Wstęp
Każdego dnia wykonujesz dziesiątki, a czasem setki drobnych czynności. Otwierasz wiadomości, odpowiadasz na pytania, przepisujesz informacje, szukasz dokumentów, ustawiasz przypomnienia, sprawdzasz terminy, tworzysz podobne pliki, wykonujesz cykliczne płatności, przekazujesz te same dane do różnych miejsc i wracasz do zadań, o których już wcześniej myślałeś. Większość z tych czynności pojedynczo nie wydaje się szczególnie uciążliwa. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy spojrzysz na nie jako na całość. Kilka minut tu, kilka minut tam, jedno sprawdzenie, jedno przepisanie, jedna odpowiedź, jedno przypomnienie. W ciągu tygodnia powstają z tego godziny pracy, której często wcale nie musiałbyś wykonywać ręcznie.
Co więcej, nie chodzi wyłącznie o czas. Każda powtarzalna czynność wymaga również twojej uwagi. Musisz pamiętać, że trzeba ją wykonać, przerwać to, czym właśnie się zajmujesz, znaleźć odpowiednie narzędzie, wykonać kilka kroków i wrócić do wcześniejszego zadania. Nawet jeżeli sama czynność zajmuje tylko minutę, może rozbić koncentrację na znacznie dłużej. Właśnie dlatego automatyzacja może być czymś więcej niż sposobem na szybsze wykonywanie pracy. Dobrze wykorzystana pozwala ograniczyć liczbę rzeczy, o których musisz pamiętać i które musisz wykonywać osobiście.
Ten poradnik powstał właśnie po to, żeby pomóc ci odnaleźć takie miejsca. Nie znajdziesz tutaj podejścia zakładającego, że powinieneś cały czas robić więcej, szybciej i wydajniej. Nie chodzi o stworzenie z twojego dnia nieustannej maszyny do produkowania kolejnych zadań. Chodzi o coś prostszego: żebyś nie poświęcał własnej uwagi rzeczom, które tej uwagi nie wymagają.
Automatyzacja może sprawić, że pewne czynności będą wykonywane bez twojego udziału. System może przenieść informację z jednego miejsca do drugiego, przypomnieć ci o terminie, uporządkować dokumenty, przygotować cykliczny raport, wykonać powtarzalne obliczenia, utworzyć zadanie po wystąpieniu określonego zdarzenia czy wysłać wiadomość potwierdzającą otrzymanie danych. W wielu przypadkach nie potrzebujesz nawet skomplikowanych rozwiązań. Czasami wystarczy odpowiednia funkcja narzędzia, którego już używasz.
Największą korzyścią nie zawsze będzie jednak liczba zaoszczędzonych minut. Równie ważne jest zmniejszenie liczby decyzji i konieczności pamiętania o drobnych sprawach. Jeżeli za każdym razem musisz zastanawiać się, gdzie zapisać dokument, co zrobić po otrzymaniu określonej wiadomości albo kiedy wykonać kolejną czynność, zużywasz część swojej uwagi na organizację samej organizacji. Raz ustalona reguła może przejąć ten obowiązek. Zamiast codziennie podejmować tę samą decyzję, podejmujesz ją raz, a później pozwalasz systemowi działać zgodnie z ustalonym sposobem.
Nie oznacza to jednak, że wszystko powinieneś automatyzować. To jedna z najważniejszych zasad tego poradnika. Jeżeli jakaś czynność jest zbędna, najlepszym rozwiązaniem będzie jej usunięcie, a nie stworzenie automatyzacji, która będzie wykonywała ją za ciebie. Jeżeli proces jest niepotrzebnie skomplikowany, najpierw go uprość. Jeżeli kilka narzędzi wykonuje podobne zadania, być może możesz je połączyć albo ograniczyć ich liczbę. Jeżeli coś wymaga twojej kreatywności, oceny lub kontaktu z drugim człowiekiem, automatyzacja może jedynie wspierać ten proces, zamiast przejmować go w całości.
