TITLE:

Business Meetings Language PART I

COPYRIGHT © 2025 by Lingua Essence

Author: Ewelina Gruszka

ISBN: 978-83-971002-0-6

Distribution: eBOOKnijto

Edition 1. Poland 2025

Wszelkie prawa zastrzeżone: Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Autorka oraz wydawca dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były rzetelne i kompletne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności patentowych lub autorskich. Autor oraz wydawca nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.

Copyright notice: Please note that the content of this eBook / book is protected by copyright laws. Unauthorized distribution, reproduction, or sharing of this eBook, in whole or in part, is strictly prohibited. The reproduction by xerographic, photographic, or any other means, as well as copying onto film or other media, constitutes a violation of the copyright of this publication.

The author and publisher of this book have made every effort to ensure that the information contained in it is accurate and comprehensive. However, they do not take any responsibility for its use, nor for any potential violation of patent or copyright rights associated with it. The author and publisher disclaim any liability for any damages that may arise from the use of the information contained in the book.

The sentences presented in the book are not strict guidelines to be followed, but are merely suggestions intended for vocabulary learning. They aim is to inspire and help to expand your vocabulary in both languages.

If you would like to recommend someone this eBook please share:

www.linguaessence.com

www.facebook.com/linguaessencefb

@lingua.essence

www.linkedin.com/in/linguaessence

Sign up to our NEWSLETTER to get special offers.

MORE LANGUAGES available on our website.

As a gift, you'll receive:

NOTEBOOK + BONUS

> printable NOTEBOOK (where you can make notes)

+ BONUS:

More details at the end of this book.

INTRODUCTION

This bilingual book is designed for those with a minimum English / Polish level of B1+ who aim to work in international teams.

The whole series is for those who want to learn more than one language in business settings.

For more languages check: www.linguaessence.com

ENGLISH: Struggling to find authentic business phrases in academic books?

With Lingua Essence you don’t have to waste more of your time!

This self-study textbook is a collection of practical language phrases that you will hear not only in international meetings, but also in other contexts. It starts with 1-to-1 meetings with the manager and extends to team communication.

The author's mission is to provide the reader with as much value as possible from her own experience in global meetings.

What’s inside? Vocabulary in context, office jargon, hundreds of synonyms, business idiomatic expressions and visualizations – associations. Create easily your own context following the phrases proposed in this book.

POLSKI: Masz trudności ze znalezieniem autentycznych zwrotów biznesowych w podręcznikach akademickich?

Z Lingua Essence nie musisz tracić swojego czasu na poszukiwania!

Ten samouczek to zbiór praktycznych fraz, ktore usłyszych na międzynarodowych spotkaniach i nie tylko. Książka rozpoczyna się frazami ze spotkań 1na1 z managerem, a następnie przechodzi w komunikację zespołową.

Misją autorki jest dostarczenie czytelnikowi jak nawiększej wartości, dzięki długoletniemu doświadczeniu w globalnych spotkaniach.

Co jest w środku? Słownictwo biznesowe w kontekście, mnóstwo synonimów, idiomów biznesowych oraz wizualizacje – skojarzenia. Stwórz własny kontekst inspirując się zdaniami proponowanymi w książce.

