

А ще я помітив, що став більш уважним слухачем та активнішим учасником на зібраннях, які не проводжу, бо тепер розумію чого варте перетворити «добру» зустріч на «чудову». Класно, що моя компанія розуміє цінність такого навчання для свого колективу. Це знання, яке я можу застосовувати до кожного аспекту свого життя.

Вступ: головний секрет

Професійні фасилітатори знають потужний секрет.

Що ж робить його секретом? Очевидно, що не кількість людей, які його знають. Насправді є багато тих, хто може сказати, що знає цей секрет. Однак лише одиниці розуміють, як його застосовувати. У цьому й полягає секрет.

Що ж робить його таким важливим? Якщо описати його «потужність» як «досягнення результатів», то цей секрет можна вважати вкрай потужним. Він може збільшити вашу здатність досягати результатів просто тому, що він пов’язаний з ефективністю та мотивацією.

Досліджуваний випадок:
Як навчитися потужного секрету

Я почав розуміти цей секрет, коли працював консультантом із менеджменту в одній фірмі, що входила до «великої вісімки» бухгалтерських та консалтингових компаній. За вісім років, які я провів у консалтингу, у нас виробився стандартний спосіб розв’язання проблем клієнтів. Нас могли викликати для оцінки конкретного відділу або діяльності. Ми приходили зі своєю когортою талановитих людей, опитувати тих, кого вважали ключовими зацікавленими особами, і на основі наших інтерв’ю й досвіду розробляли набір рекомендацій та створювали те, що можна було б назвати «стовідсоткове розв’язання». Ми йшли й поверталися за рік, і якщо нам щастило, то, можливо, 15 % наших рекомендацій було запроваджено на практиці.

Протягом останніх років мого перебування в цій організації, модель роботи почала набувати інакшого підходу, пов’язаного з фасилітацією. Ми приходили з меншою групою консультантів та працювали пліч-о-пліч із колективом клієнта. Ми проводили колективні групові інтерв’ю (фасилітаційні сесії), у яких брали участь від восьми до двадцяти осіб. На цих фасилітаційних сесіях саме учасники — а не консультанти — створювали рекомендації. У більшості випадків вони досягали того, що ми могли б назвати «розв’язання на 60 % чи 70 %». Потім ми ділилися з ними ідеями, заснованими на нашому досвіді. Деякі вони приймали; деякі відкидали як «некорисні» або «нереальні» для їхнього середовища. Під кінець роботи вони могли створити те, що ми називаємо «розв’язання на 85 %». І коли ми поверталися за рік, то з подивом помічали, що на практиці було реалізовано від 80 до 90 % цього розв’язання!

Чому не було впроваджено «стовідсоткове розв’язання»? Чому «розв’язання на 85 %», отримане завдяки фасилітації, досягло набагато більших успіхів? У цьому криється таємниця та сила, що стоїть за нею.

Секрет 1. ГОЛОВНИЙ СЕКРЕТ ФАСИЛІТАЦІЇ
Ви можете досягти більш ефективних результатів, якщо рішення створюються, розуміються і приймаються людьми, на яких вони впливатимуть.

На той час, коли я усвідомив цей секрет, фасилітаційні групи складали лише 10 % моєї щоденної роботи. Коли я зрозумів силу та ефективність, якої можна досягти завдяки фасилітації, то вирішив приділити цьому вмінню більше часу. 1992 року я покинув консалтингову фірму та заснував Leadership Strategies — фасилітаційну компанію. Приклад із роботи компанії Leadership Strategies більш наочно продемонструє вам силу цього секрету.

Досліджуваний випадок:
Сміттярі

Після ознайомлення з рекомендаціями незалежної консалтингової фірми (яка не користувалася фасилітацією), мер одного великого міста видав розпорядження: відтепер кожна група сміттярів із санітарного бюро складатиметься не з трьох, а з двох працівників. Однак директор санітарного бюро був твердо переконаний, що без підтримки та залучення самих працівників таке запровадження груп із двох сміттярів зазнає краху. Саме тому він звернувся до нас, щоби ми допомогли з фасилітацією під час імплементації цього розпорядження.

Ми порекомендували, щоби працівники кожного з трьох відділів бюро обрали чотирьох представників, які долучилися б до команди з планування. Директор призначив трьох інших членів команди: по одній людині з відділу фінансів, відділу персоналу та профспілки. Загалом сформувалася команда з п’ятнадцяти членів.

Ми здійснювали фасилітацію в цій групі шляхом серії з восьми зібрань тривалістю по пів дня, послуговуючись процесом планування проєкту, щоби допомогти зосередити увагу учасників на меті, ключових результатах, важливих факторах успіху, підході, розкладі та бюджеті тощо. Хоча багато членів команди не мали належної освіти, вони розуміли проблеми санітарного контролю й швидко зорієнтувались у процесі, що був засобом розв’язання наріжного питання.

Як фасилітатори ми часто використовували техніки постановки запитань, щоби виявити ті речі, які могли б завадити досягненню цілей команди. Деякі з цих речей призвели до поліпшення рекомендацій; інші виявилися несуттєвими; а якісь, що, можливо, принесли б користь, група вирішила ігнорувати. Урешті-решт команда сформувала комплексний план, переваги якого були чітко окреслені. Усі її учасники пишалися своєю роботою.

Члени команди (а не фасилітатори) представили свій план меру та його кабінету. Ми навчили команду вміння виступати, техніки «запитання-відповідь» у роботі з групами та інших методів, щоби допомогти їй ефективно презентувати свою роботу. Один із членів команди придбав собі костюм спеціально для цієї зустрічі з мером. Після презентації керівник оперативного відділу міста заявив, що це були найкращі презентація, набір рекомендацій та їхнє обґрунтування, які він колись чув від команди працівників. Згодом майже всі рекомендації було запроваджено на практиці.

А тепер знову подумаймо про працівників санітарного бюро та їхній емоційний стан після того, як вони із серцем і душею взялися за розв’язання ситуації. Увечері перед презентацією їх тривожили дві основні проблеми. Звичайно, вони боялися, що їм не вдасться належно виступити зі своєю презентацією — така емоція знайома багатьом із нас. Але окрім цього побоювання, їхнім основним страхом було те, що мер не прийме їхні рекомендації! Хоча ідея зробити робочі команди з двох працівників від початку належала саме меру. Коли директор санітарного бюро призначив робітників для створення плану імплементації цього рішення, він зробив це їхнім планом: вони несли за нього відповідальність і були готові запевнити в його доцільності не лише мера, а й своїх колег.

Раніше, ще до того, як компанія зі списку «великої вісімки» почала застосовувати техніки фасилітації, розв’язання проблем здійснювали самі консультанти. Тож за своєю суттю це було розв’язання консультантів. Працівники виявляли лише незначну підтримку. А коли все здійснили самі працівники, це було їхнє розв’язання. Звичайно, працівники погодилися на розв’язання, яке підтримували на 85 %. А якому б розв’язанню надали перевагу ви? Тому, де є незначна підтримка можливих 100 %, чи тому, яке підтримують на 85 %?

У своїй книжці «Трансформація зрілої організації інформаційних технологій» (Transforming the Mature Information Technology Organization) доктор Роберт Завацькі з Університету Колорадо описує цей секрет так:

ЕР = ПР × РП,

тобто ефективне розв’язання дорівнює добутку правильного розв’язання та рівня підтримки цього розв’язання. Знак множення у формулі доктора Завацькі означає, що навіть найкраще розв’язання може виявитися цілком неефективним, якщо рівень його підтримки замалий. Група консультантів може створити стовідсотково правильне розв’язання для санітарного бюро, але якщо працівники не підтримуватимуть цього розв’язання, його ефективність буде близькою до нуля.

Як навчитися застосовувати головний секрет

Звичайно, цей секрет не такий уже й складний. Однак слід пам’ятати, що секрет може знати багато людей, але лише одиниці дійсно розумітимуть, як його застосовувати, щоби розкрити силу, яка в ньому міститься — зібрати людей разом, щоби знайти розв’язання, котре спрацює для них. Наприклад, лишень одиниці розуміють:

- • як зацікавити людей брати участь у процесі розробки розв’язання;

- • як підтримувати зацікавленість та залучення людей;

- • як ставити запитання, які кидають людям виклик, але не відштовхують їх;

- • як управляти командою, але не надто тиснути на неї;

- • як реагувати на конфлікти й досягати консенсусу;

- • як ладнати з людьми, що відмовляються від участі в процесі, намагаються домінувати або проявляють іншу деструктивну поведінку, яка спричиняє хаос;

- • як переконатись у тому, що ви досягли належного рівня підтримки дії.

