1
1. Poznajemy pakiet Office
Pakiet Microsoft Office (określany też terminem Microsoft 365, choć w istocie ten ostatni obejmuje więcej elementów, niż omawiane w tej książce) obejmuje wiele aplikacji, które mają różne przeznaczenia, ale zostały zaprojektowane tak, by współpracować ze sobą w celu maksymalnego poprawienia wydajności pracy.
Elementy kontrolujące wygląd aplikacji i sposób naszego współdziałania z aplikacją jest ogólnie nazywany interfejsem użytkownika. Niektóre elementy interfejsu użytkownika, takie jak schemat kolorów, pełnią rolę kosmetyczną, a inne elementy, takie jak paski narzędzi, menu i przyciski, pełnią rolę funkcjonalną. Każda aplikacja posiada ustawienia standardowe, oparte na sposobie, w jaki większość osób korzysta z aplikacji. Elementy kosmetyczne i funkcjonalne interfejsu użytkownika możemy modyfikować w każdej aplikacji, by odpowiadały naszym preferencjom i stylowi pracy.
Aplikacje pakietu Office współużytkują wiele wspólnych elementów interfejsu użytkownika i udostępniają wiele wspólnych funkcji. Sposoby wykonywania zadań, takie jak otwieranie, zapisywanie, wyszukiwanie, drukowanie i udostępnianie plików, zostały ujednolicone we wszystkich aplikacjach, dzięki czemu możemy skoncentrować się na umiejętnościach i funkcjach specyficznych dla danej aplikacji lub dla tworzonego dokumentu, skoroszytu bądź prezentacji.
W tym rozdziale zapoznamy się z procedurami, które są wspólne dla aplikacji Word, Excel, PowerPoint i w niektórych aspektach dla aplikacji Outlook. Procedury te omawiają pracę w interfejsie użytkownika pakietu Office, zmianę opcji dla pakietu Office i określonych aplikacji oraz dostosowywanie Wstążki i paska narzędzi Szybki dostęp.
Interfejs użytkownika pakietu Office
Środowisko robocze pakietu Office zaprojektowano tak, by praca z plikami Office, a w tym z dokumentami Word, skoroszytami Excel, prezentacjami PowerPoint i wiadomościami e-mail w programie Outlook, była w jak największym stopniu intuicyjna.
Pakiet Office został przeprojektowany pod kątem systemu Windows 10. Aplikacje można uruchamiać z listy w menu Start lub z obszaru kafelków, z ekranu startowego lub przy użyciu pola wyszukiwania w pasku narzędzi. Można również utworzyć skróty do aplikacji na pulpicie lub w pasku narzędzi systemu Windows.
Podczas uruchamiania programu Word, Excel czy PowerPoint bez otwierania określonego pliku, wyświetlony zostaje ekran startowy. Ekran startowy to połączenie stron Otwórz i Nowy, dostępnych w widoku Backstage. Na ekranie, w okienku z lewej strony wyświetlone są łącza do ostatnio używanych plików, a w okienku z prawej strony prezentowane są szablony dla nowych plików.
Ekran startowy programu PowerPoint prezentuje prosty widok opcji dostępnych przy braku otwartej prezentacji
Wskazówka Wielkość zakładek Strona główna, Nowy i Otwórz w lewym panelu widoku Backstage zależy od dostępnego miejsca. Przy pewnych (niskich) rozdzielczościach ekranu i mniejszych rozmiarach okien te karty są krótkie i opisane jedynie nazwami, bez ikon.
Wskazówka Wyświetlanie ekranu Start możemy wyłączyć, jeśli podczas otwierania chcemy bezpośrednio przechodzić do nowego, pustego pliku. Dodatkowe informacje na ten temat znaleźć można w dalszej części, w podrozdziale "Zmiana opcji pakietu Office i aplikacji".
Podczas pracy z plikiem jest on wyświetlany w oknie aplikacji, które zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do dodawania i formatowania treści pliku.
Elementy okna wspólne dla wszystkich aplikacji Office
Rozpoznawanie elementów okna aplikacji
W typowym oknie aplikacji pakietu Office znajdziemy elementy opisywane w tym podrozdziale. Często wykonywane polecenia są od razu dostępne, a nawet te polecenia, które wykonujemy rzadko, można bez trudu znaleźć.
Pasek tytułu
Na pasku tym, na górze okna aplikacji, wyświetlana jest nazwa aktywnego pliku, nazwa aplikacji oraz narzędzia zarządzania oknem aplikacji, wstążką i zawartością. Jeśli plik zapisany jest w OneDrive, obok nazwy pliku znajdziemy rozwijane menu zapewniające łatwą możliwość zmiany tej nazwy oraz dostępu do lokalizacji magazynowania i historii wersji (w innych sytuacjach pasek tytułu pokazuje lokalne miejsce zapisu).
Elementy paska tytułu zmieniają się w zależności od lokalizacji pliku
Wstążka
Poniżej paska tytułu w jednym centralnym miejscu zostały zebrane razem wszystkie polecenia potrzebne, by móc efektywnie pracować z plikiem pakietu Office. Wzdłuż wstążki rozmieszczone są różne karty. Kliknięcie karty powoduje wyświetlenie powiązanych ze sobą poleceń. Polecenia są pogrupowane.
Elementy wstążki
Standardowe karty wstążki Karta Narzędzia główne, która jest domyślnie aktywna, zawiera najczęściej używane polecenia. Pozostałe karty zawierają polecenia odpowiednie do typu działania, które chcemy wykonać, takie jak Wstawianie, Układ strony czy Formuły.
Wskazówka Wstążka może wyglądać inaczej niż na rysunkach w książce. Użytkownik może mieć zainstalowane programy, które do wstążki dodają własne karty, a także mogą różnić się ustawienia ekranu. Dodatkowe informacje na ten temat znaleźć można w dalszej części, w podrozdziale "Dostosowywanie Wstążki".
Karty specyficzne dla typu obiektu Gdy w dokumencie zostanie wybrany szczególny obiekt, taki jak element graficzny, tabela lub wykres, we wstążce pojawia się jedna lub więcej kart narzędzi, zawierające polecenia dotyczące rodzaju wybranego obiektu. Karty te są dostępne tylko wtedy, gdy zostanie wybrany odpowiedni obiekt. Od kart standardowych odróżniają się odmiennym kolorem i nazwą typu obiektu (np. Projekt tabeli).
Typowa karta narzędziowa we Wstążce
Wskazówka Niektóre starsze polecenia nie pojawiają się już jako przyciski, ale nadal są dostępne w aplikacji. Polecenia te możemy udostępniać poprzez dodawanie ich do paska narzędzi Szybki dostęp lub do wstążki. Dodatkowe informacje na ten temat znaleźć można w dalszej części, w podrozdziale "Wyświetlanie i dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp" i "Dostosowywanie Wstążki".
Na każdej karcie przyciski przedstawiające polecenia są umieszczane w grupach o określonych nazwach. Wskazanie kursorem dowolnego przycisku powoduje wyświetlenie etykietki ekranowej z nazwą polecenia, opisem funkcji i skrótem klawiszowym (o ile taki został przypisany).
Etykietka ekranowa może zawierać nazwę polecenia, skrót klawiszowy i opis
Wskazówka Możemy kontrolować wyświetlanie etykietek i opisy funkcji. Dodatkowe informacje na ten temat zamieszczono w dalszej części, w podrozdziale "Zmiana opcji pakietu Office i aplikacji".
Niektóre przyciski posiadają strzałki, które mogą być zintegrowane z przyciskiem lub oddzielone od niego. Aby określić, czy przycisk i jego strzałka są ze sobą zintegrowane, wskazujemy przycisk, by go aktywować. Jeśli zarówno przycisk, jak i jego strzałka zostają zacieniowane, kliknięcie przycisku powoduje wyświetlenie opcji działania przycisku. Jeśli po wskazaniu kursorem tylko przycisk lub tylko strzałka zostają zacienione, kliknięcie przycisku powoduje wykonanie domyślnego działania lub zastosowanie bieżącego formatowania domyślnego. Kliknięcie strzałki, a następnie kliknięcie działania powoduje wykonanie akcji. Kliknięcie strzałki, a następnie kliknięcie opcji formatowania powoduje zastosowanie formatowania i określenie go dla przycisku jako formatowania domyślnego.
Przyciski z oddzielnymi i zintegrowanymi strzałkami
Jeśli dana funkcja udostępnia kilka opcji do wyboru, na przykład różne formatowanie, są one często wyświetlane w postaci galerii obrazów, nazywanych miniaturami, udostępniających wizualne przedstawienie każdego wyboru. Po wskazaniu miniatury w galerii funkcja Podglądu na żywo pokazuje, jak aktywna zawartość będzie wyglądać, jeśli zastosujemy wybrane formatowanie. Jeśli galeria zawiera więcej miniatur, niż można pokazać w miejscu dostępnym na wstążce, dodatkowe pozycje możemy wyświetlić, klikając strzałkę przewijania lub przycisk Więcej, umieszczone przy prawej krawędzi galerii.