Dlatego w kolejnych rozdziałach będziesz patrzeć na automatyzację szerzej. Nie jako na zbiór technicznych sztuczek, lecz jako na sposób projektowania własnej pracy i codzienności. Zanim zaczniesz szukać narzędzia, nauczysz się rozpoznawać czynności, które rzeczywiście warto zmienić. Powtarzalne zadania, ręczne przepisywanie danych, ciągłe sprawdzanie tych samych informacji, tworzenie podobnych dokumentów czy pilnowanie cyklicznych terminów to tylko przykłady miejsc, w których często kryje się niepotrzebna praca.
Ważne będzie również uporządkowanie procesów przed ich automatyzacją. Automatyzowanie chaosu może sprawić, że chaos zacznie działać szybciej. Jeżeli masz źle zaprojektowany proces, dodanie kolejnego narzędzia niekoniecznie go naprawi. Dlatego zamiast od razu budować skomplikowane integracje, najpierw sprawdzisz, czy dane zadanie można usunąć, uprościć, ustandaryzować, pogrupować albo przekazać komuś innemu. Dopiero gdy zostanie ustalony sensowny sposób działania, warto zastanowić się, które jego elementy mogą zostać wykonane automatycznie.
Takie podejście ma jeszcze jedną zaletę: nie uzależnia cię od konkretnych aplikacji. Narzędzia będą się zmieniać. Pojawią się nowe usługi, inne zmienią swoje funkcje, ceny lub sposób działania, a część z nich może z czasem zniknąć. Jeżeli potraktujesz automatyzację wyłącznie jako znajomość konkretnych aplikacji, twoja wiedza szybko zacznie się dezaktualizować. Jeżeli natomiast nauczysz się rozpoznawać problemy i projektować przepływy informacji, będziesz mógł zastosować tę wiedzę niezależnie od tego, jakiego oprogramowania używasz.
Dlatego zamiast katalogu setek narzędzi znajdziesz tutaj przede wszystkim sposób myślenia. Przydatny schemat jest bardzo prosty: problem ? rozwiązanie ? automatyzacja ? efekt. Najpierw określasz, co zabiera ci czas lub uwagę. Następnie zastanawiasz się, jak zmienić proces. Potem wybierasz element, który można wykonać automatycznie. Na końcu sprawdzasz, co dzięki temu rzeczywiście zyskujesz.
Załóżmy, że codziennie odpowiadasz na te same pytania. Zamiast szukać od razu narzędzia do automatycznego pisania wiadomości, najpierw sprawdzasz, jakie pytania powtarzają się najczęściej. Przygotowujesz kilka gotowych odpowiedzi, a następnie zastanawiasz się, czy część informacji można zebrać wcześniej albo przekazać automatycznie. W efekcie nie musisz za każdym razem pisać wiadomości od początku. Zajmujesz się przede wszystkim sytuacjami nietypowymi, które rzeczywiście wymagają twojej uwagi.
Podobnie możesz podejść do dokumentów. Jeżeli za każdym razem tworzysz podobny plik od pustej strony, problemem może być nie brak automatyzacji, lecz brak szablonu. Jeżeli te same dane przepisujesz do kilku dokumentów, problemem może być brak jednego źródła informacji. Jeżeli co miesiąc wykonujesz tę samą serię operacji, problemem może być brak procedury. Jeżeli dopiero po uporządkowaniu tych elementów okaże się, że nadal wykonujesz wiele mechanicznych czynności, wtedy pojawia się właściwe miejsce dla automatyzacji.
Korzyść z takiego podejścia jest prosta: zamiast dodawać kolejne obowiązki organizacyjne, zaczynasz je zdejmować. Twój system może przejąć część pamiętania, przepisywania, sortowania, przypominania i wykonywania rutynowych czynności. Dzięki temu możesz poświęcić więcej uwagi pracy wymagającej myślenia, decyzji, kreatywności albo kontaktu z ludźmi. Możesz też po prostu mieć więcej przestrzeni na odpoczynek. Odzyskany czas nie musi przecież zostać przeznaczony na kolejne zadania.