PART I

1. WEEKLY / MONTHLY 1:1 - ONE- TO-ONE MEETING

MANAGER ASKING EMPLOYEE

1.1 Icebreaker – bond building

1.2 Work satisfaction / short-term goals

2. QUARTERLY / MID-YEAR 1:1 MEETING

MANAGER ASKING EMPLOYEE

2.1 Work related questions / long-term goals

2.2 Asking about future perspective

2.3 Asking about teamwork

2.4 How to congratulate? Compliments. Feedback phrases

EMPLOYEE ASKING MANAGER

2.5 Growth & Development

2.6 Sick leave / annual leave (holidays)

3. INTERACTIONS WITH COLLEAGUES AND TRICKY SITUATIONS

3.1 Icebreaker – building a bond in a team

3.2 Covering for someone at the meeting

3.3 When a colleague ignores your meeting invitations

3.4 When you are excluded from relevant meeting

3.5 When your attendance in the meeting is not necessary

3.6 When you’ve finished your work, but you’re asked to stay longer

3.7 When coworker took credit for your work

BONUSES + NOTEBOOK + FLASHCARDS

CZĘŚĆ 1

1. SPOTKANIE Z MANAGEREM (TYGODNIOWE /MIESIĘCZNE) 1 NA 1

MANAGER PYTA PRACOWNIKA

1.1 Przełamanie lodów – budowanie więzi

1.2 Satysfakcja z pracy / krótkoterminowe cele

2. SPOTKANIE Z MANAGEREM (KWARTALNE / PÓŁROCZNE) 1 NA 1

MANAGER PYTA PRACOWNIKA

2.1 Pytania dotyczące pracy / długoterminowe cele

2.2 Pytania o przyszłość

2.3 Pytania o pracę w zespole

2.4 Jak komuś pogratulować. Komplementy. Feedback

PRACOWNIK PYTA MANAGERA

2.5 Wzrost i rozwój

2.6 Zwolnienie lekarskie / urlop wypoczynkowy

3. KOMUNIKACJA Z ZESPOŁEM I NIETYPOWE SYTUACJE

3.1 Przełamanie lodów – budowanie więzi w zespole

3.2 Zastąpienie kogoś na spotkaniu

3.3 Kiedy kolega z pracy ignoruje twoje zaproszenie na spotkanie

3.4 Gdy nie zostałeś zaproszony na ważne spotkanie

3.5 Kiedy twoja obecność na spotkaniu nie jest konieczna

3.6 Kiedy skończyłeś swoją pracę, ale zostałeś poproszony by zostać dłużej

3.7 Kiedy kolega z pracy przypisał sobie twoją pracę (twoje zasługi)

BONUSY + NOTATNIK + FISZKI

Lingua Essence – EN

The Lingua Essence project is tailored for professionals and anyone involved in international meetings, whether as a participant or a meeting leader.

The aim is to:

- ensure that language barrier doesn’t limit your career choices

- understand and use expressions used by native speakers

- increase confidence in workplace communication across various languages

• My name is Ewelina, and I’m the founder of Lingua Essence projects made in collaboration with business professionals from different countries.

• The goal of the project is to speak on a similar, professional level in other languages. That’s why Lingua Essence eBooks will be available in various languages.

The photo you see above evokes a positive sense of nostalgia in me. It was taken many years ago during my university exchange program. The programme was conducted in German (österreichisch) and English with additional Spanish classes – none of these are my native languages. This experience marked my first step towards a career in IT industry, in global environment, where I conducted and participated in meetings with people from all around the world. I gained experience that requires a mix of soft and technical skills. I feel that I’m constantly learning. Lifelong learning sounds like an interesting life perspective, especially in the context of foreign languages. It's definitely worth it.

“A new language is a new life”

I’m delighted to share this experience with you, and I hope you will find something new here, and more importantly, incorporate some phrases into your daily speech.

If you have any questions or suggestions, please contact me at:

contact@linguaessence.com

Wishing you a successful journey ahead!

Now, let's make YOUR SUCCESS happen!

LINGUA ESSENCE

Lingua Essence – PL

Projekt Lingua Essence został stworzony dla profesjonalistów oraz każdego kto bierze udział w międzynarodowych spotkaniach, zarówno jako uczestnik, jak i prowadzący.

Cele projektu:

- zapewnienie, że bariera językowa nie ogranicza twojego wyboru kariery

- rozumienie i stosowanie zwrotów używanych przez native speakerów

- zwiększenie pewności siebie w komunikacji zawodowej w różnych językach

• Mam na imię Ewelina i tworzę projekt Lingua Essence, wraz z profesjonalistami z różnych krajów.

• Celem projektu jest porozumiewanie się na podobnym, profesjonalnym poziomie w innych językach, dlatego e-booki Lingua Essence będą dostępne w różnych językach.

