[1] https://www.forbes.com/sites/marisagarcia/2024/02/19/what-air-canada-lost-in-remarkable-lying-ai-chatbot-case/

[2] AI Act, art. 19, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:02024R1689-20260727

[3] https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-systemach-sztucznej-inteligencji

[4] K. Obłój, Strategia sukcesu firmy, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1998.

[5] https://bogatystudent.pl/cytaty-motywacyjne-lista-tekstow-o-zyciu/

[6] Power of AI, BUZZcenter, 2025.

[7] focusonbusiness.eu

[8] brandsit.pl

[9] Future of Jobs 2025, Światowe Forum Ekonomiczne, https://www.weforum.org/publications/the-future-of-jobs-report-2025

[10] https://businessinsider.com.pl/technologie/czy-przedsiebiorcow-stac-na-uslugi-it-cyfryzacja-msp-najgorsza-w-calej-eu/d10jm0e

[11] BaseLinker to wielofunkcyjna platforma do zarządzania sprzedażą online, która umożliwia integrację sklepu internetowego, platform marketplace (np. Allegro, Amazon, eBay) oraz firm kurierskich i systemów magazynowych w jednym miejscu.

[12] ccnews.pl; https://www.bankier.pl/smart/nowa-ai-w-velobanku-zmienia-zasady-gry-sprawdz-co-potrafi-vela; https://www.velobank.pl/klienci-indywidualni/biuro-prasowe/vela-wirtualna-ekspertka-wesprze-klientow-velobanku.html

[13] https://talent-alpha.com/future-of-work-report-2024-download/

Rozdział 1 Odzyskaj czas, ogranicz koszty

Kiedy słyszysz hasło: "AI zrobi coś za ciebie" albo "AI zastąpi pracownika" - potraktuj to jak clickbait. Jest wiele powodów, dlaczego AI samo niczego nie robi. Chcesz dowodu? Otwórz komputer i poczekaj aż ChatGPT albo inna aplikacja zrobi coś za ciebie bez wydania jej polecenia. Nic się nie dzieje, prawda?

Sztuczna inteligencja nie wykonuje zadań za nas - to nie magiczny amulet, który spełnia życzenia. To zestaw narzędzi codziennego użytku, które ułatwiają nam wykonywanie obowiązków - tyle że działają znacznie szybciej i wydajniej niż tradycyjne narzędzia. Działają skutecznie dopiero wtedy, gdy wiemy, jak z nich korzystać. A bonus? Oszczędność czasu i pieniędzy, wzrost jakości i efektywności, jeśli używamy tych rozwiązań mądrze.

Jednym z kluczowych powodów, dla których AI zdobywa tak dużą popularność, jest jej zdolność do ułatwiania realizacji codziennych zadań i procesów biznesowych. Sztuczna inteligencja może automatyzować i wspierać rutynowe, powtarzalne i często nudne zadania, takie jak analiza danych, przetwarzanie dokumentów, pisanie treści czy obsługa klienta. To pozwala na zmianę sposobu wykonywania codziennej pracy - ludzie mogą się skupić na bardziej jakościowych zadaniach, wymagających np. myślenia strategicznego czy obecności człowieka. Na przykład w marketingu można łatwiej analizować dane dotyczące zachowań klientów czy robić analizę sentymentu, co pozwala firmom na przygotowanie konkretnych planów działań i komunikatów, które są dostosowane do potrzeb klientów. W medycynie sztuczna inteligencja może analizować skany MRI i CT, pomagając lekarzom w szybszym i bardziej precyzyjnym diagnozowaniu chorób - AI może mieć w bazie miliony przykładów, podczas gdy lekarz w ciągu kariery pozna ich "jedynie" 70-80 tys. W produkcji można optymalizować procesy produkcyjne, zwiększać efektywność i redukować koszty. To tylko nieliczne przykłady wykorzystania AI w biznesie, bo liczba zastosowań jest praktycznie nieograniczona.

Jest jednak problem - pomimo ogromnego potencjału, wokół AI narosło wiele mitów, które są często powielane przez różne media czy samozwańczych ekspertów. Sztuczna inteligencja jest chwytliwym hasłem, a straszenie czy clickbaity są (niestety) na porządku dziennym. Jednym z najczęstszych błędów jest przekonanie, że AI wkrótce zastąpi ludzi w większości zawodów. Rzeczywistość jest jednak bardziej złożona. AI nie zastępuje człowieka w całym procesie pracy. Może przejmować wybrane zadania, ale odpowiedzialność za kontekst, jakość i decyzję pozostaje po stronie człowieka. Coraz częściej pojawiają się też informacje na temat agentów AI, którzy mogą przejmować wybrane zadania wykonywane dotąd przez pracowników. Informacje o asystentach i agentach oraz o różnicach między nimi zostały zawarte w "Narzędziowniku".

Kolejnym mitem jest to, że sztuczna inteligencja jest w pełni autonomiczna i może podejmować decyzje bez ludzkiej ingerencji. W rzeczywistości, jak już wspomnieliśmy, działa ona w granicach wyznaczonych przez ludzi. Jej zdolności do samodoskonalenia się i podejmowania autonomicznych decyzji są wciąż w fazie rozwoju i daleko im do scenariuszy rodem z filmów science fiction. Niestety firmy często obiecują samodzielność AI, ale trzeba pamiętać, że to z różnych powodów nie jest (jeszcze) możliwe. Bywa też tak, że tego typu quasidziałania są nieopłacalne z powodów finansowych lub wizerunkowych.

Zastanawiasz się, czy twoja praca przetrwa kolejną dekadę? Na podstawie raportu Światowego Forum Ekonomicznego The Future of Jobs Report 2025[8] można wstępnie nakreślić obraz rynku pracy w nadchodzących latach. Do 2030 r. na świecie może powstać nawet 170 mln nowych miejsc pracy, głównie w sektorach związanych z technologiami, zieloną gospodarką, opieką zdrowotną i edukacją. Jednocześnie zniknie około 92 mln stanowisk, przede wszystkim w zawodach rutynowych i łatwych do zautomatyzowania, jak prace administracyjne czy operacyjne. Podobna zmiana czeka stanowiska juniorskie czy stażystów, które nie wymagają wybitnego doświadczenia ani wiedzy. Bilans netto wskazuje na wzrost globalnego zatrudnienia o 78 mln etatów, co stanowi przyrost o 7%. Musimy jednak podkreślić, że w różnych raportach są podawane różne dane - Goldman Sachs w 2023 r. opracował raport, z którego wynika, że w ciągu dekady 300 mln pełnoetatowych miejsc pracy zostanie poddanych automatyzacji[9].

Co ważne, jednym z głównych wniosków raportu jest konieczność dynamicznego dostosowywania się pracowników do zmieniających się realiów rynku pracy. Aż 39% aktualnych kompetencji stanie się przestarzałych do końca tej dekady. Wzrośnie znaczenie takich umiejętności jak myślenie analityczne i krytyczne, współpraca, elastyczność, znajomość technologii (w tym AI) oraz świadomość ekologiczna. Wyobraź sobie, że twój obecny zawód za kilka lat znika - co robisz? Umiejętność adaptacji i szybkiego uczenia się będzie równie cenna jak wiedza merytoryczna. Aż 85% pracodawców planuje inwestować w podnoszenie kwalifikacji swoich pracowników, a 70% zamierza zatrudniać osoby dysponujące nowymi kompetencjami. W efekcie model tradycyjnej edukacji, oparty na kilkuletnich studiach, będzie ustępował miejsca uczeniu się przez całe życie, zwłaszcza kursom specjalistycznym i szybkiemu nabywaniu konkretnych umiejętności. Pracownicy będą musieli aktywnie zarządzać swoją ścieżką zawodową i stale aktualizować kwalifikacje. Transformacja technologiczna i ekologiczna będzie miała kluczowy wpływ na przyszłość pracy. Rozwój AI, automatyzacja, przechodzenie na energetykę odnawialną oraz zmiany demograficzne, np. starzejące się społeczeństwa, wymuszają nowe modele zarządzania i pracy. Równocześnie napięcia geopolityczne oraz zaburzenia w globalnych łańcuchach dostaw zwiększają zapotrzebowanie na kompetencje związane z zarządzaniem ryzykiem i bezpieczeństwem. Firmy będą musiały działać w warunkach niestabilności i zwiększonej niepewności, co wymusi na nich elastyczność operacyjną i strategiczną.