Warto również pamiętać, że automatyzacja może ograniczyć liczbę błędów. Jeżeli za każdym razem ręcznie przepisujesz dane, istnieje ryzyko pomyłki. Jeżeli wielokrotnie tworzysz podobny dokument, możesz zapomnieć o jednym z elementów. Jeżeli ręcznie pilnujesz terminów, możesz czegoś nie zauważyć. System wykonujący przewidywalną czynność według określonej reguły może zrobić to w ten sam sposób za każdym razem. Nie oznacza to, że automatyzacja eliminuje wszystkie błędy. Źle zaprojektowany system może przecież powielać błędy znacznie szybciej. Dlatego tak ważne będzie wcześniejsze uporządkowanie procesu oraz sprawdzanie, czy automatyzacja rzeczywiście wykonuje właściwą pracę.
Nie potrzebujesz też od razu przebudowywać całego swojego życia. Właściwie lepiej tego nie robić. Zacznij od jednego problemu, który dobrze znasz. Wybierz czynność powtarzającą się wystarczająco często, żeby jej eliminacja przyniosła zauważalną różnicę. Uprość ją, opisz i dopiero wtedy spróbuj zautomatyzować jeden fragment. Jeżeli rozwiązanie działa, przejdź do następnego procesu. W ten sposób system będzie powstawał stopniowo i będzie odpowiadał na rzeczywiste potrzeby, zamiast być skomplikowaną konstrukcją stworzoną na zapas.
W kolejnych rozdziałach będziesz przyglądać się między innymi poczcie, dokumentom, kalendarzowi, pracy z danymi, komunikacji, finansom, urządzeniom cyfrowym, procedurom, decyzjom i przepływowi informacji pomiędzy narzędziami. Nie musisz jednak wdrażać wszystkich opisanych rozwiązań. Potraktuj je jak zestaw możliwości. Czytaj z pytaniem: "Czy mam taki problem?". Jeżeli nie, idź dalej. Jeżeli tak, sprawdź, czy przedstawiony sposób może pasować do twojej sytuacji.
To ważne, ponieważ dobry system automatyzacji powinien być dopasowany do ciebie, a nie odwrotnie. Nie potrzebujesz używać piętnastu aplikacji tylko dlatego, że ktoś je poleca. Nie musisz tworzyć skomplikowanych przepływów, jeżeli prostsze rozwiązanie wystarczy. Nie musisz automatyzować czynności, którą wykonujesz raz na kilka miesięcy. Nie musisz też oddawać systemowi decyzji, które wymagają twojego doświadczenia, oceny albo znajomości kontekstu.
Automatyzacja ma być narzędziem, które pracuje w tle. Powinna zdejmować z ciebie mechaniczne czynności, a nie tworzyć kolejną warstwę obowiązków. Jeżeli po jej wdrożeniu musisz codziennie sprawdzać, czy wszystko działa, poprawiać błędy i zastanawiać się, dlaczego informacja nie trafiła tam, gdzie powinna, być może system jest zbyt skomplikowany. Czasami prosta procedura będzie lepsza od zaawansowanej automatyzacji. Czasami gotowy szablon będzie lepszy od integracji kilku usług. Czasami usunięcie zadania będzie lepsze od wszystkiego.
Dlatego potraktuj ten poradnik nie jako instrukcję tworzenia idealnego, całkowicie zautomatyzowanego życia, lecz jako zachętę do przyjrzenia się własnym procesom. Zacznij zauważać rzeczy, które robisz z przyzwyczajenia. Zwracaj uwagę na czynności, które regularnie przerywają ci pracę. Szukaj informacji, które ciągle przepisujesz. Zauważaj decyzje, które podejmujesz w kółko. Sprawdzaj, co możesz uprościć, zanim zaczniesz szukać technologicznego rozwiązania.
Po pewnym czasie zaczniesz patrzeć na codzienne obowiązki inaczej. Zamiast traktować każdą czynność jako coś, co po prostu trzeba wykonać, zaczniesz pytać, czy rzeczywiście musisz ją wykonywać w tej formie. To pytanie jest często ważniejsze niż pytanie o najlepszą aplikację.