Można przewijać zawartość galerii lub rozwinąć ją jako oddzielny panel
Powiązane, ale mniej typowe polecenia nie są przedstawiane jako przyciski w grupie. Zamiast tego są one dostępne w oknach dialogowych lub okienkach, które wyświetlamy, klikając ikonę uruchamiania okna dialogowego, umieszczoną w prawym dolnym narożniku grupy.
Wskazówka Z prawej strony grup na wstążce znajduje się przycisk Zwiń Wstążkę, który ma postać szewronu. Dodatkowe informacje na ten temat znaleźć można w dalszej części, w podrozdziale "Używanie wstążki i paska stanu".
Widok Backstage
Polecenia dotyczące zarządzania plikami i aplikacją (a nie zawartością pliku) zebrane zostały razem w widoku Backstage, który jest wyświetlany po kliknięciu karty Plik, znajdującej się z lewej strony wstążki. Polecenia dostępne w widoku Backstage są pogrupowane w postaci stron, które wyświetlamy, klikając karty tych stron w kolorowym okienku z lewej strony. Kliknięcie strzałki Wstecz umieszczonej powyżej kart stron powoduje ponowne wyświetlenie dokumentu i wstążki.
W widoku Backstage możemy zarządzać ustawieniami plików i aplikacji
Jeśli wszystkie karty stron nie mieszczą się pionowo w lewym panelu z powodu zmniejszonej wielkości okna lub rozdzielczości ekranu, u dołu panelu pojawia się opcja "Więcej". Wybranie przycisku Więcej wyświetla menu zawierające ukryte karty.
Dostęp do ukrytych stron widoku Backstage
Narzędzia współpracy
Jeśli używamy aplikacji Office poprzez licencję Microsoft 365, polecenia dotyczące współpracy są wyświetlane poniżej poleceń zarządzania oknem w prawym rogu wstążki. Dostępne polecenia zmieniają się zależnie od aplikacji i lokalizacji magazynowej, ale w ogólności obejmują opcje Komentarze, Edycja i Udostępnianie.
Narzędzia współpracy we wstążce
Przycisk Komentarze otwiera panel Komentarze, w którym można łatwo tworzyć, przeglądać, odpowiadać na i zarządzać komentarzami. Wybranie przycisku Udostępnianie wyświetla polecenia Udostępnij, Kopiuj link i Zarządzaj dostępem. Wybranie polecenia Udostępnij tworzy wiadomość email zawierającą link albo kopię pliku. Polecenie Kopiuj link pozwala wstawić odsyłacz do pliku do wiadomości błyskawicznej albo istniejącego emaila.
Pasek stanu
U dołu okna aplikacji, na pasku stanu wyświetlane są informacje o bieżącym pliku oraz udostępniane są niektóre funkcje aplikacji. Możemy określać, które statystyki i narzędzia będą wyświetlane na pasku stanu. Niektóre elementy, takie jak Dostępne aktualizacje dokumentu, widoczne są na pasku stanu tylko wtedy, gdy spełniony jest warunek.
Lewa strona paska stanu w programie Word - ta część będzie wyglądać inaczej w innych programach pakietu Office
Z prawej strony paska stanu w oknie aplikacji Word, Excel i PowerPoint umieszczany jest pasek narzędzi Skróty widoków, suwak Powiększenia i przyciski funkcji Powiększenie. Narzędzia te to wygodne sposoby dostosowywania ekranu do zawartości pliku.
Zmiana widoku zawartości pliku na pasku narzędzi Wyświetl skróty oraz zmiana powiększenia za pomocą narzędzi Powiększenie
Zobacz także W przypadku korzystania z urządzenia z dotykowym ekranem wygląd przycisków w pasku Wyświetl skróty zmienia się w zależności od tego, czy pracujemy w trybie myszy, czy dotykowym. Dodatkowe informacje na temat zmiany widoku zawartości pliku znaleźć można w rozdziale 2 "Tworzenie i zarządzanie plikami", w podrozdziale "Wyświetlanie różnych widoków plików".
Używanie wstążki i paska stanu
Dzięki wstążce praca z plikiem jest bardzo intuicyjna. Wstążka jest dynamiczna, co oznacza, że wraz ze zmianą jej szerokości przyciski są dostosowywane do dostępnego miejsca. W rezultacie przycisk może być duży lub mały, może, ale nie musi mieć etykiety lub może nawet zmienić się do postaci wpisu na liście.
Na przykład, jeśli mamy wystarczająco dużo miejsca w poziomie, przyciski na karcie Wstawianie w oknie programu Word są rozciągnięte i możemy przeglądać polecenia dostępne w każdej grupie.
Przy szerokości 1600 pikseli wszystkie etykiety przycisków są widoczne
Jeśli zmniejszymy dostępne dla wstążki miejsce w poziomie, znikają małe etykiety przycisków, a całe grupy przycisków mogą zostać ukryte pod jednym przyciskiem reprezentującym grupę. Kliknięcie przycisku grupy spowoduje wyświetlenie listy poleceń dostępnych w tej grupie.
Przy szerokości 1200 pikseli znikają niektóe etykiety, a część grup jest zwijana do pojedynczego przycisku
Jeśli wstążka staje się zbyt wąska, by wyświetlić wszystkie grupy, z prawej krawędzi pojawia się strzałka przewijania. Kliknięcie strzałki przewijania powoduje wyświetlanie ukrytych grup.
Przy bardzo wąskim oknie pojawia się strzałka przewijania dająca dostęp do niewidocznych grup
Szerokość wstążki zależy od trzech czynników:
Szerokość okna aplikacji Dzięki zmaksymalizowaniu okna aplikacji uzyskamy najwięcej miejsca dla wstążki.
Rozdzielczość ekranu Rozdzielczość ekranu to rozmiar ekranu wyrażony liczbą pikseli szerokości i wysokości. Większa rozdzielczość ekranu to większa ilość informacji, którą pomieścić może ekran. Opcje rozdzielczości ekranu zależą od karty graficznej zainstalowanej w komputerze i używanego monitora. Typowe zakresy rozdzielczości wynoszą od 800 × 600 do 2560 × 1440 (a nawet więcej). Im większa jest pierwsza liczba pikseli (szerokość), tym większa liczba przycisków widoczna będzie na wstążce.
Powiększenie wyświetlanego ekranu Jeśli w systemie Windows powiększymy ekran, tekst i elementy graficzne interfejsu będą większe i tym samym bardziej czytelne, ale na ekranie zmieści się mniejsza liczba elementów.
Użytkownik może całkiem ukryć wstążkę, jeśli nie potrzebuje dostępu do żadnego z jej przycisków lub może ukryć ją częściowo, by widoczne były tylko karty wstążki (jest to dobra metoda zwiększenia miejsca w pionie, kiedy pracujemy na małych ekranach). Następnie możemy na chwilę ponownie wyświetlić wstążkę, by kliknąć przycisk lub możemy wyświetlić wstążkę trwale, jeśli będziemy korzystać z kilku przycisków.
Przy korzystaniu z urządzenia z ekranem dotykowym można przełączyć się w tryb dotyku, zapewniającym więcej miejsca pomiędzy przyciskami we Wstążce i w pasku stanu (nie wpływa to na układ okien dialogowych ani paneli). To dodatkowe miejsce ma na celu zmniejszenie ryzyka przypadkowego puknięcia niewłaściwego przycisku. Polecenia dostępne w trybie dotyku są identyczne, ale czasami ukryte w grupach przycisków.
W trybie dotyku większe są odstępy pomiędzy elementami paska Szybki dostęp, wstążki, a także niektórych paneli i paska stanu
Zobacz także Ramka "Dostosowywanie kroków procedur" w tym podrozdziale zawiera wskazówki dotyczące korzystania ze zmodyfikowanej wstążki.
Przełączenie pomiędzy trybem dotyku a trybem myszy (czyli standardowym interfejsem użytkownika aplikacji biurkowej) umożliwia pasek narzędzi Szybki dostęp. Przełączenie dowolnej spośród głównych aplikacji Office (czyli programów Access, Excel, Outlook, PowerPoint oraz Word) do trybu dotyku lub myszy powoduje analogiczną zmianę we wszystkich.
Aby zmaksymalizować okno aplikacji
Wykonaj jedną z poniższych operacji:Kliknij przycisk Maksymalizuj.Dwukrotnie kliknij pasek tytułu.Przeciągnij krawędzie okna, które nie jest aktualnie zmaksymalizowane.Przeciągnij okno do góry ekranu (kiedy wskaźnik dotknie górnej krawędzi ekranu, przeciągane okno zostaje zmaksymalizowane).
Aby zmienić rozdzielczość ekranu
1. Wykonaj jedną z poniższych operacji, aby wyświetlić panel Wyświetlacz strony System:
Kliknij prawym klawiszem myszy pulpit systemu Windows, a następnie kliknij Ustawienia ekranu.