Zawody przyszłości obejmą nie tylko specjalistów IT, lecz także analityków danych, ekspertów ds. zrównoważonego rozwoju, edukatorów cyfrowych, etyków, a także specjalistów ds. zdrowia psychicznego i pracy zdalnej. Znikną lub zostaną ograniczone stanowiska, których główną funkcją jest przetwarzanie danych, powielanie treści lub realizowanie powtarzalnych zadań bez dodawania wartości intelektualnej lub relacyjnej. Tu wsparcie AI pozwoli na znaczne przyspieszenie działania, jak przejście z maszyny do pisania na pisanie treści w Wordzie (albo jeszcze bardziej). Im szybciej przedsiębiorstwa zrozumieją nowe mechanizmy, tym szybciej zyskają przewagę konkurencyjną nie tylko dzięki technologii, lecz przede wszystkim dzięki kompetencjom swoich pracowników.

W ujęciu globalnym brzmi to wszystko ciekawie, ale popatrzmy na realia średniej polskiej firmy. W naszym kraju jest gros firm produkcyjnych i usługowych. Jesteśmy również silnym hubem dla start-upów technologicznych i choć Polacy mają bardzo rozbudowane kompetencje IT, nadal historycznie i kulturowo nasz kraj jest mocno osadzony w branżach nieco bardziej tradycyjnych. Polska rozwija się według innego modelu niż kraje zachodnie, takie jak USA czy Kanada, które opierają swoje gospodarki głównie na zaawansowanych usługach, technologii i innowacjach cyfrowych. Polska nadal mocno stawia na przemysł, produkcję, transport, logistykę oraz tradycyjne usługi, co stanowi solidny fundament gospodarczy, ale jednocześnie ogranicza tempo i zakres transformacji cyfrowej. W wielu sektorach, takich jak produkcja, TSL czy budownictwo, kluczowa pozostaje fizyczna praca ludzi, a nie automatyzacja czy kompetencje IT. Technologia wkracza tam i jest obecna, ale nie na tak dużą skalę, jak w innych branżach. Zauważalne jest to raczej w maszynach i robotyzacji niż w przypadku stosowania technologii przez pracownika. Jeśli mieszkasz lub pracujesz w dużym mieście, prawdopodobnie zauważasz tę bańkę technologiczną.

Trzeba pamiętać, że duże aglomeracje to zaledwie mały procent polskiego biznesu, faktycznie silne i stabilne biznesy są bardzo mocno osadzone w mniejszych miastach. W Polsce sektor MŚP (małych i średnich przedsiębiorstw) stanowi fundament gospodarki - aż 99,8% wszystkich firm to mikroprzedsiębiorstwa, małe i średnie biznesy. Mikroprzedsiębiorstwa dominują liczebnie, stanowiąc ponad 97,2% rynku, co pokazuje, jak silnie polska przedsiębiorczość opiera się na niewielkich, często lokalnych firmach. Duże przedsiębiorstwa to zaledwie 0,2% wszystkich podmiotów, co potwierdza kluczową rolę MŚP w tworzeniu miejsc pracy i generowaniu PKB[10]. Poza tym jesteśmy rynkiem biznesów rodzinnych. W Polsce generują one około [sic!] 20% PKB[11] i zatrudniają około 3 mln osób. Mimo licznych wyzwań (np. sukcesji), takie firmy wykazują się dużą odpornością na kryzysy i odnotowują znaczny wzrost sprzedaży. To wszystko sprawia, że mimo rosnącego znaczenia technologii poziom zaawansowania cyfrowego polskich pracowników nadal odbiega od standardów zachodnich. Coraz większym wyzwaniem staje się także brak odpowiednich kandydatów do pracy fizycznej, szczególnie w mniejszych miejscowościach i na terenach wiejskich. Młodzi ludzie masowo migrują do dużych miast lub za granicę, pozostawiając lokalnych pracodawców z lukami kadrowymi, których nie są w stanie wypełnić. Dodatkowo starzejące się społeczeństwo często ma opory lub trudności w adaptacji do nowych reguł czy technologii, które traktują bardziej jako ciekawostkę lub przeszkodę (skoro do tej pory pracowali bez takich rozwiązań, nie widzą zasadności w zmianie swoich nawyków). W efekcie wiele firm boryka się z trudnościami w utrzymaniu ciągłości produkcji czy świadczenia usług. Polska gospodarka stoi dziś na rozdrożu. Z jednej strony dynamicznie się rozwija, z drugiej wciąż jest silnie uzależniona od tradycyjnych modeli zatrudnienia, które wymagają pilnej modernizacji i wsparcia technologicznego. Czy zauważasz to również w swoim przedsiębiorstwie?

Ten przykład dobrze pokazuje szersze zjawisko. Polska nadal opiera się w dużej mierze na produkcji i usługach wymagających fizycznej pracy. W wielu firmach poziom kompetencji cyfrowych i technologicznych jest zdecydowanie niższy niż w krajach zachodnich. Połączenie tego z problemami demograficznymi i migracyjnymi przynosi negatywne skutki, ponieważ w wielu przedsiębiorstwach brakuje rąk do pracy. Firmy w mniejszych miastach mają dokładnie takie same potrzeby jak korporacje: muszą tworzyć oferty, prowadzić komunikację, zdobywać nowych klientów i budować markę.Różnica polega na tym, że małych firm często nie stać na duże inwestycje lub brakuje odpowiednio wykwalifikowanych osób, a każda godzina pracy specjalisty to dla nich ogromny koszt.

Wnioski i inspiracja dla osób z innych firm: wykorzystanie tylko jednego narzędzia (w tym przypadku ChatGPT) pozwoliło na:

oszczędzenie kilku godzin pracy tygodniowo w bardzo przeciążonym zespole, rozpoczęcie podstawowych działań marketingowych bez zatrudniania dodatkowych osób, poprawienie jakości komunikacji z klientami, zbudowanie fundamentów pod dalszą automatyzację i budowę nowoczesnego wizerunku.

Zmiana cyfrowa nie musi być wielka i droga. Czasem wystarczy jeden sprytny ruch, aby firma zrobiła krok naprzód,nawet bez działu IT, działu marketingu i dużego budżetu na innowacje. A to też zachęca do kolejnych testów.

Przyszłość AI wygląda obiecująco, ale wiąże się również z wyzwaniami, które jako ludzie biznesu musimy wspólnie rozwiązać. Zapewnienie bezpieczeństwa danych, transparentności i etyczności działania AI to kluczowe kwestie, które będą kształtować rozwój tej technologii w nadchodzących latach. AI może wspierać wiele codziennych zadań. Celem tej publikacji jest pokazanie, jak AI może być wykorzystana do usprawnienia działalności biznesowej, zwłaszcza w kontekście polskiego rynku. Trzeba pamiętać, że AI potrafi halucynować (dawać niepoprawne odpowiedzi, ale nie jest to jednoznaczne z kłamstwem, bo zazwyczaj duże modele językowe mają na celu pomaganie użytkownikowi) czy być "niesforna". Świetnym przykładem jest tu trzecia wersja Groka, który jest czatbotem stworzonym przez xAI. Elon Musk jest właścicielem tej firmy, która 8 lipca 2025 r. zaktualizowała model. Usunęła wiele ograniczeń, zachęciła do tego, żeby nie ufał mediom i pisał treści, nawet jeśli są one niepoprawne politycznie. Efekt - wulgarne wpisy na temat różnych polityków, również polskich[12]. Aktualizacja szybko została wycofana, a całość miała ciekawy "zbieg okoliczności", bo 10 lipca 2025 r. była premiera czwartej wersji Groka. Ludzie na całym świecie mówili o tym narzędziu. Nie wiadomo, czy efekt był zamierzony, pokazuje to jednak ryzyko luzowania zabezpieczeń.