Це основні навички фасилітації, які допомагають групам досягати неймовірних результатів. На початку 1993 року ми в Leadership Strategies зацікавилися, які курси з фасилітації можуть навчити цих навичок. Ми знайшли багато курсів, що орієнтовані на фасилітацію процесів вищого рівня, як-от стратегічне планування та аналіз вимог. Ми також знайшли курси, які надають інструкції для окремих методів та процесів, як-от інструменти для оцінювання якості та техніки розв’язання проблем. Здебільшого це були прекрасні курси. Однак зазвичай вони недостатньо ретельно розглядали основні навички, які роблять чудових фасилітаторів найкращими у своїй справі.

Деякі курси охоплювали концепції, пов’язані з груповою динамікою. Але часто ці курси пояснювали бажаний результат (наприклад допомогу групі в досягненні консенсусу) без надання деталей того, як досягти цього результату. Здавалося, що інформацію про основні навички просто оминули, як показано на рис. 1.1.

Рис. 1.1. На чому сфокусовані більшість курсів із фасилітації

Ми вірили, що фасилітація є мистецтвом, але в цьому мистецтві присутня й певна наукова складова. Ми вірили, що в основі фасилітації має бути методологія, якою послуговуються фасилітатори, навіть якщо вони цього не усвідомлюють. Ми прагнули виявити цю методологію та розробити навчальні матеріали, які її підкріплюють.

Щоби навчитися цього, ми провели інтерв’ю з досвідченими фасилітаторами, спеціалістами у своїх сферах. Ми ставили їм чотири конкретні запитання.

Наші запитання до досвідчених фасилітаторів

- • Що ви робите для того, щоби фасилітація пройшла як по маслу? Які техніки та процеси ви використовуєте, щоби забезпечити залучення групи, її взаємодію та налаштованість на досягнення результатів?

- • Якби ви збиралися відправити тих, із ким працюєте, на курси з фасилітації, то які основні теми та техніки ви порекомендували б їм вивчити?

- • Які типові помилки фасилітаторів вам доводилося зустрічати? Пригадайте ті моменти, коли ви перебували в кімнаті й слідкували за роботою іншого фасилітатора. Які речі, що робив або не робив цей фасилітатор, змушували вас почуватися некомфортно, дратували чи викликали бажання підскочити з місця й самому провести фасилітацію?

- • Хоча ви є досвідченим фасилітатором, напевно існують певні сфери, у яких ви бажали б мати більше досвіду. У яких ситуаціях ви потребували б знання кращих технік? Пригадайте сесії, які ви фасилітували та на яких щось пішло не так, як вам хотілося. У яких сферах додаткові інструменти допомогли б вам стати кращим фасилітатором?

На основі інформації, зібраної на цих інтерв’ю, ми визначили те, що вважаємо основними навичками фасилітаторів (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Основні навички фасилітації

Принципи SMART-фасилітації

Нам пощастило визначити основні навички фасилітації. Спираючись на ці знання, ми сформулювали структуровану методологію фасилітації, яку назвали SMART-фасилітація{1}. Вона заснована на одинадцятьох принципах, які забезпечують SMART-фасилітаторам чітке бачення ідеального процесу фасилітації. Принципи підтримуються певними стратегіями та техніками, що показують, як SMART-фасилітатори реалізовують ці принципи на практиці. Усі разом принципи та техніки формують комплексну методологію SMART-фасилітації, яку можна використовувати для досягнення послідовних та відтворюваних результатів. Рис. 1.3 показує загальну структуру SMART-фасилітації.

Рис. 1.3. Принципи SMART-фасилітації

Оскільки ця схема має багато компонентів, я розділю її на основні частини. У Розділі 1 буде розглянуто роль фасилітатора, а далі кожен із наступних одинадцяти розділів цієї книжки буде присвячено одному з принципів. З Розділу 2 по Розділ 8 буде охоплено принципи, які слугують основою для типової сесії фасилітації, як показано на рис. 1.4. Розгляньмо короткий зміст цих розділів та основні пункти, які в них розкрито.

Рис. 1.4. Процес фасилітаційної сесії

Розділ 2. Секрети формулювання запитань

Формулюйте запитання так, щоб отримати кращі відповіді

SMART-фасилітатори знають, що найважливішим фасилітаційним інструментом є постановка запитань. Зазвичай вони використовують не лише відкриті та закриті запитання, а й повний інструментарій технік формулювання запитань, кожну з яких розроблено для конкретних задач.

Оскільки фасилітатор використовує ці техніки в процесі реалізації інших принципів, то спершу ми розглянемо саме постановку запитань. У Розділі 2 будуть представлені техніки, які забезпечують відповідь на наведені нижче питання.

- • Як сформулювати запитання так, щоби генерувати цілий потік відповідей?

- • Коли під час постановки питань потрібно використовувати слова «можна», «варто», «необхідно» та «будемо»?

- • Як використовувати запитання для спрямування групи?

- • Як реагувати на відповіді так, щоби не збити групу з правильного шляху?

- • Як просувати ідею без надмірного тиску на групу?

- • Як використовувати техніки постановки запитань, коли ви не здійснюєте фасилітацію?

Розділ 3. Секрети підготовки

Знайте свої «5P»{2}

SMART-фасилітатори розуміють, що підготовка має вирішальне значення для успіху. Вони знають, які запитання треба ставити, щоби досягти повного розуміння проблеми, котру слід розглянути на сесії, а також усвідомлюють, які кроки потрібно здійснити, щоби повністю підготуватися до розгляду цієї потреби. Вони розуміють сутність 5P підготовки: мета, продукт, учасники, можливі проблеми та процес.

Розділ 3 пропонує відповіді на наведені нижче питання.

- • Якими є найважливіші кроки в планування фасилітаційної сесії?

- • На які ключові запитання потрібно отримати відповідь?

- • З ким потрібно провести інтерв’ю в процесі підготовки?

- • Що потрібно запитати в учасників про сесію?

- • Як зрозуміти, що ви добре підготувалися?

Розділ 4. Секрети відкриття сесії

Інформуйте, зацікавте, наділіть повноваженнями, залучіть

SMART-фасилітатори знають, наскільки важливим є відкриття фасилітаційної сесії. У цей час ви закладаєте основу для всього того, що відбуватиметься далі. Якщо забезпечите хороший початок, то отримаєте налаштовану на роботу групу, яка прагнутиме досягти бажаних результатів. Якщо забезпечите поганий початок, то далі вам буде непереливки. У цьому розділі подані відповіді на наведені нижче питання.

- • Які чотири найважливіші речі потрібно зробити на відкритті сесії?

- • Як зацікавити учасників брати активну участь у роботі?

- • Як досягти прийняття учасниками програми сесії?

- • Якою є мета основних правил?

- • Які паркувальні дошки варто використовувати?

- • Як забезпечити своєчасний початок фасилітаційної сесії?

- • Яким є належний порядок кроків під час відкриття сесії?

Розділ 5. Секрети концентрації

Установіть курс, уникайте відхилень

Разом Розділи 5, 6 та 7 становлять те, що я називаю «цикл фасилітації». Після того як розпочнете сесію (як описано в Розділі 4), ви готові перейти до першого пункту програми. Спершу ви зосереджуєте увагу на групі (Розділ 5), використовуєте силу маркера (Розділ 6) та збираєте інформацію (Розділ 7). Закінчивши перший пункт порядку денного, ви знову повертаєтеся до зосередження уваги на групі й проходите цикл для другого питання тощо, поки не охопите всі пункти програми сесії.

Розділ 5 розриває секрети концентрації та містить відповіді на наведені нижче питання.

- • Що ви повинні робити на початку розгляду пункту програми, щоби зосередити групу?

- • Як перезапустити та зосередити групу, якщо з моменту попередньої сесії минуло багато часу?

- • Як уникнути ситуації, коли ви не отримуєте жодної відповіді на перше поставлене запитання?

- • Як давати точні, зрозумілі та короткі вказівки?

- • Які існують техніки для утримання групи на правильному шляху?

- • Як ефективно сформувати малі команди?

- • Як зберігати концентрацію уваги під час доповіді малих команд про виконану роботу?

Розділ 6. Секрети ведення записів

Сила маркера — використовуйте її, не зловживайте нею, віддайте її учасникам

Більшість фасилітаторів не усвідомлюють, що можуть звести взаємодію в групі до деструктивної поведінки, якщо зловживатимуть маркером. Часто фасилітатори ненавмисно знецінюють коментарі учасника — або тим, що не записують його думку, якщо не погоджуються з нею, або тим, що очікують, поки ця думка отримає схвалення з боку інших учасників. Деколи фасилітатори фіксують коментар учасника, але записують його своїми словами (ніби натякаючи на те, що початкова думка звучала не надто добре!). З часом члени групи можуть цілком утратити свою причетність до зафіксованих коментарів, адже ті більшою мірою належатимуть не їм, а фасилітаторові. У Розділі 6 ви знайдете відповіді на наведені нижче питання.