Wpisz rozdzielczość ekranu w polu Wyszukaj w systemie Windows, a następnie w wynikach wyszukiwania kliknij Zmień rozdzielczość ekranu.
2. Kliknij lub przeciągnij suwak, by wybrać odpowiednią rozdzielczość ekranu, a następnie kliknij Zastosuj lub OK. System Windows wyświetli podgląd dla wybranej rozdzielczości ekranu.
3. Jeśli zmiana jest odpowiednia, w wyświetlonym oknie komunikatu kliknij Zachowaj zmiany. Jeśli zmiana nie jest odpowiednia, zaczekaj chwilę, aż zostanie przywrócone poprzednie ustawienie rozdzielczości ekranu.
Aby zmienić stopień powiększenia
1. Wykonaj jedną z poniższych operacji, aby wyświetlić panel Wyświetlacz strony System:
Kliknij prawym klawiszem myszy pulpit systemu Windows, a następnie kliknij Ustawienia ekranu.
Wpisz rozdzielczość ekranu w polu Wyszukaj w systemie Windows, a następnie w wynikach wyszukiwania kliknij Zmień rozdzielczość ekranu.
2. Przewiń panel Wyświetlacz, aby odszukać sekcję Skala i układ.
3. W polu Zmień rozmiar tekstu, aplikacji i innych elementów wykonaj jedno z poniższych:
Wybierz z listy jedną ze standardowych opcji skalowania.
Wybierz Zaawansowane ustawienia skalowania, po czym wpisz niestandardowe powiększenie w zakresie od 100 do 500 procent.
Aby całkowicie ukryć wstążkę
1. W prawym dolnym rogu wstążki kliknij przycisk Opcje wyświetlania Wstążki.
Nowa opcja pełnoekranowa zapewnia największy możliwy obszar roboczy
2. W menu Opcje wyświetlania Wstążki kliknij opcję Tryb pełnoekranowy.
Wskazówka Aby ponownie wyświetlić wstążkę, kliknij przycisk wielokropka (...) w prawym końcu paska tytułu, a następnie kliknij opcję Pokaż tylko karty lub Zawsze pokazuj wstążkę.
Aby wyświetlić tylko karty wstążki
Wykonaj jedną z poniższych operacji:Dwukrotnie kliknij nazwę dowolnej karty.Kliknij przycisk Opcje wyświetlania Wstążki, a następnie kliknij opcję Pokaż tylko karty.W prawym dolnym narożniku wstążki kliknij przycisk Zwiń Wstążkę.Naciśnij Ctrl+F1.
Aby na chwilę ponownie wyświetlić wstążkę
Kliknij nazwę dowolnej karty, by wyświetlić kartę do momentu kliknięcia polecenia lub kliknięcia poza wstążką.
Aby na stałe ponownie wyświetlić wstążkę
Wykonaj jedną z poniższych operacji:Dwukrotnie kliknij nazwę dowolnej karty.Blisko prawego górnego narożnika okna aplikacji kliknij przycisk Opcje wyświetlania Wstążki, a następnie kliknij opcję Pokaż karty i polecenia.Naciśnij Ctrl+F1.
Aby określić, które elementy będą widoczne na pasku stanu
1. Kliknij prawym klawiszem myszy pasek stanu, by wyświetlić menu Dostosuj pasek stanu. Znaczniki wyboru określają, które elementy są aktualnie włączone.
Określanie, które elementy mają być wyświetlane na pasku stanu
2. Kliknij, aby włączyć bądź wyłączyć wskaźnik paska stanu lub narzędzie. Zmiana wprowadzana jest natychmiast. Menu pozostaje otwarte, co umożliwia dokonanie kolejnych wyborów.
3. Po zakończeniu kliknij poza menu, by je zamknąć.
Odkrywanie nowych funkcji
Oprócz zmiany nazwy z "Office 365" na "Microsoft 365", od poprzedniego wydania tej książki pojawiło się wiele nowych funkcji i cech poszczególnych aplikacji. Doświadczeni użytkownicy programu Word zapewne najbardziej będą zainteresowani następującymi zmianami:
Interfejs użytkownika nie wyświetla domyślnie paska szybkiego dostępu. Jeśli się zdecydujemy na jego pokazywanie, można go wyświetlać nad wstążką (w pasku tytułu) albo poniżej wstążki, a także dodawać do niego kontrolki, używając menu Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp, okna dialogowego Opcje albo samej wstążki, jak poprzednio.
Polecenie Zapisz jest obecnie uzupełnione o przełącznik Autozapis. Przełącznik ten jest aktywny tylko dla plików przechowywanych w magazynie chmurowym (np. w OneDrive).
Również w przypadku plików przechowywanych w chmurze możliwe jest przemianowanie lub przeniesienie pliku w trakcie jego edycji, a także wyświetlenie jego historii wersji oraz wyświetlenie wcześniejszych wersji, ich porównanie i przywrócenie - wszystko bezpośrednio z paska tytułu.
W środkowej części paska tytułu dostępna jest funkcja Wyszukaj, która zapewnia łatwy dostęp do elementów treści pliku, funkcji aplikacji, artykułów pomocy lub wcześniej edytowanych plików. Wystarczy wpisać poszukiwany termin w pole tekstowe.
Jeśli komputer jest wyposażony w mikrofon albo ma podłączony zewnętrzny mikrofon/zestaw słuchawkowy, ikona mikrofonu na prawym końcu pola Wyszukaj włącza opcję głosowego przekazywania zapytań (opcja dostępna jest tylko w języku angielskim).
Również pod warunkiem dysponowania mikrofonem, możliwe jest dyktowanie tekstu zamiast jego wpisywania przy użyciu funkcji Dyktafon dostępnej na karcie Narzędzia główne.
Kiedy zadokujemy kilka paneli po prawej stronie okna aplikacji - na przykład panel Style oraz Tekst alternatywny, a może nawet panel Nawigacja - same się ułożą jako zakładki, zajmując tylko miejsce jednego panelu.
W widoku Backstage, jeśli wszystkie zakładki stron nie mieszczą się pionowo w lewym panelu z powodu niewystarczającej wielkości okna lub rozdzielczości ekranu, u dołu panelu pojawia się opcja "Więcej". Wybranie przycisku Więcej wyświetla menu zawierające ukryte strony.
Menu Wstaw obrazy zawiera obszerną bibliotekę obrazów i ikon profesjonalnej jakości. Funkcja Obrazy online zapewnia łatwy dostęp do tysięcy obrazów na licencji Creative Commons, które można przeglądać kategoriami lub wyszukiwać za pomocą słów kluczowych.
Nowy tryb Koncentracja uwagi wyświetla zawartość dokumentu na czarnym tle przy ukrytych wszystkich elementach interfejsu aplikacji. Tryb ten można włączyć przyciskiem w pasku stanu, za pomocą opcji na karcie Recenzja lub na karcie Widok, zaś opuszczenie go umożliwia klawisz Esc.
Aplikacje zawierają wiele nowych funkcji ułatwień dostępu:Narzędzie Sprawdzanie ułatwień dostępu domyślnie działa w tle.Polecenie Ułatwienia dostępu w pasku stanu zapewnia natychmiastowe informacje na temat dostępności dokumentu, a także łatwe wyświetlanie panelu ułatwień dostępu prezentującego odkryte problemy i sugerowane rozwiązania.Alternatywny tekst jest automatycznie dodawany do obrazów wstawianych do dokumentów (można i należy przejrzeć i poprawić automatycznie wygenerowane teksty opisowe).Narzędzia dostępności są dostępne w nowej grupie Ułatwienia dostępu na karcie Recenzja. Z tego miejsca można sprawdzić dostępność dokumentu, otworzyć panel Tekst alternatywny, panel Nawigacja, włączyć tryb Koncentracja uwagi i szybko uzyskać dostęp do powiązanych ustawień okna dialogowego Opcje.
Ważne Termin "dostępność" często jest wiązany z zagadnieniem dostępności treści dla osób z niepełnosprawnościami, takimi jak osłabiony wzrok lub utrata słuchu, a także dla osób korzystających z technologii asystujących, takich jak czytniki ekranowe lub panele Braille'a. Jednak w istocie dokument lub witryna zaprojektowana pod kątem dostępności są łatwiejsze w nawigowaniu i rozumieniu dla wszystkich ludzi, bez względu na to, w jaki sposób uzyskują oni dostęp do treści.
Można zwiększyć odstępy pomiędzy poleceniami we wstążce, w menu i pasku stanu, aby łatwiejsze było korzystanie z nich na urządzeniu z dotykowym ekranem, takim jak tablet.
Opcje wyświetlania wstążki obecnie obejmują wyświetlanie całej wstążki, tylko kart oraz tryb pełnoekranowy, który całkowicie ukrywa wstążkę.
Karta Pomoc zapewnia dostęp do informacji i zasobów szkoleniowych, a także linki do strony Microsoft Support, pozwalające przekazywać opinie o lubianych i nielubianych funkcjach programu, a także zgłaszanie propozycji funkcji, które chcielibyśmy ujrzeć w przyszłych wydaniach. Można tu także znaleźć informacje o najnowszych wydaniach odpowiedniego programu.