Nie chodzi o to, żeby robić więcej.
Chodzi o to, żeby robić świadomie to, co rzeczywiście wymaga twojego udziału, a całą resztę możliwie uprościć, uporządkować, przekazać innym albo pozostawić systemowi.
Jeżeli dzięki tej książce przestaniesz codziennie wykonywać choć kilka niepotrzebnych czynności, przestaniesz ręcznie przepisywać informacje, ograniczysz liczbę rzeczy, o których musisz pamiętać albo odzyskasz kilkanaście minut spokojnej pracy bez ciągłego przełączania uwagi, będzie to znacznie ważniejsze niż liczba poznanych narzędzi.
Bo dobrze zaprojektowana automatyzacja nie powinna sprawić, że twoje życie stanie się bardziej skomplikowane.
Powinna sprawić, że mniej rzeczy wymaga od ciebie uwagi.
Kalendarz i spotkania
Kalendarz ma pomagać ci zarządzać czasem, ale bardzo łatwo zamienić go w listę zobowiązań, które każdego dnia odbierają ci możliwość spokojnej pracy. Kolejne spotkania, telefony, konsultacje i rozmowy zaczynają wypełniać dostępne godziny, a pomiędzy nimi zostają krótkie fragmenty czasu, w których trudno zrobić coś wymagającego skupienia. Problem nie zawsze polega więc na tym, że źle planujesz dzień. Czasami problemem jest po prostu zbyt duża liczba rzeczy, które zostały wpuszczone do twojego kalendarza. Automatyzacja może pomóc w umawianiu spotkań, przypominaniu o nich i przygotowywaniu organizacyjnych szczegółów, ale jeszcze większe znaczenie ma wcześniejsze pytanie: czy to spotkanie rzeczywiście musi się odbyć?
Dobry system kalendarza powinien ograniczać liczbę decyzji, które podejmujesz ręcznie. Nie powinieneś za każdym razem wymieniać piętnastu wiadomości tylko po to, żeby ustalić termin. Nie powinieneś też pamiętać, komu trzeba wysłać przypomnienie, potwierdzenie albo adres spotkania. Nie powinieneś codziennie układać kalendarza od zera, próbując wcisnąć kolejne rozmowy pomiędzy już istniejące zobowiązania. Te czynności można w dużej części zamienić w reguły. Jeszcze ważniejsze jest jednak stworzenie takich reguł, które chronią twój czas, zamiast automatycznie zapełniać każdą wolną minutę.
Automatyczne umawianie spotkań
Umawianie spotkania jest dobrym przykładem czynności, która sama w sobie nie wnosi żadnej wartości. Wartość pojawia się podczas rozmowy, natomiast ustalanie terminu jest czynnością organizacyjną. Jeśli jedna osoba proponuje poniedziałek, druga odpowiada, że może we wtorek, pierwsza proponuje środę, druga pyta o czwartek, a następnie ktoś jeszcze musi wysłać ostateczne potwierdzenie, kilka minut z życia zostaje zużytych na pracę, którą komputer może wykonać znacznie szybciej.
Rozwiązaniem jest udostępnienie osobom z zewnątrz możliwości samodzielnego wybrania terminu z określonego zakresu dostępności. W praktyce ustawiasz godziny, w których dopuszczasz spotkania, określasz ich długość i udostępniasz link do rezerwacji. Osoba wybiera wolny termin, a wydarzenie automatycznie pojawia się w kalendarzu. System może jednocześnie wysłać potwierdzenie, informacje organizacyjne i przypomnienie przed spotkaniem. Ty nie musisz odpowiadać na każdą wiadomość dotyczącą terminu.
Najważniejsze jest jednak to, żeby nie udostępniać całego swojego kalendarza jako "wolnego miejsca do rezerwacji". Jeśli ktoś może wybrać dowolną godzinę, szybko okaże się, że spotkania zaczynają pojawiać się wszędzie tam, gdzie system znajdzie wolną przestrzeń. Lepiej z góry ustalić konkretne okna na rozmowy. Możesz na przykład przeznaczyć określone przedziały kilku dni tygodnia na spotkania, pozostawiając pozostały czas na pracę wymagającą skupienia. W ten sposób automatyczne umawianie spotkań staje się narzędziem ochrony czasu, a nie mechanizmem jego ciągłego zajmowania.