Można pracować mądrzej bez ogromnych inwestycji

Zanim podejmiesz decyzję o wdrożeniu nowych narzędzi, zatrudnieniu kolejnych osób lub zakupie drogich systemów, warto zadać sobie bardzo ważne pytania: jak można usprawnić to, co już robimy, i zrobić to lepiej, szybciej, mniejszym kosztem? Często spotykamy się z przekonaniem, że jeśli u innych coś zadziałało, to wystarczy "wkleić" ten sam pomysł i sukces przyjdzie automatycznie. Ale to złudne i może zakończyć się bardzo źle. Każda firma działa inaczej, ma inne procesy, inne zasoby i inną kulturę pracy, inne cele czy inny profil klienta, do którego obecnie chce dotrzeć. Punkt startu nie powinien być zewnętrzny (oparty na tym, co robią inni), ale wewnętrzny (nasze cele, potrzeby, persony zakupowe). Zamiast inwestować na ślepo w nowe narzędzia, warto zacząć od uczciwego i szczegółowego spojrzenia na własne działania. Czy wiem, jak dokładnie przebiega u nas proces ofertowania? Jak wygląda obsługa zapytań klienta? Kto, kiedy i jak tworzy treści do mediów społecznościowych, o ile w ogóle je tworzy? Jakie działania powinny być realizowane? Dopiero odpowiedzi na tych kilka pytań pozwolą uporządkować wiedzę i dadzą szansę na jakościowe wdrożenie automatyzacji oraz wykorzystanie AI w naszym biznesie.

Dochodzimy teraz do najważniejszego elementu, od którego powinna się zaczynać każda zmiana - od analizy procesów wewnętrznych. W wielu firmach, niezależnie od wielkości, procesy nie są opisane albo są opisane niedokładnie. Cała wiedza o tym, "jak coś się robi", jest w głowach pracowników. Czasem tylko jednej osoby, a często tylko właściciela. Na warsztatach, gdy pytamy: "Jak wygląda wasz proces?", zapada cisza, a potem słyszymy: "No... po prosturobimy. Każdy ma swoje dobre praktyki".Ale problem polega na tym, że te "dobre praktyki" wielokrotnie okazywały się przeciętnymi lub wręcz złymi praktykami.

Jeśli jakaś wiedza jest wyłącznie w głowie pracownika, w praktyce organizacja jej nie posiada. Jeśli inna osoba nie może tego odtworzyć bez zadania wielu pytań, to nie jest to proces. To intuicja, improwizacja, domysły, a nie powtarzalny schemat działania. A najlepsza improwizacja to taka, która jest dobrze przemyślana i zaplanowana (oraz spisana!). Proces, aby zasługiwał na to miano, musi być sformalizowany i to nie musi oznaczać 100-stronicowej procedury!

Dobra procedura to taka, która do minimum ogranicza liczbę pytań (albo całkowicie je eliminuje), bo jasno opisuje kolejne kroki, odpowiedzialności i kryteria decyzji. Dzięki temu pracownik nie musi się domyślać, co i jak zrobić - ma jasną instrukcję, która dokładnie określa działania i procesy bez potrzeby dopytywania. Pytania są sygnałem, że procedura wymaga doprecyzowania albo dodatkowego przykładu. Taki opis to nie tylko fundament do delegowania zadań czy wdrażania nowych osób. To przede wszystkim narzędzie rozwoju i porządkowania firmy. Mając proces, możemy go analizować, optymalizować, automatyzować, delegować, mierzyć i udoskonalać. Dopiero wtedy możemy świadomie dobrać narzędzie, które realnie nas wesprze. Świetnym przykładem takiego podejścia jest filozofia Kaizen, czyli japońska koncepcja ciągłego doskonalenia, której celem jest systematyczne usprawnianie procesów, produktów i codziennego życia - krok po kroku, bez rewolucyjnych zmian. Nazwa pochodzi od dwóch znaków: kai (zmiana) i zen (dobro), co w wolnym tłumaczeniu oznacza "zmianę na lepsze". W jej ramach mieszczą się główne założenia, takie jak nieustanne udoskonalanie, zaangażowanie wszystkich pracowników (w ramach ich kompetencji i zakresu działań), eliminowanie marnotrawstwa oraz standaryzacja i dokumentowanie. Tę filozofię na początku zaczęła stosować Toyota, która praktycznie każdy proces ma doprowadzony do perfekcji[13].

Firmy, które osiągają przewagę konkurencyjną, to nie te, które mają największy budżet. W historii było wielu potentatów, którzy podjęli złe decyzje - Kodak, Nokia, Alcatel, BlackBerry, PanAm, Yahoo, MySpace, Compaq. Swego czasu to były potęgi, o których każdy mówił i które każdy znał. W Polsce takim przykładem może być np. Gadu-Gadu, Goldenline czy Nasza Klasa. W każdym z tych przypadków zabrakło odpowiedniego działania czy wykorzystania nowoczesnej technologii. Przedsiębiorstwa, które lepiej rozumieją siebie i swoje procesy, mają wiedzę o potrzebach i problemach klientów, są w stanie to sprawnie połączyć i dać właściwą wartość. Dlatego zanim przejdziesz do wdrażania nowinek technologicznych, zatrzymaj się na chwilę. Zrób rachunek sumienia i spójrz do środka firmy. Zrób prostą rzecz - nazwij i opisz swoje procesy. To może być najbardziej przełomowy krok w twojej firmie!

Jak opisać proces biznesowy?

Zanim pomyślisz, że to skomplikowane, spójrz na to jak na przepis kulinarny. Prosty, krok po kroku, który samodzielnie możesz wprowadzić do firmy. Poniżej znajdziesz prosty schemat, który pomoże przełożyć ten model na konkretne działanie w firmie.

Krok 1. Wybierz proces, który chcesz opisać

Nie zaczynaj od "całej firmy". Wybierz konkretny i powtarzalny proces, np. tworzenie oferty handlowej, przyjęcie nowego klienta, realizacja zamówienia, obsługa reklamacji, przygotowanie i publikacja posta, raportowanie wyników. Wybierz taki, który:

występuje często; zajmuje sporo czasu; sprawia trudności i prowadzi do błędów; lub którego nie ma, a wiesz, że byłoby to dobre działanie dla organizacji lub jej pracowników.

Krok 2. Określ cel procesu

Zapisz jednozdaniowy opis odpowiedzi na pytanie: po co ten proces istnieje? Przykład: "Celem procesu jest przygotowanie i wysłanie kompletnej oferty handlowej do klienta w czasie nie dłuższym niż 48 godzin od zapytania". Pamiętaj, że idealne cele są SMART, czyli:

S (specific) - dokładnie określone, czyli nie ma wątpliwości, co chcemy osiągnąć; M (measurable) - mierzalne, czyli dokładnie wiemy, czy i kiedy dana rzecz została osiągnięta lub zrealizowana; A (achievable) - osiągalne, realistyczne i dostosowane do sytuacji, w której obecnie znajduje się organizacja. Pamiętaj, że "nie od razu Rzym zbudowano"; R (relevant) - istotne, mające sens w kontekście większych działań, strategii, misji firmy lub celów osobistych; T (time-bound) - określone w czasie, dzięki czemu wiemy, do kiedy te cele mają być zrealizowane; bez tego nie będzie odpowiedniej motywacji do ich realizacji.

Czasem są jeszcze dodawane inne literki na końcu, np.:

E (evaluated) - oceniane, czy mają one sens i czy są potrzebne; R (reviewed) - weryfikowane pod kątem osiągniętych wyników, dzięki czemu można będzie je poprawić w przyszłości lub zmienić ich założenia; A (agreed) - uzgodnione z zespołem, a nie z góry narzucone, dzięki czemu pracownicy czują, że mają realny wpływ na ich kształt.