- • Яку найважливішу інформацію потрібно фіксувати під час фасилітаційної сесії?

- • Як уникнути зловживання силою маркера?

- • Як робити записи та водночас продовжувати фасилітацію у групі?

- • Що робити, коли учасник групи починає довгий монолог?

- • Як уникнути пауз, коли ви записуєте інформацію?

- • Як ефективно залучати секретаря до роботи під час сесії?

- • Яким є належний формат документації?

- • Якими є сім смертних гріхів фасилітації?

Розділ 7. Секрети збирання інформації

Знайте свої інструменти та як їх застосовувати

Фасилітатори повинні володіти великою кількістю інструментів для збирання та обробки інформації, щоби мати змогу працювати з різноманітними питаннями. Одні інструменти підходять для збирання фактів, інші — для збирання ідей, ще одні — для категоризації, визначення пріоритетів, звітування та оцінювання. Цей розділ відповість на наведені нижче питання.

- • Якими є основні функції збирання та обробки інформації?

- • Як максимізувати ефективність сесій «запитання-відповідь» та впевнитися в тому, що було поставлено найважливіші запитання?

- • Якими є основні завдання в ході мозкового штурму?

- • Які три види діяльності критично важливі для визначення пріоритетів?

- • Як забезпечити ефективний зворотний зв’язок під час процесу звітування?

- • Як провести оцінювання сесії так, щоби коментарі одного чи двох учасників групи не спотворили зворотний зв’язок?

Розділ 8. Секрети завершення сесії

Огляд, характеристика, оцінювання, завершення, розбір запитань

Часто зустрічі закінчуються без чіткого розуміння того, чого було досягнуто або що відбуватиметься далі. SMART-фасилітатори знають, що під час завершення сесії важливо, щоб усі учасники чітко розуміли: що було зроблено, якими є переваги здобутого, які дії мають слідувати далі та як упевнитися, що ці дії буде виконано. У Розділі 8 ви знайдете відповіді на наведені нижче питання.

- • Які найважливіші кроки потрібно здійснити перед завершенням сесії?

- • Що робити з особистими цілями учасників, які було визначено на початку сесії?

- • Як забезпечити згоду та зобов’язання виконати рішення, прийняті на сесії?

- • Що робити з проблемами, які залишилися нерозглянутими?

- • Чим керуватися під час розподілу відповідальності за дії зі списку?

- • Який зворотний зв’язок потрібен команді та організатору зустрічі?

- • Що робити, коли ви не вписуєтесь у наперед визначені часові рамки зібрання?

Розділ 9. Секрети управління деструктивною поведінкою

Свідоме запобігання, раннє виявлення, гладке врегулювання

Якщо Розділи 2–8 розповідають про порядок проведення фасилітації на зібранні, то Розділи 9–11 сконцентровані на поведінці в групі. Фасилітатор, який добре володіє навичками, описаними в Розділах 2–8, краще розумітиме механіку фасилітації. Інформація про поведінку, подана в Розділах 9–11, надасть вам інструменти для управління поведінкою в групі, як це показано на рис. 1.5.

Рис. 1.5. Принципи SMART-фасилітації за розділами

Як ладнати з людиною, яка постійно каже: «Ні, це не спрацює. Ми вже пробували таке і воно не спрацювало. Це погана ідея. Вона непрактична. Вона нереалістична. Вона просто не спрацює»? А як щодо людей, котрі хочуть домінувати в процесі обговорення? Або — цілком протилежне — як діяти з людьми, котрі просто сидять собі та мовчать, поки не вийдуть за двері й не почнуть усім розповідати, що це зібрання було марним витрачанням часу?

Багато фасилітаторів бояться деструктивної поведінки та шукають різноманітні техніки реагування на її прояви. Однак SMART-фасилітатори знають, що ключ до врегулювання деструктивної поведінки полягає в реагуванні на неї ще до того, як вона виникне (свідоме запобігання), відстежуванні з перших проявів (раннє виявлення) та оптимальних діях, спрямованих на її розв’язання (гладке врегулювання). Ознайомившись із цим розділом, ви знатимете відповіді на наведені нижче питання.

- • Що таке деструктивна поведінка?

- • Як ідентифікувати потенційні прояви деструктивної поведінки ще на стадії підготовки?

- • Які стратегії застосовувати до сесії, щоби запобігти появі деструктивної поведінки?

- • Як виявити деструктивну поведінку на ранніх стадіях?

- • Якими є причини та типові прояви деструктивної поведінки за різних стилів спілкування?

- • Як реагувати на найпоширеніші типи деструктивної поведінки, як-от мовчання під час обговорення, заперечення, перешіптування на сторонні теми або словесні обра´зи?

- • Що робити в разі виникнення під час сесії непередбачуваної ситуації, як-от вибух емоцій?

- • Як потрібно реагувати, коли один або більше учасників указують, що ви зробили помилку, або пропонують унести до процесу зміни, які ви не бажаєте вносити?

Розділ 10. Секрети досягнення консенсусу

Створіть процес, спрямований на досягнення консенсусу, та дотримуйтеся його

SMART-фасилітатори знають хороші й погані новини щодо досягнення консенсусу. Хороші новини: люди розпочинають суперечки лише з трьох причин. Погані: якщо ви застосовуєте неправильну стратегію досягнення консенсусу, то, найвірогідніше, зазнаєте невдачі. Суперечки третього рівня не можна розв’язати за допомогою техніки для першого рівня, як і суперечки першого рівня не можна розв’язати за допомогою техніки для другого рівня. SMART-фасилітатори знають три причини, чому люди вступають у суперечки, і володіють інструментами досягнення консенсусу для кожної з них. Розділ 10 охоплює відповіді на наведені нижче питання.

- • Що таке консенсус?

- • Чому під час роботи з групою не рекомендовано досягати повного консенсусу?

- • Які три причини того, що люди вступають у суперечки?

- • Як реагувати на незгоду, якщо аргументи в ній звучать ірраціонально?

- • Як сповільнити бесіду так, щоби кожен устигав усвідомити викладені в ній факти?

- • Як розв’язувати суперечки, які ґрунтуються на різниці в цінностях або досвіді?

Розділ 11. Секрети підтримання енергії

Установіть темп, боріться із сонливістю, реагуйте у відповідний спосіб

Незалежно від того, проводите ви одну двогодинну зустріч або серію зібрань, тривалістю по пів дня, рівень енергії відіграє ключову роль у підтриманні зацікавленості та залученні групи. У Розділі 11 ви знайдете відповіді на наведені нижче питання.

- • Як енергія впливає на тему сесії, учасників та їхню думку про фасилітатора?

- • Як розпочати сесію енергійно?

- • Які існують періоди спаду енергії протягом дня і що з ними робити?

- • Як підтримувати належний рівень енергії протягом сесії?

- • Коли будуть доречними завдання з тімбілдингу? Як використовувати їх у належний спосіб?

Розділ 12. Секрети створення програми

Адаптуйте свою програму до потреб учасників

Останній з основних принципів закінчується там, де все починається, і стосується методів створення програми завдяки технікам, які описуються в інших розділах. Розділ 12 дає відповідь на наведені нижче питання.

- • Що таке стандартна програма і для чого вона потрібна?

- • Як адаптувати стандартну програму, щоби вона відповідала конкретним потребам?

- • Як створити програму з нуля?

- • Як упевнитися, що ви належно знаєте свій процес?

- • Що відрізняє програму від деталізованого плану фасилітації?

- • Що варто внести до плану фасилітації?

- • Як оцінювати потреби в часі?

Якщо Розділи 2–12 закладають основи одинадцятьох принципів, то наступні сконцентровані на особливих ситуаціях та сферах, у яких можна застосовувати ці секрети.

Розділ 13. Секрети фасилітації віртуальних зібрань

Утримуйте всіх сконцентрованими та залученими

Віртуальні зібрання стали частиною реальності для бізнес-світу сьогодення; люди долучаються до зустрічі з будь-якої частини світу завдяки телефону, смартфону, засобам відеоконференції або інтернету. Хоча ці технології й забезпечують суттєву економію коштів для організації зібрань, але вони також спричиняють суттєві труднощі для фасилітатора на шляху до забезпечення сконцентрованості та продуктивності учасників. У Розділі 13 ви знайдете відповіді на наведені нижче питання.