Warto także określić minimalny czas wyprzedzenia. Jeżeli ktoś może zarezerwować z tobą rozmowę pięć minut przed jej rozpoczęciem, każda wolna chwila może zostać zajęta. Ustawienie na przykład kilkunastu godzin albo jednego dnia wyprzedzenia daje ci większą kontrolę. Możesz również określić minimalny odstęp między kolejnymi spotkaniami. Dzięki temu system nie będzie pozwalał na rezerwowanie rozmów jedna po drugiej bez żadnej przerwy.
Automatyczne umawianie spotkań szczególnie dobrze sprawdza się wtedy, gdy spotykasz się regularnie z osobami spoza twojej organizacji: klientami, współpracownikami, kontrahentami, kandydatami, konsultantami czy partnerami. Jeżeli jednak zdecydowana większość twoich spotkań odbywa się z tymi samymi osobami, jeszcze prostszym rozwiązaniem może być stały termin. Jeśli co tydzień masz tę samą rozmowę, nie ma sensu umawiać jej od nowa. Jednorazowa decyzja może zastąpić dziesiątki kolejnych ustaleń.
Przypomnienia, które zdejmują obowiązek pamiętania
Pamięć nie powinna być twoim systemem zarządzania kalendarzem. Jeśli ważne spotkanie zależy od tego, czy przypomnisz sobie o nim odpowiednio wcześnie, możesz łatwo o czymś zapomnieć albo wejść w rozmowę bez przygotowania. Automatyczne przypomnienia rozwiązują ten problem, ale warto wykorzystać je szerzej niż tylko jako komunikat "spotkanie za 15 minut".
Dobrze ustawiony system może przypominać o wydarzeniu w kilku momentach zależnie od jego rodzaju. Przy krótkiej rozmowie wystarczy przypomnienie kilkanaście minut wcześniej. Przy spotkaniu wymagającym przygotowania bardziej przydatne może być przypomnienie dzień wcześniej albo kilka godzin wcześniej. Jeżeli przed spotkaniem musisz przygotować dokumenty, zebrać dane lub wysłać materiały, przypomnienie powinno pojawić się na tyle wcześnie, żeby rzeczywiście dało się wykonać te czynności.
Jeszcze lepiej, jeśli przypomnienie zawiera informację, która pozwala od razu przejść do działania. Zamiast ogólnego "Spotkanie z klientem" możesz mieć wydarzenie zawierające link do rozmowy, nazwę projektu, dokumenty, które należy sprawdzić oraz najważniejszy cel spotkania. Wtedy kalendarz nie jest wyłącznie listą godzin. Staje się punktem dostępu do informacji potrzebnych do wykonania konkretnego zadania.
Nie oznacza to jednak, że powinieneś ustawić dziesięć alarmów do każdego wydarzenia. Nadmiar powiadomień prowadzi do sytuacji, w której przestajesz je zauważać. Przypomnienia powinny odpowiadać rzeczywistym potrzebom. Ich zadaniem jest usunięcie konieczności pamiętania o terminie, a nie ciągłe przerywanie twojej pracy.
Bufory między spotkaniami
Jednym z najprostszych sposobów na poprawienie kalendarza jest pozostawianie pustego czasu pomiędzy wydarzeniami. Spotkanie trwające godzinę nie zajmuje bowiem tylko godziny. Musisz się przygotować, zakończyć poprzednie zadanie, zebrać myśli, zapisać najważniejsze ustalenia, przejść do kolejnego miejsca albo po prostu zrobić przerwę. Jeżeli kalendarz jest wypełniony spotkaniami od 9:00 do 17:00 bez żadnych przerw, zakładasz, że człowiek działa jak maszyna wykonująca kolejne zadania bez żadnego czasu przejściowego. W praktyce tak nie działa.
