2. Wczytanie danych z e-sprawozdania do Excela
Projekt narzędzia w Excelu do analizy finansowej jest omawiany na przykładzie e-sprawozdania finansowego dla jednostki innej, która sporządziła RZiS w wersji porównawczej i rachunek przepływów pieniężnych metodą pośrednią. Oczywiście, każdy kto będzie posługiwał się niniejszą instrukcją budowania raportu, będzie mógł wykorzystać swoje e-sprawozdanie finansowe ze swoimi raportami i wykonując opisane kroki, uzyska ten sam końcowy efekt.
Gdy już skończymy księgową pracę nad e-sprawozdaniem, zanim je podpiszemy, skopiujmy je do katalogu na dysku. Ten plik posłuży nam jako fundament narzędzia w Excelu, które będzie mogło wspierać w analizie danych finansowych przez wiele lat.
Samo wczytanie pliku z e-sprawozdaniem do Excela jest bardzo łatwe i można je wykonać kilkoma sposobami. Tutaj zostaną omówione dwa:
- Przeciągnięcie pliku z e-sprawozdaniem finansowym w obszar arkusza kalkulacyjnego,
- Import e-sprawozdania finansowego do arkusza Excela poprzez kartę Developer.
W pierwszym przypadku, należy otworzyć czysty arkusz Excela (rys. 1) kliknąć na wcześniej przygotowanym pliku e-sprawozdania, przytrzymać przycisk myszy, przeciągnąć plik w obszar arkusza kalkulacyjnego i upuścić w dowolnym miejscu arkusza.
Rysunek 1. Wczytanie e-sprawozdania do Excela
Po przeciągnięciu pliku z e-sprawozdaniem do arkusza Excela, zostanie wyświetlony komunikat jak na rys. 2. W komunikacie nic nie zmieniamy, tylko akceptujemy przyciskiem OK.
Rysunek 2. Wczytanie pliku XML do Excela
Po zaakceptowaniu komunikatu (rys. 2) zostanie otworzony czysty arkusz Excela, a na którym pojawi się drugi komunikat (rys. 3).
Rysunek 3. Wczytanie pliku XML do Excela
Drugi komunikat również zamykamy przyciskiem OK. Warto w tym miejscu wyjaśnić jak rozumieć informację, która jest przekazana w komunikacie. Excel otwiera dane zapisane w pliku XML, do których nie ma schemy, wobec czego proponuje utworzenie schemy (mapy) w Excelu do wczytywanych danych. Wiedząc o tym, warto na to pierwsze wczytanie danych z e-sprawozdania wziąć plik, w którym wypełnione są wszystkie pola i obowiązkowe i opcjonalne. Obowiązkowe pola oczywiście będą wypełnione, ale opcjonalne nie zawsze. Trzeba wiedzieć, że Excel utworzy schemę (mapę) na podstawie wczytywanego pliku. Schema ta, będzie miała tylko te elementy, które są w pliku. Innymi słowy: Excel zbuduje schemę w oparciu o wczytywany plik. Jeśli nie wszystkie pola opcjonalne zostały wypełnione we wczytywanym pliku, wówczas Excel nie uwzględni tych pól w tworzonej schemie. Skutkiem tego, jeśli następnym razem, w importowanych danych będzie podana dana z pola opcjonalnego, której nie było podczas tworzenia schemy, to zostanie ona pominięta.
Po zaakceptowaniu drugiego komunikatu (rys. 3) przyciskiem OK, dane zostaną wczytane do arkusza. Wszystkie dane z e-sprawozdania zostaną umieszczone w pierwszym wierszu (rys. 4).
Rysunek 4 Dane z e-sprawozdania finansowego
Drugim sposobem wczytania danych z pliku XML (e-sprawozdania finansowego) jest uruchomienie importu na karcie Deweloper. Jednak, aby móc to zrobić, trzeba najpierw dodać kartę Deweloper w ustawieniach Excela, ponieważ domyślnie jest ona ukryta.
Dodanie karty Deweloper należy wykonać w menu Plik (lewy górny róg arkusza) - rys. 5.
Rysunek 5 Dodanie karty w Excelu
Po przejściu do okna Plik, wybieramy polecenie Więcej -> Opcje (rys. 6).
Rysunek 6 Przejście do Opcji w Excelu
Klikając na polecenie Opcje, otworzymy okno Opcje programu Excel (rys. 7). W oknie tym, trzeba wybrać po lewej stronie polecenie Dostosowanie wstążki, a następnie po prawej stronie okna, trzeba zaznaczyć checkbox Deweloper.
Rysunek 7. Dodanie karty Deweloper w Excelu
Od tego momentu, w górnym menu Excela będzie widoczna karta Deweloper (rys. 8).
Rysunek 8 Karta Deweloper w Excelu
W ten sposób został udostępniony drugi sposób importu danych z pliku XML do Excela. Aby to uczynić, wybieramy polecenie Importuj (rys. 8). Polecenie Importuj otwiera okno Importowanie pliku XML (rys. 9).
W oknie tym, należy odszukać katalog oraz plik z e-sprawozdaniem, który wcześniej został przygotowany. Po wyszukaniu, zaznaczamy go i przyciskiem Otwórz, wprowadzamy do Excela.
Rysunek 9 wskazanie pliku XML do wczytania
W kolejnym kroku, ujrzymy podobny komunikat, jaki był przy pierwszym sposobie wczytywania danych z pliku XML do Excela (rys. 10). Excel informuje, że nie ma mapy (źródła) dla wczytywanych danych i to źródło utworzy sam.
Rysunek 10 Komunikat podczas importu pliku XML
Akceptujemy przyciskiem OK. Kolejny komunikat, jaki zostanie otworzony, dotyczy już importowanych danych (rys. 11). W komunikacie tym, jest informacja o tym, że dane zostaną wczytane począwszy od zaznaczonej komórki. W przykładzie, jest to komórka A1 i to jest dobre zaznaczenie. Najlepiej jest wczytywać dane XML do pierwszej komórki, chyba, że z potrzeb projektowanego raportu wynika inna potrzeba.
Rysunek 11 Wczytanie pliku XML do Excela
Po zatwierdzeniu komunikatu widocznego na rys. 11 dane z e-sprawozdania zostaną wczytane do arkusza Excela. Warto wiedzieć, że w ten sposób, wczytać można każde dane XML, czyli także każdy inny plik JPK.
Wczytany plik e-sprawozdania, nie jest łatwy do odczytania, ponieważ dane nie są wprost oznaczone (wyjaśnione) i nie jest widome, co oznacza dana kwota (rys. 4). Aby móc interpretować dane, trzeba włączyć mapę (źródło danych), które utworzył Excel. Wykonujemy to poprzez ustawienie się w pierwszym wierszu arkusza (tam, gdzie zostały wczytane dane) i prawym przyciskiem myszy, otwieramy podręczne menu, z którego należy wybrać polecenie XML, a następnie Źródło XML (rys. 12).