- • Як можна допомогти людям, що фізично не присутні в кімнаті, «бачити», що відбувається?

- • Які поширені технології використовують для організації віртуальних зустрічей?

- • Як підтримувати залучення та участь учасників під час віртуального зібрання?

- • Які особливі основні правила можна застосовувати для проведення віртуальних зустрічей?

- • Як застосовувати різні секрети фасилітації під час віртуальних зібрань?

- • Як фасилітувати віртуальну зустріч, якщо ви фізично не присутні в кімнаті?

- • Як забезпечити анонімність під час віртуальних зібрань?

Розділ 14. Секрети фасилітації великих груп та конференцій

Використовуйте силу процесу, щоби спрямовувати та залучати учасників

Багато технік, які ви можете застосовувати під час роботи з групами із шістнадцяти або менше учасників, також підходять для процесу фасилітації в групах зі ста або більше осіб, а також для фасилітації конференцій. Однак те, як ви застосовуватимете ці техніки, буде залежати від розміру групи, мети сесії, наявності інших фасилітаторів тощо. У цьому розділі описано найкращі практики для забезпечення контролю та максимізації залучення учасників великих груп та конференцій. Розділ 14 надає відповіді на наведені нижче питання.

- • Якими є основні стратегії фасилітації великих груп?

- • Як планування фасилітації великих груп відрізняється від планування фасилітації менших груп?

- • Коли краще залучати професійних фасилітаторів, а не волонтерів, які очолюють малі команди?

- • Як підготувати лідерів малих команд?

- • Якими є найкращі практики фасилітації конференцій?

- • Як підтримувати високий рівень залучення учасників, коли ви не можете управляти виступами деяких спікерів?

- • Як управляти часом під час конференції, беручи до уваги те, що багато спікерів перевищують регламент виділеного їм часу?

Розділ 15. Секрети фасилітації міжкультурних груп

Усвідомте власні упередження, щоби краще адаптуватися до іншої культури

Як здійснювати фасилітацію в групах, чия культура відрізняється від вашої власної? Розділ 15 я написав у співпраці з трьома іншими досвідченими фасилітаторами, щоби надати підходи до розуміння ваших власних культурних упереджень та впровадження відповідних секретів для врегулювання культурних відмінностей між вами та групою, яку ви фасилітуєте. Цей розділ також містить важливий підрозділ про те, як завдяки фасилітації можна уникнути впливу інституційної влади, зокрема дає відповіді на наведені нижче питання.

- • Що таке міжкультурна компетенція?

- • Чим національна культура відрізняється від організаційної або командної культури?

- • Як культура поколінь впливає на фасилітацію?

- • Як розпізнати власні культурні упередження?

- • Які основні виміри визначають різні культури?

- • Як застосовувати секрети до культури групи, яку ви фасилітуєте?

- • Як фасилітувати групи, чия культура вимагає від учасників іти на поступки своїм лідерам?

- • Що таке ефект домінування і яку роль він відіграє в групах, де ви здійснюєте фасилітацію?

Розділ 16. Секрети створення власного штату фасилітаторів

Створіть необхідні умови й поліпште обізнаність

Кілька років тому багато великих компаній вирішили, що створення власних консультаційних груп, обізнаних у різноманітних аспектах роботи організації, може суттєво підвищити загальну ефективність; дедалі більша кількість організацій створює власний колектив фасилітаторів, які спроможні організувати та фасилітувати важливу зустріч. Цей розділ пропонує відповіді на ключові запитання, що стосуються того, як створити власний колектив фасилітаторів.

- • Що таке власний штат фасилітаторів і як він працює?

- • Якими є переваги наявності в організації власного штату фасилітаторів?

- • З чого розпочати створення штату фасилітаторів?

- • Скільки фасилітаторів вам знадобиться? Як знайти їх та як розвинути їхні навички?

- • Хто управлятиме цим колективом? Як розподіляти завдання між фасилітаторами?

- • Як інші працівники організації дізнаються про цей штат фасилітаторів? Як вони «платитимуть» за ці послуги?

- • Яких пасток потрібно уникати?

Розділ 17. Особливі ситуації

В останньому розділі я розповідаю про те, як застосовувати секрети до особливих ситуацій, як-от проведення звичайної наради, робота з малою групою та виконання ролі консультанта або експерта з певних питань. Цей розділ містить відповіді на наведені нижче питання.

- • Як застосовувати секрети під час проведення звичайного зібрання?

- • Як застосовувати секрети, якщо ви учасник зібрання?

- • Як застосовувати секрети до дуже малих груп?

- • Як застосовувати секрети в ролі консультанта або експерта з певних питань?

- • Як стати сертифікованим фасилітатором?

- • Нейтралітет фасилітатора: правда чи вигадка?

Ще кілька способів застосування секретів

З моменту першого запуску нашого навчального курсу з фасилітації «Ефективний фасилітатор» минуло вже два десятиліття. За цей час ми навчили понад п’ятнадцять тисяч фасилітаторів, менеджерів, аналітиків та консультантів у цілому світі використовувати силу фасилітації в роботі з командами та проєктними групами. Ми знали, що цей курс стане в пригоді усім його учасникам й особливо допоможе їм у фасилітації зібрань. Однак ми не очікували, що учасники проявлять значний ентузіазм і застосовуватимуть отримані навички не тільки в бізнесі, а й в інших сферах життя.

- • На одному з перших курсів менеджерка-консультантка з IBM припустила, що ці техніки будуть неймовірно ефективні в роботі відділу продажів. Вона заявила: якщо її торгові представники використовуватимуть у роботі зі своїми клієнтами більш орієнтований на фасилітацію підхід, вони зможуть уникнути поширених проблем, як-от неправильне розуміння потреб клієнтів, нереалістичні очікування та опір із боку колективу клієнта-організації.

- • Відділ Американського товариства з навчання та розвитку заявив, що ці техніки були б ідеальні для тренерів та ведучих, тож попросив нас створити спеціальний семінар для тренерів-початківців про те, як використовувати техніки фасилітації в навчальному класі. Відтоді нас часто просять організувати схожі семінари для навчальних організацій по всій країні.

- • Під час курсів менеджери часто питають, як ладнати з різними типами особистостей та деструктивною поведінкою на робочому місці.

- • Одна учасниця з компанії, що виготовляє програмне забезпечення, зазначила, що вже після першого дня навчання на нашому триденному курсі вона почала застосовувати ці техніки у стосунках із власним чоловіком. Вона була приємно здивована тією зміною, яку вони принесли в їхні взаємини.

Що більше учасники курсів ділилися, як вони застосовують ці техніки, то більше ми ставали впевненими в тому, що люди загалом — а не лише фасилітатори, менеджери, аналітики та консультанти — можуть отримати користь від розуміння того, як використовувати силу фасилітації у своїй діяльності. Саме тому я написав книжку «Секрети фасилітації» й сподіваюся, що ці ідеї та техніки стануть доступніші ще більшій аудиторії.

Що вам дасть ця книжка

Фасилітація працює. Ви досягнете більш ефективних результатів завдяки рішенням, які створені, зрозумілі й прийняті людьми, на яких вони впливатимуть. Ви станете більш успішними, отримуватимете більш ефективну взаємодію в групах та досягатимете кращих результатів. Ця книжка покаже вам, як цього досягнути.

«Секрети фасилітації» продемонструють вам ідеї та техніки, необхідні для того, щоби досягти ще більшої ефективності від фасилітації. Що вам дасть ця книжка?

- • Комплексну методологію — принципи. До цього часу ще не було написано книжки, яка продемонструвала би професійному фасилітатору чи новачку комплексну методологію того, як використовувати фасилітацію в будь-якій ситуації. Не має значення, управляєте ви міжкультурною робочою командою, очолюєте комітет у вашій церкві чи батьківський комітет — «Секрети фасилітації» запропонують вам покроковий підхід до фасилітації в групі. Ви точно знатимете, що і як робити.

- • Детальні техніки — секрети. Ця книжка охоплює сімдесят концепцій та технік, які я назвав «секрети». Кожен секрет є інструментом або технікою, які ви можете використовувати для досягнення неймовірних результатів у роботі з командами, групами чи окремими індивідами. Разом узяті, ці секрети становлять набір найкращих практик, які ви можете почати застосовувати вже завтра під час зустрічей віч-на-віч, коротких зібрань, виїзних нарад та в мультисесійних оперативних групах.