Krok 3. Zidentyfikuj uczestników i nazwij ich role

Wypisz wszystkie osoby lub stanowiska, które uczestniczą w procesie. Ustal, kto co robi. To ułatwia zarówno delegowanie, jak i automatyzację. Przykład: handlowiec, asystentka, kierownik działu technicznego.

Krok 4. Opisz przebieg procesu krok po kroku

Wypisz wszystkie działania w takiej kolejności, w jakiej się odbywają. Nie pomijaj żadnych etapów. Dobrze jest stosować numerację lub schemat:

Krok 1: Odbierz zapytanie. Krok 2: Zweryfikuj potrzeby klienta. Krok 3: Przygotuj ofertę w szablonie...

To może być zapis tekstowy, tabela lub flowchart (np. w Miro, Excel, PowerPoint). Jeśli nie masz doświadczenia w takich działaniach, wyobraź sobie, że tłumaczysz jakieś działanie przedszkolakowi. Należy powiedzieć jasno, krok po kroku, co się dzieje w danym momencie.

Krok 5. Dodaj kryteria wejścia i wyjścia

Wejście ? co uruchamia proces? Na przykład zapytanie od klienta, zlecenie od przełożonego. Należy tutaj wskazać zdarzenie inicjujące, np. zapytanie od klienta, zlecenie od przełożonego, formularz kontaktowy. Wyjście? co jest wynikiem procesu? Na przykład gotowa oferta, opublikowany post, podpisana umowa.

Krok 6. Wypisz używane narzędzia i dokumenty

Zbierz wszystko, co jest wykorzystywane w trakcie procesu: pliki, szablony, systemy, e-maile, formularze. Dzięki temu inna osoba będzie wiedzieć, gdzie szukać materiałów źródłowych. To też ważny krok do automatyzacji.

Krok 7. Wskaż możliwe punkty krytyczne lub błędy

Zaznacz miejsca, w których najczęściej pojawiają się problemy, opóźnienia lub błędy. Mogą to być np.:

opóźnienia decyzyjne (np. brak akceptacji przez przełożonego), niekompletne dane (np. brak kontaktu do klienta, niepodpisane zgody), błędne użycie narzędzi (np. przestarzały szablon, zła wersja pliku).

Warto rozważyć, jak im zapobiegać (np. checklisty, przypomnienia, zautomatyzowane walidacje, weryfikacja procesu i efektów).

Krok 8. Oszacuj czas trwania poszczególnych kroków

Dobrze jest dodać informację, jak długo trwa dany etap i jaki jest docelowy czas trwania całego procesu. To pozwala potem mierzyć efektywność i wskazywać wąskie gardła. Określ okres realnie, na początku licząc, ile obecnie czasu zajmuje ręczne wykonanie danego działania. Później warto to zaktualizować, jeśli w danym procesie dojdzie do częściowej automatyzacji czy wykorzystania narzędzi opartych na sztucznej inteligencji.

Krok 9. Zdecyduj, gdzie zapisać proces i kto go aktualizuje

Samo opracowanie dokumentu nie wystarczy, trzeba go umieś­cić w ogólnodostępnym miejscu (np. OneDrive, Google ­Drive, Notion, SharePoint), dać dostęp odpowiednim osobom i ustalić, kto będzie dany proces aktualizował. Warto zawsze dopisać na górze dokumentu datę ostatniej aktualizacji oraz krótkie informacje na temat wprowadzonych zmian (np. skrócenie czasu ofertowania z 1 godziny do 15 minut, ponieważ wykorzystujemy rozwiązanie X, które przyspiesza przygotowanie oferty).

Krok 10. Przetestuj. Przedstaw proces osobie, która go nie zna

Najlepszy test procesu? Przedstaw go komuś, kto nigdy tego nie robił. Jeśli odtworzy go bez pytań, to proces jest dobrze opisany. Jeśli nie, trzeba go doprecyzować, zmienić, a w skrajnych przypadkach opisać od nowa. Pamiętaj, że nie każdy będzie miał taką samą wiedzę czy doświadczenie, dlatego taki tester będzie dobrym weryfikatorem (jeśli czyta ze zrozumieniem i potrafi działać zgodnie z instrukcją).

Wskazówka praktyczna: nie musisz zaczynać od mapowania całej organizacji. Zacznij od 3-5 najważniejszych procesów, które są kluczowe (sprzedaż, marketing, obsługa klienta, produkcja, dystrybucja, badania i rozwój...). Spisz je prosto, bez formalnego żargonu. Dopiero po realizacji danego procesu szukaj możliwości optymalizacji, automatyzacji (np. z pomocą AI) czy delegowania. Wskazana jest tu metoda małych kroków.

Co warto zapamiętać z tego rozdziału?

Nie są konieczne wielkie i drogie wdrożenia, ale mądre działania. Czasem wystarczy wykupienie licencji np. ChatGPT, aby oszczędzić godziny pracy zespołu tygodniowo bez konieczności zatrudniania nowej osoby. AI działa skutecznie wtedy, gdy ma dobrze opisany proces, dane wejściowe i człowieka odpowiedzialnego za ocenę wyniku. Polski rynek to nie Dolina Krzemowa. Choć mamy technologiczny i intelektualny potencjał, większość firm działa w tradycyjnych branżach, często w mniejszych miastach i z ograniczonymi zasobami. Ale to właśnie tam narzędzia oparte na AI mogą dawać największą przewagę - każda minuta i każdy etat ma tutaj ogromne znaczenie. Digitalizacja to nie luksus. To w dzisiejszych czasach konieczność. Zwłaszcza tam, gdzie trudno o odpowiednich pracowników lub brakuje budżetu na rekrutację. Małe zmiany robią wielką różnicę. Oszczędność 20 minut dziennie to prawie dwa tygodnie odzyskanego czasu rocznie. Co byś zrobił, mając dwa tygodnie więcej i to przy minimalnych dodatkowych kosztach? Nie inwestuj w narzędzia, które wykorzystuje konkurencja. Zanim wybierzesz odpowiednie rozwiązanie, opisz, co naprawdę chcesz usprawnić. Dobrze postawione pytanie to połowa sukcesu. Czasem najprostsze rozwiązanie jest najlepsze. Przewagę zyskują nie ci, którzy mają największy budżet, ale ci, którzy lepiej rozumieją potrzeby organizacji, pracowników i klientów. Takie firmy szybciej wdrażają technologie i szybciej na nich zyskują.

Z życia biznesu

Wywiad z Katarzyną Lalik i Edytą Kanią z Banku Spółdzielczego w Zatorze

Od 1895 r. zespół Banku Spółdzielczego w Zatorze wierzy, że bankowość to coś więcej niż liczby i transakcje. To przede wszystkim ludzie - ich marzenia, plany i bezpieczeństwo finansowe. W czasach gdy coraz więcej instytucji opiera się wyłącznie na automatyzacji, w BS Zator zespół pamięta, że prawdziwa bankowość zaczyna się od zrozumienia drugiego człowieka. Dlatego od ponad 130 lat celem banku jest wspieranie mieszkańców i przedsiębiorców w budowaniu stabilnej i bezpiecznej przyszłości.

Radek Mechło: Jak wygląda obecnie poziom adaptacji AI w firmach? Czy biznesy są na to gotowe?

BS ZATOR: Widzimy, że dla wielu przedsiębiorstw sztuczna inteligencja to wciąż nowy obszar, który dopiero zaczynają poznawać. Część firm wdraża już rozwiązania oparte na AI, jednak większość dopiero rozpoznaje ten potencjał i przygotowuje się do pełniejszego wykorzystania tej technologii. My również jesteśmy na początku tej drogi - świadomie i odpowiedzialnie podejmujemy proces adaptacji AI, aby w niedalekiej przyszłości usprawnić nasze procesy biznesowe. W rezultacie będziemy mogli usprawnić proces obsługi klientów, szczególnie odpowiadając na potrzeby młodego pokolenia.

Dlaczego waszym zdaniem organizacje, mimo że AI jest teraz na topie, nie podchodzą do tego z dużym zapałem?