W programie Excel:Nowy panel Nawigacja zapewnia łatwy dostęp do tabel, wykresów i innych elementów. Jest to szczególnie pomocne w skoroszytach zawierających wiele arkuszy.Narzędzie Analizuj dane zapewnia wydajne możliwości analizowania danych przechowywanych w naszych arkuszach.
Każde nowe wydanie pakietu Office, a szczególnie te oferowane przez kanał Microsoft 365, zawiera nowe funkcje, poprawki lub po prostu usprawnienia. Do "śmierci i podatków" możemy dodać jeszcze jedną rzecz, którą wiemy na pewno: mianowicie nie wiemy, czego nie wiemy! Większość ludzi, którzy zaczynają używać nowej wersji jakiegoś produktu, zazwyczaj próbują osiągnąć swoje cele w taki sam sposób, jakiego używali w starej wersji, ale może to oznaczać więcej pracy, niż to konieczne. Doświadczeni użytkownicy powinni uważnie przejrzeć karty wstążki, strony widoku Backstage oraz okno dialogowe Opcje, aby wyszukać nowe lub zmodyfikowane funkcje mogące uprościć często wykonywane zadania, a tym samym zwiększyć produktywność.
Zmiana opcji pakietu Office i aplikacji
Dostęp do ustawień aplikacji uzyskujemy poprzez widok Backstage; w szczególności na stronie Konto i w oknie dialogowym Opcje.
Zarządzanie informacjami o koncie
W każdej aplikacji pakietu Office, na stronie Konto w widoku Backstage wyświetlane są informacje specyficzne dla instalacji aplikacji. Informacje te obejmują:
Konto Microsoft i łącza do zarządzania kontem.
Aktualne tło i motyw okna aplikacji.
Lokalizacje magazynu i usług (takich jak Facebook czy LinkedIn), z którymi połączony został pakiet Office.
Informacje o subskrypcji i łącza do zarządzania subskrypcją, jeśli użytkownik korzysta z pakietu Office poprzez subskrypcję usług Office 365.
Numer wersji aplikacji i opcje dotyczące aktualizacji.
Informacje dotyczące konta użytkownika pakietu Office (w tym przykładzie w programie Excel)
Dwie metody personalizowania wyglądu okna aplikacji polegają na doborze tła i motywu pakietu Office (są to tło i motyw specyficzne dla pakietu Office i nie są one powiązane z tłem czy motywem dla systemu Windows). Tło to subtelna grafika widoczna na pasku tytułu okna aplikacji. Możemy wybrać 14 różnych projektów lub możemy nie wybierać żadnego tła.
Dostępnych jest pięć motywów pakietu Office:
Ciemnoszary Pasek tytułu i karty wstążki wyświetlane są w kolorze ciemnoszarym, a polecenia wstążki, pasek stanu i widok Backstage w kolorze jasnoszarym
Czarny Pasek tytułu, karty wstążki, polecenia oraz pasek stanu są w kolorach czarnym i ciemnoszarym
Biały Pasek tytułu, karty wstążki i polecenia wstążki wyświetlane są w kolorze białym, a pasek stanu w kolorze charakterystycznym dla aplikacji
Kolorowy Pasek tytułu i karty wstążki wyświetlane są w kolorze charakterystycznym dla aplikacji, a polecenia wstążki, pasek stanu i widok Backstage w kolorze jasnoszarym
Użyj ustawienia systemowego Powoduje skoordynowanie wyglądu aplikacji Office z ustawieniami motywu systemu Windows.
W obszarze Usługi połączone na stronie Konto możemy połączyć pakiet Office z witrynami programu Microsoft SharePoint i miejscami do magazynowania usługi OneDrive oraz z kontami aplikacji LinkedIn i Twitter, by udostępniać dokumenty. Użytkownik musi posiadać już konta w tych usługach, by można było z nimi połączyć pakiet Office.
Dopóki nie połączysz się z lokalizacjami magazynu, nie będą one dostępne z programów pakietu Microsoft 365. Na przykład przy wstawianiu obrazu do dokumentu będziesz mieć opcję wstawienia obrazu zapisanego lokalnie albo wyszukania go online. Po połączeniu ze swoim kontem SharePoint lub OneDrive pojawi się możliwość wstawiania obrazów z tych lokalizacji.
Zmiany wprowadzane na stronie Konto dotyczą wszystkich aplikacji Office zainstalowanych na wszystkich komputerach powiązanych z kontem użytkownika. Na przykład zmiana tła pakietu Office w programie Word na jednym komputerze spowoduje zmianę w programie Outlook na każdym innym komputerze, na którym pakiet Office jest przypisany do tego samego konta.
Aby wyświetlić ustawienia konta pakietu Office
1. Uruchom program Word, Excel, PowerPoint lub Outlook.
2. Kliknij kartę Plik, by wyświetlić widok Backstage aplikacji, a następnie wykonaj jedno z poniższych działań:
W programie Word, Excel lub PowerPoint kliknij stronę Konto.
W programie Outlook kliknij Konto pakietu Office.
Aby zarządzać połączeniem z kontem Microsoft użytkownika
1. Wyświetl stronę Konto w widoku Backstage.
2. W obszarze Informacje o użytkowniku kliknij Przełącz konto, by wybrać inne konto Microsoft.
Aby zmienić tło okna aplikacji dla wszystkich aplikacji pakietu Office
1. Wyświetl stronę Konto w widoku Backstage.
2. Na liście Tło pakietu Office wskaż tła, by dzięki funkcji podglądu na żywo sprawdzić, jak będzie wyglądało okno aplikacji, a następnie kliknij odpowiednie tło.
Aby zmienić schemat kolorów okna aplikacji dla wszystkich aplikacji pakietu Office
1. Wyświetl stronę Konto w widoku Backstage.
2. Na liście Motyw pakietu Office kliknij opcję Kolorowy, Ciemnoszary, Czarny lub Biały.
Aby połączyć się z magazynem w chmurze lub usługą mediów społecznościowych
1. Wyświetl stronę Konto w widoku Backstage.
2. U dołu obszaru Usługi połączone kliknij listę Dodaj usługę, wybierz rodzaj dodawanej usługi, a następnie kliknij określoną usługę.
Możemy połączyć się z witryną usługi OneDrive i OneDrive For Business, klikając łącze OneDrive
Aby zarządzać subskrypcją Microsoft 365
1. Wyświetl stronę Konto w widoku Backstage.
2. W obszarze Informacje o produkcie kliknij przycisk Zarządzaj kontem, by wyświetlić stronę logowania interfejsu zarządzania usługą Microsoft 365.
3. Wprowadź poświadczenia konta i zaloguj się, by uzyskać dostęp do odpowiednich opcji.
Aby zarządzać aktualizacjami pakietu Office
1. Wyświetl stronę Konto w widoku Backstage.
2. Kliknij przycisk Opcje aktualizacji, a następnie kliknij odpowiednie działanie.
W widoku Backstage możemy zainstalować dowolne dostępne aktualizacje, zanim będzie miała miejsce instalacja automatyczna
Zarządzanie opcjami aplikacji
Kliknięcie pozycji Opcje w okienku z lewej strony widoku Backstage powoduje wyświetlenie okna dialogowego Opcje, specyficznego dla używanej aplikacji. W każdym oknie dialogowym Opcje dostępna jest karta Ogólne, która zawiera informacje specyficzne dla użytkownika, używane we wszystkich aplikacjach pakietu Office. Niektóre z nich to te same informacje, które można konfigurować na stronie Konto widoku Backstage.
Działanie każdej aplikacji możemy dostosowywać w oknie dialogowym Opcje
W oknie dialogowym Opcje każdej aplikacji dostępne są setki ustawień charakterystycznych dla danej aplikacji:
W programie Word Możemy zmienić domyślne działanie podczas wklejania zawartości lub automatycznego pobierania lokalnych kopii plików zdalnych czy aktualizowania plików zdalnych podczas zapisywania wersji lokalnych.
W programie Excel Możemy zmieniać domyślną czcionkę używaną w skoroszycie, liczbę arkuszy, obliczanie formuł i reguły autouzupełniania, reguły sprawdzania błędów oraz kierunek przesuwania zaznaczenia komórek po naciśnięciu klawisza Enter.
W programie PowerPoint Możemy ukryć domyślnie wyświetlany pasek narzędzi dla prezentacji pełnoekranowej lub wybrać opcję, by puste slajdy na końcu pokazu nie były wyświetlane. Ponadto można wyłączyć (lub włączyć) funkcje Projektanta i automatyczne generowanie tekstu alternatywnego dla obrazów.
W programie Outlook Możemy tu skonfigurować domyślny wygląd wiadomości wychodzących, automatyczne tworzenie spotkań jako spotkań Teams, dostosować kalendarz tak, by w harmonogramie widoczne były dni robocze lub dodać dni wolne specyficzne dla wybranego kraju czy regionu. Dodatkowo możemy zapisać ustawienia programu Outlook w chmurze, aby automatycznie przenosiły się na inne używane przez nas komputery.