- • Основні ідеї — динаміку в групі. Ця книжка сповнена важливих ідей — як-от три причини, чому люди вступають у суперечки, причини деструктивної поведінки та способи постановки таких запитань, щоб учасники могли візуалізувати відповіді, тощо. Ці ідеї нададуть вам базові знання, які дозволяють створювати власні техніки для розв’язання проблем та запитань, що можуть виникнути під час сесії фасилітації.

- • Навчання на реальних ситуаціях — приклади та діалоги. Численні досліджувані випадки та приклади діалогів допоможуть вам ніби на власні очі спостерігати за роботою фасилітатора. Ви ознайомитеся з тим, що фасилітатор зробив, чому він це зробив і як на це відреагувала група. Ви також прочитаєте про помилки, яких припускаються фасилітатори, та наслідки цих помилок.

- • Можливість негайного використання — поради та контрольні списки. У книжці запропоновано численні приклади застосування секретів, а кожний розділ описує приклади ситуацій, у яких ці секрети можна застосовувати — як у бізнесі, так і в повсякденному житті. Поради з використання в поєднанні з контрольними списками, що подані в кінці кожного розділу, та зразки програм сесії (подано в Розділі 12) допоможуть вам зрозуміти, у які способи можна використати цю інформацію в бізнесі та щоденному житті.

Якщо коротко підсумувати, ця книжка пропонує секрети, які SMART-фасилітатори постійно використовують для досягнення неймовірних результатів у роботі з групами.

З чого розпочати

Розділ 1 описує фасилітацію та роль фасилітатора. Далі книжка розкриває суть окремих принципів. Кожний розділ охоплює методи, які використовують SMART-фасилітатори — ті фасилітатори, що обізнані зі структурованими техніками проведення зібрань та побудови зв’язків.

Розділи з 2 до 16 організовано в подібний спосіб.

Кінець безкоштовного уривку. Щоби читати далі, придбайте, будь ласка, повну версію книги.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.

Післямова

Сподіваюся, вам сподобалася книжка «Секрети фасилітації». Я вважаю, що представлений у ній матеріал надає суттєве розуміння процесу фасилітації. Численні досліджувані випадки мали на меті допомогти матеріалу ожити, а сегменти «Навіщо це робити?» містили основні міркування щодо багатьох основних концепцій.

Досвідчені фасилітатори, які навчалися на наших курсах, часто зазначають, що вони навіть гадки не мали, як багато вони не знають про фасилітацію. Інші казали, що матеріалу дуже багато і їм важко визначити, з чого варто почати. Тому хочу дати вам кілька порад.

• Опрацьовуйте матеріал по одному розділу за раз. Виберіть розділ, який, на вашу думку, принесе вам найбільшу користь, наприклад той, що присвячений досягненню консенсусу, відкриттю сесії чи постановці запитань. Прочитайте цей розділ ретельно від початку до кінця. Попрактикуйтеся в техніках, поки не почуватиметеся впевнено. Потім перейдіть до іншого розділу.

• Використовуйте будь-яку можливість, щоби попрактикуватись у фасилітації! Коли вас попросять провести фасилітаційну сесію, проведіть її. Удосконалити свої навички без можливості практикуватися нереально.

• Шукайте якісний зворотний зв’язок. Після кожної фасилітаційної сесії проводьте оглядову сесію. Шукайте якісний зворотний зв’язок від інших фасилітаторів. Визначте конкретні напрями для вдосконалення. Одночасно зосереджуйтеся на одній сфері.

• Використовуйте секрети фасилітації в неформальних ситуаціях. Під час бесід використовуйте запропоновані типи запитань та контрольні перевірки. На зібраннях переконайтеся, що мету та процес чітко визначено. Використовуйте стратегії досягнення консенсусу, коли стикнулися із суперечками.

• Подумайте про приєднання до асоціації фасилітаторів та відвідування конференцій із фасилітації. У США та в усьому світі є багато регіональних груп фасилітаторів. Додаткову інформацію дивіться в «Довіднику».

• Відточуйте свої навички, проходячи курси з фасилітації. У «Довіднику» наведено інформацію про кілька виняткових курсів.

• Подумайте про те, щоб отримати сертифікат. У Розділі 17 та «Довіднику» описано програми для отримання звання «сертифікований майстер-фасилітатор» та «сертифікований професійний фасилітатор».

Долучайтеся до нашого девізу — «Ділитися силою фасилітації зі світом». Я впевнений: якщо ви продовжуватимете опановувати мистецтво та науку фасилітації, то досягнете значних успіхів.

Довідник для фасилітаторів

Leadership Strategies — компанія, що надає послуги у сфері фасилітації

Після публікації першого видання «Секретів фасилітації», Leadership Strategies стала першою в США компанією, що надає послуги у сфері фасилітації та навчає фасилітації. Автор цієї книжки є засновником та директором компанії.

• «Ефективний фасилітатор» — це курс, який навчає секретів фасилітації. Його викладають щомісяця в США та різних регіонах світу.

• «Фасилітатор-консультант» та «Фасилітація для тренерів» — це курси, які базуються на тих самих принципах, що й попередній, і також розроблені автором цієї книжки.

• Leadership Strategies пропонує «Посібники з фасилітації» — електронні версії детальних посібників із фасилітації, які ви можете застосовувати під час здійснення фасилітації.

• Компанія також пропонує щомісячні безкоштовні вебінари, зокрема «Вступ до фасилітації».

• На вебсайті компанії (www.leadstrat.com) ви можете отримати доступ до електронної бібліотеки, що містить статті про фасилітацію, консалтинг та управління, а також до описів усіх послуг організації. Ви також можете підписатися на безкоштовний інформаційний бюлетень організації.

База даних FindaFacilitator

База даних FindaFacilitator (www.FindaFacilitator.com) функціонує під керівництвом Leadership Strategies та є інструментом пошуку відповідного фасилітатора. У цій базі даних клієнти можуть знайти потрібного фасилітатора з відповідними навичками та досвідом у потрібному місці і за ціною, яку вони можуть собі дозволити. За бажання, вони можуть знайти найбільш досвідчених фасилітаторів у своїй сфері або найменш дорогих фасилітаторів. Вони можуть побачити, які фасилітатори отримали хороші відгуки від інших клієнтів і які досягли статусу сертифікованого майстра-фасилітатора (CMF) або сертифікованого професійного фасилітатора (CPF). На сайті FindaFacilitator.com доступно понад п’ять сотень фасилітаторів.

Міжнародна асоціація фасилітаторів

Міжнародна асоціація фасилітаторів (IAF) є провідною професійною установою для фасилітаторів та організацій, які хочуть скористатися методами та процесами фасилітації для збільшення рівня залучення та виконання своєї місії. IAF налічує понад дванадцять сотень членів у понад шістдесяти країнах. На вебсайті IAF (www.iaf-world.org) ви знайдете інформацію про міжнародні конференції, сертифікацію фасилітаторів (отримання звання CPF), приєднання до організації тощо.

Міжнародний інститут фасилітації

Місія Міжнародного інституту фасилітації (INIFAC) полягає в підтримці та просуванні програми сертифікації фасилітаторів на рівні майстра. INIFAC контролює сертифікацію CMF, а також ліцензує свої програми оцінювання та компетенції для організацій завдяки своїй програмі партнерів у сфері розвитку фасилітаторів. INIFAC також акредитує навчальні курси, які викладають тридцять компетенцій CMF, та надає послуги з оцінки відео фасилітаційних сесій. Вебсайт інституту (www.INIFAC.org) містить інформацію про процес сертифікації та посилання на інші ресурси щодо фасилітації.

Навчальні курси з фасилітації

Є численні організації, що навчають фасилітації. Далі наведено інформацію про п’ять організацій, які є, мабуть, одними з найпотужніших, що поєднують теорію та практику фасилітації.

Leadership Strategies

Leadership Strategies (www.leadstrat.com) пропонує одинадцять курсів зі сфер, що стосуються фасилітації.

• «Ефективний фасилітатор» — це флагманський чотириденний курс, на якому базується інформація, подана в книжці «Секрети фасилітації». Цей курс охоплює десять основних принципів фасилітації, понад сто стратегій та інструментів, десять детальних програм фасилітаційної сесії, посібник на триста сторінок, шість практичних занять, зокрема відеосесії (є щомісячні онлайн-сесії для найкращих учнів курсу та щомісячне нагадування про ключові концепції, оглянуті на курсі). Ці курси доступні в багатьох містах США, зокрема Атланті, Бостоні, Чикаго, Далласі, Денвері, Лос-Анджелесі, Нью-Йорку, Сан-Франциско та Вашингтоні, округ Колумбія, а також Торонто та Сіднеї. Крім того, доступні приватні курси.

