Przygotowanie danych - obróbka Power Query
W niniejszej publikacji prezentowany jest raport Plan-Wykonanie miesiącami, czyli kontrola realizacji planu, odbywa się osobno w każdym miesiącu. Podobnie jak w poprzednim raporcie, ten raport także jest zasilany danymi w pliku JPK_KR, a więc najpierw trzeba pobrać dane z programu finansowo księgowego, z którego należy wygenerować 12 plików JPK_KR za poszczególne miesiące. Oczywiście pracując z raportem na bieżąco, plik JPK_KR powinien być generowany co miesiąc. Tutaj może taka rada, że warto poznać zawartość plików JPK_KR, ponieważ są one źródłem wszystkich danych z ksiąg rachunkowych i nieocenionym wsparciem dla projektowania raportów księgowych. Zawartość plików JPK_KR jest opisana w publikacji JPK_KR z Excelem: JPK_KR z Excelem - z przykładami w plikach Excela - Magdalena Chomuszko - Ridero.
Znając zawartość tych plików, lepiej można zrozumieć to, jakie dane są potrzebne do projektowanych raportów. W prezentowanym tutaj raporcie będzie potrzebny tylko fragment tych danych, a mianowicie ZOiS (zestawienie obrotów i sald) za poszczególne miesiące.
Dobrze jest przygotować sobie wcześniej katalog, do którego będą kopiowane dane (pliki JPK_KR). Następnie należy otworzyć pusty skoroszyt Excela i wczytać do niego dane z pierwszego, styczniowego pliku. Robimy to w następujący sposób:
- W arkuszu Excela, przechodzimy na kartę Dane, wybieramy polecenie Pobierz dane i z menu wybieramy: z pliku -> z pliku XML (rys. 1),
- W oknie, jakie zostanie otworzone, wskazujemy na plik JPK_KR z danymi, którymi chcemy zasilić raport i zatwierdzamy wybór przyciskiem Otwórz (rys. 2). W tym raporcie będą to dane ze stycznia (pierwszego miesiąca roku obrotowego).
- W oknie Nawigatora, które zostanie wyświetlone (rys. 3), zaznaczamy ZOiS oraz przechodzimy do opracowania danych za pomocą przycisku Przekształć dane (rys. 3)
Rys. 1 Pobieranie danych do Excela
Rys. 2 Pobieranie danych do Excela
Rys. 3 Przejście do przekształcenia danych w Power Query
Po wykonaniu powyższych kroków, potrzebne dane zostaną wczytane do Excela - Power Query (rys. 4).
Rys. 4 Dane w Power Query
Zaraz po wczytaniu danych z JPK_KR, dane nie nadają się jeszcze do wykorzystania jako źródło projektowanego raportu. W kolejnym kroku, trzeba dane te przekształcić w pierwszym kroku poprzez usunięcie niepotrzebnych kolumn:
- TypKonta,
- KodZespolu,
- OpisZespolu,
- KodKategorii,
- OpisKategorii,
- KodPodkategorii,
- OpisPodkategorii,
- Attribute: typ.
W oknie z danymi powinny pozostać kolumny:
- KodKonta,
- OpisKonta,
- BilansOtwarciaWinien,
- BilansOtwarciaMa,
- ObrotyWinien,
- ObrotyMa,
- ObrotyWinienNarastajaco,
- ObrotyMaNarastajaco,
- SaldoWinien,
- SaldoMa.
Aby usunąć niepotrzebnie kolumny, należy zaznaczyć je, a następnie wybrać z górnego menu Usuń kolumny (rys.5).
Rys. 5 Usuwanie zbędnych kolumn
W kolejnym kroku należy zamienić kropki rozdzielające wartości całkowite od ułamkowych w kwotach prezentowanych w tabeli. Aby móc wykonać tę zamianę, należy przejść na zakładkę Przekształć (rys. 6) i wybrać polecenie Zamienianie wartości.