Sztuczna inteligencja to wciąż stosunkowo nowa technologia, dlatego wiele firm dopiero uczy się z niej korzystać. Roś­nie świadomość, że jej wdrażanie staje się nie tyle opcją, co koniecznością - organizacje, które tego nie zrobią, mogą pozostać w tyle. Kluczowe jest jednak wsparcie edukacyjne: zespoły muszą zdobyć wiedzę i umiejętności, aby wykorzystywać AI w sposób efektywny i odpowiedzialny. Pamiętajmy również o ryzykach prawnych, które jeszcze nie zostały odpowiednio uregulowane i będą stanowić kolejne wyzwania w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu gospodarczym. Równie ważne jest zrozumienie zarówno możliwości, jak i ograniczeń tej technologii, ponieważ nie każde narzędzie sprawdzi się w każdym obszarze.

Jak powinien wyglądać proces przygotowania zespołu do wdrożenia AI?

Kluczowym pierwszym krokiem jest edukacja - budowanie świadomości i kompetencji pracowników. Następnie warto przeprowadzić wewnętrzną analizę stanowisk pracy, aby zidentyfikować obszary, w których możliwe jest usprawnienie działań. Często pracownicy nie zdają sobie sprawy, które zadania można zautomatyzować, dlatego kluczowe zapewne stanie się mapowanie procesów. Pomocne okazuje się tu samo AI, o ile pracownicy potrafią wskazać czynności najbardziej czasochłonne, a przy tym powtarzalne. Praktycznym narzędziem jest codzienne notowanie wykonywanych zadań. Taka systematyczna obserwacja pozwala już po miesiącu wskazać elementy pracy, które warto zautomatyzować. Nie zawsze będzie to cały proces - często wystarczy optymalizacja wybranych czynności, dzięki czemu sztuczna inteligencja realnie odciąży zespół i uwolni czas na zadania wymagające większej kreatywności i wiedzy.

Jesteście instytucją finansową z szerokim portfolio. Jak można wykorzystać AI w sprzedaży takich produktów?

W naszym banku wierzymy, że przyszłość finansów nie opiera się na automatach, lecz na relacjach. To one są sercem naszego modelu działania - relacje budowane na zaufaniu, wzajemnym szacunku i długofalowej współpracy. Dlatego, kiedy mówimy o wykorzystaniu sztucznej inteligencji, nie myślimy o zastąpieniu człowieka botem czy bezosobową technologią. Wręcz przeciwnie - myślimy o niej jako o sprzymierzeńcu, który pozwala nam być jeszcze bliżej klientów.

Naszym priorytetem jest nowoczesność spleciona z ludzkim podejściem. Wyobrażamy sobie AI jako narzędzie, które usuwa z naszego dnia to, co powtarzalne i czasochłonne, abyśmy mogli w pełni poświęcić uwagę temu, co naprawdę ważne - rozmowie z klientem, jego potrzebom i aspiracjom.

Przykładowo dzięki sztucznej inteligencji możemy szybciej docierać do informacji i skracać procesy, które do tej pory wymagały wielu godzin ręcznej pracy. Doradca, zamiast żmudnie przeszukiwać dokumenty, otrzymuje podsumowanie gotowe w kilka minut, a czas, który w ten sposób zyskuje, przeznacza na budowanie relacji. AI może również wspierać nas w obszarze kreatywności: generować dziesiątki pomysłów działań czy inicjatyw, z których my wybieramy te najlepiej dopasowane do unikalnych potrzeb naszych klientów.

Ogromną wartością jest także wsparcie w analizie strategicznej. Badania rynku, przegląd raportów, synteza wyników ankiet - to procesy, które dzięki AI mogą być realizowane szybciej i bardziej efektywnie. Ostatecznie jednak zawsze to człowiek pozostaje odpowiedzialny za interpretację i jakość wniosków, bo dla nas odpowiedzialność i poufność danych są nienaruszalnym fundamentem.

Sztuczna inteligencja w naszym rozumieniu nie ma odbierać finansom ludzkiej twarzy. Ma nam dać więcej przestrzeni, byśmy mogli być doradcami, partnerami i przewodnikami dla naszych klientów. To właśnie "dlaczego" przyświeca nam w tej drodze: wierzymy, że technologia ma sens tylko wtedy, gdy pomaga ludziom być bliżej siebie.

To ciekawy wątek. Dużo się mówi, że AI zastąpi ludzi. Czy widzicie takie zagrożenie?

To prawda, obserwując rozwój technologii, można dojść do wniosku, że taki scenariusz jest możliwy. Ale my jako organizacja nie identyfikujemy się z tą wizją. Wierzymy, że sztuczna inteligencja nie powinna odbierać ludziom pracy, lecz dawać im narzędzia, które czynią tę pracę mądrzejszą, bardziej efektywną i twórczą.

Dlatego, jak już wcześniej wspomniałam, patrzymy na AI jak na sprzymierzeńca, który wesprze nasze codzienne działania. Przykładowo - w obszarze komunikacji i mediów społecznoś­ciowych. Dzięki AI możemy szybciej dostosować język i formę przekazu do różnych grup odbiorców. Zamiast organizować kosztowne i czasochłonne warsztaty strategiczne przy każdej okazji, możemy korzystać z technologii, aby udoskonalać to, co już robimy. To nie jest zastępowanie człowieka - to poszerzanie jego możliwości.

Podjęliśmy też decyzję o utworzeniu wewnętrznego zespołu ds. AI. Co ważne, zgłosili się do niego pracownicy - ochotnicy, którzy chcą rozwijać swoje kompetencje i razem z nami wyznaczać kierunki wdrażania nowych rozwiązań. Zaczynamy od małych kroków: priorytetyzujemy działania, tworzymy strategię, a w przyszłości chcemy stopniowo ograniczać zewnętrznych podwykonawców na rzecz wewnętrznych ekspertów.

Naszym celem jest, aby dzięki AI nasi pracownicy mogli realizować więcej zadań w tym samym, a nawet krótszym czasie - bez konieczności zwiększania zatrudnienia. To oznacza większą satysfakcję pracowników, wzrost kompetencji wewnątrz organizacji i większą niezależność.

Wierzymy, że technologia powinna dawać przestrzeń człowiekowi - przestrzeń do bycia kreatywnym, do tworzenia wartości i do budowania relacji. AI nie odbiera nam roli - pomaga ją pełnić jeszcze lepiej.

Wróćmy do relacji z klientami. Jak AI wpłynie na ten aspekt?

Naszą największą wartością są relacje. Od ponad 130 lat budujemy je, opierając się na zaufaniu, odpowiedzialności i bliskości z klientami oraz lokalną społecznością. Dlatego sztuczną inteligencję, póki co, postrzegamy nie jako narzędzie, które mogłoby zastąpić człowieka, lecz jako wsparcie - element synergii, działający w tle i ułatwiający naszą codzienną pracę.

To, co nas wyróżnia, to umiejętność prawdziwego zrozumienia klienta i jego sytuacji. Liczy się dla nas nie tylko rozmowa, ale także kontekst - wiedza o tym, co dzieje się w życiu naszych klientów. Jeśli ktoś miał stłuczkę samochodową czy zmaga się z problemami niekoniecznie bankowymi, potrafimy to dostrzec i uwzględnić w kontakcie. Dzięki temu relacje stają się głębsze i bardziej autentyczne. Znamy naszych klientów, wiemy, co dla nich ważne, poświęcamy czas, uważnie słuchamy i doradzamy. A gdy potrzebują wsparcia - jesteśmy obok. To właśnie stanowi naszą przewagę konkurencyjną na rynku, na którym w dużych instytucjach klient często pozostaje tylko numerem w systemie.

Coraz częściej klienci pytają nas o możliwość posiadania osobistego doradcy. To pokazuje, jak bardzo zmieniły się ich oczekiwania. Dziś nie liczy się wyłącznie oferta finansowa - równie ważne są relacja, szybkość działania i indywidualne rozwiązania. Jeszcze niedawno na pierwszym miejscu była cena, dziś warunki cenowe schodzą na dalszy plan. Kluczowe staje się coś, co określamy jako premium service - człowiek i jego czas. To nasze osobiste zaangażowanie, obecność i gotowość do wsparcia sprawiają, że klienci pozostają z nami na lata, a więź z bankiem często przekazują kolejnym pokoleniom.