Istnieją również ustawienia specyficzne dla opracowywanego pliku. Na przykład w określonych dokumentach możemy ukrywać błędy pisowni lub definiować poziom kompresji obrazów dla dokumentu czy prezentacji, by zwiększyć jakość obrazu lub zmniejszyć rozmiar pliku.
Niektóre ustawienia są dostępne we wszystkich oknach dialogowych Opcje, a w tym:
Możliwość wyłączenia Mini-paska narzędzi, który udostępnia typowe polecenia formatowania i domyślnie jest wyświetlany po zaznaczeniu zawartości.
Możliwość wyłączenia funkcji podglądu na żywo, jeśli działanie tej funkcji dekoncentruje użytkownika, kiedy wskaźnik zatrzymuje się nad poleceniami formatowania.
Możliwość minimalizowania lub wyłączenia etykietek ekranowych wyświetlanych po wskazaniu przycisku.
Możliwość wyspecyfikowania nazwy użytkownika i inicjałów przypisanych do komentarzy i rekordów śledzenia zmian oraz możliwość zastąpienia wyświetlanych informacji z konta powiązanego z instalacją pakietu Office.
Możliwość wyłączenia ekranów Start indywidualnie dla programu Word, Excel i PowerPoint. Kiedy ekran Start jest wyłączony, uruchamianie aplikacji bez wyspecyfikowania pliku powoduje automatyczne utworzenie nowego, pustego pliku.
Po dłuższym okresie korzystania z aplikacji z pewnością dostosujemy wiele innych ustawień, by usprawnić swoją pracę. Wiedza, jakie ustawienia są dostępne w oknie dialogowym Opcje, ułatwi określenie, które modyfikacje warto wprowadzić, by praca z aplikacją była bardziej efektywna.
Wskazówka W oknie dialogowym Opcje możemy dostosowywać dwa elementy aplikacji: Pasek narzędzi Szybki dostęp i Wstążka. Dodatkowe informacje na ten temat znaleźć można w dalszej części tego rozdziału, w podrozdziałach "Wyświetlanie i dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp" i "Dostosowywanie Wstążki".
Aby otworzyć okno dialogowe Opcje specyficzne dla danej aplikacji
1. Kliknij kartę Plik, by wyświetlić widok Backstage.
2. W okienku z lewej strony kliknij Opcje.
Aby włączyć lub wyłączyć mini-pasek narzędzi
1. Otwórz okno dialogowe Opcje specyficzne dla aplikacji.
2. Na stronie Ogólne, w obszarze Opcje interfejsu użytkownika, zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Pokaż minipasek narzędzi przy zaznaczaniu. Kliknij OK.
Aby włączyć lub wyłączyć funkcję podglądu na żywo
1. Otwórz okno dialogowe Opcje specyficzne dla aplikacji.
2. Na stronie Ogólne, w obszarze Opcje interfejsu użytkownika, zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Włącz podgląd na żywo. Kliknij OK.
Aby kontrolować wyświetlanie etykietek ekranowych
1. Otwórz okno dialogowe Opcje specyficzne dla aplikacji.
2. Na stronie Ogólne, w obszarze Opcje interfejsu użytkownika, wyświetl listę Styl etykietek ekranowych, a następnie kliknij jedną z poniższych opcji:
Pokaż opisy funkcji w etykietach ekranowych
Nie pokazuj opisów funkcji w etykietach ekranowych
Nie pokazuj etykiet ekranowych
3. W oknie dialogowym Opcje kliknij OK.
Aby zmienić identyfikację użytkownika pokazywaną w komentarzach i rekordach śledzenia zmian
Ważne Ustawienia Nazwa użytkownika i Inicjały są wykorzystywane przez wszystkie aplikacje pakietu Office, tak więc ich modyfikacja w jednej z aplikacji będzie widoczna we wszystkich pozostałych aplikacjach.
1. Otwórz okno dialogowe Opcje specyficzne dla aplikacji.
2. Na stronie Ogólne, w obszarze Personalizowanie kopii pakietu Microsoft Office, wykonaj poniższe instrukcje:
W polach Nazwa użytkownika i Inicjały wprowadź odpowiednie informacje.
Zaznacz pole wyboru Zawsze używaj tych wartości, niezależnie od logowania w pakiecie Office.
3. W oknie dialogowym Opcje kliknij OK.
Aby dla aplikacji włączyć lub wyłączyć ekran Start
1. Otwórz okno dialogowe Opcje specyficzne dla aplikacji.
2. Na stronie Ogólne, w obszarze Opcje uruchamiania, zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Pokaż ekran startowy podczas uruchamiania aplikacji.
Wyświetlanie i dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp
Pasek narzędzi Szybki dostęp wyświetla przyciski reprezentujące różne polecenia. Jeśli stale używamy kilku poleceń, które znajdują się na różnych kartach wstążki i nie chcemy ciągle przełączać kart, by uzyskać dostęp do tych poleceń, polecenia te możemy dodać do paska narzędzi Szybki dostęp, gdzie będziemy mieli je stale dostępne.
Pasek narzędzi Szybki dostęp można skonfigurować oddzielnie dla każdej aplikacji pakietu. Domyślnie pasek ten jest dostępny dla każdego otwartego pliku. Możliwe jest również utworzenie paska narzędzi dla konkretnego pliku.
Polecenia do paska narzędzi Szybki dostęp dodajemy bezpośrednio ze wstążki lub na stronie Pasek narzędzi Szybki dostęp w oknie dialogowym Opcje.
Wskazówka Listę poleceń, które nie są wyświetlane na wstążce, możemy wyświetlić, klikając opcję Polecenia, których nie ma na Wstążce. Opcja ta znajduje się na liście Wybierz polecenia z (na stronie Pasek narzędzi Szybki dostęp lub na stronie Dostosowywanie Wstążki) w oknie dialogowym Opcje.
Pasek narzędzi Szybki dostęp to najwygodniejsza metoda organizowania poleceń
Pasek narzędzi Szybki dostęp możemy dostosowywać w następujący sposób:
Definiować niestandardowy pasek narzędzi Szybki dostęp dla wszystkich dokumentów lub dla określonego dokumentu.
Dodanie do paska narzędzi dowolnego polecenia z dowolnej grupy na dowolnej karcie, wliczając w to karty kontekstowe.
Wyświetlanie separatorów pomiędzy różnymi typami przycisków.
Przenoszenie poleceń na pasku narzędzi, by określić odpowiednią ich kolejność.
Przywracanie domyślnej konfiguracji paska narzędzi Szybki dostęp.
Po dodaniu poleceń do paska narzędzi Szybki dostęp możemy je uporządkować i podzielić na grupy, by uprościć wyszukiwanie konkretnego polecenia.
W miarę dodawania poleceń do paska narzędzi Szybki dostęp, zmienia się jego szerokość tak, by polecenia mogły się zmieścić na pasku. Jeśli dodamy zbyt dużo poleceń, może to utrudnić odczytanie tytułu na pasku tytułu lub mogą nie być widoczne wszystkie dodane polecenia, co mijałoby się z celem dostosowania paska. Aby rozwiązać ten problem, a także umieścić pasek narzędzi Szybki dostęp bliżej zawartości pliku, możemy przenieść pasek narzędzi poniżej wstążki.
Aby wyświetlić pasek narzędzi Szybki dostęp
Prawym klawiszem myszy kliknij dowolne miejsce we wstążce i wybierz polecenie Pokaż pasek narzędzi Szybki dostęp.
Wyświetl okno dialogowe Opcje programu Word, a następnie stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp. W dolnej części strony zaznacz pole wyboru Pokaż pasek narzędzi Szybki dostęp.
Aby dodać popularne polecenie do paska narzędzi Szybki dostęp
Z prawej strony paska narzędzi Szybki dostęp kliknij przycisk Dostosuj pasek narzędzi szybki dostęp. W menu najczęściej używanych poleceń wybierz polecenie, które ma być dodane.
Często używane polecenia dostępne w menu
Aby ze wstążki dodać polecenie do paska narzędzi Szybki dostęp
Kliknij prawym klawiszem myszy polecenie na wstążce, a następnie kliknij opcję Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp. W ten sposób można dodać dowolne polecenie; możemy nawet dodać listę rozwijaną opcji lub galerię miniatur.
Aby wyświetlić stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp w oknie dialogowym Opcje
Wykonaj jedno z poniższych:Z prawej strony paska narzędzi Szybki dostęp kliknij przycisk Dostosuj pasek narzędzi szybki dostęp, a następnie kliknij Więcej poleceń.Kliknij kartę Plik, a następnie w okienku z lewej strony widoku Backstage kliknij pozycję Opcje. W okienku z lewej strony okna dialogowego Opcje kliknij Pasek narzędzi Szybki dostęp.
Aby dodać polecenie do paska narzędzi Szybki dostęp z okna dialogowego Opcje
1. Wyświetl stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp w oknie dialogowym Opcje.
2. Na liście Wybierz polecenie z kliknij kartę, na której umieszczone jest polecenie lub kliknij jedną z opcji Popularne polecenia, Polecenia, których nie ma na Wstążce, Wszystkie polecenia lub Makra.
3. Na liście z lewej strony znajdź i kliknij polecenie, które ma być dodane do paska narzędzi Szybki dostęp, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
4. Wprowadź inne zmiany, a następnie w oknie dialogowym Opcje kliknij OK.
Aby przenieść pasek narzędzi Szybki dostęp
Wykonaj jedną z poniższych instrukcji:Z prawej strony paska narzędzi Szybki dostęp kliknij przycisk Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp, a następnie kliknij opcję Pokaż poniżej Wstążki lub Pokaż powyżej Wstążki.W oknie dialogowym Opcje wyświetl stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp. Poniżej okienka Wybierz polecenia z, zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru Pokaż pasek narzędzi Szybki dostęp poniżej Wstążki.
Aby zdefiniować niestandardowy pasek narzędzi Szybki dostęp dla określonego pliku
1. Wyświetl stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp w oknie dialogowym Opcje.
2. Na liście Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp (powyżej okienka z prawej strony) kliknij opcję Dla nazwa pliku.
3. Dodaj do paska narzędzi polecenia, które mają być dostępne dla każdego użytkownika edytującego plik, a następnie kliknij OK. W aplikacji, z prawej strony paska narzędzi Szybki dostęp dla użytkownika, zostanie wyświetlony pasek narzędzi Szybki dostęp specyficzny dla pliku.
Wskazówka Jeśli polecenie umieszczone zostało na pasku narzędzi Szybki dostęp dla użytkownika i na pasku narzędzi Szybki dostęp dla pliku, polecenie będzie widoczne na obu paskach narzędzi.
Aby umieścić separator na pasku narzędzi Szybki dostęp
1. Wyświetl stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp w oknie dialogowym Opcje.
2. W okienku z prawej strony kliknij polecenie, po którym ma być wstawiony separator.
3. Wykonaj jedną z poniższych instrukcji:
W okienku z lewej strony dwukrotnie kliknij opcję <Separator>.
Kliknij <Separator> w okienku z lewej strony, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
4. Wprowadź inne zmiany, a następnie w oknie dialogowym Opcje kliknij OK.
Aby przenieść przyciski na pasku narzędzi Szybki dostęp
1. Wyświetl stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp w oknie dialogowym Opcje.
2. W okienku z prawej strony kliknij przycisk, który ma być przesunięty. Następnie kliknij strzałkę Przenieś w górę lub Przenieś w dół, aż przycisk znajdzie się na odpowiednim miejscu.
Aby przywrócić domyślną konfigurację paska narzędzi Szybki dostęp
1. Wyświetl stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp w oknie dialogowym Opcje.
2. W prawym dolnym narożniku kliknij przycisk Resetuj, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
Resetuj tylko pasek narzędzi Szybki dostęp
Resetuj wszystkie dostosowania
3. W oknie potwierdzenia wprowadzania modyfikacji kliknij przycisk Tak.
Ważne Resetowanie paska narzędzi Szybki dostęp nie zmienia jego położenia. Położenie paska narzędzi trzeba zmienić ręcznie za pomocą opisanych wcześniej procedur.
Dostosowywanie Wstążki
Wstążka została tak zaprojektowana, by widoczne były wszystkie typowe polecenia i użytkownicy mogli łatwiej wykorzystywać pełne możliwości aplikacji Office. Jednak wiele osób stale używa tej samej aplikacji do wykonywania tych samych zestawów zadań i dla tych użytkowników wyświetlanie przycisków (czy nawet całych grup przycisków), których nigdy nie używają, jest tylko przepełnianiem interfejsu mało istotnymi elementami.
Czy można wyświetlać mniej poleceń? Albo czy możemy wyświetlać bardziej specjalizowane grupy poleceń? Odpowiedź brzmi tak. Na stronie Dostosowywanie Wstążki w oknie dialogowym Opcje dla danej aplikacji możemy kontrolować, które karty są wyświetlane na wstążce i które grupy będą widoczne na kartach.
Istnieje możliwość ukrycia lub wyświetlenia poszczególnych kart wstążki
Na tej stronie możemy dostosowywać wstążkę różnymi metodami:
Ukrywanie całej karty.
Usunięcie grupy poleceń z karty (grupa nie jest usuwana z aplikacji, tylko z karty).
Przeniesienie lub skopiowanie grupy poleceń do innej karty.
Utworzenie grupy niestandardowej na dowolnej karcie, a następnie dodanie do niej poleceń (nie można dodawać poleceń do predefiniowanych grup).
Utworzenie niestandardowej karty. Na przykład, działanie takie może być przydatne, jeśli używamy tylko kilku poleceń z każdej karty, a ciągłe przełączanie pomiędzy kartami spowalnia pracę.
Nie należy obawiać się eksperymentowania z konfiguracją wstążki, by przekonać się, jaki układ jest dla nas najlepszy. W dowolnym momencie, jeśli okaże się, że nowa wersja wstążki utrudnia pracę, zamiast ją ułatwić, możemy łatwo przywrócić konfigurację domyślną.
Ważne Pomimo że dostosowywanie domyślnej konfiguracji wstążki może wydawać się doskonałą metodą personalizacji aplikacji, nie zalecamy takiego działania. Przeprowadzono wiele badań, by określić, w jaki sposób ludzie korzystają z poleceń w poszczególnych aplikacjach i na tej podstawie zaprojektowany został układ wstążki. Jeśli zmodyfikujemy domyślne ustawienia wstążki, może na koniec okazać się, że niechcący ukryliśmy lub przenieśliśmy polecenia potrzebne do pracy. Zamiast tego, lepiej jest dostosowywać według własnego uznania pasek narzędzi Szybki dostęp. Jeśli do paska narzędzi Szybki dostęp dodamy wszystkie często używane polecenia, możemy ukryć wstążkę i uzyskać w ten sposób dodatkowe miejsce dla wyświetlanych dokumentów (w szczególności metoda ta jest przydatna, jeśli korzystamy z małych urządzeń). Jeśli jednak rzeczywiście chcemy dostosować wstążkę, najlepiej zrealizować to zadanie poprzez zebranie najczęściej używanych poleceń na niestandardowej karcie i nie zmieniać pozostałych, co najwyżej je ukrywając.
Aby wyświetlić stronę Dostosowywanie Wstążki w oknie dialogowym Opcje
Wykonaj jedną z poniższych instrukcji:Wyświetl okno dialogowe Opcje i w okienku z lewej strony kliknij Dostosowywanie Wstążki.Kliknij prawym klawiszem myszy dowolną kartę na wstążce lub pusty obszar wstążki, a następnie kliknij opcję Dostosowywanie Wstążki.
Aby zezwolić lub uniemożliwić wyświetlanie karty
1. W oknie dialogowym Opcje wyświetl stronę Dostosowywanie Wstążki.
2. Na liście Dostosuj Wstążkę kliknij zestaw kart, które mają być zarządzane:
Wszystkie karty
Karty narzędzi
Karty główne
3. W okienku z prawej strony zaznacz lub usuń zaznaczenie pola wyboru dowolnej karty, za wyjątkiem karty Plik (nie można ukryć karty Plik).
Aby usunąć z karty grupę poleceń
1. W oknie dialogowym Opcje wyświetl stronę Dostosowywanie Wstążki.
2. Na liście Dostosuj Wstążkę kliknij zestaw kart, które mają być zarządzane.
3. W okienku z prawej strony kliknij przycisk Rozwiń (+), który znajduje się z lewej strony modyfikowanej karty.
4. Kliknij grupę, która ma być usunięta, a następnie w środkowym okienku kliknij przycisk Usuń.
Aby utworzyć niestandardową kartę
1. W oknie dialogowym Opcje wyświetl stronę Dostosowywanie Wstążki.
2. Na stronie Dostosowywanie Wstążki kliknij przycisk Nowa karta, by wstawić nową, niestandardową kartę poniżej aktywnej karty wybranej w okienku z prawej strony. Nowa karta zawiera pustą niestandardową grupę.
Tworzenie nowej karty i grupy
Aby zmienić nazwę grupy
1. Kliknij niestandardową kartę, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę.
2. W oknie dialogowym Zmienianie nazwy zastąp istniejącą nazwę karty inną nazwą, a następnie kliknij OK.
Aby zmienić nazwę niestandardowej grupy
1. Kliknij grupę niestandardową, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę, by otworzyć okno dialogowe Zmienianie nazwy, które zawiera ikony.
2. W oknie dialogowym Zmienianie nazwy zmień nazwę wyświetlania, kliknij symbol, który ma być wyświetlany, kiedy wstążka jest zbyt wąska, by wyświetlić grupę poleceń, a następnie kliknij OK.