Bufor nie musi być długi. Przy krótkich rozmowach może wystarczyć 5-10 minut, przy dłuższych lub bardziej wymagających spotkaniach potrzebujesz czasami 15-30 minut. Jeżeli spotkanie odbywa się poza miejscem, w którym pracujesz, czas potrzebny na przejazd powinien być uwzględniony w planowaniu. W przypadku spotkań online również warto pozostawić przestrzeń na zakończenie poprzedniej rozmowy i przygotowanie się do kolejnej.
Bufory można potraktować jako automatyczną regułę przy rezerwacji spotkań. Jeżeli system umożliwia ustawienie odstępu przed lub po wydarzeniu, nie musisz pamiętać o nim za każdym razem. Spotkanie automatycznie zajmie nie tylko swoją nominalną długość, ale również zarezerwuje czas przeznaczony na przejście do następnego zadania.
Bufor pełni jeszcze jedną funkcję: ogranicza efekt domina. Jeśli pierwsze spotkanie przeciągnie się o dziesięć minut, bez bufora opóźnienie może przenieść się na kolejne trzy lub cztery wydarzenia. Nagle całe popołudnie jest przesunięte, a ty zaczynasz nadrabiać opóźnienia kosztem własnej pracy albo kolejnych osób. Kilkanaście minut pustego miejsca w kalendarzu może więc chronić znacznie większy fragment dnia.
Warto również zaplanować większe bloki bez spotkań. Pojedynczy piętnastominutowy bufor nie rozwiąże problemu, jeśli cały dzień składa się z krótkich rozmów. Praca wymagająca koncentracji potrzebuje ciągłego czasu. Dlatego zamiast tylko dodawać przerwy między spotkaniami, warto czasami zablokować kilka godzin, w których żadne nowe spotkanie nie może zostać zarezerwowane.
Automatyczne potwierdzenia
Jeśli umawiasz wiele spotkań, potwierdzanie każdego z nich ręcznie jest kolejnym przykładem pracy, której nie musisz wykonywać osobiście. Po dokonaniu rezerwacji system może automatycznie wysłać wiadomość zawierającą termin, godzinę, sposób połączenia, adres, informacje dotyczące przygotowania oraz możliwość przełożenia albo odwołania spotkania.
Automatyczne potwierdzenie ogranicza również liczbę wiadomości typu "Czy nasze spotkanie jest aktualne?", "O której dokładnie się widzimy?" albo "Podeślesz jeszcze raz link?". Jeżeli wszystkie podstawowe informacje znajdują się w jednym automatycznym komunikacie, osoba zapisująca termin może do nich wrócić bez angażowania cię w dodatkową korespondencję.
W przypadku spotkań, na których często dochodzi do nieobecności, przydatne mogą być również automatyczne przypomnienia oraz prosta możliwość odwołania lub zmiany terminu. Z punktu widzenia organizacji czasu lepiej, żeby ktoś przełożył spotkanie z wyprzedzeniem, niż żeby nie pojawił się bez informacji. Automatyczny system może obsłużyć oba scenariusze bez konieczności ręcznego kontaktowania się z każdą osobą.
Możesz również wykorzystać automatyczne potwierdzenia do zebrania informacji przed spotkaniem. Jeśli przed rozmową potrzebujesz konkretnego opisu problemu, numeru projektu albo dokumentów, możesz poprosić o ich przesłanie podczas rezerwacji. Dzięki temu część pracy, która wcześniej odbywała się dopiero na początku rozmowy, zostaje wykonana wcześniej.
Ogranicz liczbę spotkań, zanim zaczniesz je automatyzować
Automatyczne umawianie spotkań jest wygodne, ale może stworzyć bardzo niebezpieczną pułapkę: ułatwić organizowanie spotkań, których wcale nie powinno być. Jeżeli wcześniej poświęcałeś pięć wiadomości na ustalenie terminu, naturalną barierą była sama niedogodność organizacyjna. Po wdrożeniu automatycznego systemu spotkanie może zostać umówione w kilkanaście sekund. Jeśli nie zmienisz zasad, możesz skończyć z jeszcze większą liczbą rozmów.