W którą stronę będzie się to rozwijało? Gdzie widzicie potencjał rozwoju AI?

Na pewno będziemy obserwować rozwój placówek bezobsługowych, opartych wyłącznie na urządzeniach wspomaganych technologią. W branży finansowej pierwsze takie rozwiązania już funkcjonują i dobrze się sprawdzają w przypadku prostych, masowych i powtarzalnych usług. Warto podkreślić, że coraz więcej czynności możemy dziś wykonać samodzielnie, korzystając z telefonu czy komputera, co szczególnie odpowiada młodszym pokoleniom wychowanym w świecie cyfrowym.

Jednocześnie doświadczenie pokazuje, że klienci wciąż chętnie odwiedzają placówki banku. Dlaczego? Bo wiedzą, że tutaj otrzymają coś, czego nie zastąpi żadna technologia - eksperckie, spersonalizowane wsparcie, oparte na zrozumieniu i relacji. Właśnie w tym widzimy przyszłość: AI będzie usprawniać procesy i ułatwiać obsługę, ale kluczową rolą banku pozostaje obecność człowieka, który potrafi wysłuchać, doradzić i towarzyszyć klientowi w podejmowaniu ważnych decyzji finansowych.

Wspomniałyście o edukacji. Jak zachęcić pracowników do korzystania z AI?

Każda zmiana wiąże się z naturalnym oporem - tak jest w każdej instytucji. Dlatego kluczowe znaczenie ma edukacja i budowanie świadomości. W naszym banku mamy osoby, które chętnie uczą się nowych rzeczy i dzielą wiedzą z innymi. To właśnie one inspirują zespoły do sięgania po AI, pokazując w praktyce, że dzięki nowym narzędziom można pracować szybciej, efektywniej i unikać żmudnych, powtarzalnych obowiązków.

Edukacja jest tu fundamentem. Bez niej istnieje ryzyko, że pracownicy nie będą wiedzieli, jak właściwie korzystać z narzędzi ani które z nich są najbardziej wartościowe. To szczególnie istotne, ponieważ technologia AI zmienia się niezwykle dynamicznie - niemal każdego dnia pojawiają się nowe, lepsze rozwiązania. Dlatego chcemy, aby nasi pracownicy mieli nie tylko wiedzę, ale też pewność, że AI jest narzędziem wspierającym ich rozwój i pozwalającym im skupić się na tym, co naprawdę ważne - na kliencie i budowaniu z nim wartościowej relacji.

Jak korzystacie z AI w codziennej pracy?

Na co dzień korzystamy z AI głównie w obszarze komunikacji i przygotowywania dokumentów. Kiedyś stworzenie zwrotnej korespondencji, która byłaby precyzyjna, a jednocześnie taktowna i uprzejma dla odbiorcy, zajmowało sporo czasu. Dziś wystarczy, że podamy czatowi kilka kluczowych informacji - jakie treści powinny się znaleźć, na co położyć nacisk - w ciągu kilku minut otrzymujemy robocze propozycje, które następnie weryfikujemy i dostosowujemy do kontekstu.

Miałyśmy sytuację, w której trzeba było przygotować uzasadnienie braku bankomatu w pewnej lokalizacji. Aby treść była merytoryczna i przede wszystkim zrozumiała dla społeczności tego regionu, konieczne było przedstawienie analizy obszaru geograficznego wraz z danymi statystycznymi i demograficznymi - ilu mieszkańców żyje w okolicy, w jakich grupach wiekowych, ilu korzysta aktywnie z bankowości i ilu jest klientami naszego banku. Samodzielne zebranie i opracowanie tych informacji zajęłoby zapewne kilka dni. Dzięki AI w kilka minut otrzymałyśmy gotową analizę, którą mogłyśmy wykorzystać w profesjonalnej prezentacji. To najlepszy przykład, jak bardzo AI zwiększa efektywność - pozwala szybko tworzyć merytoryczne i wiarygodne opracowania, a nam daje przestrzeń, by skoncentrować się na innych zadaniach, zwłaszcza tych związanych z bezpośrednim wsparciem klientów i zespołów.

Ostatnie pytanie: jakie macie przemyślenia na temat tego, jak AI wpłynie na nasze życie?

Wpływ AI na nasze życie będzie znaczący i w dużej mierze pozytywny, choć nie można pomijać także zagrożeń i ryzyk. Kluczowe jest zachowanie równowagi. Pochodzimy z pokolenia, które doświadczało transformacji. Uczyliśmy się z papierowych książek i encyklopedii, w których każdą informację trzeba było wyszukać samodzielnie. To wymagało cierpliwości, krytycznego myślenia i odpowiedzialności za to, co uznajemy za prawdę. Dziś odpowiedź pojawia się natychmiast - w kilka sekund podaje ją sztuczna inteligencja. Ale rodzi się pytanie: jaka jest jakość tej odpowiedzi i jak ją zweryfikować w świecie pełnym szumu informacyjnego? To właśnie tu zaczynają się prawdziwe wyzwania - odróżnianie faktów od dezinformacji.

Dlatego zatrważa nas, że coraz częściej spotykamy się z bezrefleksyjnym pytaniem AI o wszystko. Bo logika, krytyczne podejście i umiejętność samodzielnego rozumowania to kompetencje, których technologia nie zastąpi. A co więcej - AI, jak każde narzędzie, potrafi się pomylić.

Słyszy się nawet głosy, że AI "ogłupia". Ale prawda jest inna - to nie technologia decyduje za nas. To my wybieramy, jak z niej korzystamy. AI jest tylko narzędziem, a ostateczny efekt zależy od naszych umiejętności i otwartości na naukę. Faktem jest, że jedni szybciej odnajdują się w tym świecie, inni potrzebują więcej czasu, ale to normalne.

W świecie, w którym technologia rozwija się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej, jeszcze bardziej rośnie wartość tego, co ludzkie - empatii, zrozumienia i czasu poświęconego drugiemu człowiekowi. To właśnie one budują zaufanie i sprawiają, że relacje stają się autentyczne i trwałe.

Dlatego w Banku Spółdzielczym w Zatorze wierzymy, że przyszłość należy do synergii: nowoczesne narzędzia mają wspierać ludzi w codziennych obowiązkach, ale fundamentem zawsze pozostanie człowiek - jego wiedza, wrażliwość i gotowość do bycia obok.

Wierzymy, że fundamentem bankowości są ludzie - ich potrzeby, zaufanie i relacje, które budują się z pokolenia na pokolenie. To one sprawiają, że klient nie jest dla nas numerem w systemie, ale człowiekiem z własną historią i tysiącami decyzji podejmowanych z myślą o przyszłości.

Dlatego wchodzimy w świat AI z rozwagą - ucząc się, edukując nasze zespoły i wdrażając rozwiązania krok po kroku. Traktujemy technologię nie jako zastępstwo człowieka, ale jako wsparcie w tle, które przyspiesza procesy i daje naszym współpracownikom więcej czasu na to, co naprawdę ważne - rozmowę, doradztwo i obecność przy kliencie.

Tak rozumiemy nowoczesność w Banku Spółdzielczym w Zatorze: sztuczna inteligencja, która usprawnia codzienną pracę, i człowiek, który pozostaje w centrum uwagi. Bo technologia może ułatwiać życie, ale tylko człowiek potrafi nadać mu sens.

Bardzo dziękuję za podzielenie się tym doświadczeniem.

Wprowadzenie

Książka, którą właśnie czytasz, to drugie wydanie praktycznego przewodnika po wykorzystaniu sztucznej inteligencji (artificial intelligence - AI) i zastosowaniu technologii w rozwijaniu współczesnych firm. Po premierze pierwszej edycji otrzymaliśmy wiele opinii od czytelników, przedsiębiorców, menedżerów i osób, które na co dzień szukają konkretnych sposobów na usprawnienie pracy z pomocą AI. To było bardzo wartościowe doświadczenie, dlatego kluczowe uwagi postanowiliśmy wprowadzić do tego wydania.