Przypisywanie ikony wyświetlanej, gdy grupa jest wąska
Aby utworzyć niestandardową grupę
1. W oknie dialogowym Opcje wyświetl stronę Dostosowywanie Wstążki.
2. Na stronie Dostosowywanie Wstążki, w okienku z prawej strony kliknij kartę, do której ma być dodana grupa. Kliknij przycisk Nowa grupa, by dodać pustą, niestandardową grupę.
Aby dodać polecenia do niestandardowej grupy
1. W oknie dialogowym Opcje wyświetl stronę Dostosowywanie Wstążki.
2. Na liście Dostosuj Wstążkę rozwiń zestaw kart, który ma być zarządzany, a następnie kliknij grupę, do której mają być dodane polecenia.
3. Na liście Wybierz polecenia z kliknij kartę, na której znajduje się polecenie lub kliknij jedną z opcji Popularne polecenia, Polecenia, których nie ma na Wstążce, Wszystkie polecenia lub Makra
4. Na liście z lewej strony znajdź polecenie, które ma być dodane od grupy, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
5. Wykonaj inne modyfikacje, a następnie kliknij OK.
Aby przywrócić domyślną konfiguracje wstążki
1. W oknie dialogowym Opcje wyświetl stronę Dostosowywanie Wstążki.
2. W prawym dolnym narożniku kliknij przycisk Resetuj, a następnie kliknij jedną z poniższych opcji:
Resetuj tylko wybraną kartę wstążki
Resetuj wszystkie dostosowania
Uzyskiwanie pomocy i przekazywanie opinii zwrotnych
Aplikacje Office zapewniają pomoc w zasięgu palca (całkiem dosłownie), a ponadto ułatwiają wyrażenie swoich opinii i zgłaszanie życzeń dotyczących funkcjonalności tych programów.
Informacje o określonym zagadnieniu lub poleceniu można uzyskać za pomocą funkcji Microsoft Search, która jest wygodnie umieszczona pośrodku paska tytułu okna.
Łatwa ścieżka do uzyskiwania pomocy w dowolnej aplikacji Office
Karta Pomoc oprócz samej pomocy dla programu zapewnia dostęp do informacji o aplikacji, zasobów edukacyjnych, a także metodę kontaktu z zespołem Microsoft Support lub przesłania opinii o swoich doświadczeniach. Panel Pomoc zawiera ogólne informacje o aktualnej aplikacji oraz pogrupowane tematycznie zagadnienia.
W miarę korzystania z aplikacji i odkrywania rzeczy, które się nie sprawdzają lub działają nie tak, jakbyśmy sobie tego życzyli, możemy wyrazić swoje opinie i przekazać "listę życzeń" bezpośrednio do firmy Microsoft, z wnętrza programu. Można przeglądać i głosować na istniejące życzenia, jak również dodawać własne. Funkcjonalność ta była dotąd wykorzystywana jedynie przez wczesnych "beta testerów", ale obecnie jest dostępna dla wszystkich użytkowników pakietu Office.
Wskazówka Znacząca część zawartości systemu pomocy jest przechowywana online, zatem nie jest dostępna, jeśli nie mamy aktywnego połączenia z Internetem.
Panel Pomoc wyświetla zawartość online pochodzącą ze zróżnicowanych źródeł
Wysyłanie opinii i sugestii dotyczących funkcjonalności
Aby użyć funkcji Microsoft Search
1. Kliknij lub puknij pole Wyszukaj w w pasku tytułu.
2. W uaktywnionym polu tekstowym wyszukiwania wpisz poszukiwany termin, aby wyświetlić listę powiązanych poleceń oraz łącza do zasobów online, kontaktów i dokumentów.
Aby wyświetlić panel Pomoc
Naciśnij klawisz F1.
lub
Na karcie Pomoc kliknij ikonę Pomoc.
Aby wyświetlić panel Przekazywanie opinii do firmy Microsoft
Na karcie Pomoc wybierz ikonę Opinie.
Aby wysłać pozytywną lub negatywną opinię o aplikacji lub funkcjonalności
1. Jeśli chcesz dołączyć zrzut ekranu pokazujący coś istotnego dla przekazywanej opinii, wyświetl odpowiedni widok na ekranie przed kontynuowaniem.
2. Wyświetl panel Przekazywanie opinii do firmy Microsoft.
3. Wybierz opcję Udzielenie pochwały albo Zgłoś problem, aby otworzyć okno opinii.
4. W polu Co ci się spodobało? (albo Co poszło nie tak?) wpisz swoją opinię. Staraj się być jak najbardziej konkretny; jeśli zgłaszasz powtarzający się problem, szczegółowo opisz kroki prowadzące do problematycznej sytuacji.
Wysyłanie szczegółowej opinii do zespołu Office
5. Jeśli chcesz wysłać aktualny zrzutu ekranu aplikacji, który jest widoczny w podglądzie, zaznacz pole wyboru Dołącz zrzut ekranu.
6. Jeśli chcesz, aby firma Microsoft kontaktowała się z tobą w związku z przesłanym zapytaniem lub opinią, wybierz Tak w opcji Czy możemy się z tobą skontaktować. Domyślnie używany jest adres mailowy użyty do zalogowania na konto Microsoft.
7. Wybierz Prześlij, aby wysłać swoją opinię.
Aby zasugerować zmiany w aplikacji Office
1. Wyświetl panel Przekazywanie opinii do firmy Microsoft, po czym wybierz opcję Utwórz sugestię.
2. Zostaniesz przekierowana/y do witryny https://feedbackportal.microsoft.com/, gdzie (po zalogowaniu na konto Microsoft) możesz przekazać swoje sugestie.
3. Opisz swoje propozycje, starając się zachować maksymalną przejrzystość.
Przegląd umiejętności
Word, Excel, PowerPoint, Outlook i inne aplikacje Office mają wiele wspólnych elementów interfejsu użytkownika.
Możemy zmieniać wygląd i funkcjonalność aplikacji Office. Zmiany schematu koloru lub obrazu nagłówka dotyczą wszystkich aplikacji Office na wszystkich komputerach powiązanych z bieżącym kontem użytkownika.
Możemy określić, jakie polecenia mają być wyświetlane w pasku narzędzi Szybki dostęp, umieszczać je w innej kolejności i podzielić je na grupy.
Możemy utworzyć pasek Szybki dostęp powiązany z określonym plikiem; pasek ten będzie dostępny dla innych osób, które otworzą ten plik.
Możemy przenieść pasek Szybki dostęp poniżej wstążki, bliżej zawartości pliku.
Można określić, jakie polecenia mają być widoczne na standardowych kartach wstążki, ukrywać karty inne niż karta Plik, a także tworzyć niestandardowe karty poleceń.
Informacje o aplikacji i łącza do oferty szkoleniowej są dostępne na karcie Pomoc w każdej aplikacji. Większość zawartości pomocy jest przechowywana online, zatem nie jest dostępna, gdy komputer nie jest połączony z Internetem.
Możemy przesyłać opinie i sugestie do zespołu Office.
Ćwiczenia
Ćwiczenia praktyczne do tego rozdziału nie wymagają żadnych plików ćwiczeniowych.
Korzystanie z interfejsu użytkownika pakietu Office
Uruchom program Word, utwórz nowy, pusty dokument, zmaksymalizuj okno aplikacji, a następnie wykonaj następujące zadania:
1. Dla każdej karty wstążki wykonaj następujące instrukcje:
Przejrzyj dostępne grupy i polecenia.
Wyświetl etykietkę ekranową dowolnego, nieznanego polecenia. Zwróć uwagę na różne poziomy szczegółowości informacji w etykietkach ekranowych.
Jeśli w grupie jest ikona uruchamiania okna dialogowego (w prawym dolnym narożniku grupy), kliknij tę ikonę, by wyświetlić odpowiednie okno dialogowe.
2. Zmień szerokość okna aplikacji i zwróć uwagę, jak zmiana ta wpływa na wstążkę. Kiedy wstążka jest wąska, znajdź przycisk grupy i kliknij go, by wyświetlić polecenia.
3. Zmaksymalizuj okno aplikacji. Ukryj całkiem wstążkę i zwróć uwagę, jak zmieniło się okno aplikacji. Ponownie wyświetl karty wstążki (ale nie polecenia). Wyświetl na chwilę polecenia wstążki, a następnie kliknij poza wstążką, by ją zamknąć.
4. Użyj dowolnej procedury opisanej w tym rozdziale, by trwale ponownie wyświetlić karty wstążki i polecenia.
5. Wyświetl menu kontekstowe paska stanu oraz zidentyfikuj narzędzia i statystyki aktualnie wyświetlane na pasku stanu. Dodaj dowolne wskaźniki do paska stanu, które mogą być przydatne do pracy.
6. Nie zamykaj programu Word - program będzie używany w kolejnych ćwiczeniach.
Odkrywanie nowych funkcji
Wyświetl okno programu Word i wykonaj następujące zadania
1. Wyświetl stronę Konto widoku Backstage i przejrzyj dostępne tam informacje.
2. Wybierz przycisk Opcje aktualizacji i sprawdź, czy są dostępne jakieś aktualizacje do zainstalowania.
Wskazówka Proces aktualizacji może wymagać zamknięcia wszystkich aplikacji Office. Jeśli aktualizacje są dostępne, zastosuj je po ukończeniu ćwiczeń praktycznych z tego rozdziału.