Dlatego przed automatyzacją warto stworzyć filtr decyzyjny. Zadaj sobie pytanie, czy dana sprawa rzeczywiście wymaga jednoczesnej obecności kilku osób. Jeśli odpowiedź brzmi "nie", spotkanie może być niepotrzebne. Jeśli problem można rozwiązać jednym mailem, komentarzem do dokumentu, wiadomością albo krótkim nagraniem, nie ma powodu, żeby rezerwować pół godziny w kalendarzu.
Kolejne pytanie brzmi: czy wszyscy uczestnicy muszą być obecni przez cały czas? Czasami spotkanie organizowane dla sześciu osób jest potrzebne tylko dlatego, że jedna osoba chce przekazać informację wszystkim jednocześnie. W takim przypadku równie dobrze może zadziałać wiadomość lub dokument dostępny dla zainteresowanych. Jeśli natomiast potrzebna jest wspólna decyzja, rozmowa może mieć sens, ale warto zaprosić tylko osoby rzeczywiście potrzebne do jej podjęcia.
Warto także ograniczyć domyślną długość spotkań. Jeśli każda rozmowa automatycznie trwa godzinę, bardzo łatwo zająć godzinę nawet wtedy, gdy temat można zamknąć w 20 minut. Ustal standardowe długości, na przykład 15, 30 albo 45 minut, zależnie od rodzaju rozmowy. Krótszy czas nie powinien oznaczać sztucznego pośpiechu. Chodzi o to, żeby długość spotkania wynikała z jego celu, a nie z domyślnego ustawienia kalendarza.
Dobrym rozwiązaniem jest również ustalenie dni albo bloków bez spotkań. Nie musisz być dostępny każdego dnia przez cały czas. Jeśli część tygodnia przeznaczysz na pracę wymagającą skupienia, pisanie, analizowanie danych, tworzenie dokumentów czy inne zadania, których nie da się sensownie wykonywać pomiędzy rozmowami, odzyskasz ciągłość pracy. To nie jest brak elastyczności. To świadome określenie, na co przeznaczasz swój czas.
"Asynchronicznie, jeśli się da"
Zasada "asynchronicznie, jeśli się da" oznacza, że zanim umówisz spotkanie, sprawdzasz, czy informację, pytanie, decyzję albo zadanie można obsłużyć bez jednoczesnego zaangażowania wszystkich osób. Wspólna rozmowa ma sens wtedy, gdy obecność drugiej osoby w tym samym momencie rzeczywiście coś daje. Jeśli potrzebujesz tylko odpowiedzi na trzy pytania, wiadomość może być wystarczająca. Jeśli ktoś ma zapoznać się z dokumentem i zgłosić uwagi, komentarze w dokumencie mogą być lepsze niż trzydziestominutowa rozmowa. Jeśli chcesz przedstawić komuś sposób wykonania zadania, krótkie nagranie ekranu może zastąpić spotkanie.
Asynchroniczna praca ma jeszcze jedną istotną zaletę: nie wymaga synchronizowania kalendarzy. To właśnie konieczność znalezienia wspólnego terminu często powoduje, że prosta sprawa rozciąga się na kilka dni. Jedna osoba jest dostępna rano, druga po południu, trzecia dopiero w piątek. Zamiast rozwiązać problem, zaczynacie najpierw organizować spotkanie. Jeśli sprawę można załatwić bez rozmowy na żywo, cały ten etap znika.
Nie oznacza to, że spotkania są złe albo że wszystko powinno odbywać się przez wiadomości. Są sytuacje, w których bezpośrednia rozmowa jest zdecydowanie bardziej efektywna. Dotyczy to między innymi złożonych problemów wymagających wspólnego myślenia, negocjacji, podejmowania decyzji przez kilka osób, sytuacji konfliktowych czy tematów, w których szybka wymiana pytań i odpowiedzi ma dużą wartość. Chodzi o to, żeby spotkanie było świadomym wyborem, a nie automatyczną reakcją na każdy problem.
Możesz przyjąć prostą regułę:
