Leo Babauta

Zen To Done

Proste sposoby na zwiększenie efektywności

Tytuł oryginału: Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System

Tłumaczenie: Maksymilian Gutowski

Projekt okładki: Sylwia Szyrszeń

ISBN: ePub: 978-83-246-8255-3, Mobi: 978-83-246-8256-0

Copyright © 2008 by Leon H. Rountree III

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without written permission of the author.

Polish edition copyright © 2014 by Helion S.A.

All rights reserved.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.

Materiały graficzne na okładce zostały wykorzystane za zgodą Shutterstock.

Drogi Czytelniku!

Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres

http://sensus.pl/user/opinie/zentod_ebook

Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

Wydawnictwo HELION

ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE

tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63

e-mail: sensus@sensus.pl

WWW: http://sensus.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

- Poleć książkę

- Kup w wersji papierowej

- Oceń książkę

- Księgarnia internetowa

- Lubię to! » nasza społeczność

Rozdział 5. Nawyk 1.: kolekcjonowanie

Zbyt często zdarza się, że w biegu przychodzą nam do głowy pomysły, poczta dociera do domu, na biurku pojawiają się dokumenty, przekazuje się nam numery telefonów i informacje o spotkaniach — po czym zapominamy o nich lub odkładamy do zakurzonej komody i nigdy już do nich nie wracamy.

Problem w tym, że brak nam systemu zbierania wszystkich informacji, papierów i e-maili oraz porządkowania ich w usystematyzowany sposób.

„Odczuwany przez ludzi stres w znacznej mierze bierze się nie z nadmiaru obowiązków, tylko z niedokończenia tego, co się zaczęło”.

David Allen

Aby sobie z tym poradzić, spróbujemy stworzyć miejsce na wszystko, co do nas przychodzi, i wyrobimy sobie nawyk zapisywania wszystkich informacji na bieżąco, zamiast zdawać się na własną pamięć. Kiedy polegamy wyłącznie na swoim mózgu, nadmiar informacji jest przytłaczający, a umysł ma w zwyczaju zapominać to, co jest nam potrzebne, kiedy tego akurat potrzebujemy.

Nawyk kolekcjonowania jest prosty: wyznacz dosłownie kilka miejsc, w których będziesz zbierał papiery i informacje, i trzymaj się tego.

Dokumenty trafiające na Twoje biurku zamieszczaj zatem w jednej skrzynce odbiorczej. Nigdy nie wkładaj dokumentów do szuflady, nie rozklejaj karteczek na biurku i nie układaj korespondencji gdziekolwiek poza skrzynką odbiorczą. To tam wszystko ma trafiać i nigdzie indziej.

Także w domu powinieneś mieć skrzynkę odbiorczą do gromadzenia nadchodzącej poczty, papierów z pracy i szkoły, wiadomości, rzeczy związanych z bieżącymi sprawami, rachunków — w zasadzie wszystkiego. Dzięki temu już nigdy niczego nie zgubisz.

Staraj się posługiwać tylko jednym kontem e-mailowym, by nie musieć radzić sobie z wieloma skrzynkami odbiorczymi i nie gubić się w tym wszystkim. Być może masz całą masę innych skrzynek odbiorczych w sieci, które codziennie sprawdzasz, a których za skrzynki wcale nie uważasz: konta na MySpace, Facebooku, forach oraz w innych serwisach. To wszystko skrzynki odbiorcze, więc powinieneś je kontrolować i obsługiwać w ten sam sposób. Im mniej ich masz, tym lepiej.

Opróżnianiem skrzynek odbiorczych zajmiemy się w kolejnym rozdziale, przy omówieniu nawyku zwanego „przetwarzaniem”. Na razie wystarczy, byś pamiętał o swoich skrzynkach i starał się umieszczać przychodzące dokumenty w skrzynkach odbiorczych w biurze i w domu.

Twój notes

Potrzebujemy również szczególnego rodzaju skrzynki odbiorczej — Twojego przyboru do zbierania pomysłów, notatek, informacji przekazanych w biegu, zadań do zapamiętania, spraw poruszonych na spotkaniach. Innymi słowy, wszystkiego, co pojawia się w Twoim życiu, a nie jest w jakiś sposób zapisane czy nagrane.

Do tej pory mogłeś powierzać zapamiętywanie takich rzeczy swojemu umysłowi i być może zapisywałeś je na liście spraw do załatwienia, gdy wracałeś do swojego biurka. Twój umysł niestety nie jest pewnym narzędziem — zapomina myśli, kiedy ich potrzebujemy, a przypomina je sobie, gdy potrzebne już nam nie są.

Zamiast tego wyrobimy w sobie nawyk przelewania myśli na papier. Noś ze sobą mały notes (lub jakikolwiek przybór do zapisu) i zapisuj w nim wszelkie zadania, pomysły, projekty i inne informacje, które do Ciebie docierają. Przelej je z głowy na papier, żeby o nich nie zapomnieć.