3. W menu Opcje aktualizacji wybierz opcję Wyświetl aktualizacje, aby wyświetlić stronę What's New witryny Microsoft 365 w domyślnej przeglądarce (strona ta nie jest dostępna w języku polskim i domyślnie wyświetlana jest jej wersja angielska). Przejrzyj informacje na tej stronie, aby dowiedzieć się o ostatnich funkcjach dodanych w programach Word, Excel, PowerPoint, Outlook i dowolnych innych.
4. Pozostaw program Word otwarty do użycia w późniejszych ćwiczeniach.
Zmiana opcji pakietu Office i aplikacji
Uruchom program Excel, utwórz nowy, pusty skoroszyt i wykonaj poniższe zadania:
1. Wyświetl stronę Konto w widoku Backstage i przejrzyj dostępne tu informacje.
2. Rozwiń listę Tło pakietu Office. Wskaż każdy motyw, by ocenić wygląd za pomocą funkcji podglądu na żywo. Kliknij motyw, by go zastosować.
3. Zastosuj każdy motyw pakietu Office i przeanalizuj jego zalety. Zastosuj motyw, który najbardziej Ci odpowiada.
Wskazówka Jeśli stosujemy motyw inny niż Kolorowy, kolory interfejsu będą inne niż na prezentowanych w książce zrzutach ekranu, jednak funkcje pozostają takie same.
4. Przejrzyj usługi, z którymi aktualnie połączony jest pakiet Office. Rozwiń menu Dodaj usługę i wskaż każdy element menu, by wyświetlić dostępne usługi. Połącz się z jedną z usług, która ma być używana.
5. Kliknij przycisk Opcje aktualizacji i zwróć uwagę, czy aktualnie do zainstalowania dostępne są aktualizacje.
Wskazówka Proces aktualizacji zajmuje około 10 minut i wymaga zamknięcia wszystkich aplikacji pakietu Office i programu Internet Explorer. Jeśli aktualizacje są dostępne, zastosuj je po zakończeniu ćwiczeń w tym rozdziale.
6. W menu Opcje aktualizacji kliknij opcję Wyświetl aktualizacje, by w domyślnej przeglądarce wyświetlić stronę sieci Web What's New and Improved in Office (jakie nowości i usprawnienia pojawiły się w pakiecie Office ). Przejrzyj informacje na tej stronie, by zapoznać się z nowymi funkcjami.
7. Powróć do programu Excel i otwórz okno dialogowe Opcje programu Excel.
8. Przeanalizuj każdą stronę tego okna dialogowego. Zwróć uwagę, jakie dostępne są sekcje i ustawienia w nich zamieszczone oraz które ustawienia stosowane są tylko do bieżącego pliku.
9. Przejrzyj ustawienia na stronie Ogólne i zmodyfikuj je tak, by lepiej były dostosowane do stylu pracy. Zamknij okno dialogowe.
10. Pozostaw otwarty program Excel - program będzie używany w następnym zestawie ćwiczeń.
Wyświetlanie i dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp
Wyświetl okno programu Excel, a następnie wykonaj następujące zadania:
1. Przenieś pasek narzędzi Szybki dostęp poniżej wstążki. Porównaj zalety tego położenia w odniesieniu do pierwotnej lokalizacji.
2. W menu Wyświetlanie i dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp dodaj polecenie Sortuj rosnąco do paska narzędzi Szybki dostęp.
3. Z karty Narzędzia główne na wstążce dodaj następujące polecenia do paska narzędzi Szybki dostęp:
Z grupy Liczba dodaj listę Format liczby.
Z grupy Style dodaj polecenie Formatuj jako tabelę.
Zwróć uwagę, że każde polecenie jest przedstawiane na pasku narzędzi Szybki dostęp tak samo jak na wstążce. Kliknięcie polecenia Format liczby powoduje wyświetlenie listy, a kliknięcie Formatuj jako tabelę powoduje wyświetlenie galerii.
4. Z grupy Opcje arkusza na karcie Układ strony dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp polecenie Wyświetl linie siatki i Wyświetl nagłówki.
Zwróć uwagę, że polecenia na pasku narzędzi Szybki dostęp są identycznie oznaczonymi polami wyboru.
5. Wskaż każde polecenie typu Wyświetl na pasku narzędzi Szybki dostęp i na wstążce, by wyświetlić etykietkę ekranową. Zwróć uwagę, że etykietki ekranowe poleceń są takie same.
6. Wyświetl stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp w oknie dialogowym Opcje programu Excel, a następnie wykonaj następujące instrukcje:
W okienku z lewej strony wyświetl polecenia, które widoczne są na karcie Widok.
Dodaj przycisk Podgląd podziału strony z karty Widok do paska narzędzi Szybki dostęp.
W okienku z prawej strony przesuń przycisk Sortuj rosnąco na koniec listy tak, by był przyciskiem położonym skrajnie z prawej strony paska narzędzi Szybki dostęp (zaraz z lewej strony przycisku Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp).
Wstaw separator pomiędzy oryginalne polecenia a polecenia dodane podczas tego zestawu ćwiczeń.
Wstaw dwa separatory pomiędzy polecenie Format liczby a Formatuj jako tabelę.
7. Zamknij okno dialogowe Opcje programu Excel i sprawdź dostosowany pasek narzędzi Szybki dostęp. Zwróć uwagę, w jaki sposób pojedynczy separator oddziela polecenia, a w jaki podwójny separator.
8. Ponownie wyświetl stronę Pasek narzędzi Szybki dostęp w oknie dialogowym Opcje programu Excel.
9. Przywróć domyślną konfigurację paska narzędzi Szybki dostęp, a następnie zamknij okno dialogowe. Zwróć uwagę, że resetowanie konfiguracji paska narzędzi Szybki dostęp nie zmienia jego położenia.
10. Zamknij skoroszyt bez zapisywania.
Dostosowywanie wstążki
Wyświetl okno aplikacji programu Word, a następnie wykonaj następujące zadania:
1. Wyświetl stronę Dostosowywanie Wstążki w oknie dialogowym Opcje programu Word.
2. Usuń ze wstążki kartę Korespondencja i dodaj kartę Deweloper (o ile nie jest już pokazywana).
3. Utwórz niestandardową kartę i nazwij ją Kształty.
4. Przesuń kartę Kształty na szczyt okienka z prawej strony tak, by karta była opcjonalną kartą położoną skrajnie z lewej strony wstążki (zaraz z prawej strony karty Plik).
5. Zmień nazwę grupy niestandardowej na karcie Kształty na Krzywoliniowe i wybierz odpowiednią ikonę (zakrzywioną lub kolistą) do reprezentowania grupy.
6. Utwórz inną grupę niestandardową na karcie Kształty. Nazwij tę grupę Kątowe i wybierz ikonę kwadratu lub trójkąta do reprezentowania grupy.
7. Na liście Wybierz polecenie z kliknij opcję Polecenia, których nie ma na wstążce. Z wybranej listy dodaj polecenie Łuk i Owal do grupy Krzywoliniowe. Następnie dodaj polecenia Trójkąt równoramienny i Prostokąt do grupy Kątowe.
8. Zamknij okno dialogowe Opcje programu Word i wyświetl utworzoną kartę niestandardową. Kliknij polecenie Łuk, a następnie przeciągnij na stronie, by narysować łuk.
9. Zmień szerokość okna aplikacji, by zwinięta została co najmniej jedna grupa niestandardowa i sprawdź, czy przycisk grupy wyświetlany jest za pomocą wybranej ikony.
10. Przywróć oknu aplikacji jego pierwotną szerokość i w oknie dialogowym Opcje programu Word ponownie wyświetl stronę Dostosowywanie Wstążki.
11. Przywróć domyślną konfigurację wstążki, a następnie zamknij okno dialogowe.
12. Zamknij dokument bez zapisywania.
Uzyskiwanie pomocy i przekazywanie opinii
Uruchom program PowerPoint, utwórz pustą prezentację, po czym wykonaj poniższe zadania:
1. Przy użyciu funkcji Microsoft Search albo panelu Pomoc zlokalizuj informacje o wstawianiu modeli 3D do slajdów PowerPoint. Następnie poszukaj innych interesujących cię tematów.
2. Wyświetl panel Przekazywanie opinii i zbadaj dostępne w nim opcje.
3. Wybierz Wyślij sugestię, aby przejść do strony programu PowerPoint w witrynie https://feedbackportal.microsoft.com/. Przejrzyj sugestie, które zostały zgłoszone do tej pory. Jeśli znajdziesz taką propozycję, która byłaby szczególnie pomocna, zaloguj się i zagłosuj na nią.
4. Zamknij stronę Web i wróć do programu PowerPoint.