• «Семінар для досвідчених фасилітаторів» — це дводенний курс-продовження після курсу «Ефективний фасилітатор». Курс передбачає навчання щодо проведення просунутих сесій, використовуючи різноманітні стратегії залучення та формуючи навички фасилітатора вищого рівня.

• Курс «Підготовка до сертифікації» — це дводенна сесія, яка надає основні навички та знання, необхідні для підготовки до сертифікації Міжнародним інститутом фасилітації (INIFAC) на звання CMF. Учасники курсу отримують сертифікат про його закінчення та можуть використовувати матеріали та відео з курсу, щоби подати заявку на сертифікацію на рівень майстра-фасилітатора.

• Інші курси, пов’язані з фасилітацією:

«Фасилітація для тренерів»;

«Фасилітатор-консультант»;

«Лідерство завдяки фасилітації»;

«Фасилітація ІТ-сесій»;

«Фасилітація віртуальних зібрань»;

«Секрети стратегії фасилітації»;

«Секрети майстерних зібрань»;

«Сім компонентів майстерної фасилітації».

Roger Schwarz and Associates

Компанія Roger Schwarz and Associates (www.schwarzassociates.com) надає послуги з фасилітації та консалтингу, а також навчає фасилітації, щоби допомогти групам, організаціям та громадам досягти фундаментальних змін.

• Семінар «Кваліфікований фасилітатор» розроблено для фасилітаторів та консультантів, що хочуть навчитися практичного, потужного й заснованого на цінностях системного підходу до фасилітації, який вони можуть застосувати до широкого кола груп та ситуацій і який допомагає у створенні фундаментальних змін у командах та організаціях. Учасники вивчають принципи та техніки на основі «підходу кваліфікованого фасилітатора» та розвивають свої вміння застосовувати ці принципи та техніки.

• Семінар «Лідер-фасилітатор» призначено для людей, що очолюють організації, підрозділи, групи чи команди, а також для членів команд, які хочуть суттєво підвищити ефективність своєї групи. Цей курс передбачає використання навичок фасилітації в тих ситуаціях, коли керівник одночасно управляє командою й бере участь в ухваленні рішень з обговорюваних питань. Курс містить моделювання набору основних цінностей та основних правил, системне мислення та дії, формування відповідальності та створення умов для навчання.

Interaction Associates

Interaction Associates (www.interactionassociates.com) — це компанія світового рівня у сфері консалтингу та навчання на робочому місці.

• Курс «Основи фасилітації» пропонує надійну основу та перевірені техніки розв’язання конфліктів, досягнення підтримки та укладання стійких домовленостей — навички, настільки ж цінні в повсякденному житті, як і в бізнесі. Ці техніки використовують сотні організацій для швидшого прийняття рішень, підвищення креативності та продуктивності й скорочення затрат часу.

• «Фасилітація змін» — це курс, який показує, що подолання опору змінам є функцією досягнення згоди навколо прогнозованого результату. Компанія Interaction Associates уже допомогла сотням організацій подолати перешкоди, досягти консенсусу та вжити заходів для підтримки змін і перехідних процесів. Поєднання мудрості, здобутої за понад тридцятип’ятирічний досвід роботи, та консультаційної практики в галузі співпраці лягло в основу цього захопливого триденного семінару.

MG Rush Systems

MG Rush Systems (www.mgrush.com), підрозділ Morgan Madison & Company,— це консалтингова фірма з питань управління, що спеціалізується на проведенні семінарів із фасилітації (за процесом Joint Application Design — спільної розробки прикладних програм) та навчає фасилітаторів за технікою FAST.

• Семінар «Управління зібранням за технікою FAST» — це п’ятиденний курс, розроблений так, щоби навчити учасників бути ефективними керівниками зібрання, продемонструвати техніку FAST та її компоненти й процеси, забезпечити базовий рівень володіння загальними принципами фасилітації та використання техніки FAST у різних системах розвитку та ситуаціях.

• «Розширений курс фасилітації» — це триденна сесія, призначена для перегляду, поліпшення та вдосконалення навичок фасилітації.

Інститут культурної взаємодії

Інститут культурної взаємодії (www.ica-usa.org) надає послуги з просування громад та організацій, трансформаційного навчання та молодіжного лідерства.

• «Методи фасилітації груп» — це дводенний курс, який навчає трьох перевірених процесів активізації участі в групі: те, що інститут називає метод цілеспрямованої розмови, метод консенсусу та метод планування дій. На курсі ви можете здобути практичний досвід застосування цих методів, а також дослідити способи їх застосування до вашої конкретної ситуації.

• «Опанування технології участі» — це інтенсивна річна програма, що навчає методів технології участі (TOP) тих, хто хоче значно підвищити свої навички фасилітації групових процесів. Програма надає теоретичну основу для методів технології участі, а також можливості для практики та отримання зворотного зв’язку.

Сертифікація фасилітаторів

• Сертифікований майстер-фасилітатор. Сертифікацію CMF пропонує Міжнародний інститут фасилітації (INIFAC). Цю програму призначено для сертифікації фасилітаторів на рівні майстра, вона гарантуватиме, що вони мають знання, навички та досвід для проведення фасилітаційних сесій основного та вищого рівнів. Сертифікація охоплює шість компетенцій та тридцять субкомпетенцій, що складають програму сертифікації. Кандидати повинні провести тридцять сесій за три роки до подання заявки. Заявники повинні надати письмову заяву та відповісти на тридцять запитань, що охоплюють компетенції. Крім того, заявники повинні задокументувати необхідний досвід та надати відео структурованої фасилітаційної сесії, яка відповідає чітким керівним принципам INIFAC. Для отримання додаткової інформації відвідайте сайт МІФ (www.INIFAC.org).

• Сертифікований професійний фасилітатор. Сертифікацію CPF пропонує Міжнародна асоціація фасилітаторів. Процес сертифікації призначений для оцінки компетентності щодо широкого спектра навичок та знань, необхідних для успішної фасилітації різноманітних основних сесій. Сертифікація охоплює шість компетенцій та вісімнадцять субкомпетенцій. Кандидати повинні провести сім фасилітаційних сесій та подати заявку. Окрім того, кандидати повинні відвідати захід, організований IAF, під час якого вони проходять співбесіду та проводять фасилітаційну сесію за попередньо визначеною темою.

Рекомендована література

1. Doyle, M., and Straus, D. How to Make Meetings Work! The New Interaction Method. New York: Berkley Books, 1976.

2. Hall, E. T., and Hall, M. R. Understanding Cultural Differences. Yarmouth, Mass.: Intercultural Press, 1990.

3. Hofstede, G. Culture’s Consequences: International Differences in Work-Related Values. Thousand Oaks, Calif.: Sage, 1980.

4. Hunter, D. The Art of Facilitation: The Essentials for Leading Great Meetings and Creating Group Synergy. San Francisco: Jossey-Bass, 2009.

5. Hunter, D., Bailey, A., and Taylor, B. The Zen of Groups: The Handbook for People Meeting with a Purpose. Tucson, Ariz.: Fisher Books, 1995.

6. Kaner, S., and others. Facilitator’s Guide to Participatory Decision-Making. Philadelphia: New Society, 1996.

7. Kirkpatrick, D., and Kirkpatrick, J. Evaluating Training Programs. San Francisco: Berrett- Koehler, 2006.

8. Kluckhohn, F., and Strodtbeck, F. Variations in Value Orientations. Evanston, Ill.: Row, Peterson, 1961.

9. Miller, B. C. Quick Team-Building Activities for Busy Managers. New York: AMACOM, 2003.

10. Miller, B. C. More Quick Team-Building Activities for Busy Managers. New York: AMACOM, 2007.

11. Miller, B. C. Quick Brainstorming Activities for Busy Managers. New York: AMACOM, 2012.

12. Newstrom, J., and Scannell, E. Games Trainers Play. New York: McGraw-Hill, 1980.

13. Rees, F. How to Lead Work Teams: Facilitation Skills. (2nd ed.) San Francisco: Jossey-Bass, 2001.

14. Rush, M. G. FAST Session Leader Reference Manual. Self-published. Contact MG Rush, Chicago, Ill. Tel: 603–954–5880.

15. Schwartz, S. H. «Beyond Individualism/Collectivism: New Cultural Dimensions of Values». In U. Kim, H. C. Triandis, C. Kagitcibasi, S.-C. Choi, and G. Yoon (eds.), Individualism and Collectivism: Theory, Method, and Applications (pp. 85–119). Thousand Oaks, CA: Sage, 1994.

16. Schwarz, R. The Skilled Facilitator: A Comprehensive Resource for Consultants, Facilitators, Managers, Trainers, and Coaches. San Francisco: Jossey-Bass, 2002.

17. Trompenaars, F., and Hampden-Turner, C. Riding the Waves of Culture: Understanding Cultural Diversity in Global Business. New York: McGraw Hill, 1998.

18. Weaver, R., and Farrell, J. Managers as Facilitators: A Practical Guide to Getting Work Done in a Changing Workplace. San Francisco: Berrett-Koehler, 1997.

19. Weissglass, J. «Constructivist Listening for Empowerment and Change». Educational Forum, Summer 1990, 54(4), 351–370.

20. Wilkinson, M. The Secrets to Masterful Meetings. Atlanta: Leadership Strategies Publishing, 2005.

21. Wilkinson, M. The Executive Guide to Facilitating Strategy. Atlanta: Leadership Strategies Publishing, 2011.

70 секретів фасилітації

Секрет 1. Головний секрет фасилітації

Ви можете досягти більш ефективних результатів, якщо рішення створюються, розуміються і приймаються людьми, на яких вони впливатимуть.

Секрет 2. Секрет доцільності фасилітації

Фасилітація необхідна, якщо до процесу ухвалення рішення залучено кілька осіб і потрібні їхнє розуміння та прийняття.

Секрет 3. Секрет початкового запитання

Вдалі початкові запитання породжують яскраві óбрази відповідей.

Секрет 4. Секрет спрямування групи

Спрямовуйте групу за допомогою запитань, а не тверджень.

Секрет 5. Секрет передачі ідеї учасникам фасилітаційної сесії

Коли ви намагаєтеся запропонувати учасникам ідею, попросіть їх назвати її переваги й те, як її можна сформулювати.

Секрет 6. Секрет підготовки: «5P»

Під час підготовки визначте свої «5P»: мету, продукт, учасників, можливі проблеми та процес.

Секрет 7. Секретна сила мети

Чітка мета забезпечує надійну основу для ухвалення рішень.

Секрет 8. Секрет визначення продукту сесії: «3Н»

Щоби визначити бажані продукти фасилітаційної сесії, поставте таке запитання: «Які речі, що їх до початкусесії не було, ви хочете мати в руках (результати), головах (знання) та серцях (переконання) учасників?

Секрет 9. Секрет управління присутністю організатора

Домовтеся з організатором про те, що під час розгляду питань він не буде відповідати ані першим, ані другим, ані третім.

Секрет 10. Секрет потужного відкриття

Інформуйте, зацікавте, наділіть повноваженнями та залучіть учасників протягом перших п’ятнадцяти хвилин.

Секрет 11. Секрет зацікавлення під час відкриття сесії

Під час відкриття сесії на етапі зацікавлення використовуйте слова «ви», «ваш» тощо щонайменше чотири рази, щоби впевнитися, що ви пояснили, у чому криються переваги для учасників.

Секрет 12. Секрет забезпечення підтримки програми сесії

Щоби досягти підтримки програми сесії, пов’яжіть особисті цілі учасників із програмою зібрання.

Секрет 13. Секрет використання основних правил

Ви розпочинаєте список основних правил, учасники групи його завершують.

Секрет 14. Секрет паркувальних дошок

Організуйте місце, де ви можете «припаркувати» рішення, дії та побічні коментарі, які виникли раніше запланованого для них часу.

Секрет 15. Секрет ефективного знайомства

Дайте учасникам змогу завчасно записати свої слова і встановіть ліміт часу для самопрезентації.

Секрет 16. Секрет вчасного відкриття сесії

Укажіть час прибуття групи першим пунктом у програмі сесії; переконайтеся, що перший доповідач готовий до виступу; попередьте учасників про початок зібрання за дві хвилини до цієї події.

Секрет 17. Секрет контрольних перевірок

Перед розглядом кожного наступного пункту програми фасилітаційної сесії коротко розгляньте те, що вже було обговорено, опишіть, що розглядатиметься далі, і змалюйте загальну картину.

Секрет 18. Секрет розігріву групи

Поставте два запитання, які не потребують словесної відповіді.

Секрет 19. Секрет постановки чітких указівок

Коли вам потрібно дати вказівки, використовуйте модель PeDeQs.

Секрет 20. Секрет утримання групи на правильному шляху

Робіть заголовки, ставте запитання-продовження та запитання-переадресації.

Секрет 21. Секрет ефективних малих команд

Розгляньте одне питання разом, розділіть учасників на команди, дайте остаточні вказівки.

Секрет 22. Секрет ротації фліпчартів

Запропонуйте командам рухатися від фліпчарту до фліпчарту, щоби забезпечити високоякісний огляд звіту.

Секрет 23. Секрет використання маркера без зловживання

Спочатку записуйте, потім обговорюйте; записуйте те, що люди кажуть; записуйте так, щоби вони могли це прочитати; запитуйте, а не стверджуйте.

Секрет 24. Секрет розуміння того, що потрібно записувати

Записуйте всі рішення, дії, питання та відповідні

висновки.

Секрет 25. Секрет ведення стислих записів

Використовуйте шаблони, заголовки та скорочення.

Секрет 26. Секрет уникнення пауз під час записів

Зменшуйте паузи та просіть учасників їх заповнити.

Секрет 27. Секрет збирання інформації

Використовуйте правильний інструмент, щоби досягти своєї цілі найбільш ефективним шляхом.

Секрет 28. Секрет отримання деталей

Запитуйте, записуйте, реагуйте.

Секрет 29. Секрет категоризації

До кожного пункту ставте запитання: «Та сама чи інша категорія?»

Секрет 30. Секрет сесій «запитання-відповідь»

Дайте командам завдання завчасно підготувати запитання.

Секрет 31. Секрет генерування ідей

Запитуйте, записуйте, але не реагуйте.

Секрет 32. Секрет визначення пріоритетів

Установіть критерії, дозвольте лобіювання, досягніть консенсусу після виставлення оцінок.

Секрет 33. Секрет звітування

Підвищте якість зворотного зв’язку, надавши командам завдання проаналізувати звіти інших команд.

Секрет 34. Секрет отримання якісного зворотного зв’язку

Запитайте про сильні сторони, що можна поліпшити і наскільки учасники погоджуються з висловленими поглядами.

Секрет 35. Секрет хорошого завершення

Огляньте, що було зроблено; визначте, що можна повідомити; оцініть значення; завершіть і нагадайте про наступні кроки; проведіть короткий огляд сесії з організатором.

Секрет 36. Секрет підтвердження підтримки рішень

Запишіть переваги, перешкоди та стратегії реалізації.

Секрет 37. Секрет опрацювання Списку питань

Запитайте учасників: «Чи розглянули ми це питання? Чи потрібно нам його розглянути? Чи потрібно нам розглянути його просто зараз?»

Секрет 38. Секрет розподілу дій

Визначте, серед присутніх учасників, хто буде відповідальним за виконання тієї чи іншої дії, та до якої дати це буде зроблено.

Секрет 39. Секрет розуміння деструктивної поведінки

Деструктивна поведінка — це симптом, а не основна причина.

Секрет 40. Секрет запобігання деструктивній поведінці

Під час підготовки до сесії визначте можливі прояви деструктивної поведінки, а потім реалізуйте відповідні стратегії запобігання.

Секрет 41. Секрет виявлення деструктивної поведінки

Регулярно проводьте перевірки на виявлення деструктивної поведінки.

Секрет 42. Секрет урегулювання деструктивної поведінки

Зверніться до учасника віч-на-віч або в присутності інших; проявіть емпатію; зверніть увагу на основну причину; домовтеся про розв’язання.

Секрет 43. Секрет реагування на неочікувані обставини

Попросіть учасників самостійно пояснити те, що відбувається.

Секрет 44. Секрет реагування на помилки та атаки

Визнайте, що особа, можливо, має рацію, висловіть підтримку й запропонуйте групі знайти розв’язання.

Секрет 45. Секрет розуміння консенсусу

Консенсус означає: «Я приймаю це рішення і готовий його підтримати».

Секрет 46. Секрет консенсусу п’яти пальців

Використовуйте «консенсус п’яти пальців», щоби досягти згоди, не ризикуючи якістю рішення, яке має сильну, але нечисленну підтримку.

Секрет 47. Секрет розуміння суперечки

Суперечки виникають через те, що люди не володіють певною інформацією, мають різні цінності чи досвід або перебувають під впливом зовнішніх факторів.

Секрет 48. Секрет урегулювання суперечок третього рівня

Для розв’язання проблеми зверніться до вищої інстанції.

Секрет 49. Секрет урегулювання суперечок першого рівня

Поставте запитання, націлені на окреслення альтернатив.

Секрет 50. Секрет урегулювання суперечок другого рівня

Створіть новий варіант, який поєднує сильні сторони початкових альтернатив.

Секрет 51. Секрет використання зваженої оцінки

Визначайте оцінку за критеріями, починаючи з альтернативи, що має найбільш прийнятну оцінку.

Секрет 52. Секрет досягнення консенсусу щодо формулювання

Щоб ефективно управляти процесом формулювання, скористайтеся методом поінформованої більшості.

Секрет 53. Секрет енергії

Енергія заряджає, заохочує та підносить.

Секрет 54. Секрет енергійного початку

Думайте на рівні 3 з перших своїх слів.

Секрет 55. Секрет підлаштування під періоди сонливості

Заплануйте діяльність із високим рівнем інтерактивності на періоди з низьким рівнем енергії.

Секрет 56. Секрет підтримання рівня енергії

Протягом сесії використовуйте техніки, які дозволяють генерувати енергію.

Секрет 57. Секрет використання вправ із тімбілдингу

Обирайте вправу з тімбілдингу з урахуванням мети та пояснюйте її зв’язок із роботою.

Секрет 58. Секрет стандартної програми

Стандартна програма — відправна точка для врегулювання конкретних питань, що порушуватимуться на зібранні.

Секрет 59. Секрет налаштування програми сесії

Формуйте програму так, щоби спершу в учасників було багато можливостей для вибору, і поступово зменшуйте їх; додайте огляд спільної інформації та сформуйте основу для прийняття рішень.

Секрет 60. Секрет створення програми з нуля

Визначте основне запитання та підготовчі запитання, необхідні для відповіді на нього.

Секрет 61. Секрет досконалого розуміння свого процесу

Упевніться, що знаєте процес досконало, склавши детальний план фасилітації.

Секрет 62. Секрет розрахунку часу

Для розрахунку загального часу необхідно знати кількість частин та визначити необхідний для їх виконання час, а також урахувати час для початку та завершення сесії.

Секрет 63. Секрет підготовки до віртуального зібрання

Оберіть відповідну технологію, сплануйте та підготуйте методи фасилітації так, щоб усі могли «бачити», що відбувається на сесії.

Секрет 64. Секрет залучення дистанційних учасників

Кожні 10–20 хвилин проводьте змістовну інтерактивну діяльність, яка залучатиме всіх учасників.

Секрет 65. Секрет фасилітації великих груп

Використовуйте силу процесу, щоби допомогти втримувати увагу групи, максимізувати її продуктивність та мінімізувати прояви деструктивної поведінки.

Секрет 66. Секрет фасилітації конференцій

Завчасно повідомте учасникам, що їм потрібно брати активну участь в усьому процесі; використовуйте різноманітні стратегії залучення, щоби кожна презентація була інтерактивною та залучала людей до участі.

Секрет 67. Секрет управління тривалістю виступів спікерів

Поінформуйте спікерів про часові обмеження; поясніть процес; за необхідності вживайте певних заходів.

Секрет 68. Секрет фасилітації міжкультурних груп

Зрозумійте, як ваші власні упередження щодо тієї чи іншої культури узгоджуються з культурою групи, яку ви фасилітуєте.

Секрет 69. Секрет створення внутрішнього штату фасилітаторів

Забезпечте детальне економічне обґрунтування, визначивши ключову функцію для персоналу, яка забезпечить конкретний бізнес-результат, та ключові зацікавлені сторони, що підтримуватимуть створення такого штату фасилітаторів.

Секрет 70. Секрет «партизанської фасилітації»

Ставте запитання, які підштовхнуть групу до дії.

Подяки

Багато хто зробив значний внесок у підготовку цього другого оновленого видання. По-перше, я вдячний рецензентам першого видання Джиму Ранкіну, Айлін Доуз та кільком іншим за критику та рекомендації. Сподіваюся, ви помітили свій внесок у цьому оновленому виданні.

Я дякую тим, хто погодився поговорити зі мною про свій досвід створення чи участі в складі внутрішнього штату фасилітаторів, ваш внесок перетворився на розділ книжки, можливо, перший такий у своєму роді, який розповідає про успіхи та проблеми в процесі створення та підтримки внутрішньої мережі фасилітаторів. Я особливо дякую Стіву Бушкулу, Джону Руткевичу та (знову ж таки) Джиму Ранкіну за те, що вони погодились висвітлити свій досвід в історіях, які я додав у розділи.

Дякую Юніс Шенкланд, Ненсі Луна Хіменез та (знову ж) Айлін Доуз, моїм співавторкам у розділі про міжкультурну фасилітацію. Дякую вам за заповнення багатьох прогалин у моєму розумінні міжкультурної фасилітації, а також за можливість багато чого від вас навчитися.

Я висловлюю подяку сотням клієнтів, які збагатили мій досвід фасилітації, та тисячам людей, які поділилися своїми відгуками після відвідування наших навчальних курсів із фасилітації.

Особлива подяка моїй редакторці Кет Свіні за її мудрість, наставництво й терпіння, а також решті моєї команди з редагування, друку та маркетингу в Jossey-Bass, особливо Робу Брандту, Мері Гаррет, Мішель Джонс і Дені Сковілю.

Я також дякую всій групі співробітників та підрядників у Leadership Strategies, які підтримували мене впродовж усього процесу, й особливо Річарду Сміту, керівнику нашої групи з підготовки та розвитку, рекомендації якого торкнулися багатьох розділів книжки.

Безперечно, підтримка колег важлива, але й підтримка рідних не менш цінна. І тому я дуже вдячний двом моїм донькам, Даніелі та Габріель, котрі знають, як викликати в мене усмішку навіть після важкого письменницького дня. І Шеррі, моїй дружині: слова не можуть передати, наскільки я ціную тебе й життя, яке ми продовжуємо разом будувати.

А ще я вірю, що хороші ідеї надходять крізь нас, а не від нас, тому дякую нашому Творцеві за те, що він обрав мене своїм посланцем.

Про автора

Майкл Вілкінсон є одним із лідерів у сфері фасилітації в США. Він — засновник та генеральний директор компанії Leadership Strategies (www.leadstrat.com), автор шалено популярного курсу «Ефективний фасилітатор». Також він є засновником американської національної бази фасилітаторів (www.findafacilitator.com) та членом ради директорів Міжнародного інституту фасилітації (www.inifac.org).

Він — сертифікований професійний фасилітатор та сертифікований майстер-фасилітатор, а також частий гість на конференціях Міжнародної асоціації фасилітаторів. 2003 року Південно-східна асоціація фасилітаторів (www.seaf.org) обрала його «Фасилітатором року» за досягнення та внесок у цю сферу.

За роки своєї кар’єри Вілкінсон провів понад п’ять сотень фасилітаційних сесій для понад ста громадських та приватних компаній, серед яких Coca-Cola Company, KPMG Peat Marwick, Центри з контролю та профілактики захворювань у США та благодійна організація United Way of America. Майкл Вілкінсон — широко визнаний фасилітатор, коуч та спікер як національного, так і світового рівня. Він працював у Бангкоку, Брисбені, Глазго, Гамбурзі, Гельсінкі, Гонконзі, Стамбулі, Лондоні, Мельбурні, Мілані, Нідерландах, Оксфорді, Саудівській Аравії, Сінгапурі, Сіднеї та Веллінгтоні.

До початку своєї кар’єри в галузі фасилітації Вілкінсон вісім років пропрацював у сфері консалтингу в компанії Ernst & Young. Губернатор штату обрав його — досвідченого консультанта з інформаційних технологій — як одного з дванадцяти учасників Ради з політики у сфері інформаційних технологій, де Майкл пропрацював два терміни.

Його життя — приклад позитивних результатів конструктивних дій. Він народився у Вашингтоні, жив із сім’єю в субсидованому державою житлі. Разом зі своїми п’ятьма братами й сестрами Майкл з ранніх років брався за різноманітну роботу, щоби заробити копійчину до скромного сімейного бюджету. Працюючи газетярем, він отримав стипендію від Washington Post та змогу навчатися в Школі Св. Марка, ексклюзивній підготовчій школі в Новій Англії. Йому було складно влитися в академічне середовище, про що свідчили перші роки навчання. Однак уже за три роки він опинився серед найуспішніших учнів свого класу. Він став стипендіатом Національної програми для здібних учнів й отримав грант від UPS Foundation на навчання в Дартмутському коледжі.

Нині Вілкінсон проживає в Атланті разом зі своєю дружиною та двома доньками.

На жаль, цей розділ недоступний у безкоштовному уривку.