Kiedy jesteś na spotkaniu i słyszysz wzmiankę o czymś, co masz później załatwić, zapisz to. Kiedy Twój szef dzwoni do Ciebie, by przydzielić Ci zadanie, zapisz je. Kiedy ktoś daje Ci numer telefonu lub adres e-mailowy na spotkaniu towarzyskim, zapisz go. Rozumiesz, o co chodzi.

W ramach ZTD należy wybrać bardzo proste, przenośne i łatwe w użyciu narzędzie do zapisu — najlepiej mały notes lub stertę fiszek (choć może to być coś innego), ponieważ są dużo łatwiejsze w użyciu i bardziej mobilne niż palmtopy i laptopy. Po powrocie do domu lub biura przepisz swoje notatki na listę spraw do załatwienia. Na razie wystarczy prosta lista spraw — z list kontekstowych będzie można skorzystać przy innym nawyku.

Popularnym wyborem, choć bynajmniej niekoniecznym, jest notatnik Moleskine. Korzystam z niego, ponieważ jest poręczny, trwały i estetyczny. Uwielbiam w nim pisać. Niemniej jednak wystarczy dowolny notes. Możesz też skorzystać z notesu Hipster PDA.

Przy tym nawyku polecam stosować papierowe środki zapisu zamiast elektronicznych, ale jeśli odpowiada Ci korzystanie z palmtopa lub smartfona, to nie ma problemu. Papier wydaje mi się lepszy, ponieważ można z niego szybciej skorzystać. Urządzenie elektroniczne trzeba najpierw wyciągnąć, uruchomić, włączyć odpowiedni program, kliknąć okienko, aby wreszcie zapisać, co się chce. A tak wystarczy wyciągnąć notes, długopis i napisać, co się chce. Każda metoda jest dobra, ale sądzę, że chętniej używa się prostszych i łatwiejszych w obsłudze przyborów. Decyzja jednak należy do Ciebie.

Kluczowym aspektem nawyku kolekcjonowania jest zapisywanie wszystkiego od razu, zanim się o tym zapomni, i opróżnianie notesu z informacji po powrocie do domu lub pracy. Nie ociągaj się z tym, bo inaczej sprawy Ci się nawarstwią i szansa, że coś z nimi zrobisz, będzie się stawać coraz mniejsza. Opanuj to wszystko!

Ponadto noś notes ze sobą wszędzie. Bez względu na to, na jaki przybór się w końcu zdecydujesz, musi być poręczny, a zapisywanie myśli musi się odbywać szybko. Trzymaj go przy sobie zawsze i wszędzie — w łóżku, w sklepie czy na ostrym dyżurze.

Prosty nawyk zbierania wszystkich spływających do Ciebie informacji w małym notesie (i kilku innych skrzynkach odbiorczych) niezwykle dobrze wpłynie na Twoje zorganizowanie, a wreszcie na Twoją efektywność. Przestaniesz zapominać o sprawach, przestaniesz gubić informacje i zawsze będziesz wiedział, gdzie co jest.

Spis treści

Wprowadzenie

Rozdział 1. Dlaczego ZTD?

Rozdział 2. Przegląd — na czym to polega?

1. Kolekcjonuj

2. Przetwarzaj

3. Planuj

4. Działanie

5. Prosty, zaufany system

6. Organizuj

7. Przeglądaj

8. Upraszczaj

9. Rytuały

10. Odkryj swoją pasję

Rozdział 3. ZTD minimalny — prostsze rozwiązanie

Rozdział 4. Kształtowanie dziesięciu nawyków

Rozdział 5. Nawyk 1.: kolekcjonowanie

Rozdział 6. Nawyk 2.: przetwarzanie

Rozdział 7. Nawyk 3.: planowanie

Rozdział 8. Nawyk 4.: działanie

Rozdział 9. Nawyk 5.: prosty, zaufany system

Rozdział 10. Nawyk 6.: organizuj

Rozdział 11. Nawyk 7.: przeglądaj

Rozdział 12. Nawyk 8.: upraszczaj

Rozdział 13. Nawyk 9.: rytuały

Rozdział 14. Nawyk 10.: odkryj swoją pasję

Rozdział 15. Jeden dzień z Zen To Done

Rozdział 16. Pytania i odpowiedzi

Rozdział 17. Dodatkowe materiały

Narzędzia

Artykuły (w języku angielskim)

Formularze

Formularze Zen To Done

Formularz głównego celu

Formularze Zen To Done

Formularze tygodniowe

Formularze Zen To Done

Formularze tygodniowe

Formularze Zen To Done

Formularze dzienne

Formularze Zen To Done

Listy