Co ważne, nie napisaliśmy książki o sztucznej inteligencji jako technologii samej w sobie. Nie chcemy zachwycać się modelami, algorytmami ani kolejnymi narzędziami tylko dlatego, że są nowe. Ta książka jest o tym, jak wykorzystać AI do rozwoju firmy, jak odzyskać czas, usprawnić procesy, poprawić jakość pracy, zwiększyć efektywność zespołów, lepiej obsługiwać klientów, szybciej analizować dane i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe. Sztuczna inteligencja jest tu środkiem, a nie celem.

To nadal książka napisana przede wszystkim dla ludzi biznesu: przedsiębiorców, menedżerów, właścicieli firm, liderów zespołów i specjalistów, którzy nie szukają teoretycznych analiz, ale konkretnych, sprawdzonych rozwiązań. Najwięcej skorzystają z niej osoby, które chcą podejść do AI praktycznie - uporządkować procesy, odzyskać czas, ograniczyć koszty, poprawić jakość pracy zespołu i świadomie wybrać narzędzia, które rzeczywiście pasują do ich organizacji. Ta książka jest przeznaczona głównie dla właścicieli małych i średnich firm, firm rodzinnych, kadry zarządzającej, dyrektorów działów, HR, marketingu, sprzedaży, obsługi klienta, administracji oraz liderów, którzy czują, że AI może pomóc ich firmie, ale nie chcą wdrażać technologii nieodpowiedzialnie. Nie piszemy tej książki z myślą o programistach, badaczach AI ani osobach szukających technicznego podręcznika budowania modeli. Nie jest to również instrukcja obsługi jednego konkretnego narzędzia. To przewodnik dla tych, którzy chcą zrozumieć, gdzie AI ma sens biznesowy, jak przygotować organizację do zmiany, jak uniknąć najczęstszych błędów i jak przejść od ciekawości do pierwszych realnych usprawnień.

Publikacja powstała na podstawie doświadczeń z projektów biznesowych, analiz procesów i pracy z liderami różnych branż. Warto traktować ją jak praktyczny poradnik, do którego można wracać podczas planowania i wdrażania zmian. Pracuj z nim, zaznaczaj ważne fragmenty, wracaj do checklist i przykładów, ale też polemizuj z nami i sprawdzaj, które rozwiązania rzeczywiście pasują do twojej firmy. Opowiemy o przykładach z praktyki, wdrożeniach, procesach, decyzjach organizacyjnych i doborze odpowiednich narzędzi. Pokażemy wady i zalety różnych rozwiązań, a twoim zadaniem będzie określenie, czy dany scenariusz sprawdzi się także w twoim biznesie - niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy firmę zatrudniającą kilkanaście tysięcy osób.

Ważne! W książce znajduje się również dodatek: Narzędziownik AI dla firm. Wszyscy widzimy, że świat narzędzi opartych na sztucznej inteligencji zmienia się szybciej, niż jesteśmy w stanie to aktualizować w książce. Zdarzają się tygodnie, w których aktualizacji jest tak wiele, że nawet nam, pracującym z nimi na co dzień, trudno jest nadążyć. Dlatego zdecydowaliśmy, że Narzędziownik znajdziesz na końcu książki. To celowy zabieg. Ponieważ rynek narzędzi AI szybko się zmienia, lista rekomendowanych rozwiązań została przeniesiona do aktualizowanego dodatku online, który możesz pobrać bezpłatnie po zeskanowaniu kodu QR, który znajdziesz na końcu dodatku. Dzięki temu książka pozostaje przewodnikiem po tym, jak mądrze wdrażać AI w firmie, a Narzędziownik może być regularnie uzupełniany o nowe rozwiązania, modele i praktyczne rekomendacje.

Kluczowe cechy książki

Praktyczne podejście

Zamiast skomplikowanych, naukowych opisów, książka prezentuje jasne i przystępne wskazówki dotyczące zastosowania AI w różnych obszarach biznesowych. Każdy rozdział zawiera konkretne porady, case studies oraz kroki do wdrożenia w swojej firmie narzędzi, które umożliwiają natychmiastowe działanie. Należy pamiętać, żeby zawsze dostosować te wskazówki do własnych potrzeb i charakterystyki przedsiębiorstwa.

Realia polskiego biznesu

Treść książki jest dostosowana do polskich realiów, od opisów i wyzwań legislacyjnych po przykłady wdrożeń z rynku polskiego.

Różnorodność branż

Zazwyczaj tego typu publikacje skupiają się na sprzedaży lub marketingu - dwóch działach, które są łakomym kąskiem dla firm rozwijających AI. Ta książka pokazuje, jak sztuczna inteligencja wpływa na różne obszary działania - produkcję, administrację, obsługę klienta, medycynę czy finanse. To spektrum zastosowań pozwala czytelnikowi dostrzec, że AI ma potencjał wspierania rozwoju każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od branży. Może ją wdrożyć właścicielka małego salonu kosmetycznego, ale również właściciel dużej firmy produkcyjnej. Pytanie tylko, jakie narzędzia wybrać i jak je optymalnie wykorzystać. W każdym przypadku skuteczne wdrożenie usprawni pracę oraz oszczędzi czas i pieniądze. Rozdziały wprowadzające napisaliśmy tak, aby osoby bez przygotowania technicznego mogły zrozumieć podstawowe pojęcia i mechanizmy AI.

Czy to kolejna książka o fenomenie AI?

Radek w listopadzie 2022 r.: "Kamila, wyszło świetne narzędzie. Zaloguj się na stronę https://chat.openai.com/ i sprawdź, co potrafi. Może da ci wsparcie w pisaniu treści lub analizie danych dla klientów". Kamila kilkanaście minut później: "Tragedia! Co to jest? Nie przyda mi się. Szkoda czasu".

Ale już w lutym 2023 r. odbyły się nasze pierwsze warsztaty biznesowe poświęcone praktycznemu wykorzystaniu AI. To był test, ponieważ narzędzia oparte na AI były wtedy przeciętne (delikatnie rzecz ujmując) - nie mogły szukać informacji online, nie przetwarzały plików, a wygenerowane obrazy były bardzo słabej jakości. Gwiazdą szkolenia był ChatGPT w wersji 3.5. Chcieliśmy zweryfikować, czy biznes zobaczy w nim potencjał.

Sztuczna inteligencja to temat równie fascynujący, co złożony. Jest klamrą, w której znajduje się zarówno wyszukiwanie różnych rzeczy w internecie, pisanie postów, artykułów, generowanie grafik, prezentacji, wideo, robienie analiz, tworzenie prostych automatyzacji, jak i skomplikowane systemy predykcyjne, które potrafią podejmować decyzje szybciej i trafniej niż człowiek. Chociaż dla wielu AI to dziś głównie synonim ChatGPT, Gemini, Copilota czy Midjourney, czyli narzędzi do generowania tekstów, obrazów, wideo czy kodu, w rzeczywistości mamy do czynienia z ogromnym i dynamicznie rozwijającym się ekosystemem. Sam Altman napisał na swoim blogu w lutym 2025 r., że to jest technologia, która rozwija się nawet wielokrotnie wykładniczo[1]. Codziennie przybywa nawet kilkadziesiąt narzędzi, a według portalu There's an AI for That, na rynku dostępnych jest obecnie ponad 70 000 rozwiązań AI, wspierających realizację ponad 10 000 zadań w blisko 36 000 obszarach pracy[2] - od analizy danych, przez finanse, logistykę, produkcję, obsługę klienta, aż po HR, edukację czy medycynę. Raport McKinsey Global Institute[3] szacuje znaczący potencjał wzrostu produktywności w wybranych funkcjach biznesowych o 40%, a największe korzyści pojawiają się tam, gdzie AI wspiera codzienne decyzje, np. w sprzedaży, analizie zachowań klientów czy zarządzaniu łańcuchem dostaw. Z kolei PwC[4] wskazuje, że sztuczna inteligencja może do 2030 r. zwiększyć globalny PKB o 15,7 bln dolarów, z czego ponad połowa wyniknie ze wzrostu produktywności, a reszta z efektu personalizacji produktów i usług. To ogromna wartość, która sprawia, że AI staje się nie tylko technologią, lecz także strategicznym wyborem rozwojowym dla firm. Równie ciekawe wnioski przynosi raport ARK Investment, w którym zakłada się, że rozwój AI będzie miał dwukrotnie większy wpływ na średnie światowe PKB niż wynalezienie silnika spalinowego[5]. Z tego raportu wynika również, że koszty trenowania AI powinny nadal spadać o 75% rocznie, a globalna wartość rynku akcji związana z przełomowymi innowacjami może wzrosnąć do 60% do 2030 r.