Zdjęcie powyżej wywołuje we mnie pozytywne uczucie nostalgii. Zostało ono zrobione wiele lat temu podczas studenckiej wymiany. Zajęcia odbywały się wtedy głównie w języku niemieckim (austriacki dialekt) i angielskim, z dodatkowymi lekcjami hiszpańskiego - żaden z tych języków nie jest moim ojczystym językiem. To doświadczenie było moim pierwszm krokiem w kierunku kariery w międzynarodowych zespołach z branży IT, gdzie uczestniczyłam i prowadziłam spotkania z ludźmi z całego świata. Zdobyłam doświadczenie, które wymagało połączenia umiejętności miękkich i technicznych. Czuję, że nieustannie się uczę. Lifelong learning brzmi jak interesująca perspektywa życiowa, zwłaszcza w kontekście języków obcych. Na pewno ma to dużą wartość!

"Nowy język to nowe życie"

Pragnę podzielić się z tobą swoim doświadczeniem i mam nadzieję, że znajdziesz tutaj coś nowego, a co ważniejsze, że zaczniesz używać zwrotów z tej książki w swojej codziennej mowie.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub sugestie, proszę o kontakt pod adresem:

Życzę Ci owocnej podróży językowej.

Sprawmy, aby TWÓJ SUKCES stał się rzeczywistością! Do dzieła!

LINGUA ESSENCE

What prompted me to write this book?

“I wished I had such a book before joining the Global Team.”

I could not find on the market a book or course that would completely meet my needs. Either there was too much theory, or the content was not useful in real life. This compelled me to gather my essential, practical knowledge and share it with those who may benefit from it.

What will you find in this book?

You will find all the essential phrases used in the real corporate world here.

The book is structured with chapters and themes in order to categorise and internalise (przyswoić) the content effectively.

The whole eBook is divided into three parts. This is PART I.

PART I - Breaking the ice / One-to-one / Team interactions / Tricky situations

PART II - Meeting Structure / Agenda / Updates / Problem Solving

PART III - Express yourself / Opinions / Feedback / Decision making

AUDIOBOOK VERSION

Here’s the audiobook version, narrated by native speakers, to help you learn the correct pronunciation.

Business English vs. General English

Business English can be seen as an extension of General English, which serves as its foundation.

You may converse fluently in English in your everyday life, but it may not be enough to persuade clients / stakeholders from other parts of the globe over a conference call.

Communication Style / Formality

The company I’ve been working for promotes a culture of equality and a non-hierarchical approach.

Therefore, the formulations in the book follow a more informal tone, avoiding the use of honorifics (formal titles) such as Mr or Mrs.

Business English vs. General English

› Thank you for your concern, I’m slowly getting better.

› Dziękuję za troskę, powoli wracam do zdrowia.

› Are you planning some vacation (USA) / any holiday (UK)?

› Planujesz jakiś urlop / jakieś wakacje?

› I would like to take some time off soon.

I need to take some time off urgently.

› Chciałabym wziąć wolne w najbliższym czasie.

Pilnie potrzebuję wziąć wolne.

› How many holidays am I entitled to?

› Ile dni urlopowych mi przysługuje?

› How far in advance should I inform you about my leave?

› How much advance notice (= prior notice) should I give when asking for a holiday?

› Ile dni wcześniej muszę cię powiadomić o planowanym urlopie?

› Z jakim wyprzedzeniem powinienem / powinnam (złożyć prośbę / zapytać) o urlop?

› How far in advance should I request a day off?

› Z jakim wyprzedzeniem powinienem / powinnam poprosić o dzień wolny?

› Have you applied for leave yet?

› Czy zgłosiłeś/aś już dni urlopowe?

› I was wondering if you could cover my shift this Friday.

› Zastanawiałem/am się, czy mógłbyś / mogłabyś zastąpić mnie w ten piątek.

› Luca will be off at the end of the month.

He is taking annual leave.

Can you take over from him?

› Łukasz będzie nieobecny pod koniec tego miesiąca.

On bierze urlop wypoczynkowy.

Czy mógłbyś / mogłabyś go zastąpić?