Korzystanie z technologii jest już na wyciągnięcie ręki. Dzięki dostępności narzędzi w modelu SaaS (Software as a Service) z ich możliwości mogą korzystać także małe i średnie przedsiębiorstwa, często bez konieczności budowy własnej infrastruktury czy posiadania zespołu IT. Żeby osiągnąć ułamek tych efektów 5 lat temu, trzeba było mieć własną serwerownię i zespół ekspertów, co wiązało się z ogromnymi kosztami. Narzędzia takie jak Zapier, Make, n8n, ElevenLabs, Runway, ChatGPT czy Claude potrafią zautomatyzować dziesiątki godzin pracy, poprawić jakość komunikacji, skrócić procesy decyzyjne czy wesprzeć w generowaniu pomysłów marketingowych, ofert i analiz. Ich koszt jest dziś bardzo niski. Możliwości sztucznej inteligencji obejmują już zarówno kreatywność, jak i analitykę, język i obraz, rekomendacje i wykrywanie anomalii, predykcje i dialog z klientem. To właśnie ta szerokość zastosowań sprawia, że sztuczna inteligencja przestaje być technologiczną nowinką, a staje się bazą dla współczesnego i przyszłego biznesu. Będzie ona w przyszłości tak popularna, jak dziś poczta elektroniczna, strony WWW czy social media.

O książce na temat wsparcia biznesu dzięki AI myśleliśmy już od dawna. Zastanawialiśmy się nawet, czy jest sens, przecież to zmienia się tak szybko. Radek, który szkoli firmy i testuje narzędzia AI, czasem przyznawał, że nie dawał rady nadążać za tymi zmianami, które potrafiły być spektakularne. Opowiemy o tym, jak myśleć przyszłościowo o biznesie wspieranym narzędziami AI, a także jak popatrzeć na nadchodzący czas jak na szansę biznesową. Wiemy, że sztuczna inteligencja to gorący temat wielu mediów. Obecnie nie ma konferencji na rynku bez modułu AI, w social mediach jak grzyby po deszczu wyrastają nowi "eksperci" znający się na sztucznej inteligencji. Może to bańka, w której żyjemy, a może właśnie AI jest już wszędzie. Dlatego ważny jest dobór rozwiązań, które są zgodne z oczekiwaniami i potrzebami. Decyzja, czy korzystasz z gotowych rozwiązań jak ChatGPT lub Copilot, czy budujesz własny system AI, jest wtórna.

Jesienią 2024 r., podczas debaty o AI w "Forbes", w której Radek brał udział, kilkoro reprezentantów bardzo dużych firm (w tym spółek akcyjnych) skomentowało, że ich organizacje nie widzą konieczności wdrażania rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji. Takie deklaracje pokazały, jak wiele mitów i nieporozumień nadal rosło wokół AI w biznesie. Członek zarządu jednej z ogromnych firm paliwowych uważa, że nie potrzebuje wdrożenia AI. To był właśnie ostatni argument, którego potrzebowaliśmy. Oboje wiedzieliśmy, że już czas, aby obalić mity narosłe wokół zastosowania AI oraz wzmocnić komunikację o tym, że AI staje się ważnym kierunkiem rozwoju biznesu. Podobnie słyszymy, że według danych KPMG aż 95% dużych firm na świecie ma strategię AI, ale tylko 8% osiąga realny zwrot z inwestycji[6]. Jednak według danych Eurostatu z 2025 r. w Polsce zaledwie 8,4% firm korzysta z narzędzi AI[7]. Gdzie jest prawda? To nie są sprzeczne dane, opisują inne grupy i inne wskaźniki, lecz pokazują wiele nieścisłości w analizach i podejściu.

Sztuczna inteligencja to temat, który od kilku lat wzbudza ogromne zainteresowanie na całym świecie, głównie za sprawą modelu GPT od OpenAI. Zyskała wielu fanów, ale też ogrom sceptyków. Na rynkach międzynarodowych ukazało się mnóstwo książek poświęconych tematyce AI, omawiających szeroki zakres - od technicznych aspektów algorytmów i modelowania danych, przez etyczne i społeczne implikacje, aż po praktyczne zastosowania w różnych branżach. Książki takie jak Superinteligencja Nicka Bostroma, Artificial Intelligence: A Guide for Thinking Humans Melanie Mitchell czy Human Compatible Stuarta Russella stały się bestsellerami, oferując różnorodne spojrzenia na technologię i jej wpływ na naszą codzienność. Na polskim rynku wydawniczym także nie brakuje literatury na temat AI. Zarówno naukowcy, jak i amatorzy podejmują próby wyjaśnienia tej skomplikowanej dziedziny, oferując czytelnikom różnorodne spojrzenia. Przykłady takie jak Sztuczna inteligencja nieludzka, arcyludzka Aleksandry Przegalińskiej czy Szkoła w czasach AI Jowity Michalskiej pokazują rosnące zainteresowanie tym tematem w Polsce.

Mimo że na rynku jest już dostępnych wiele publikacji o AI, czuliśmy potrzebę napisania książki, która będzie inna, skierowana do konkretnej grupy odbiorców - ludzi biznesu w Polsce. Funkcjonując od lat na rynku doradczym i szkoleniowym, widzimy, że poza dużymi aglomeracjami firmy wcale nie żyją jeszcze tematem sztucznej inteligencji i transformacji. W praktyce jadąc na projekty realizowane w mniejszych miastach, widzimy, że temat jest kojarzony mało albo wręcz wcale. Dlatego tak istotne jest wykorzystanie tej szansy i postawienie na rozwój na wczesnym etapie. Organizacje, które zrobią to szybko i sprawnie, uzyskają albo zwiększą przewagę konkurencyjną.

Na co dzień pracujemy razem, a prywatnie jesteśmy małżeństwem. Nasza spółka zajmuje się doradztwem, szkoleniami, konferencjami AI, strategią wdrożenia sztucznej inteligencji. Sami jesteśmy beneficjentami możliwości AI w prowadzeniu firmy. Z opisanych w książce rozwiązań korzystamy na co dzień i bez nich nasza firma nie rozwinęłaby się tak szybko. W tworzeniu tej książki połączyliśmy siły, aby dostarczyć czytelnikom wartościowe treści oparte na wiedzy i doświadczeniu. Radek, z wykształcenia cybernetyk, doradca AI, który szkoli przedstawicieli biznesu, dostarczy informacji o technicznych możliwościach i zastosowaniu sztucznej inteligencji. Kamila jako strateg, praktyk sprzedaży i marketingu skoncentruje się na aspektach biznesowych i strategicznych.

Na potrzeby opisania części przypadków nie podawaliśmy danych firm, aby zadbać o ich anonimowość, ale znajdziesz w tej książce kilka wywiadów z przedstawicielami biznesów. Celem tej publikacji jest dostarczenie narzędzi, które pomogą Tobie jako przedsiębiorcy lepiej zrozumieć i skutecznie wykorzystać AI w codziennej działalności. Pokazujemy przez realne przykłady, że sztuczna inteligencja to nie przyszłość, ale teraźniejszość, która może znacząco wpłynąć na rozwój firmy, jeśli tylko zostanie właściwie wykorzystana.